公司文控中心管理办法

1、公司文控中心管理办法公司文控中心管理办法第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地 保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有 效性，结合公司的实际，制定本办法。二、资料范围公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股 东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的 文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管 理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量 消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本 建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术

2、引 进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的 文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会 议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经 营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通 知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百 利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成 的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、 照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原

3、版底片、拷贝及文字说第1页共10页明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、 经济、科技、文娱、广告活动）。三、公司内部各中心 / 部门和个人应当遵守本办法，并应承担收 集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章 管理体制及 其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负 责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促 和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文 件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证 公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行

4、政职能管理部门，又 是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源 的信息交流中心。文控中心的主要职责：1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心 / 部门文 件、资料工作进行监督、指导和检查。 2制订和组织实施公司关于文 件、除尘滤布资料工作的规章制度。 3负责公司文件和有关资料的收 集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 4严格执 行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5开展文 件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为 公司各项工作和员工服务。 6发挥文件资料的教育功能，将文控中心 办成公司培训、教育基地之一。 7开展文件资

5、料编研工作和信息开发 交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 8组织公司各部门文件管理 员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 9做好防火、防盗、防 虫等工作，确保文件资料安全。第三章 文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集：1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期 限（保管期限分永久保存、保存 10年、3 年、1 年等）；注明文件的 版本号。 2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理：1区分全宗，确定立档单位。 2分类： 依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干

6、层次 和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。 2 1 大类分为：制度/规定：S;文件：F;资料：D档案：A;合同：B。 22 部门拼音缩写：物控：WK生管：SG仓储：CC品管：PG研发：YF 技术：JS 客服：KF 采购：CG 生产：SH市场：SC销售：XS设备：SB 财务：CW OEM：WB 后总：HZ 总经办：ZJ 人力资源：RL 制造中心：ZZ 营销中心：YX 压滤机滤布厂家研发技术中心：YJ 财务中心：CW 广州分公司：GZ 上海分 1 公司：SH 北京分公司：BJ 香港分公司：XG 信念公司：XN。2. 3保密用Y表示，非密级则用N表示。2. 4密级: 绝密：A

7、S机密：cs秘密：PS 无：0P编码原则：编码共为十二位数，（文件资料大类）口（部门前两位拼音 缩写）（是否保密）口（密级程度）口（年份）口（流 水号）。如总经办201X年某份制度编码为：SZJNOPO4OO0I3 .归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4案卷排列： 立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。 5.整理案卷，使 之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽 应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 6.对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定

8、次序排列和存放。 7.每年对文件资料进行一次清 理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。 8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定 期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的， 保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销 毁。 10.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。八、文件资料的保管：1 .防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；2. 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资

9、料；3.做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光 等工作，门窗应结实牢固。九、文件资料借阅、利用工作：1总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中 心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级 文件资料时，须填写借阅文件申请表（附件 1），部门经理签批、 总经办系统管理部经理核审后方能调阅。 2公司文件密级分为绝密、 机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只 能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但 借阅时间不得超过 4 小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责 人审批，跨部门的由系统负责人批

10、准；跨系统的由总经理批准，总经 理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托 书的内容执行。 3案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料 可外借。外借的须办理登记手续。 4借阅期限不得超过一星期，到期 归还；如需再借，应办理续借手续。 5借阅文件资料者应爱护资料， 确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损 毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资 料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领 导。6外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方 可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后 方能带

11、出。 7公司内文件资料利用的方式有：1） 提供文件资料原件； 2） 提供文件资料复印件； 3） 提供文献索引 资料。 8出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、 员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管 理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章文件资料的鉴定和销毁 1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件 资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写公司文件资料销毁审批第 6 页 共 10 页表（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理 批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一 般的文件资料由系统管理部经理批准后

12、方可销毁。2.销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。3. 对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真 核对，编制销毁清单（附件 3）,将批准的公司文件资料销毁审 批表和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章附则1文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2. 本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。公司文控中心管理办法附送：公司文明单位创建与管理办法公司文明单位创建与管理办法创建文明单位，是推进公司“三个文明”建设不断发展的有效形 式。为了在全公司广泛开展创建文明单位活动，加强和规范企业文明 单位的建设管理，根据重庆

13、市交通委员会印发重庆市交通系统委级 文明单位创建与管理办法的精神，结合公司实际，制定本办法。一、文明单位是社会主义物质文明建设、精神文明建设和政治文 明建设三个方面取得显著成绩，由上级党委、行政授予的综合性集体 荣誉称号。第7页共10页二、交通系统委级文明单位，由中共重庆市交通委员会和重庆市 交通委员会批准命名；公司级文明单位、处室、船舶、班组，由中共 重庆轮船总公司委员会和重庆轮船总公司批准命名。三、重庆轮船总公司精神文明建设领导小组指导全公司精神文明 建设工作。除尘滤布下设办公室，与党委工作部合署办公，负责总公 司级文明单位的创建和日常工作；在交委精神文明建设委员会办公室 指导下，开展委级

14、文明单位创建工作，协助下属单位的组织、申报和 衔接工作。四、总公司级文明单位应具备的条件1、组织领导好。党政主要领导坚持“三个文明”一起抓，重视精 神文明建设，实行责任目标管理。分管领导、工作部门落实，职工广 泛参与，实际效果明显。领导班子加强自身建设，解放思想，实事求 是，勇于开拓，勤奋务实，廉洁奉公，团结协作，作风民主，职工信 任。2、思想建设好。坚持以马列主义毛泽东思想邓小平理论为指导， 在广大干部职工中深入开展爱国主义、集体主义、社会主义和艰苦创 业精神教育，加强社会公德、职业道德、家庭美德和民主与法制教 育，引导职工树立“富民兴企”、“司兴我富，司衰我穷”的共同价 值观、人生观和正确

15、的世界观。3、改革竞争好。全面贯彻党的基本路线，按照“三个代表”的要 求，坚持“三个有利于”标准和公司总体发展方向，树立和落实科学 发展观，正确处理改革、发展和稳定的关系，正确处理眼前利益和长 远利益的关系、局部利益和全局利益关系，不断深化改革，提高综合 竞争能力，扩大市场占有率。4、生产工作好。坚持以经济建设为中心，按照公司总体发展目 标，大力发展生产，搞活经营，不断提高经济效益；内部管理科学民 主，坚持安全生产，搞好优质服务，经济效益和社会效益好，生产、 工作、压滤机滤布厂家效益居于先进水平。5、文化建设好。重视科学技术的应用和职工的教育，加强企业文 化建设，积极倡导文明、健康、科学的生活

16、方式，广泛开展群众性的 读书活动、科技活动和文体活动，创建学习型组织，努力提高干部职 工的科学、文化素质和生产工作能力。6、文明风气好。广泛深入开展“讲文明、树新风”、“爱岗敬 业、岗位奉献”等群众性精神文明建设活动和多种形式的思想教育活 动，认真宣传贯彻交通行业文明公约和市民公约，干部职工 的文明素质不断提高；各种文明细胞创建工作坚持不懈，树立企业新 风。无重大治安刑事案件、安全事故，无严重违纪问题发生；计划生 育各项考核指标达到国家要求；环境整洁，清洁卫生工作制度化、经 常化。五、总公司级文明单位的申报、命名与奖励1、司级文明单位的申报、考核、批准、命名，每年组织一次。委 级文明单位按照重

17、庆市交通系统委级文明单位创建与管理办法执 行（下同）。2、凡总公司所属单位、处室、船舶、班组，制定创建规划，落实 创建措施，开展创建活动并取得成效的，可向总公司提出申报。3、司级文明单位（处室、船舶、班组，下同）由总公司文明办公 室负责组织考核评审。4、经批准命名和复查合格的司级文明单位，参照市交委确定的渝 委办 199847 号文件的有关规定，在进行精神鼓励的同时，当年可按 照单位人均月工资 50%的标准发给奖金，还可以给在创建工作中做出突 出贡献的领导和工作人员以适当的精神和物质奖励，所发奖金进入生 产成本。5、文明单位在巩固创建成果，提高创建水平方面成绩突出的，在 复查合格的当年亦可比照上款规定的奖励标准，一次性发给职工奖 金。六、文明单位的复查1、委级文明单位按市交委规定进行复查。2、司级文明单位两