Excel录入技巧（经典实用）

1、在使用Excel时，首先就需要录入数据，要想让自己数据 录得巧、录得省，还是需要掌握不少实用的技巧。录入 技巧快速填入相同内容选中多个单元格后， Excel录入技巧 输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个 单元格中填入上述相同的字符。快速复制上单元格选中 下面的单元格，按Ctrl+ ( Excel录入技巧 为西文的单引号)组合键，即可将上一单元格的内容快速 复制下来。快速输入系统日期按下Ctrl+;组合键，即可快 速输入系统日期。文本数字输入技巧 Excel录入技巧 一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对 齐”格式放置，而且Excel会把综当成数字来处理。如果

2、你要输入文本格式的数字，除了事先将单元 Excel录入技巧 格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个(单引号) 即可。分数输入技巧如果事先将Excel单元格设置为“分 数”格式，即可在其中输入2/3.5 Excel录入技巧 /6这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格 中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的 “02/3 ”(表示空格)即可显示“2/3 Excel录入技巧 ”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输 入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。输入法快 速切换技巧单击“数据”“有效性”， Excel录入技巧 打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡，

3、选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“确定” 按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格， Excel录入技巧 已经设置的输入法就会被自动激活。信息快速添加技巧 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元 格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入 Excel录入技巧 数据后回车即可。参数快速插入技巧如果知道所使用的 函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑 栏中输入等号及函数名，然后按Ctrl+A键， Excel录入技巧 Excel自动打开参数输入对话框，就能直接输入各个参数 了。快速编辑技巧如果想对Excel单元格中的内容进行编 辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置 Exce

4、l录入技巧 ，光标就会插入十字光标的双击点。用鼠标双击Excel工 作表的标签，直接输入文字并回车，可以快速修改标签 的名称。重复操作要想将某一单元格(或区 Excel录入技巧 域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于多个位置， 可以将上述单元格(或区域)选中。然后双击“格式刷”按 钮，鼠标拖过要设置格式的若干区域， Excel录入技巧 完成后再次单击“格式刷”结束操作。如果要绘制多个 “直线”或“椭圆形”等，可以双击Excel“绘图”工具栏 上的相关按钮，接着就可以重复绘制图形 Excel录入技巧 了。若想在双击某个按钮后取消这个功能，只需单击该 按钮或按一下Esc键。轻松实现多行文本输

5、入Excel默认单 元格输入一行文本，实现多行文本输入 Excel录入技巧 的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时， 只要按 Alt+Enter组合键即可，从而在一个单元格中输入 两行乃至多行文本。读出来帮你校 Excel录入技巧 对Excel增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单 元格中的数据。你只要将Word文件粘贴到工作表中，单 击“工具”、“语音”子命令，就可 Excel录入技巧 以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读 的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。 再单击“朗读单元格”按钮，Excel就会读出 Excel录入技巧 所菜单元格区域中的所有内容。其

6、中汉字和数字的朗读 比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于 一般校对已经足够了。数据同步滚动如何你需要同 Excel录入技巧 时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将 鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后 水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两 Excel录入技巧 个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此 后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消 竖直分割线，只须用鼠标双击它就可以了。小数点 Excel录入技巧 或零输入技巧要想让Excel自动填充固定位数的小数点或 固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单 中的“选项”，打开“编辑”

7、选项卡，选中 Excel录入技巧 “自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点， 应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如 “2”)。如果需要在输入的数字后面自动填 Excel录入技巧 充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数(如“-3”)。 若采用前一种设置，则输入268后显示2.68。若采用后一 种设置，则输入268后显示 Excel录入技巧 268000。在单元格区域内换行将某个长行转成段落并在 指定区域内换行。例如：A10内容很长，欲将其显示在A 列至C列之内，步骤为：选定区域A1 Excel录入技巧 0:C12(先选A10)，选择“编辑”菜单之“填充”的“内容 重排”

8、，A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别 适合用于表格内的注释。 Excel录入技巧 多次输入的特殊符号有时在一张工作表中要多次输入一 些特殊符号(如)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响， 可以采用一次性替换的方法来解决：首先用 Excel录入技巧 户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代 替(如*)，请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等 表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替 Excel录入技巧 换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替 的字符“*”，在“替换值”框中输入“”，取消“单 元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一 Excel录入技巧 个去替换

9、，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作 用都是代替“”，也可以按“全部替换”按钮，一次 性全部替换完毕。自动调整小数点如果用户有一 Excel录入技巧 大批小于1的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入 前进行如下设置，录入速度会因此而提高数倍：选择 “工具”“选项”，单击“编辑”标签，选中“ Excel录入技巧 自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需 要显示在小数点后面的位数，用户可以根据自己的需要 进行输入，单击“确定”按钮即可。直接打开文本 Excel录入技巧 文件选择“文件”“打开”，再单击“文件类型”下 拉列表中，选择“文本文件”，这样就可以从打开得文 本文件中获得所需

10、数据了。导入文本文件内容使用 Excel录入技巧 打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后， 就无法于该文本文件同步了。这时，可以使用“导入文 本文件”来操作：选择“数据”“获取 Excel录入技巧 外部数据”“导入文本文件”，同样可以获得文本文 件中的数据，在导入数据的同时Excel会将其作为外部数 据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新 Excel录入技巧 数据或者定期对数据进行刷新。将数字格式化为文本类 型在Excel中，通过选择含有数值的单元格，并且在“格 式”菜单中选择“单元格”项，在数字标签 Excel录入技巧 中选定文本格式，并单击“确定”按钮。利用此技巧， 还可以

11、将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险 号等等，只需要在数字标签下选择框中选特殊项， Excel录入技巧 并且确定适当的类型。快速输入含小数点的数字当需要 输入大量带有小数点的数字时，例如0.0987，通常是分别 输入“0”、“.”、“0”、“9”、 Excel录入技巧 “8”、“7”共5个数字，不仅容易出错，而且效率也很低。 其实，可以利用Excel中的自动设置小数点的功能，从而 达到提高输入速度的目的。3所示 Excel录入技巧 ，打开“工具选项编辑”标签页，首先勾选“自动设 置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点 右边的位数就行了。这样，带小数点的数字时， Excel录入技

12、巧 就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它 会在回车键后自动定位!输入重复数据Excel支持自动填充 功能，要输入重复数据，可以再一个单元 Excel录入技巧 格输入以后，再自动填充一下就行了。但如果要输入重 复数据的单元格是离散的，或要输入的重复数据是星期 几、几月几日等，自动填充功能就不能完成任务了 Excel录入技巧 。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然 后输入该数据，最后在按住Ctrl键后打回车键。Excel中快 速定位假如Excel工作表有33 Excel录入技巧 333列，如果第23456列的数据需要修改，怎么办?无论用 鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键，都

13、需要很长时 间。这时候，试一试如果按住Shif Excel录入技巧 t键拖滚动条，是不是很快就能找到?自动转换大写金额很 多用户在制作财务报表的时候，经常需要将数字表示为 大写的数字金额，如果只依靠单纯的输入的话 Excel录入技巧 ，将会非常的麻烦，其实可以用设置单元格格式的方法 来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元 格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式” Excel录入技巧 ，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，并且在“分 类”列表中选择“自定义”，在类型框中输入 “DBNum20百0拾0元0角 Excel录入技巧 整”，再选中此类型即可。Excel中快速输入前面带0的数

14、 字如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”，则确 定后单元格内显示“1”，前面 Excel录入技巧 的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前 面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右 键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框 Excel录入技巧 中单击“数字”标签，再在“分类”框中选“文本”即 可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是： 在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带0的 Excel录入技巧 数字，前面的0就不会被丢掉了。如：要输入“001”则在 单元格内键入“001”即可。快速输入分数在单元格中 输入“0 3/4”(注意：中间有一 Excel录入技

15、巧 个空格)，则显示为分数(3/4)，反之则会显示为日期(3月4 日)。另有妙用的号在输入11位及以上数字(如身份证号码) 时，在数字前面加上一个 Excel录入技巧 英文状态下的“”，即能正常显示，反之以科学计数法显 示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能 排序，不能用于函数计算。自动更正法输入特 Excel录入技巧 殊文字选择“工具”“自动更正”，打开“自动更正” 对话框，在“替换”下面填入“CT”，在“替换为”下面 填入“电脑应用文萃”(不含引号)，然后 Excel录入技巧 按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入CT及后续文 本(或按“Enter”键)后，系统会自动将其更正为“

16、电脑应 用文萃”。小提示在Excel中 Excel录入技巧 定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序(如 WORD)中同样可以使用。如果确实需要输入文本CT时， 可先输入CT0及后面的文本，然 Excel录入技巧 后删除一个0即可。查找替换法快速输入符号有时要在多 个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特 殊符号(如)，非常麻烦，这时可以用“替换 Excel录入技巧 ”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输 入一个代替的字母(如X。注意：不能与表格中需要的字母 相同)，等表格制作完成后，用“编辑”“ Excel录入技巧 替换”(或直接按Ctrl+H快捷键)，打开“替换

17、”对话框， 在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在 “替换值”下面的方框中输入“” Excel录入技巧 ，将“单元格匹配”前面的“”号去掉(否则会无法替 换)，然后按“替换”按钮一个一个去替换(如果表格中确 实需要字母x时，这样做就可达满足这要求 Excel录入技巧 。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或 上面的单元格中，最好选定A1单元格。)，或按“全部替 换”按钮，一次性完成全部替换(这样做表格 Excel录入技巧 中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中)。 小提示在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续 的单元格(或区域)，输入文本(如 Exce

18、l录入技巧 )，然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入 上述选定的单元格中。利用选择列表快速录入数据如果 需要输入的文本在同一列中前面已 Excel录入技巧 经输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格， 选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单 形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其 Excel录入技巧 快速输入到选定的单元格中。格式定义法有时需要给输 入的数值加上单位(如“元”等)，少量的可以直接输入， 而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。 Excel录入技巧 通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添 加单位的目的：如，选中需要添加单位的单元格，选择 “格式”“单元格”，打开“单元格格式”对话 Excel录入技巧 框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义” 选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按 下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数 Excel录入技巧 值(仅限于数值!)后，单元(平方米)会自动加在数值的后面。