一些实用文体格式

1、通知 通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要， 使被通知者能一目了然，便于遵照执行。 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通 知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的 写上通知的主要内容。 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。（有时，因通知事项简短 内容单一，书写时略去称呼，直起正文。） 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地 点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件 的目 的、意义以

2、及具体要求和作法。 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。署名在前，日期在后。 邀请函 邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成。 标题。一般只写文种“邀请函”即可，字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事 由”，如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语，如“沟通 无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。 称谓。是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名，后加冒号。要写明 对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、 “小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。 正文。是邀请函的主体。头可向

3、被邀请人简单问候，位置在称谓下一行，空两格。接 着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点， 邀请对象以及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、 券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免 邀请函写得过长。 敬语。末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。 落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章， 以示庄重。 其次是形式上的要求。邀请函的形式要美观大方，不可用书

4、信纸或单位的信函纸草草 了事，而应用红纸或特制的请柬填写。 注意的事项：1“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的 文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席xX活动的函”。 2被邀请者的姓名应写全， 不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上 “暨”或“和”， 不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以 “敬启者”统称。 3. 严格遵守写作格式，称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、 联系方式、落款等是必不可少的部分，不能丢漏信息。 4. 邀请事项务必周详，使邀请对象可以有准备而来，也会使活动举办的个人或单位减 少一些意想不到

5、的麻烦。 5邀请函须提前发送，使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。 书信 一般的书信由六个部分构成。这六个部分是：称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期。 (1) 称呼 写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下 面有话要说。 (2) 问候语 问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。 (3) 正文 正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空 两格落笔。 (4) 祝颂语 祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，另起一行，空两格写：如“祝” “祝你” “敬祝” 等。另外，在写 “身体健康”和“学习进步”等一类表示具体祝愿的

6、话语时，一般要另起 一行顶格写。 祝福语和署名之间空一行！ (5) 署名 写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还可以加 上合适的称谓，如“你的同学”、“需要帮助的 * ”等。 (6) 日期 写信的日期另起一行，靠右。 招领启事 招领启事是指拾到东西后寻找失主前来认领的一种应用文书。 招领启事主要包括标题、正文、落款三部分内容： 1 标题。在第一行中央写上“招领启事招领皮包”等字样，字体稍大于正文。 单据样本 条据是日常生活中经常使用的简便应用文。一般分为单据和便条两种。单据包括借条、 收条、领条、欠条、汇款单、取存款单等；便条包括请假条、留言条、托事条等。 单据的

7、基本格式和写法包括名称，正文、署名和时间几部分。 名称：单据的名称，如借条、收条等写在第一行的中间，也可不写名称，在第一行空两 格 写。“借到”或“收到”等字样，另起一行写正文。 正文：正文是单据的主要部分，要写明事由或事实。如借条要写明谁借什么，数量多 少，何时归还等。单据涉及物品的，要写清物品名称、数量、质量或规格；涉及款项的， 一般要 写明收、领、借的原因。单据上的物品和款项的数字一般要用大写汉字：壹、贰、 叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。如果是现金，在数字后还要写上“整”， 表示到此为止，以防添加篡改。 署名：署名应是亲笔签字的真实姓名。重要单据姓名前要写清单位或地址，签名

8、后还 要盖章，以示负责。 时间：立据的时间要写清，包括年、月、日。 单据写成后，不得涂改；如有涂改必须在涂改处盖章，以示负责。 写单据不能用铅笔、红墨水或其他易褪色的墨水，应用毛笔或钢笔，字迹要端正、清楚。 如果是收据，对方未把钱款或物品交清前不能把条据交给对方。 单据中还有一类是国家有关行政部门制发的票据，有固定的格式、内容和用途。任何个人 或 单位使用这些票据时都要依照有关法规填写，如各种发票凭单、车（船、机）票等等。 广告的写法 广告是向公众介绍商品、服务内容或文艺、体育节目的一种宣传方式。 广告在现代社会经济生活中有着重要作用，它具有交流信息，促进商品销售，促进生产， 活 跃经济，指导

9、消费等媒介作用。 广告的形式多种多样，有以文字为主的，有以图画为主的，有图文并茂的。就广告的内容 看，有商业广告，文艺广告，书刊出版发行广告等。就广告文字的写法看，有陈述体、问 答体、证书体、幽默体等式样。 文字性广告的结构一般有标题、正文、结尾三部分。 标题是广告的眼睛，要明确醒目，新颖生动，具有吸引力。目前我国商品广告常用商品名 称或厂商名称为标题，如果厂商名称不能体现它的商品性质，就不宜用作标题。 正文是广告的主体部分，要提供商品信息的细节，要用有说服力的事实来证明产品或商品 的 质量和功用。对商品的介绍既要真实可信，又要讲究艺术性，可适当运用比喻、拟人、 排比、对偶等修辞手法，巧妙而又

10、恰如其分地说明商品的特点。文字要简练明快，生动易 记。 结尾又叫落款。结尾要交代广告刊户的名称、地址、电话号码、电报挂号或联系人，便于 顾客购货或联系。 需要指出的是广告的创意和制作既要讲求新颖、别致，让人过目不忘，又要考虑公众欣赏 习 惯，遵守国家有关法令。要反对误导公众、贻害社会的虚假广告、不洁广告，在充分发 挥广 告的经济效益的同时，注意其不容忽略的社会文化效应。 海报的写法 海报是向公众介绍和发布有关电影、电视、戏剧、体育比赛、报告会、展览会等消息的招 贴，是广告的一种。海报一般张贴在公共场所，重要的海报也可以在报刊上登载，在电台 上广播或在电视上播映。 海报通常写在大张纸上，先在纸的

11、上方用大字体写“海报”或“好消息”之类的标题，正 文一般写活动的具体内容，举办的时间、场所、方法以及注意事项，最后写举办单位名称 和日期。 海报具有醒目、快速和制作简易的特点，内容要真实准确，语言要生动而富于鼓动性，以 便 吸引群众。为便于阅读，篇幅要尽量短小。 某些海报，可根据内容配适当的图案或图画， 以增强感染力。 广告、启事、海报都具有鲜明的目的性，都注重宣传效果，文字都力求准确、简明。一般 来 说，广告多用于商业场合，启事用于庄重场合，海报用于热烈场合。广告、海报可采用 文图相配合的形式增强宣传效果，启事一般不需装饰。 贺信范文和贺电格式 贺电的结构由收报人住址姓名、收报地点、电报内容

12、、附项四部分构成。拍发礼仪电报， 要用电信局印制的礼仪电报纸按栏、按格写。 （1）收报人住址姓名。 先写住址一马路、街道、门牌号码；再写单位名称或个人姓名。 （2）收报地点。 填写省、市、县名，大城市可略写省名。 （3）电报内容。 先写祝贺的话，再写发报人地址姓名或发报单位地址名称。发报日期时间在电报中反映， 电文中可省略。 （4）附项。 包括发报人签名或盖章、住址、电话贺电的内容一般有标题、称呼、正文、结尾、落款 等五部分组成。（一）标题 贺电的标题，可直接由文种名构成，即在第一行正中写“贺电” 二字。有的贺电标题也可由文种名和发电双方名称共同构成，如“国务院致中国体操队的 贺电”。有的还用

13、副标题，即以发电单位、受电单位和文种作为主标题，而用副标题说明 内容。（二）称呼称呼要写上收电单位或个人的名称、姓名，是个人的还应在姓名后加上“同 志”、“先生”或职务名称等称呼。要顶格写，称呼后加冒号。（三）正文贺电的正文要根 据内容而定，若发给单位或某一地区庆祝活动的，宜在表示祝贺的同时，对其 作出的各 种成绩、取得的巨大成就给以充分肯定，并给以鼓舞，提出希望。一般私人之间的交往， 则一般把内容放在祝贺上就可以了。（四）结尾贺电结尾要表达热烈的祝贺和祝福之意，有 的也提出希望。（五）落款 即在正文右下方署上发电单位或个人的姓名，并写上发电日期。 倡议书格式 倡议就是倡导、建议。倡议书是为倡

14、议、发起某项活动而写的号召性的公开建议性的专用 书信。如提议开展抢救国宝大熊猫的倡议书；给希望工程捐款的倡议书等。这些号召性的 书信或公诸报端，或张贴校园，都是倡议书的范例。 倡议书遵循书信的一般格式，又有自己的特点。一般而言，分为向谁倡议，倡议什么，谁 倡 议的，以及倡议日期等几个部分，同一般专用书信差不多。特点在于第一行不写称呼， 而是 写倡议题目，如“关于抢救国宝大熊猫的倡议”、“关于成立学雷锋小组的倡议”等。 接着 在另起一行的顶格处写号召的对象。但称呼不像书信那么实指，而是泛指。有时也可 以不写称呼，而直接写正文。 申请书的写法 申请书是个人或单位对上级有所请求时所写的一种专用书信。

15、是用途很广的实用性文体。 如入少先队要写入队申请，入团要写入团申请，这是个人对组织的；自己单位的房屋坏了， 需要上级单位拨款、修缮，这是下级组织向上级部门写的申请；经商的要向工商局办申请； 出口货物要向主管部门申请批准；我国要求恢复我国关贸总协定成员国的身份和地位，就 得 向有关国际组织提出申请。所以，无论是个人还是组织，甚至是国家，都有写申请书的 问题。 申请书的基本格式大体等同于书信，主要是四部分内容：向谁申请，申请什么，由谁申 请，申请时间。有的在最前面写出“申请书”三字或“关于XXXX的申请”字样，有的 不写这 类文字，完全像一般书信的写法。行文的格式虽然与书信一致，但却又有自己的特

16、殊之处，即应重点写清申请的理由和对有关部门或组织的请求。如果这两点内容写不清楚, 就无法使有关方面了解你的情况，无法帮助你解决具体问题。 工作决心书和学习决心书格式 决心书是为了表示完成某项工作任务的决心和意志而写的一种专用文书。当个人或集体参 加上级组织的重要活动或接受某项重要任务时，为了表示坚决完成任务的信心、决心，往 往向上级和同志写一种表态性的书信，这就是决心书。写决心书一般是为了鞭策自己，鼓 舞别人，创造一种同心同德完成任务的气氛，以便更好地完成任务，实现目标。 决心书一般不必经过邮递员传送，它是用信封装好直接呈送领导，或是在动员大会上当众 宣读，或是用毛笔抄在大型的纸张上张贴出来。

17、 决心书的正文部分主要是两大内容：一是说明理由，即该任务的目的、意义。这部分要求 简明、扼要，不必分析和论证。二是参加活动或完成任务的态度、措施等等。这部分要写 得较为具体，并且最好一条条地摆出来，让人听得明白，看得清楚。决心书的格式，也要 像一般书信一样，有称呼、正文、结束语、署名、时间等因素。如果是当众宣读张贴的决 心书，可以不写“此致敬礼”之类的结束语，其它成分则必不可少。 建议书的写法 书有 建议书是针对某项具体工作或规划向领导或个人提出建议的一种专用书信。它与倡议 相同之处，也有不同之处。 倡议书也有“建议”的内容，这一点与建议书类似。但是倡议书一般是公开宣读、张贴或 发表，内容面向

18、公众，属书面号召的性质。所倡议的内容一般为公众所认同。而建议书公 开宣读、张贴或发表者较少，因为它的内容只是个人见解的陈述， 仅供对方参考。所以，建 议书一般取商讨的语气，不像倡议书那么富于鼓动性。 建议书的内容：摆情况：摆情况的目的是为了引起对方注意；讲理由：申述建议的理 由，目的是为了引起对方的思考；提建议：一般用条款形式提出建议，目的是希望对方 如何 行动。前两部分内容为铺垫， 第三部分才是主体。 各部分的内容可多可少， 可长可短。 为清 晰醒目，一般取条款式陈述。当然如果建议不多，也可以不列条款。结尾：一般写 些谦虚 的话，如“以上建议千虑之一得，仅供领导参考”等。开头和署名等与其他专用 书信的格式相同。 公开信的写法 公开信是为将某些事项让广大群众广为周知而公开发表的一种专用书信。主要用于公 布有 关事项、讨论问题、征求意见或表明立场。 信的内容应具有普遍的思想教育意义， 是宣 传、 教育、发动群众完成某项任务或了解某件事情真相的一种好形式。 公开信的格式和内容 ：标题：写明某领导机关或团体致某对象的公开信；称呼：写公 开信对象的称呼，后加 冒号；正文：另起一行，空两格写具体的内容，要求针对性强， 观点明确，给写信对象以鼓励鞭策或向写信对象阐明立场；结尾：写表示发信