行政部职能及岗位职责

1、行政部职能及岗位职责职能及岗位职责 编号：xxZGCXZ022002 行政部职能及岗位职责 一. 目 的 为明确本部的权责职，为有效的控制全公司质量体系的有效运行，现拟制本部职能 及岗位职责要求。二.部门设置 部门经理：1名。行政秘书：1名。前台人员：1名。后勤服务：2名。司 机：1名。直接上级： 行政副总（管理者代表）。三.部门本职 行政部办公事务管理，人力资源开发利用管理，后勤服务管理，牵头编制企业经营目 标，搜集整理，分析核算企业经营结果，制订企业管理标准，督促检查执行。四.主要职能及岗位职责 （1）主要职能 a)维护办公秩序正常化; b)草拟.审核公司文件，公文收发批办，建档归档; c

2、)印签.介绍信的使用管理; d)召集公司行政工作会议，牵头组织实施公司重大活动; e)负责与地方政府职能部门，社会团体的联系与沟通，并按照要求上报相关的企业经营情况; f)办理企业经营所需的各类证照; g)管理办公设备，保管.发放办公用品; h)控制与核算办公费用; i)人力资源开发利用管理; j)后勤服务管理; k)防火防盗，安全管理; l)主持编制企业年度经营目标; m)搜集.整理.分析核算企业经营完成情况; n)组织制订企业管理标准，督促检查执行; o)负责企业策划和形象宣传工作; p)不断提高行政部工作效能，及时提供本部门工作议案。(2)岗位职责 A 部门经理岗位职责： 权 利： a)

3、检查部门人员执行决策.制度情况.纪律情况，提出奖惩措施的权利；b)决定审查对优秀员工奖励.调资.晋级的申请的权利；c)调遣.部署部门人员工作的权利；d)负责本部人员工作检查，业绩审查.考核.评估的权利; e)根据本部门工作任务的需要，确定员工招聘.任用.调动等有关事宜；f)参与竞选上一级岗位负责人；g)核准所辖部门员工经费.费用报销；h)有权根据实际情况对所辖员工进行警告.记过.降职等处分。主要职责： a)肩负部门之职责；b)主动向上级请示.汇报工作，传达上级指令；c)规划.组织.协调部门之间关系，对边缘问题提出解决方案或向上级汇报情况，请示解决方法；d)对本部门员工绩效（工作业绩.经济效益）

4、负责；e)对本部门员工业务水平进步负责；f)准时.保质.保量完成上级或同级部门间交予的任务；g)一切决策行为对上级主管负责。辅助职责： a)受总经理（行政副总）指挥，并汇报公司相关工作；b)协调相关部门完成公司的相关工作；c)对公司管理提出议案，改善公司管理体制；d)以诚恳.友善的态度与其他单位协调联系，并就提出的对单位的要求和问题给予解答。B )行政秘书职责： a)完成总经理.副总经理交办的办公事务；b)负责公司会议记录，重要内容根据领导意图形成文件，并督促检查报告会议决议的执行情况；c)负责公司文件外来函电的收发.分转.催办.立券归档.建档.存档.打印等管理工作；d)负责公司印鉴.介绍信的

5、使用与管理工作；e)负责行政部文字资料打印工作；f)保管与发放分管的办公用品，做到妥善保管，领料手续完备，帐物相符，按月按部门结算费用；g)征订.保管.借阅各类技术管理书籍；h)负责传真机收发文的分送.登记工作，并对传真机进行日常清洁维护保养；i)负责使用的长途电话的登记管理工作；j)督促检查公司各部门做好公文管理和保密工作；k)负责公司荣誉奖状.奖品.礼品的保管与管理；l)收保整理公司工作大事记录；m)管理公司电子邮箱，定期整理报告所收邮件重要内容，并负责网上招聘及发送招聘信息；n)策划组织公司文娱活动；o)完成上级领导交待的临时任务。C ）前台接待员职责及岗位要求 a)值班时使用标准的普通

6、话，仪表整洁.端庄.态度亲切.声间甜美，使用规范语“您好海普公司”；b)熟悉交换机的性能，并熟练操作简单的故障排除；c)编排公司的分机号码，熟识各分机的电话；d)接外线时，准确及时地转接各部门分机电话；e)随时检查各分机运行情况，如分机出现故障应及时排除；如遇不能解决时，应及时联系厂家解决，以保证公司通讯正常；f)不得随意离岗，不得闲聊，不得打私人电话；g)每月按时打印分机使用情况及费用表，速交财务部；h)若有时外出或吃饭，必须采用电脑值班；i)热情接待来宾，并负责客人的来迎送往，为客人按电梯按钮；j)外出证的严格检查.保管，不得遗失，月底交行政部作为考勤的依据之一；k)对公司员工的仪表.仪容

7、.工作证的佩戴.工作装的检查；l)负责监督公司员工的签到工作，并汇总考勤，月底交行政部和财务部各一份；m)办公用品的管理.发放及每月盘存工作；n)公司环境绿化的维护；o)公司宣传资料及书籍的归类管理，办理借阅手续；p)负责公司各类档案的收集.整理.分类.立卷.归档工作；q)保障档案的完整.安全.秘密性；r)做好档案借阅登记及档案销毁程序工作；s)做好档案四防工作和“防火.防盗.防水.防潮”。D ）后勤人员工作职责及岗位要求 a)打扫并维护公司活动场所清洁卫生，应随时保持公司公共卫生清洁.干净，特别注意对死角要进行彻底地清扫；b)负责清除各部门垃圾袋；c)负责每日清扫正.副总经理办公室（地面.桌

8、面.柜面及桌上摆放物品的清洁）；d)每周进行一次大扫除。（除日常清扫外，还包括对窗帘.窗沿玻璃瓷砖.墙面.木门的清洁）；e)防火.防盗，安全管理；f)负责公司员工中餐饮食；g)伙食费用预算；h)负责下午受行政部或总经理指派发送公司信件或购买办公用品；i)在班期间要认真负责，不得擅离职守。j )妥善保管钥匙，不得擅自交予其他人员；k)妥善保管各清洁用具，若因其职责问题而损坏或丢失，则按全价赔偿；l)清洁用具由清洁工列出清单经批准后进行采购，相关费用到财务处报销。采购洁具励行节约，不得铺张.浪费；m)负责监督公司卫生情况，发现公司环境已被破坏或正被破坏，应向上级反映或直接给予禁止；n)晚上睡觉前应

9、检查并关好公司所有门窗，防止偷盗及火灾等隐患的发生；o)每月可享受两天正休假，节假日不放假。E ）司机职责及岗位要求 a)接听总经理副总经理安排出车；b)负责车辆的日常护理，保持车辆完好.清洁；c)遵守国家交通法规；d)注意安全。五.行政部人员行为规范 遵守公司各种规章制度。六.行政部人员的素质要求 部门经理： a）生理天赋要求 容貌端庄.身体健康 b)品质要求 善于沟通交流.为人友善.具团队合精神 c）知识阅历要求 计算机/管理相关专业专科以上学历 两年以上人力资源管理工作经验 技能要求: 具有一年行业管理工作经验 较丰富的人力资源管理经验 流利的语言及文字表达能力 计算机应用操作能力 有较

10、强的原则性.灵活性 善于组织规划 行政秘书： a）生理天赋要求 容貌端庄.身体健康.气质佳 b)品质要求 善于沟通交流.为人友善.具团队合精神.忍心仔细 c）知识阅历要求 管理中文秘书相关专业专科以上学历 一年以上相关工作经验 技能要求: 较丰富的行政文秘工作经验 流利的语言及文字表达能力 计算机应用操作能力 思路清晰，善于归纳总结 前台接待： 生理天赋要求 容貌端庄.身体健康.气质佳 b)品质要求 普通语标准.流利，善于沟通交流.为人友善.具团队合精神.忍心仔细 c）知识阅历要求 高中以上学历 有相关工作经验 技能要求: 有的行政工作经验 流利的语言及文字表达能力 有计算机应用操作能力 思路清晰，善于归纳总结 后勤服务人员： a）生理天赋要求 容貌端庄.身体健康 b)品质要求 为人友善.具团队合精神.能吃苦耐劳 c）知识阅历要求 高中文化水平以上 一年以上相关工作经验 技能要求: 善于烧菜作饭 司机： a）生理天赋要