某公司行政管理体系

1、企业的行政体系现代企业向集团化发展是企业方向之一。但在发展过程中，企业对于行政后勤部门的机构设置、职能划分却缺乏明 确性。一、集团化企业的行政职能 一般来说，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（制造、销售、研发等）外的事务性工作剥离开来，使 得企业的管理者能够集中精力和时间做主营业务，保持业务的迅猛增长并提高市场竞争力。随着企业的逐步发展壮 大，又从行政中分离出市场、人力资源、客户服务、售后服务等等专门机构。不断派生的专门机构因为其职能的单一性而显得重要，在企业中的作用更加明显，相形之下，作为 “母体 ”的行政工 作就日益显得没落，分出去的全部是相对重要的工作，留下来的纯粹是事务性工作

2、。因此对许多企业来说，行政工 作似乎越来越没有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是东修西补、保洁保安、收发个传真和信件， 工作虽不可或缺但也无关大局。这是对企业行政工作的偏见，真正意义上的企业行政全然不是这个样子。专门的行政管理部门，诸如办公室、总经 理办公室、行政人事部、行政部等等虽担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，但只是行政管理工作中的一个 部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。我们知道， 企业需要具备四大功能： 研发、 市场、销售，服务。 企业要实现这四个功能必须具备几个保障： 人、财、 物、信息。 这些保障主要来自三个部门： 人力资源部门、 财务部门、 行政

3、部门， 三个部门各有一套复杂的运行规律， 但相对而言人力资源和财务还是属于比较专一的部门，职责面较小，行政部门应该是三者里最大最复杂的部门，其 职能也是最多的。可以说，行政部门在行政管理体系担负着企业的管理工作。企业中除行政管理之外的工作，都是 某个方面的业务。行政管理体系推动和保证着企业的研发、市场、资金（财务）、经营（销售） 、发展几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。对集团企业的行政管理体系而言，其本身就是一个具体而微的小企业。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性 等方面都不同于企业其他方面的业务。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行 政管理的广度涉

4、及到整个集团的全部运作过程；行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管 理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但这些 事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。 行政管理的实质就是服务。首先，行政部门不是停留在满足于有效处理日常事务的层次，还应该在公司的经营理念、管理策略、企业文化等重 大问题层次上有自己的思考，并且高屋建瓴

5、地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的高参和臂膀。这就 要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者， 而是要做一个有思想、 敢创新、 有冲力的领导者； 换句话说， 他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。只有有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人才能把 行政工作做得更好，做得上档次。再次，行政管理者不是简单地以传达命令、完成领导交办的任务。行政部门在上与下、左与右、里与外的沟通，并 在充分沟通的基础上做好协调上实现行政 “协调 ”的职能。最后，行政部门应以服务为本，甘当幕后英雄的角色。行政以服务于企业为最终目，行政部门的工作永远不会成为 企业关注的中心。不但不可能，而且

6、不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明行政工 作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是润物细无声，它象一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品 （结果 ）出来，其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内。在“管理 ”上做好领导的参谋和助手，在充分沟通的基础上做好协调，在服务上当好幕后英雄的境界，是行政工作的 理想境界。二、集团化行政体系的搭建 为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门不能茫无头绪地整天瞎忙,或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西,结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知

7、道自己整天都忙了些什么。行政部门应该有泰山崩于前而色不变的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重 缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任 制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的法治秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、 管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件（如办公设施、生活设施 ）、软件 （如规章制度、工作程序 ）、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理 体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转，只在较少的场

8、合才需要部门领导和上级领导辅以人治。一个企业的行政管理体系并不局限于企业的专门行政部门（如办公室、总经理办公室、行政人事部之类） ，因此集 团化公司比较理想的行政体系是全面构建行政事业部体制。以总经理为最高首长、由行政副总分工负责、由专门行 政部门具体实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构内部的方方面面的一个完整的系统、网络。它的 作用就是承担着企业的全部行政管理工作，推动和保证着企业的研发、生产、市场、销售、发展等几大块业务的顺 利、有效进行和相互之间的协调。事业部下设几个专门的机构以实现其基本职能： （ 1）资产管理部： 主要职责是负责集团公司的固定资产管理、调配、报废，也包含对

9、企业无形资产的管理，实际上它是一个资源整合机构；（2）采购事务部：负责集团的战略采购。集团越大，它的采购越需要专门的机构和专业人员（3）交通安保部：负责集团车辆管理、公共区域管理、消防、警卫、内保、监控（ 4）工程服务部：负责集团日常修缮、自控、空调、网络、水电气、机房运行等（5）成本控制部：负责行政费用的记帐、支付、分摊； （ 6）客户服务部：负责集团公司的客户资料管理、客户维护（7）公共关系部：负责集团公司的整体对外关系以及法律事务，包括与政府、行业、协会、群众组织的关系维护、信息和情报工作； 上述部门的紧密协作完全实现集团企业的行政需求，并能够高效率运转，使集团企业完全处于顺畅运行之中。

10、三、由小行政到大行政的成长 集团企业行政体系的构建并不一定要作到大而全，但其基本框架是要自始至终保持的，公司小就采用主管制度，行 政部经理下设专职人员负责专项工作，逐步发展了就采用主管制度，在最后向事业部形式转变，从而实现与企业规 模相一致的增长速度。行政工作以不同的程度渗透到企业的各个部门和分支机构， 任何一块的工作都需要各个部门和分支机构的协同作战。 正如前面所说，企业行政工作是企业整个行政系统的工作，而不仅仅是行政部门的工作。 然而人们在这个问题上普遍有一个认识上的误区，以为行政工作就是行政部门的工作，技术工作就是技术部门的工 作，销售工作就是销售部门的工作。由此在集团企业内众多的分支机

11、构就顺理成章地成立单独的行政部门、技术部门、经营部门、财务部门。这样一种认识和安排在很多企业导致了一系列弊病。首先是各个部门或分支机构互为“独立王国 ”，站在自己的立场说话和思考问题，没有大局观念和长远眼光。这就使整个集团的协调、协作变得十分困难，动辄要请集团总经理或 董事长出面才勉为其难。其次是重复劳动的增多、资源的闲置和浪费、对外口径和内部工作标准的不一致、工作效率的低下、权力与责任的 过分集中、企业主要领导人的压力过大、中层管理人员及员工无全局感、无责任感、无积极性、无创造热情、作风 疲塌，得过且过。为此，集团企业行政工作的成败就是要实现从 “小”到“大”的转变。如果我们把整个企业视为一

12、个大系统的话，企业 的各个部门和分支机构就可以视为一个个 “小系统 ”，在众多大、小系统之间还有若干个中系统，一般有行政管理系 统、经营销售系统、技术研发系统、市场开发系统、人力资源系统和财务系统，也就是前面所说的集团企业通常都 有的几大块工作。 但是，无论是用块块或条条来描述它们都不合适、 不确切、 不科学， 因为它们其实是一个个系统、 一个个网络。大系统包含了中系统和小系统；然而中系统却不是包含着小系统，而是将其触角深入各个小系统之中。也就是说， 中系统 与小系统并不是包含关系，而是交叉关系。集团企业的 中系统”我们称之为大行政、大市场、大技术、大财务 按照这样的思路，在集团管理体制上应该

13、保证公司之间的分工不分家。集团公司的行政、人力资源、技术、市场、 财务都应是在总公司的领导下、统揽涉及全公司各部门、各分支机构的大行政、大技术、大市场、大财务、的；不 管涉及到哪个部门或哪个分支机构，只要是行政方面的事，都由行政统一领导和出面协调；只要是市场方面的事， 都由市场部门领导和协调，以此类推；大行政、大市场、大财务等等不管部门或“分支机构 ”，而只管方面（即某一方面工作）。总公司则负责 “大行政、大市场、大财务 ”所代表的各大块工作（即几个中系统）之间的协调。 总公司统领着集团这个大系统，负责大系统中各个中系统之间的协调；“大行政 ”统领着行政中系统，负责的是所分管的中系统所涉及的各

14、部门和分支机构之间的管理、服务、协调；各分支机构统领着本部这个小系统，负责该小系 统即内部的运行。这样，行政工作真正得到了成长。四、全面提升行政工作的方法与途径 行政部门工作的效率及成果直接影响企业的职能发挥，一般来说，集团总部的职能包括：帮助公司增值，保持各子 公司人事政策、财务政策、企业文化的一致性，负责战略性的方向与行动。 企业行政工作水平的提升决定企业转型成败与否，尤其是企业在向由小而大的转变中，行政水准的提升是非常重要 的。全面提升企业行政工作的方法与途径可以从以下几个方面来认识。 首先是行政制度建设的问题， 制度化在今天好象已经是过时的东西了， 更多更新的管理思想是讲求通过 “企业

15、文化 ”、 “组织 ”等来实现，制度管理似乎是陈旧的古董，已鲜有人提，但不争的事实是，制度在企业的管理中确是基石， “没 有规矩不成方圆 ”还是有道理的。企业在发展中必定会积累若干文字资料，这些文字资料本身就是企业文化的一种 载体，承载着企业制度化建设的基础。因此，集团企业更应注重企业行政制度的建设与加强,通过制度正本清源。其次是全面实行工作流程化管理，行政工作总是千头万绪，更多 “人治 ”的色彩，制度只是基础，光靠制度是达不到 目标的，行政上的许多环节需要靠流程图来实现，流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点，做到 “分工清晰、责权明确 ”，使行政的各项工作条理清楚，有利于工作效

16、率和工作质量的提升。 第三是表格化管理在行政工作中的实施，工作流程有了、责任权利明确了，具体的实施就靠表格实现，表格是行政 工作中的一个非常好的工具，许多复杂的工作只要用表格完全能说清楚，特别是一些需要有追溯性的工作，通过简 单的表格就可以实现。最后是提倡 “服务 &合作”。这已经不是简单的方法问题了， “服务 ”实际上是行政工作的定位，行政永远是为企业服 务的，行政部门的定位一定是服务部门，这种观念应该深入每一个行政人员的意识中，定位准确了，工作的方法和 方式就清楚了。 “合作 ”是一个高效率的企业行政工作质量的衡量标准，行政有没有合作、合作的如何可以界定企业 是否 “健康发展 ”，企业要发

17、展，行政部门必须有良好的高效率的合作意识。五、结论按照“大行政 ”的思路来建立集团企业的各个系统之间的分工体制，可以解决目前许多企业面临的一系列问题。“大行政 ”概念和 “行政事业部 ”机制有利于打破部门、 公司分割， 加强企业内部协调、 树立全局观念， 增进团队精神， 有利于建立科学合理的分权体系、充分合理利用资源，减少内耗；有利于减少重复劳动，提高工作效率、统一内部 工作标准；有利于公司领导摆脱冗务烦扰，提高统揽全局水平，使工作更上台阶；有利于振奋员工精神，激发员工 的积极性主动性和创造热情。按照这样一种思路来构建集团企业的 “大行政 ”体系，企业的行政系统就能克服部门分割、行政无力等问题

18、，充分、 有力地发挥其全局性、统摄性的管理功能，较大地提高企业的行政效率和行政质素，彻底改变行政在企业中的形象 和地位，真正实现其在企业中应有的作用。企业的行政体系企业行政管理 企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行 政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。企业的行政管理如此重要，然而却几乎没有人去研究它；这是现今企业普遍感到最头痛的是行政管理，而改 进它又不知如何下手的主要原因之一。由于篇幅所限，这里仅就其中的二、三问题作一探讨，期望引起讨论。一、企业行政管理的功能及其要求行政管

19、理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但 是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、 服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、 具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐 事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研

20、究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任 用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了 做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的领导不能东一榔头西一棒子，茫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到 东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部门的领导应该 有 泰山崩于前而色不变 的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好 安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作 程序以及一系列规范化表格、

21、图表等，从而建立起行政部门的法治 秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍； 同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。 一旦行政系统的一系列硬件 （如办公设施、 生活 设施）、软件 （如规章制度、工作程序 ）、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以人治 。一个行政部门的的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。行政部门还必须在管理 、协调和服务三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。从 管理

22、 方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的参谋和助手 ，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以 贯彻落实，成为领导不可缺少的 高参和臂膀 。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要 做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略 家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。从协调 方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己 在企

23、业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分 沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。从服务 上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远 不要奢望成为企业关注的 中心 。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那 只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起 大家的关注。 行政管理的理想境界应该是 润物细无声 。行政部门最忌讳处处显示自己的存在， 与其它部

24、门抢镜头， 争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品 （结果 ）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用 自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成门难进，脸难看，事难办的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是 在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。管理 上做好领导的参谋和助手，在充分沟通的基础上做好 协调，在 服务上当好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界

25、。由于各种因素，并不 容易达到，我们只能是尽力而为之，努力趋近于这种境界。二、企业行政管理的特点及其要求一般意义上的行政管理主要包括管理、协调和服务三方面的功能；究而言之，行政管理就是服务。就这一点而 言，企业的行政管理与政府机关大体相同。但是企业的行政管理与政府机关仍有很大不同。这种不同，在我看来， 归根结底就在于它是企业的行政管理。企业的行政管理至少有以下特点：一、企业的行政管理不是独立自足的， 它本身并不是企业的目的所在。 企业的行政管理即使搞得象一朵花似的， 如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和 创造性，不利于开源节流，提

26、高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。简言之，企业行政管理服 务于企业的根本目的即：通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。政府机关的行政管理，就政府体系本身而言，可以说就是它的目的本身。也就是说，政府机关之所以存在，目 的就在于实行行政管理。这就使政府机关的行政管理往往给人一种为管理而管理 、不尽情理、不合实际的印象；这种情况如果发生在企业里，就会比较触目惊心，使人难以容忍。二、由于上述特点，因而也就派生出企业行政管理的又一大特点，那就是它比政府机关的行政管理更注重内容 和实质，而尽量减少不必要的表面文章、繁文缛节、形式主义。企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政

27、管 理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省 钱。三、企业行政管理的第三个特点，在于它或多或少地与企业的经济效益相联即更讲究实效。虽然我们不能说要 直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问 你这种做法能为企业赚多少钱 ；但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理的着眼点在于充 分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。四、企业行政管理的第四个特点，在于要比政府机关的行政管理来得灵活。政府机关的行政管理中所采

28、用的一 系列制度、程序、图表等，与管理对象的实际情况有一定距离甚至严重脱节；为了照顾方方面面的关系，多一事不如少一 ?quot; ，一般都有较长时间的延续性，有的甚至几十年一贯制的老面孔。因此，政府机关的行政管理往往 不可避免地带有保守、僵化、死板、生硬、不近人情、不合时宜等特点。而企业的行政管理往往根据公司实际发展 需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际。五、企业行政管理的第五个特点，在于它 为企业的前线服务 的色彩比较明显。企业行政管理部门及其人员在企业中比较 低调 ，不象政府机关的工作人员那样往往高高在上，趾高气扬。当然究其实质而言，政府

29、机关的行政 管理也应该是为企业、为社会、为民众服务的；但在实际情况中，由于政府机关距离每个具体的服务对象比较远， 受到服务对象的影响和制约都比较间接， 客观上就使这种服务与被服务的关系往往被异化 、被颠倒过来了， 公仆变成了 主人 。而在企业中，一般不会允许这种情况出现，行政部门为技术、业务等一线部门服务的关系一般比较 明确。企业行政管理的上述特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求： 企业的行政管理必须时刻着眼于为企 业的经济利益服务，反对 为管理而管理 ；必须坚决摈弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对 大手大脚；必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以公

30、司利益为最高原则，反对泥古不化、 因循守旧；最后，企业行政管理最终要落实到确立服务观念，克服老爷作风和衙门习气，切实搞好服务上来。三、反对企业行政管理中的 游击作风 和 衙门习气 在企业的实际操作中，往往存在两种倾向。一种是完全摈弃机关习气 ，完全凭主观意愿办事的 游击作风 。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可 依，或有章不依； 凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿， 一拍脑袋决定任何大小事项， 没有科学的研究、 决策、 落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事 务插手

31、过多，搞得下属无所适从。往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太 多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性 和创造性， 而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。 由于没有制定出成文的 公道和规矩 ，造成企业中 公说公有理， 婆说婆有理 ，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果； 重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改，朝秦暮楚。企业处于一片 打乱仗 状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。另一种倾向，是一些 机关作风 较重的企业行政管理干部，

32、完全不考虑公司的实际需要和企业行政管理的特点， 完全照搬党政机关行政管理那一套，搞形式主义、表面文章；繁文缛节、按部就班；清规戒律、条条框框；文牍主 义、官样文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文嚼字；高高在上、颐指气使；脱离实际、不讲实效。这样一 种行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既浪费人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情； 把一个企业的行政管理部门变成了旧时代?quot; 衙门 。这同样造成极大浪费，降低工作效率和员工士气，影响公司效益。以上两种倾向，都是我们应当大力反对的。企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程度 的规范性的行政管理模式，并且随着

33、公司的发展不断进行调整，以避免 游击作风 、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；但是任何企业必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司领导和 各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，陷入过重的 机关习 ?quot; ，否则同样会降低员工士气和工作效率， 损害公司利益。四、企业行政管理切忌脱离实际企业行政管理普遍存在一种现象，即行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉，管理时常脱离各部 门实际，发布的规定无法推行或根本不宜推行，引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍 手碍脚，甚至是手脚太长，巴不得他们永远不要在自己的部门露面，不要干扰自己

34、的工作；自己这方面则是除非有 什么必须要行政部门帮助解决的事，否则宁愿与行政部门老死不相往来。行政人员也往往或是很知趣地尽量不去打 搅其它部门，或是对其它部门有一种抵触情绪，干脆大家有滤凳拢皇律11铮蝗绻偌由锨懊嫠档？quot;老爷作风”、”衙门习气 ，双方的隔阂和抵触就更深刻、更剧烈了。这样就陷入了恶性循环：行政部门对其他部门的工作接触越 少，就越不了解，管理就越脱离实际；反过来，行政管理越脱离实际，就越遭受各部门的排斥，从而也就越不了解 各部门情况。为了改变这种行政管理与各部门业务两张皮 的现象，行政部门除了要转变观念、转变作风外，更有切实效果的应该是转化职能，也就是说要强化行政管理部门的

35、企业管理职能。社会上许多企业都设有企业管理部，但由于很 大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门，企管口和行政口二者的职能往往发生重叠和冲突。在这样的情 况下，企管部实际上只起到了一个类 ?quot; 法规处 的作用，在管理制度的执行上并无权威；而行政部门又被削弱了 管理职能，沦为 总务处 。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱，行政口 与企管口 必须合而为一，要将一般企业的 企业管理部 的职能注入行政部门，增强其企业管理职能。 我认为，如果只是一般地要求行政管理部门深入各部门业务，增强为企业第一线服务的观念，克服衙门习气和老爷 作风，恐怕难收实效。因为行政人员如果没有一个切入口介入各

36、部门的工作，会感觉师出无名 ，难以着手；如果介入得比较生硬，还会干扰各部门的正常工作，引起各部门的反感和排斥。将企业管理职能注入行政管理部门、增 强其企业管理职能后，行政部门深入各部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情；行政管理部门为了所制订的 管理制度符合实际并切实可行，为了考察各部门执行制度的情况，为了使管理能够切实有益于各部门的业务，就必 须要深入、跟踪各部门业务的进展，并且与各部门保持良好的合作关系。反过来说，行政部门在通过增强企业管理 职能而深入了各部门工作之后，也就能把行政工作做得更好。比如说，由于深入了各部门的业务，对于各部门人员 的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入，这

37、对搞好人员考核和任用显然有很大助益；再如，行政管理人员 在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等，就能解决各部门自身难 以解决的一些问题，甚至起到公司高层领导都难以起到的作用；等等。这一切，显然都有利于搞好行政部门自身与 各部门的协调，改善双方的关系，改善行政部门的形象。一 ）总则第一条为加强公司行政事务管理， 理顺公司内部关系， 使各项管理标准化、 制度化， 提高办事效率， 特制定本规定。 第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮 发管理等。（二）档案管理第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划

38、、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决 定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条 档案的借阅与索取：1. 总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2. 公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；3. 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需 要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制

39、，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘 录和复制。第六条 档案的销毁：1. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2. 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方 可销毁。3. 经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。（三 ）印鉴管理第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章， 如违反此项规定造成的后果由直接责 任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条公司一

40、般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字 批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 （五）办公及劳保用品的管理 第十五条 办公用品的购发：1. 每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；2. 总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工 作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；3.

41、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；4. 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员 的正常工作；5. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6. 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；7. 办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进 入库房。第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。（八）附则 第

42、二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。 （一）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。 （二）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发； （三）控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。 第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的， 各部门可提出修改意见交总经理办 公室研究并提请总经理批复。第二十九条本规定解释权归总经理办公室。第三十条 本规定从发布之日起生效。2 外商投资企业文件材料的归档范围3 对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开

43、会、餐 饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西，同时又能关注到与会者一些意想不到的情况，比如突发的 疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外，还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或 音响设备失误等突发事件呢？作为一个专业的会议管理公司，我们提出以下一些建议供您参考。一、确立明确的目标 对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与 会者相应的价值，并且能回报投资。二、完善信息的采集与分析 信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单） 、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析

44、自己的不足等。三、追求不断的创新 每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。四、制定周密的计划 无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个 周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。五、实施严格的现场管理 在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场 负责人需要有随机应变的能力（参见 14 条）六、结束与细致的总结 成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反 馈。在会议结束后总结一下你提供了

45、多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这 些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。八、了解会议涉及的行业 为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。 九、不要为了省小钱而在大事情上糊涂 保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你 自己。十、记住、顾客永远是第一 你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重 要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！十一、合理控制预算 要学会分析并合理地使

46、用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。十二、最大限度地使用技术 技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必 须记住不可用技术代替人与人之间的交流。 （技术的运用参看 “多媒体会议包装 ”）十三、清晰而明确的沟通 清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？十四、成熟的危机管理针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方 案。十五、提供足够的价值为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，

47、无论是教育还是培训抑或是新产品发布 会或经销商会议 -内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。数学家华罗庚说过： “成功的人无一不是利用时间的能手！ ”实际上，只要扎扎实实地用好每一分钟，几乎不可能不 能成才、有所作为、享受美好的生活及健康长寿。有些人一生都没有利用好时间，有些人只是利用好了青春，有些 人只是利用了一生中的几年，一流人才在尽量利用好每一天，而高手们在尽量利用好每一分钟乃至每一秒钟。纵观 高级人才的行为，很少有浪费时间的行为，他们的成功实质上时间利用上的成功。充分利用时间，实质上就是以较少的时间做较多的事情。办每件事都要考虑节约时间的问题。有些事情不能节 约时间，为了保险

48、还要投入较多的时间。例如，试验新的水稻品种，要经过一定时间的试验成功之后，才能全面推 广。如果急于推广，有时会造成很大的损失。充分利用时间是一个永恒的问题，人类利用时间的能力在不断进步。如何充分利用时间呢？一、以较小的时间单位办事。这样有利于充分安排和利用每一点点时间，一时节约的时间和精力或许不多，但 长期积累，可节约大量的时间。许多科学家、企业家、政治家办事常以小时、分钟为单位，而一般人常以天为时间 单位。美国人办事常以小时、分钟为单位来计算，而我们办事常以一天、一周为单位来计算。可见，我们的时间观 念远远比不上美国人，因而急需改进。犹太人把时间视作金钱，常以 1 分钟得到多少钱的概念来工作

49、。犹太老板请员工做事，工薪是以小时计算的。 犹太人会见客人，十分注意恪守时间，绝不拖延。客人来访，必须要预约时间，否则要吃闭门羹。犹太人对于突然 来客是十分讨厌的，如果是做生意，可能会导致失败。二、多限时。人的心理很微妙，一旦知道时间很充足，注意力就会下降，效率也会跟着降低；一旦知道必须在 什么时间里完成某事， 就会自觉努力， 使得效率大大提高。 人的潜力是很大的， 多限制时间通常不会影响心身健康， 却可大大提高办事效率，何乐而不为呢？大科学家爱因斯坦成才途径是艰难的。对他而言，根本就谈不上什么科学研究条件。大学毕业后，尽管他想当 一名物理学家，由于是犹太人，他才当上一个邮政局的小职员。但艰难

50、的生活并没有动摇他攀登科学高峰的决心。 他将一天 8 小时的工作有 4 小时内干完。其余的时间用来进行学习和研究。对多数事情而言，既可在较长的时间里做完，也可在较短的时间里做完，弹性相当大。多限制时间有助于减少 办事时间， 从而达到充分利用时间的目的。 一件事情 8小时可以做完， 如果只给 4 小时，也可以想办法完成。 例如， 开会最好限制时间， 并提前告诉参加会议者需要多长时间， 这样既让他们好安排时间， 又利于减少开会时间。 又如， 约见朋友时，先说明自己想要多少时间交谈，有了这个限制，大家就会认真交谈及直奔主题，避免了无谓的聊天， 使得交谈的效率大大提高。再如，有事与他人协商时，不妨请对

51、方在指定的时间内答复，以免浪费时间。比如说： “这件事你考虑一下，下午打个电话答复我，好吗？ ”一般不要说： “你想好了，打个电话给我。 ”否则，对方很可能 会拖延较长时间，而你却一直地等，既浪费时间，又让人厌烦，不可取。三、平常要充分利用时间，关键时刻要抢时间。如果抢时间的能力差，就很容易在关键时刻失败，因此，每个 人都要掌握好抢时间的技术。四、采用先进的工具和技术节约时间。这样一时节约的时间或许不多，但长期积累则很多。假如一生都尽量采 用较先进的工具和技术，往往可以取得成功。尽管使用先进的工具和技术可能要花不小的代价，但与长期积累所节 约的时间相比，往往是值得的。电脑是人类的好助手，花一些

52、时间精通电脑很有好处。随身携带一个笔记本电脑，乘飞机、坐汽车、坐火车都 可以学习、工作和娱乐。五、把自己的时间安排得满满的，从而促使自己努力。这是充分利用时间的最好办法。假如给自己安排的事情 不多，那么，无论如何认真，时间还是没有被充分利用。把自己一生要做的事情都安排得满满的，比如一生准备干多少事业，把自己的时间安排得满满的，从而促使自 己勤奋。这一时对充分利用时间或许不很有利，但一生积累，的确非常有益。六、优先办理重要的事情。所做的事情越有意义，时间的利用率就越高，反之，时间的利用率就越低。如果把 大部分时间用在锁碎的事情上，那是非常不应该的。七、投入最多的时间发挥自己的特长。发挥特长有助于

53、个人发展，因此，应投入较多的时间发挥特长。投入于 特长的时间越多，对个人的发展越有利，一生的时间利用率也就越高。八、通过合作节约时间。 对于一件事， 可分割成几个较小的部分， 自己只做其中一部分， 其它部分让别人去做。 这样可为自己节约很多时间。比如，将部分工作（特别是烦琐事务）分给下属去做；请咨询公司收集有关信息。与 人协作时，最好找效率不低于自己的人作伙伴；对比自己更重要的人，要配合他的时间。有些事情自己无法亲自去做，可请他人协助。个人的力量是有限的，要充分利用时间，就要尽量利用别人的力 量，让别人的时间为自己的时间。例如，工人的工作时间都由企业家管理，一个优秀的企业家，无不把这笔时间当

54、做自己的时间而好好利用。九、一心多用。边吃饭，边听新闻、音乐；边看电视，边交谈；边看书，边交谈；边吃饭，边交谈；边打乒乓球， 边交谈。在刷牙、洗脸、刮胡子、穿着打扮时，可让自己放松、放松。高级人才都有一心多用的愿望，长期如此， 也就在不知不觉之中形成了习惯，这对于充分利用时间非常有益。大多数日本人无法接受无所作为的消遣方式，并把无所事事的消遣看作是痛苦的事情，因此，他们即使是在旅 游、度假， 也会安排一些有意义的事情， 以达到边玩、 边学习或边工作的目的。 这样一时利用的时间资源或许不多， 但一代人所争取的时间资源将很多，代代相传，对于民族发展将万分有利。十、给自己找更多的事情做。 没事做或没

55、有较多的事情做， 是很多人没有充分利用时间的主要原因。 不断进取， 树立较大的目标， 是使自己有更多的事情做的最好办法。 个人的潜力是很大的， 而大部分人只用到潜力的很小部分。 假如让自己一天做一件事情，可以度过每一天；如果让自己一天做两件事情，也可以度过每一天。如果你让自己一 天做 10 件事，你也可以想办法完成它。十一、利用间断时间。比如看电视时，人们通常只留意其精彩的内容，因此，通过多换台可以得到更多精彩的 内容。边看电视边做其它事情，电视内容精彩时，就看一看，反之，就做事。在公文包里放一本好书，有空就拿出 来看一看，工作中间没事时可拿出来看；在饭店里等吃饭时看一看十二、利用零碎时间。利

56、用好零碎时间并不难，但最容易为人们所突视。超级人才与一般人才的区别主要在于 他们善于利用零碎时间，尽管一时的区别并不大，但长期积累，差距就产生了。例如坐地铁、坐火车时，读份报纸 或构思一个文件，或者好好地自我放松一下（比如闭目养神） 。在等待的时间里，可考虑发展计划、读几页书、看看报纸、处理一些琐事、运动或放松一下。比如，带上一个 小问题在吃饭排队时思考；交给上司递方案往往要坐着等待他答复，可思考与此方案有关而尚未完成的问题。一个不善于利用零碎时间的人， 不可能成为世界级人才。 善于利用琐碎时间， 一时得利或许不大， 但长期积累， 是非常有益的。难怪高级人才都重视零碎时间，而且都自我磨炼成为利

57、用琐碎时间的能手？十三、多考虑现在和未来，少考虑过去的事情，以充分利用时间和精力。回顾过去往往会浪费时间和精力。当 然，在处理许多事情时，往往要考虑过去的经验、教训，因为过去有些东西可做为现在或以后办事的参考。十四、充分利用休息时间。比如，利用吃饭时间、饭后短暂的休息时间、运动后放松的时间，和朋友、同事交 谈，这样既有利于放松心身及消除疲劳，又利于交友。有些领导者常利用吃饭和饭后休息的时间，轮流与下属、同 事交谈，这样既有利于增进与下属的互相了解，又利于获得良好的意见和建立良好的团体气氛，又可减少一些会议 和会谈， 十分有益。 十五、 被干扰的时候做些简单的事情。 不速之客来了， 可边应酬边办

58、事。 对于无关紧要的会议， 应想办法推掉，以免浪费时间。不得已参加这些会议时，可以简单思考一下某个办事计划。十六、常做记录。随身带一本小册子，有好的想法就记下来。比如，随时记录改进工作、做好某事的好办法， 学习的心得体会等。好的想法不记下来，很容易忘记，即使勉强能回忆起来，也很费时间和精力。一旦形成随时记 录灵感和心得的习惯，你会发现自己的灵感和心得很多，对于个人的成才、发展都非常有益。难怪多数高级人才都 有随时记录灵感和心得的习惯。小的笔记本可放在衣袋或公文包里，大的笔记本通常只能放在公文包里。每个人最好安排几本笔记本，一本是 学习用的，一本是工作用的，一本放在公文包里，一本放在睡床上，一本放在厕所里，并分别配上笔。这个投资相 当小我眼中公司的行政体系公司从建成到投产已经近二年时间了，我觉得庆安向集团化发展是公司方向之一。但在发展过程中，公司对于行政 后勤部门的机构设置、职能划分却缺乏明确性。一般来说，公司设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（生产