台大出纳收據管理子系统使用手冊

1、台大出納收據管理子系統Version 1.05使用手冊台大計資中心目錄0.安裝及使用流程31.環境設定31.1安裝台灣大學安全憑證31.2印表機設定31.3參數設定41.4快速鍵說明42.登入系統42.1帳號申請42.2帳號登入52.3子帳號登入53.資料維護63.1人員資料63.2 詞庫73.3 收據號碼管理73.4 子帳號管理83.5 離線工作84.收據管理94.1 開立收據94.2 傳送電子檔104.3 報表功能104.4 轉入歷史檔115.查詢功能115.1 收據查詢115.2 收據歷史檔125.3 收據刪除檔125.4 上傳記錄125.5 登入記錄126.系統更新126.1 大幅改版

2、126.2 網路更版程式136.3 網路更版資料庫13附錄一、印表機設定方法(WinXP, Win2000,Win2003,WinNT)14附錄二、印表機設定方法(Win98,Win95,WinME)17附錄三、如何安裝台灣大學安全憑證190. 安裝及使用流程本系統安裝程式可在下列網址下載 點選其中系所單位收據管理系統。本系統執行時需要ODBC 驅動程式， 如果安裝後第一次執行有錯誤訊息請下載並安裝 MDAC 2.5 以上，請參考收據管理系統網頁說明下載安裝。系統使用流程1. 安裝本系統(參閱0.安裝及使用流程)2. 申請帳號(參閱2.1帳號申請)3. 請領收據,取得授權(參閱3.3 收據號碼

3、管理)4. 開立收據，列印收據(參閱4.1功能說明)5. 上傳或製作磁片(參閱4.2功能說明)6. 列印總表及現金日報表(參閱4.3功能說明)7. 繳回收據存根(參閱4.3功能說明)1. 環境設定1.1安裝台灣大學安全憑證收據子系統會連回出納系統更新資料，為保障傳輸資料不被竊聽，之間的通訊以SSL加密，請先下載安裝台灣大學安全憑證，安裝步驟詳附錄三；此憑證與接收email和 系統相同，如果您您已經安裝過可忽略此步驟。 的信不會跳出要你確認憑證的視窗代表您已安裝過此憑證。1.2印表機設定收據印表機設定紙張長度為14.00公分，點矩陣印表機需要設定跳頁才會正確，印表機設定設定自訂紙張大小不同的作業

4、系統有不同的設定方法，詳細的設定方法請參閱本文件的附錄。1.3參數設定此畫面可選擇預設中文輸入法及預設列印收據的點矩陣印表機;亦可設定每次列印總表的份數如此不用每次都要重新設定一次。1.4快速鍵說明此系統中大部分視窗支援快速鍵，可以按Insert鍵代表新增，按Enter會跳到下一個資料輸入欄位，Esc代表放棄等。熟悉鍵盤操作者可利用快速鍵和詞庫功能加快收據開立速度。2. 登入系統系統使用者有兩類，第一類為出納組核發的帳號，另一類為使用者自行設定的子帳號（例如發給代理開收據的工讀生）。2.1帳號申請帳號密碼由出納組核發，請上網申請或洽出納承辦人員登入畫面如下：2.2帳號登入第一次登入時系統會自動

5、透過網路連線回出納組取回相關資訊，故在第一次使用時需要在網路的環境下使用本系統。2.3子帳號登入輸入使用者核發子帳號和密碼登入系統，子帳號的相關資訊請參閱3.4子帳號管理。3. 資料維護3.1人員資料 為方便開收據時可輸入ID帶出姓名，本系統可維護常用人員資料，此外在連線的情況下可輸入ID(身份證字號或學號)自動回出納組伺服器取回該人員資料。3.2 詞庫開立收據時需輸入科目、事由、備註等欄位，為節省輸入時間使用者可以將常用的詞加入到詞庫內，下次使用時只需輸入代號即可帶出常用片語。3.3 收據號碼管理出納組領回收據後，出納承辦會授權使用該收據區段的使用權，登入本系統時會自動檢查出納組有無授權使用

6、新區段的收據，使用者亦可按資料同步來取得出納組新區段收據的使用權。如有兩段以上的收據需設定啟用哪段收據，請依照印表機實際裝設的收據上流水號來設定。3.4 子帳號管理本系統會連線出納組作資料交換的動作，如使用者欲授權給其他人代理開立收據(如工讀生)，本系統提供一個開立較小權限的子帳號功能，子帳號僅能開立及列印收據，使用者可視實際情況使用本功能。3.5 離線工作為了使本系統可以在沒有網路的環境下使用，本系統特別支援離線工作模式，當使用者登入系統時會自動連線到出納組的伺服器，如果沒有網路可使用時會出現連線失敗自動轉成離線工作模式，離線工作時在資料維護離線工作前面會有打勾(如下圖)，如果要連線工作可以

7、按他後輸入正確密碼即可轉成連線工作模式。4. 收據管理4.1 開立收據一選擇收據管理時會出現以上畫面，系統會自動呈現本月份所開立的收據，如欲新增新的收據時可按右邊的新增鍵(亦可按鍵盤的Insert 鍵)，此時系統會自動取該段收據的下一號，如沒有授權開立收據會出現警告訊息，可至資料維護收據號碼管理啟用(請參閱3.3)；如果取號成功收據號碼欄會出現收據號碼此號碼需與印表機目前的收據流水號一致，填入繳款人ID後，系統自動搜尋人員資料檔和出納組資料庫，如果找到會自動帶出繳款人姓名，選擇繳款方式即可按新增明細會出現以下畫面：可以輸入片語代碼帶出科目、事由、備註等欄當然也可自行輸入。如忘記設定的詞庫可以按

8、旁邊類似書本的按鍵查詢詞庫，輸入相關欄位後如果該收據有還有其他細目要輸入可按儲存後新增；如果沒有可以按儲存後回原收據主畫面。如果收據相關欄位都填好後按右邊儲存鍵(即原來的新增鍵)，如果發現有問題不想儲存請按放棄鍵(即原來的修改鍵)。其他功能介紹:修改：如果發現收據資料有誤可以按修改修改資料，唯以列印的收據不允許更改繳款人及收據總金額。明細修改請按修改後到收據明細資料去修改。列印：可預覽目前收據如沒有問題可以列印出來，列印後系統會自動註記該收據已列印。作廢：當已經印出來的收據發現有誤時，需要將此收據註記為作廢再開立一張新收據，可以用複製功能複製該收據。複製：可以複製目前的收據到下一收據號。刪除：

9、如果收據尚未列印本系統允許使用者可以刪除該收據；若該收據已列印僅能作廢不能刪除，為了避免爭議所有收據刪除後都會自動進入收據刪除檔供日後查詢改號：收據電子檔資料與印出來的收據流水號需一致，如有發生不一致的情形可執行改號功能修正電子檔收據號碼。4.2 傳送電子檔開立的收據電子檔需回傳出納組，本系統提供網路上傳及製作磁片兩個管道上傳資料。可以按上傳或製作磁片：會出現以下畫面工使用者輸入欲傳送的收據起迄號如下圖：選擇要上傳得收據起迄號後按OK，若選擇製作磁片請選要將檔案放在那個目錄並取一個檔名。4.3 報表功能收據上傳或製作磁片後才可以列印總表及現金日報表，列印前會出現以下選單，選擇要列印哪一批收據的

10、總表或現金日報表；本系統支援批次列印使用者可以先大批開立收據後再按批次列印。收據微調功能：點矩陣印表機定位點每台都不一樣，本系統支援左右及上下各一公分的微調，如果發現列印收據有偏移現象，除可以調整印表機紙張位置；也可以設定報表右偏或下偏幾公釐來調整，如果要設定左偏請將右偏設成負數即可上偏設定方法亦同。4.4 轉入歷史檔若有很久以前的收據以後不會再用到可以將其轉入歷史檔，不過轉入歷史檔後僅能供查詢使用。5. 查詢功能5.1 收據查詢收據查詢畫面如上圖所示：可以選擇收據開立的年月查詢，可以再加上一些條件來篩選收據資料。5.2 收據歷史檔查詢介面與收據查詢一樣唯查詢資料為收據歷史檔，請參閱5.15.

11、3 收據刪除檔查詢介面與收據查詢一樣唯查詢資料為收據刪除檔，請參閱5.15.4 上傳記錄可以查詢所有上傳及製作磁片的時間及收據起迄號等紀錄。5.5 登入記錄可以查詢使用者登出登入系統的時間和訊息。6. 系統更新6.1 大幅改版請至出納收據管理系統網頁下載完整安裝程式,解壓縮後執行 setup.exe 安裝程式會一步一步導引您安裝程式6.2 網路更版程式 執行網路更版程式會出現以下畫面若成功登入系統則可左邊會出現可更新的程式選項,請勾選所需檔案後按下載即可更新系統程式. 若傳輸有問題執行檔有問題可點選右邊視窗後按設定版本即可恢復舊的版本6.3 網路更版資料庫用法同6.2 ,可用以更新系統資料庫附

12、錄一、印表機設定方法(WinXP, Win2000,Win2003,WinNT)WinXP, Win2000,Win2003,WinNT印表機自訂紙張設定流程如下A.開始/設定/印表機/檔案/伺服器內容/格式 建立新格式B.設定印表機驅動程式部份A.開始/設定/印表機/檔案/伺服器內容/格式 建立新格式A.1. 開印表機點選檔案伺服器內容A.2.勾選建立新格式格式名稱填 receipt,寬度25.70,高度14.00再按儲存格式B.設定印表機驅動程式部份B.1.開印表機-點選收據印表機按內容B.2.按列印喜好設定按進階B.3.紙張大小選你剛剛新增的格式 receipt這樣就完成WinXP系列印表機自訂紙張設定,如果是網路印表機的話步驟 A 要在分享出來的那台電腦上設定即可附錄二、印表機設定方法(Win98,Win95,WinME)Win98, Win95,WinME印表機自訂紙張設定流程如下A.開始/設定/印表機/內容/紙張/自訂1. 開印表機點選印表機內容2.點選紙張將紙張大小選最後一個自訂3.自訂紙張大小寬度1400