合同管理制度试行

1、合同管理制度（试行）恒兴集团（XX）法务01号厦门恒兴集团有限公司合同管理制 度（试行）第一节总则第一条为了规范合同签订和执行程序，加强集团公司合同管理 工作，减少或避免合同纠纷，有效预防和控制法律风险，维护集团 公司利益，根据我国现行有效的合同法及其他相关法律.法 规，结合集团公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称合同，是指以厦门恒兴集团有限公司名义对 外签订的各种经济合同，包括但不限于各种合资合作合同借贷款 合同.担保合同.企业并购.资产重组债务重组.工程发承包合同.设 备（包括办公设备.工程设备等）及原材料.办公耗材等采购合同. 联营合同租赁合同.代理合同以及其他公司资产权益处分协议

2、 等 等。本制度所称“重大合同”,是指涉及联营.合资合作.股权转 让.企业改制.投资收购.企业兼并.资产重组.债务重组.工程发承 包.企业或资产招拍挂金融机构借贷等各类重大经济活动的合同， 以及董事会认为的涉及集团公司重大利益的其他合同。本制度所称“一般合同”，是指集团公司在日常经营及管理 过 程屮发生的除以上重大合同外的各类合同。本制度所称经常性合同”，是指集团公司日常经营及管理 过 程中经常性.重复性发生的.首次签订的合同期限届满后未作任 何条 款或内容实质性变更而续签的各类金融机构借贷合同租赁合同物 业管理合同及各类采购合同等等。公司内部签订的各种协议及劳动合同人事聘用合同，不适用 本办

3、法。第三条订立合同，必须遵守国家的法律政策及有关规定，并 贯彻和坚持“平等互利.协商一致.等价有偿.择优签约”的原贝9。第二节合同签订和审批第四条集团公司法定代表人有权对外签订合同。其他签约人 必 须持有集团公司合法授权的委托书。具备独立法人资格的子公司需 要以集团公司名义签订的合同，必须取得集团公司的授权。各职能部门.专业部门及分支机构，都不得以自己的名义对外 签订合同。第五条每一项合同都应当有确定的合同承办人。合同承办人 对 合同的谈判起草.申报.签订和执行全过程负责。合同签订和履行过程屮，各相关部门应相互支持配合，认真 执行合同条款.全面履行合同义务。第六条合同除即时清结的，一律采用书面

4、形式。凡国家或行业 有格式标准或示范合同文本的，应当优先采用。没有统一.格式文本的，应当采用由法律事务部起草.制作.审核的文 本，对方提供的格式合同文本，应由法律事务部进行审核后采用。第七条合同双方当事人协商一致的修改补充合同的文书.电报传真图表会议纪要备忘录等都是合同的组成部分；但不得 以 计划单报价单预算单.出库单付款单等单一文件代替合同。第八条合同签订前，根据合同的具体情况，合同承办人应将 合 同草案和相关证明材料提交相关部门履行相应审批手续。本制度规定的重大合同，一般应由承办部门.财务审计部.法律 事务部及相关部门进行会审并出具审核意见，报送董事会审批后签 署。特殊需要或紧急情形下，经

5、董事会授权由财务审计部法律事 务部两部门会审后即可签署。本制度规定的一般合同，由承办部门总经理.法律事务部.财 务 审计部会审后报分管业务的公司高管批准后签署。涉及金额较 大或 法律关系较为复杂的一般合同，分管业务的高管可根据需要 报总裁 批准后签署。分管业务的公司高管.总裁或董事会对上述合同不予批准的， 应写明相应理由及意见。对合同的相关事实需要进行补充调查或对 合同文本内容需要进行补充修改的，合同承办人应在及时作出补充 调查或者补充修改后，依照本节规定的程序再次报请审批。本制度规定的经常性合同，承办人无须报送合同文本及审批单，续签时直接由首次批准签署的分管高管或总裁签署。第九条合同获得审批

6、后，承办人持合同审批单到合同专用 章保管部门加盖合同专用章。第条合同正本经双方当事人盖章签字生效后3天内，承办部门 应将合同审批单合同正本合同附件补充协议及与合同有关的材 料一并移交至法律事务部进行归档。合同审查流程图：合同承办人填写审批表，并附合同草案及相关材料承办部门总经理出具审核意见财务审计部法律部或相关部 门岀具审核意见集团公司董事会审查并签署批准意见分管高管审查 并签署批准意见或报总裁批准签署持审批单与合同至 合同主管部门 加盖合同专用章重大合同一般合同根据需要经法 律部财务审计部 会审经常性合同首次批准签署的高管或总裁进行签署将合同正本及 相关附件资料在签订后3天内交法律 部归档，

7、并将合同复印件分 发至相关部门第三节合同的履行变更和解除第一条合同在正式生效以前，不得实际履行合同。合同生效以后，必须全面及时正确履行合同。第二条合同承办人负责组织合同的履行，随时了解掌握合同的履行情况，发现问题应及时处理，维护公司的合法权益。如 对方 当事人不履行或不完全履行合同时，承办人除催促对方当事人继续 履行外，应将对方不履行或不完全履行合同的情况及时向承办部门 和分管高管和董事会汇报第三条在履约过程中因情况变化确需变更.屮止或解除合同的，合同承办人应及时采取相关措施，维护公司的合法权益。变更.解除合同，一律采用书面形式。合同变更和解除的审批.归档程序与合同签订的审批归档程序相同。第四

8、节合同纠份的处理第四条合同发生纠纷时，应当尽量采用协商.调解方式解决。 难以协商或调解解决的，应当及时报告分管高管和董事会，并在相 应的诉讼时效内提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。合同纠纷由法律事务部负责委托代理人和诉讼方案的协调工作，合同承办人及部门必须予以配合并提供相应的资料。第五条合同承办人和承办部门在合同的签订和履行过程中，应 注意收集相关材料并及时存档，以保存证据。在履约过程屮，签约 方的履约行为及双方的经济往来履约情况争议由来等，必 须有书 面材料的证实，严防证据的灭失。第六条仲裁或诉讼所形成的调解书协议书裁决书.判决书归 档程序与本制度规定的合同正本归档程序相同，副本或复印件可交 承

9、办部门或承办人使用。第五节合同的管理第七条集团公司对合同管理实行合同承办人具体负责制合同 专用章制及基础管理等制度。第八条各合同承办人及职能部门相关人员具体负责各自授权范 围的合同签订.履行以及纠纷处理工作。第九条根据集团公司印章管理制度规定，签订合同均实行 专用章制度。集团公司对外签订合同所加盖的印章，重大合同均使 用法人公章，一般合同.经常性合同除特别需要外，一律使用 合同 专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务审计部有权拒绝 办理结算手续。第二条合同专用章的刻制使用.保管销毁等，均应符合公 司印章管理制度规定。公司印章管理制度没有规定 的，适用 本制度规定，严禁任何人私自刻制保管.

10、使用。第二一条法律事务部设置合同档案分类管理专人负责制，负责 合同管理基础工作。基础工作包括：建立合同档案，对各 类合同 原件及材料进行分类编号并归档保管；建立合同管理总台帐和分 类台帐。第二二条合同承办人应按照本制度第条的规定将合同原件及相 关附件材料等一并交法律事务部进行编号归档。合同承办人及所 在部门一般不保留任何合同原件及其他材料原件。合同正本原件持 有二份以上的，可由承办部门负责保管一份合同原件。编号后合同承办部门.财务审计部各留存一份合同复印件，其他相关部门根据需要留存相应份数的复印件。合同复印件均应由法 律事务部并加盖归档章，写明归档编号归档时间归档人。法律事务部将归档合同按编号

11、登记入册后，将合同原件分类 进行保管，并按照国家及集团公司相关档案管理办法和制定进行文件 保管和调阅。第六节检查与奖惩第二三条集团公司各部门和全体职员应当自觉执行本规定。法 律事务部定期或者不定期对合同管理进行检查。各部门合同管理工 作作为该部门年终绩效考核的量化指标之一，对合同管理工作作出 突出贡献或者为公司挽回避免重大经济损失的，集团公司予以表 彰和奖励。第二四条严重违反本管理办法，给公司造成或者可能造成重大 经济损失的，对责任人员予以批评或者处分，并责令赔偿经济损 失；情节严重的，依据劳动合同的规定，解除劳动合同。构成 犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。第七节附则第二五条本制度经批准实施后，此前有关文件与本制度抵触者 自行失效。第二六条集团公司下属控股公司的合同管理制度可以参照本制 度并根据实际情