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文档简介
1、XX冷藏物流有限公司公司报销 签字制度(1) 广州 XX 冷藏物流有限公司 财务部公告系统 公司报销签字制度 一、报销签字制度: 各部门人员报销,先由各部门经理签字后交公司财务,财务审核后交由 副总经理签字后予以报销。具体运作为:市场部签字人 、技术部签字 人 、行政部签字人 。公司高层管理人员在超过报销权限范围的 由林总签字报销,范围之内的由副总签字报销。所有报销单据必须注明:报 销事由、事项参与人、经手人、证明人等。 二、报销范围及权限: 业务人员报销限于与业务相关的招待费和交通费等事项,业务人员宴请 客户须提前告知其部门经理,具体报销参照公司财务管理手册确定;技 术部人员报销主要为工程项
2、目的花费,技术人员如需购买工程材料,应提前 告知副总经理(包括具体数量、金额等)并由其审批决定;行政部人员报销 直接由财务部审核决定。 三、低值易耗品及固定资产采购: 公司实行统一采购制,公司日用价值 500 元以下的低值易耗品由行政部 统一安排,公司购置高额固定资产由公司股东协商确定。 广州 XX 冷藏物流有限公司 2002年 4月 23日 G240021230001 广州 XX 冷藏物流有限公司 财务部公告系统 财务制度 一、发票要求 1、应向收款方收取真实、合规、合法的发票凭证; 2、所取得发票,必须符合发票管理规定:各项填写 齐全如单位名称、业务项目名称、日期、收款人 等,内容真实完整
3、,字迹清晰并加盖财务印章或 发票印章; 3、手写非定额发票内容漏写的需到原开票单位补填 内容,注意发票用双面复写纸填写,如票面字迹、 颜色不一样需加盖开票单位公章,金额错误的则 需更换发票; 4、定额发票内容一般应由开票单位填写,如有漏写 项目的,也可由职员本人如实填写; 5、报销不符合规定的发票造成的损失将追究直接责 任人责任,情节严重者则上报公司高层处理; 二、违规行为 1、发生费用时间不同,发票有连号、倒号现象; 2、同职员或不同职员跨月报销,发票号码相近; 3、多开发票、虚报费用; 4、以收据、白条、假发票等不合规的票据报销; 5、以过期发票报销; 6、职员本人私自补写非额发票漏写内容
4、; G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 7、除以上情况外的其他违规行为; 三、出外公干记录单 因业务需要外出公干发生费用填写,后附主管签 字确认之工卡复印件, 同一次出差费用应在一张报销 单中完整报销, 出差时间长填列多张公干表的需编写 页码。 1、日期:按日依次填列。 2、公干行程:按每日行程完整地填列,需与工卡相 符。 3、住宿费:按取得的发票和电脑清单填列,发票中 应填明入住人姓名、入住时间、离店时间、天数、单 价等有关要素。 若发票中含不传真费、 餐费(如含交 际费需填写交际费申请表) 、洗衣费等应根据其清单 在公干表中分项明事由填报。 另外,住宿
5、费应按标准 报销,其标准是:职员 4、电话费:只限报销出差外地之传真费用,按发生 日期填列,注明收发传真地及内容。 5、汽车过路费:使用办事处汽车或借用他人汽车出 差公干发生费用填列。 6、中途修车费:同上。 7、其他:出差外地发生洗衣费、购物费(后附购物 申请表)、职工神福食(后附职工福食开支申请表) 、 汽车加油费、 停车费、 客户零星费用等填列此栏, 按 G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 项目注明内容及金额。 8、备注:与公司职员一起出差不论是否由其报销 费用都需在此拦注明,与客户出差发生住宿费按实 际发生金额也在此栏填列 (后附交际费用申请 表)
6、。 9、交通费:按交通费申请表上合计数填列。 10、交际费:按交际费申请表加总数填列(客户住宿 费除外)。 11、出差津贴:按出差天数计算填列,其标准是:注 意出差当天来回的没有出差津贴。 12、总支出:填列前面多项费用之加总数。 四、交际费申请表 因业务需要而发生的餐费、 礼品费、娱乐费等填写, 送礼发票需在发票中列明具体物品, 购礼之后至送出 之时不得超过二天(特殊情况说明) ,代客户报销要 据应有充分理由并事先申请,待批准后方可报销(如 接待来访客户发生住宿费、交通费等) 。 1、交际日期:发票日期(在日期旁边注明交际形式, 即早、中晚餐及送礼等) 。 2、宴请人员:本次交际中客户姓名,
7、需逐个列出人 名,不能以等概之。 3、其它人员:本次交际中所有公司职员(含申请人) 姓名; G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 4、经济效益及成果:不用填列。 五、交通费申请表 因出差公干或平时业务发生交通费填写 (发生有关 货物运输费不用填本表, 只需详细填写在零用金单上 即可),注意平时车票和出差车票分开报销。另外, 销售代表每月都有市内定额交通费, 因此平时交通费 不予报销(特殊情况经批准除外) 。 1、事由:市内交通费或出差交通费。 2、交通工具:包括飞机、的士、大巴、中巴、轮船、 火车等注意避免乘坐的士,特殊情况需在摘要栏注 明。 3、摘要:发生
8、费用事由包括与他人一起乘坐交通工 具等,不能遗漏。 六、购物申请表及购物清单 因购买日常用品、办公用品、备用药品、样品等填 写。注意饮用水,修理用零配件等不用填写此表,报 销需符合规定的审批限额及开规定, 购物发票上需注 明详细名称、数量、单价或要求提供购物清单。 1、名称:按物品名称分项依次填列。 2、型号 / 规格: 每一项物件本身有品牌、 型号、 规 格的都需在此栏注明,如没有的则按其花色、质地 等说明。 3、数量、单价、金额:都需填列,缺一不可。 G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 4、申请、买购:报销时,数量较多的可只填实购 栏,与申请数相差大时
9、,则两项都要填。 5、备注:注明购物用途、使用人等。 6、验收人:审核人签字验收。如由审核人本人经 的购物,审核人员字验收后,还需由另一相关人员 签字证明(联络处购物应由联络处职员验收) 。 七、汽车费用申请表 因汽车所发生的用油、修理、过路过桥费、停车 费、违章罚款等有关车的一切开支。违章罚款不论 金额大小,均需经董总经理报销,出差费用不需填 写此表。 1、摘要:注明出车鬲及停车地点表。 2、保养费:包括加气费、洗车费、打腊费等。 3、其它:包括养路费、年审费、购汽车用物 料(如直接用于汽车修则填修理费栏) 、违章罚款等。 八、白单报销申请表 因业务需要无法取得证明经济业务发生的支出 (即
10、白单报帐),按审批限额处理,审核人员在备查薄中 予以记录,以避免重复报销。因个人人为错误造成以 白条单入帐(如遗失发票等)的,按总金额 95%经审 核批准后给予报销。 1、原因:详细说明不能收取或遗失合法票据的原因。 2、内容:项目较多的需分项依次填写。 G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 3、备注:其他应说明的事由。 九、原始凭证粘贴单 发票票据较多的为美观及安全起见可粘贴在此单 上,如数量较少的可直接粘贴在以上报销单后,注意 需紧跟附在以上报销单后, 并依据报销单内容按日期 由上而下粘贴。 十、注意事项 1、特殊情况需由他人代为报销者,其报销单据可以
11、由他人代替填写,但“申请人”栏必须由其本人签 写认可。 2、审核原始凭证时,要多加留意发票日期是否漏写 或不符。 3、填写报销单时,空行应划线,票据粘贴应正面向 上。 十一、业务推广费 1. 发生此费用应事先拟订计划书,计划书内容包括 推广目的,活动安排,费用申请,交市场部主管审 核,有效审批人审批。 2. 金额较大超 4000 元的应事先联系举办场所电汇预 付款,避免携带大额现金出外,如确需携带现金 的也应至少提前一星期申请经会计部门批准后 方可支取。 3. 报销时需附带经审批后的需附带审批后的宣传费 G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 用表及详细的计划
12、书,超支较多的应将超支部分重 新申请费用。 4. 费用中含餐费的填交际费单,参加人员姓名,公 司职员姓名,统计人数等;购物填购物单,同一张 发票中含有多项费用支出的须填写内容及金 额。 5. 以清单表格形式详细列出本次推广会各项费用支 出附在报销单后包括项目、摘要、金额、备注、合 计数等。 十二、广告费 1. 广告费、广告协议需经会计部门核准,有效审批 人审批后方可行及付款。 2. 报销时附经审批后的宣传费用表、广告合同(制 作费合同、交费合同) 、详细支付清单。 3. 报销单上应注明所报销金额占申请数的百分比, 如预付款、余额全款等;制作内容即列明属制作费 或传真费等。 4. 1000 元以
13、上开支票或要求电汇的需甜支票付款申 请单,提供广告制作公司单位名称、开户行、账号 等资料。 5. 经办人应负责追收发票,避免时间拖延。 十三、租赁费 新签之租赁合同,支付租金时应取得税局认可之租 G240021230001 财务部公告系统 广州 XX 冷藏物流有限公司 赁收入发票。 十四、顾问费 1. 应按协议即时支付,并由顾问亲笔验收或顾问收 条。 2. 未经批准不得擅自给顾问报销其他额外费用。 十五、国内运输费 需取得合乎规范的运输装卸发票, 不得以收据入帐。 十六、报销时间说明 广办市区职员 发生费用应于一星期内报销 十七、费用预算申请 办事处个部门申请下月预算费用应在每月 22 日前 将详细费用清单交给会计处进行申请。 1、申请费用 1. 确定下月支付的费用才申请,无法确定日期的不 予申请。避免占用公司大量资金,造成资源浪费。 2. 广告费、业务推广费需
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