会议论坛筹备流程及清单_第1页
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文档简介

1、论坛筹备一、拟定论坛筹备方案 1、确定论坛内容2、论坛时间、地点、形式、规模 3、拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位 4、制定论坛流程 二、制定工作分工 （一）会务组1、论坛报批手续 2、确定论坛时间、地点、 3、会场形式布置 4、拟定论坛方案及流程 5、物料、资料、礼品的准备与发放 6、制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等） 7、协调督导各组工作进度 （二）接待组1、主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函） 2、现场参会人员组织（根据论坛规模组织） 3、参会嘉宾及单位人员酒店预订 4、参会嘉宾及单位人员用餐安排-可编辑修改-5、参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买

2、） 6、论坛期间的交通安排（会场用餐酒店）7、回访工作（三）新闻组1、对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）2、会场背板（ led 或喷绘）及内容准备3、摄影、摄像安排4、记者媒体的邀请及安排5、拟定答记者问流程及内容6、与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）7、利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）8、资料存档（四）后勤组1、制定应急预案（人员及消防安全）2、现场设立医务组3、现场参会人员安检及证件检查工作4、制定现场安保方案及执行5、制定场外车场交通秩序方案及执行6、制定进场、退场秩序方案及执行7、会场内安保、保洁及搬运工作（五）财务组1、会前物料的采购工作2、统筹大会收支工作3、票据报销工作4、劳务费发放工作 5、收支登记总结三、物品筹备清单在舁 厅p名称规格及数量单价（元）合计（元）备注01会场搭建布置02led背景板喷绘背景板03音响04灯光05电脑、投影设备06会议服务人员07茶水08矿泉水09小毛巾10桌牌11会场绿植布置12桌花或讲台花13茶歇点心、水果14电子签到喷绘背板15签到桌/笔/本16签到处接待礼仪17资料、礼品准备18车辆租赁19指示标识制作20证件制作21安检设备总

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