档案馆档案利用情况调研报告(20210204193923)

1、档案馆档案利用情况调研报告 作为区级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众 的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如 何呢？笔者试图以所在 *区档案馆近几年来的档案利用现 状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解 决问题。 一、本馆基本状况 本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综 合档案馆。馆藏档案从20XX年的3万余卷增加到20XX年5.6 万余卷，馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表： 表一 20XX年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表 表二20XX年区档案馆馆藏档案结构比例一览表 从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平 均9.95%增加；其中文书

2、档案所占比例下降，专门档案和科 技档案所占比例均有所上升。 馆藏结构发生变化，得到改善， 趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城 建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生 档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人 数、范围、目的等也相应发生了变化。 见本馆从20XX至20XX 年档案利用状况综合统计表。 表二 区档案馆20XX至20XX年档案利用状况综合统计表 分析此表可以看出： 1、 每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆 藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大 的前提。 2、调阅卷数相对于利用人数却减少下降，说明了二点： 一是档案信

3、息化正在不断发挥作用。本馆在20XX年底建成 了馆藏档案文件级目录约 80万条的数据库，到20XX年底增 加至93万条。因此，检索速度及查准率都有所加快和提高， 减少了档案案卷的调用与翻阅查找，保护了档案。二是公民 利用档案需求在随着社会的发展变化而增加，但其所需档案 的查到率还不高。 3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用 需求在不断增加。表中的“其他利用” 一项包括招工名册、 知青下放、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、 建筑执照等。 4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计 档案、名人档案等的利用。从整个利用情况看：涉及到个人 待遇、身份证明的招工名册、婚姻登

4、记、学历、独生子女登 记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术研究、经 济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。当然民生 档案的的概念是近几来提出的，还没有准确的定义。但从一 个侧面反映出一个问题，即所谓的民生档案是与广大人民群 众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的。 二、档案利用中出现的 的问题 随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容 和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提 高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临 着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问 题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。 1、公民利用档案的权利与档案

5、利用限制的关系 根据中华人民共和国档案法第十九条及中华人民 共和国档案法实施办法第二十二条规定公民有查阅开放和 未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体 的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限 制利用的关系，是有一定的难度的。如本馆接收了区建设局 1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的 提供利用，工作人员会遇到二个问题：一、是否作为开放档 案来提供利用？因为按照 档案法第十九条“经济、科学、 技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年” 二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成 部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案提供利

6、用 的具体操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的 需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档案 及拆迁档案的提供利用过程中。 2、档案利用的方式 按照实施办法第二十二条“档案法所称档案的 利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利 用档案，采用阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公 民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案，在具 体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为 例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是 其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作；二是采用何 种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需 要，档案形成部门也容易

7、自行掌握。而这二个问题是由专业 档案的特性所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用 方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较 高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到 种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明，那 么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑 图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制 方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用 者的需求。 3、档案利用中的出证问题 在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所 需档案提出开具未查到档案证明 的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所 需证明；但对未查到档案是

8、否也应该按其要求开具未查到证 明呢？这在档案法及实施办法中并未明确规定。 但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据 有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中 记载情况而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案 收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”，以及由*师 范大学出版社出版的档案信息化工作实用手册中“档案 工作基础术语”，解释档案证明：“档案馆发给查询者的一 种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查 询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点”。那 么，如果按照这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为 其开具未查到档案证明是应该开具这种证明的。 但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年 来各级