01文件控制程序(1)

1、生命赐给我们，我们必须奉献生命，才能获得生命。1目的对安全生产管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效 版本，防止使用失效或作废的文件。2适用范围适用于砖厂安全生产管理体系有关的文件控制，包括适当范围的外来文件。3职责3.1厂长负责批准发布安全管理手册及程序文件。3.2副厂长代表负责审核安全管理手册（程序文件，批准支持性文件（记录）。3.3厂长负责全砖厂安全生产管理体系有关文件的编制、发放、修改、作废、销毁和 存放等的控制和管理。3.4厂长负责砖厂安全生产管理体系有关外来文件的管理和控制。3.5各职能部门负责砖厂所下发体系文件的执行和保管。4. 程序4.1文件的分类4.1.1

2、砖厂的文件主要分为外部文件和内部文件两大类。外部文件主要包括：上级部门下发的各种公文、规章、文电，地方政府主管部 门发放的有关政策法规性文件及国家标准、行业标准等； 内部文件主要包括内部公文、砖厂内部编写的管理体系文件、各种规章制度等。4.1.2砖厂的安全生产管理体系文件分为管理手册、程序文件、作业文件三个层次。其中作业文件包括：各种规章制度、操作规程、管理及作业标准、作业流程、岗 位说明、工作过程相关记录等。4.2公文处理程序及要求4.2.1公文由厂长统一收发、分办、审核、用印、归档和销毁。4.2.2收到上级下发或交办的公文，由厂长填写公文处理单后交由副厂长，根据公文内容提出拟办意见，送砖厂

3、主要领导批示后办理。4.2.3公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，必须经文件管理人员登记， 不允许在阅办者之间直接传递即横传。4.2.4砖厂下发公文送主管领导签发前，由厂长进行审核，未经审核的公文不得送主 管领导签发；经主管领导签发的公文，不得擅自改动；如必须改动，报签发人同 意并确认。4.2.5副厂长对各种公文格式应按照上级规定形成砖厂固定的模板，以便高效、规 范的编写和处理有关公文。4.3安全管理体系文件的打印、复制、收发、保管4.3.1砖厂体系文件的打印、复制应向副厂长申请，报经管理者代表审批后方可； 副厂长须建立打印、复制登记记录，由厂长统一管理；4.3.2厂长对文件的接收、

4、发放进行统一处理。厂长建立收、发文登记本 ，明确 收发文号、时间、数量、分发范围、版本状态等。4.3.3 砖厂各部门须对各自文件 （包括电子文件和纸质文件）进行清晰的分类、 编号 标识、有序存放，易于识别和查阅。4.3.4 纸质文件要保持文件的整洁，防止文件受潮、虫蛀、鼠咬等现象；电子版文件 要防止丢失、损坏、感染病毒等。4.4 文件编号4.4.1 安全生产管理体系文件的编号a）砖厂名称代号：汉语拼音缩写： QTZCb）管理手册：QTZCAQ/GLSC-2012即：砖厂名称代号安全生产管理体系缩写 - 发布年代号c）程序文件：QTZC-QHP程序文件英文缩写）一标准条款号一顺序号女口： QTZ

5、C-QHP-7.4-01表示程序文件标准7.4条款的第1个程序d）作业文件（或作业指导书）：QTZC-WI （作业文件代号）一顺序号（三位数）如： QTZCWI001 表示作业文件的第 1 个文件e）岗位说明书：QTZWI G （三位数）女口： QTZ W G （001）表示作业文件之岗位说明书的第 1个说明书f）安全管理工作记录编号：QTZC-QH（三位数）如： QTZCQHR001 表示安全管理工作记录的第 1 个记录表4.5 文件的更改4.5.1 砖厂各部门体系文件如在签发及会签过程中需更改部分内容时， 先填写文件 更改申请单提交，报经管理者代表批准后，由厂长进行统一更改后，按体系文 件

6、发放要求重新编号标识，下发新页，换回旧页。4.5.2 对收回的旧页，经管理者代表批准后，统一作废或销毁，并做好相应记录。4.6 体系文件的换版和作废4.6.1 体系文件经多次修改或大幅度修改或标准更新时应换版，原版文件作废，换 发新版本；换版的时机和要求， 由砖厂各职能部门根据其实际情况适时提出申请， 报管理者代表审核，副厂长批准，组织实施。4.6.2文件的版本及修改状态分别用 A/0、A/1、A/2依次类推的方式进行识别。 原版文件为A版本，第一次换版为B版本，第二次为C依次类推；原版文字 无修改为0状态，修改1次为A/1，修改2次为A/2依次类推；B C版修改 状态以此类推。4.6.3 作

7、废的文件由管理者代表统一收回、登记，经厂长批准后立即销毁。体系文 件的作废必须经过管理者代表审批后方可作废或销毁。4.6.4 体系文件正本的保存、借阅、复制、销毁统一由管理者代表管理执行。4.7 体系文件的借阅和销毁4.7.1 砖厂体系文件正本的借阅须事先向管理者代表提出申请， 管理者代表批准后方 可借阅，并填写文件借阅登记表记录。文件正本的查阅必须在档案室现场进行，档案管理人员也须在场，不得带出。4.7.2 各部门对砖厂所下发的体系文件的借阅， 应由其负责人或主管审批， 同时填写 借阅记录后，方可借阅。4.7.3 体系文件若因任何原因（包括保存期满、失效或作废）要进行销毁时，应先向 管理者代

8、表审批后方可销毁。销毁时必须有监销人员在场，并登记、签字确认。4.8 文件的标识和受控4.8.1 砖厂体系文件以名称、编号、版本号、受控状态、分发号、发文号等其中的二 种或几种的组合为标识；4.8.2 在体系文件发放后，管理者代表须组织对各使用部门现场的文件进行清理， 保证在使用处可得到适用文件的有效版本，收回无效、作废的版本，统一处理。4.8.3 体系文件分“受控”或“非受控”状态。在工作现场的文件和发给评审机构 的文件均属“受控”文件，须进行其使用状态的标识，须加盖“受控”印章。提 供给承包商或供应商代表批准给外部的属“非受控”文件。 所有受控文件必须在 文件封面标注“受控”字样或印章。4

9、.8.4 凡是标明“受控”的文件，其编制、审核、批准、更改、复制、借阅、发放、 作废、销毁、标识等按以上条款规定的程序实施。4.8.5 砖厂的受控体系文件有：管理手册、程序文件、作业文件（包括作业指导书、 作业管理手册）、岗位说明书、记录样表。4.9 外来文件的管理4.9.1 砖厂外来文件主要有上级单位下发的规章文电、通知等文件， 以及国家、地方 政府主管部门、行业部门的法律法规、规章、国家标准、行业标准等。4.9.2 对国家、地方政府的法律法规，由厂长进行统一收集整理、评价，按照其适用 性进行分发，具体执行有关内容。4.9.3 对除法律法规外的上级单位下发的规章文电、通知等文件，由厂长统一整

10、理、 分类、存档并建立外来文件台帐记录。4.9.4 记录类文件按记录控制程序执行。4.10 档案管理4.10.1 砖厂各部门使用的所有文件、记录样表等均须事前在厂长备案。4.10.2 对砖厂具有查考利用价值的各类文件材料均须归档，由厂长负责识别界定。4.10.3 砖厂档案要按照八防（防火、水、潮、霉、虫、光、尘、盗）要求保存在砖 厂的档案室。4.10.4 对档案的利用应严格执行借阅审批、登记流程。4.11 厂长每季度应组织对砖厂各部门文件及档案的管理情况进行一次监督检查，并 纳入管理考核范围，同时作好检查记录，对出现的问题要求责任部门限期整改， 并跟踪验证。5. 相关文件5.1 记录控制程序5

11、.2公文管理（收文、发文）流程6. 记录6.1收文、发文登记本6.2文件借阅登记表6.3文件更改申请单6.4文件作废/销毁清单6.5部门受控文件清单6.6外来文件清单（或登记台帐）6.7适用的法律法规清单6.8文件资料登记表（档案台帐）7附件7.1管理文件签发流程图7.2上级文件督办流程图7.3体系文件控制流程图7.4文件报废流程图管理文件签发流程责任部门应用表单备注厂长副厂长主管领导副厂长副厂长副厂长文电初稿文电初稿文电初稿电子公文处 理单电子规章库 发文登记厂长上级文件督办流程责任部门应用表单备注希望是本无所谓有，无所谓无的。这正如地上的路；其实地上本没有路，走的人多了，也便成了路。按批示意见送相关承办部门厂长相关领导厂长电子公文处理单电子公文处理单承办部门按上级督办 事项要求按时上报按文件需求督办、承办部门按时、 准确上报督办事项并做好相关记录 .安要求将办理结果上报 相关主管领导承办部门厂长厂长督办记录资料文件报废流程责任部门/人员应用表单备注填与销毁乂件清单1 r文员核实确认