BEC中级写作应试技巧

1、第二部分：写作应试技巧 BEC Vantage写作考试共分为两部分，第一部分要求考生写一篇 40-50字左右的备忘录、 便条或简短电子邮件；第二部分要求考生写一圭寸120-140字左右的书信（电子邮件）或一份 字数相同的报告。以下是考试准备阶段应注意的问题和应试技巧。 1. 了解写作原则：商务写作要求措辞得体、言简意赅、思路清晰、内容准确和完整。如果 遵守以上几个原则，通常可以拿到高分。 2. 熟悉各类型写作：考生要熟悉备忘录、商务信函、报告的结构特点、写作技巧及常用句 型、套话等。比如了解各种书信及简历的结构特点和写法；熟悉图表作文的具体要求：如何 归纳信息，如何用词简洁等。 3. 掌握常用

2、词句：平时可以背诵一些常用于此类文章中的起、承、转、合结构的词（组）， 句型以及各种书信（如求职信、申请信、邀请信、道歉信等）中常用于开头或结尾的套话等。 勤学多练，熟能生巧。平时在阅读商务书信、报告以及做模拟题时，要注意积累常用词汇、 表达法及句型，分析文章的构思、组织方法，以便在写作考试时能做到有条不紊，顺理成章。 4. 背诵写作范文：在阅读范文前可根据所给的作文题目及要求按自己的思路试写一下， 然后与范文对照找出差距，并有意识地背诵一些代表性文章，储存多种信息，以防写作时无 话可说。 5. 熟悉应试技巧：如何识别题目中的关键词；如何充分利用所给材料；如何描述图表内容， 提出相关问题并加以

3、分析、说明；如何开头；如何结尾等。 6. 临场注意事项：考生在答题时应放松情绪，一定要认真审题，并努力按照5C（见P23）的 标准进行构思和写作。选词要熟悉、简洁、具体及多样化；文章主题明确，段落清晰，表达 的内容能让人一目了然；而且字迹要工整，卷面要保持整洁，给阅卷人一个好印象。写完后 仔细检查作文中用词、句法方面有无不妥之处。 因此，想要在写作考试部分取得好成绩，不但需要了解相应的考试要求、评分原则，掌 握各种商务写作的要领，更需要考生平时打好基本功，多读多写，加强实践。总而言之，熟能 生巧（Practice makes perfect.）, 积少成多（ Many a little mak

4、es a miracle.） 写作第一部分应试技巧一便条、备忘录或简短电子邮件 （一）题型介绍 写作第一部分要求考生写一篇40 50词的短文，文体有便条、备忘录、简短电子邮件（一 般为公司内部通讯）等。写作时 ，考生首先要明白题自赋予写作者的身份，然后确定写作中 必须包含题目指定的要求；再考虑语言是否流畅，是否有语法错误、拼写错误等。 （二）解题技巧 商务英语的一大特点是简易化（ plain English）即:措辞简单、短句居多。因此 ，考生在写作 过程中应使用简易英语，无需刻意使用难词，这样不仅符合现代商务英语的文体特征 ,同时 也能大大减少语法错误。考生在答题时尤其应注意以下几点： 1

5、.仔细审题，充分利用所给的材料。 2. 备忘录或便条的内容必须包含题目中的每项要点。 3. 文章必须符合备忘录或便条的一般格式，使用的体裁必须恰当。 4. 措辞简洁，语意连贯。 精品文库 5. 切忌过多发挥，偏离主题。 6. 尽量将字数控制在要求的范围内。 以下分别介绍一下便条、备忘录、简短电子邮件（参见写作第二部分）的有关写作技巧 1.便条 NOTE: 商务便条属于公司内部上司与下属或员工与员工之间的一种非正式书面沟通方式，一 般是一对一的书面沟通。 便条内容包括三方面：称呼（可以是正式的 Dear十Family Name,也 可以是直呼其名，取决于沟通双方的关系）；正文（便条的内容）；署名

6、。具体格式参见下面 范例： Robert, ve decided to go abroad with The trip to Japa n has bee n con firmed for the 15th of next mon th. I the sem inars as we discussed. .The topics she covers .Short descri pti on of each topic .Whether you thi nk we should use her services or look for some one else We haven t muchi

7、me, so please do this ASAP and also check the availability of the executives who will be in volved in this trai ning. P eter BEC Vantage考试中的便条一般较简短，字数在40 一 50词之间，考生可以按照以上格式进行 写作。考生在写作过程中，应不断提醒自己，尽量做到措辞得体、言简意赅、思路清晰 免拖沓冗长，但所写的内容又必须准确、完整，不可误传信息或遗漏重要信息。 2.备忘录MEMO: 备忘录也属于公司内部上司与下属或员工与员工之间的一种非正式书面沟通方式 ,它有

8、固定 。如下例： 以是一对一的书面沟通，也可以是一对多的公司内部通函。备忘录比便条要正式 的写作格式，一般包括以下几部分：写信人、收信人、写作日期、写作主题、正文 MEMORANDUM To: Jon Wright, Man agi ng Director From:Ja ne Rice, Chief Acco untant Date: 18 July, 2004 Subject:Co mplaint from Thrifty Electr onics I have checked my records with regard to the acco unt with Thrifty Elec

9、tr on ics and have found out that they are still wait ing for order No. 43566 as they men ti on ed. As you know, we have bee n exp erie ncing a nu mber of p roblems with the new transport company. The principal p roblem is their un reliability. May I suggest that we acce pt respon sibility and assur

10、e Mr. Lee of better delivery dates in future? If you wish, I can arrange for the overdue order to be delivered person ally by messe nger with in two days. 和便条一样，备忘录写作的字数也在40 50词之间，考生可以按照以上格式进行写作。 但与便条写作又有所不同。便条只需写三部分：称呼、正文、署名；备忘录需要写五部分：写 信人、收信人、写作日期、写作主题、正文。 （四）考试范文 1. 便条 Friday, 7th October Dave, H

11、ere is just a quick note to let you know that I m going to London n ext mon th. Could you p lease book a flight to London 12/11 and the return 15 /11? Please make a reservation at the Stage Hotel for me. Thank you, Maria 2.备忘录 To: All staff From: The Training Man ager Date: 1 March, 2004 Subject: A

12、Foreig n Lan guage Trai ning Course I was asked to orga nize a foreig n-la nguage training course because of the large export order we received recen tly. It will start on March 15th. Those who will deal with orders should atte nd the course. 二、写作第二部分应试技巧一信函或电子邮件 在探讨BEC Vantage商务信函或电子邮件的写作之前，先来了解一下一

13、般商务电于邮件的写 作技巧及有关注意事项： 1.商务英语电子邮件一般写作原则 在撰写商务电子邮件时候应确保邮件信息明了（ （一）商务电子邮件写作简介 Clear）、内容完整（Complete、准确无误 （Correct ）、简明扼要（Concise）、礼貌周到（Courteous）,简称5C原则。具体内容如下： A. 信息明确：邮件要写得清清楚楚，毫无晦涩难懂之处，以使收信人看了信后不会误解写信 人的意图。尽量做到邮件开头开门见山，直人正题。 B. 内容完整：邮件的内容应力求完整全面，提供所有读者所需的信息。若是邮件的回函，需 回答来信中所提出的所有问题。 .C.准确无误：正确性不仅仅是指英语

14、语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述 得正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如： majority, ASAP等，以免引起不必要的纠纷。 D. 简明扼要：许多商人认为简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书 信不仅书写费时，对方阅读更浪费时间，有时干脆看不懂。因此撰写商业信件时要避免锣嗦， 用尽可能简单的文字，完整、清楚地表达意思。 E. 礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意以及考虑周全，不要盛气凌人； 避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如:your neglectful attitude,impatienee, we d

15、eny your claim 等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please “your kindinquiry, I would appreciate it if you would等短语。 2. 商务英语电子邮件格式范例 常见的商务英语电子格式如下 3. 商务英语电子邮件各个构成部分的写作介绍 密送 A.邮件的写信人电子邮件地址 、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、 收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多 ,无需填写繁杂的邮政地址，只需 填入相应的电子邮件地址即可 ，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就不需填写抄送 收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地

16、址时，写信人将邮件发给收信人的同时 还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。 B. 主题摘要（Subject）:邮件的标题应当意思明确、信息具体。邮件标题是邮件内容的 浓缩，也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理 信箱中信件的效率。因此，为了确保收信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要弓人注目，而 且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如： “A This is very importartt Read Immediately ! B: Meeting C: Questions about Meeting D:

17、Monthly Sales Meetings等四个标题中 A项既不是名词短语，也没有体现邮件的主 旨,B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确，一目了然。 C. 称呼（Salutation）:每封邮件开头称呼语应礼貌得体，符合商务写作习惯。 a）下属写给上司或双方关系较为正式时一般用“ DearMr. /Mrs. /Miss/Ms. + Surname （姓），作为称呼，如：Dear Mr. JacksoDear Mrs. Anniston, Dear Miss Jones, ” 其中 Mrs.用 于已婚妇女，Miss用于未婚女子，Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称，相当于中文里的 士”。 欢

18、迎下载17 b）若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔，可用Dear + Title , ”作为称呼，如: Credit Manager, Dear Sales Manager, Dear Human Resources Manager,这些称呼比 Sir。:Madam, ”要更清楚、更可取。 C）若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可 “ Dear “ Dear Dear + First name + Surname,作为称呼,女0 : Dear Imran JawecDear Moira Gedding, ” d） 若邮件是一份通函,同时发给几个人收时,可用D

19、ear all,作为邮件称呼。 e）若双方关系较亲近，可用“ Dear First name, ”或“ Hi First Name, ”作为称呼，后者在 美国英语中尤为盛行，如：Dear Jack, Hi Mike,等。 F）称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电 子邮件中，还可能会用冒号，Dear Mr. Jones: D.开头（Beginning）:万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作 规律及实用句型，这部分写作也就不难了。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无 论何种商务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：

20、a) I am writing because b) I am writing in connection with 。) I am writing about d) On Saturday, 3rd March, I bought a BMX Mountain bike from your shop. Since then Ihave had to retur n it eight times for rep airs. e) I would like to buy 2 tickets for the Mozart con cert on Sep tember 9th? f) The no

21、ise made by the workme n in your ap artme nt is caus ing me con siderable is comfort. 若是回函或写信前与收信人已经联系过(如:通过电话等)，开头应确认已收到对方的邮 件或提及这一联系，常见开头句型如下： a) Thank you for your email of May 12th in which you asked for information about holidays in Thailand . b) Further to our tele phone call this mornin g, I

22、am attach ing an app licati on form for you to comp lete. c) Further to our meeti ng last Tuesday, I am sending you the ame ndme nts to the con tract as we agreed . E.正文（Body）:信的正文是信函主体，是最重要的部分。这一部分的好坏决定了整篇 信函的水平和质量。写作时应牢记5C 原则。此外，正文写好之后应进行编排，确保其结构 清晰，便于读者阅读。为了达到这一目的，以下几点值得参考： a）使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段

23、落来阐述； b）段落与段落之间空一行； C）提供段落的刁标题； d）使用列举符号罗列具体信息； E）使用星号或下划线强调重点内容。 以下为一份邮件的两种形式，毋庸置疑，右边比左边的内容更清楚，一目了然。 Dear Mr. White, Further to our tele phone,con versati on yesterday, we would like , to confirm your additi onal requests and are pl eased to p rovide the follow ing services for you. We will p rovid

24、e two rooms from March 15th to the 17th, and en tables for each room, and a TV and DVD in one room. We will serve lunch on the 16th. We guara ntee that you will enjoy our excelle nt service: If you have any other questio ns, pl ease feel free to con tact us. We are look ing forward to meeti ng you s

25、oon. Si ncerely Bush Jacks on Officer Arrowhead Conference Center Dear Mr. White, Further to our tele phone con versati on yesterday, we would like to confirm your additi onal requests and are pl eased to p rovide the follow ing services for you. .P rovide two rooms from March 15th to the 17th . .Pr

26、ovide ten tables for each room. .Provide AV and DVD in one room. .Serve lunch on the 16th. We guara ntee that you will enjoy our excelle nt service. If you have any other questi ons, pl ease feel free to con tact us. We are look ing forward to meeti ng you soon. Si ncerely, Bush Jacks on Officer Arr

27、owhead Conference Center F, 结尾（En di ng）:邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某 种行动或反应。这部分避免画蛇添足 ，造成累赘感。同时也应注意措词礼貌得体，语调积极 乐观，给收信人留下良好的印象。常见句型如下： a) c) I look forward to hearing from you soon . I am look ing forward to meet ing you soon I would app reciate it if you could con firm the order by the end of t

28、his month We would be grateful if you could make the p ayme nt by the end of the month Thank you for your coop erati on. We wish to take you as our regular customer. e) f) If you require further cop ies of the con tract, pl ease con tact me and I will arrange for them to be sent to you . G. 礼貌结束语(Co

29、mp lime ntary Close): 一般信函礼貌结束语有几种，在英国Yours faithfully, ” 是正规用法，在美国常用“ Sincerely you,s”，两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、 旧。一般来说，正式邮件用“ Sincerejy”，双方熟悉、亲近用 “ Regards。注意结尾客套语的 第一个词的头一个字母要大写，后面要加逗号。 H. 写信人全名(Writers Full Name ):在礼貌结束语空一行处写信人应写上名和姓。若收信人 是关系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加姓”。中国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名 第一字母都要大写。若是双名，其汉语拼音应作

30、为一个整体，不能分开而且第一字母需大写。 此外应注意的是无需将姓和名颠倒，如：He Dongling属于正确的写法，而“ Dongling He “ He Dong Ling呗 y不妥。 I.写信人职务及所属部门(Writers Title and Department ):.增加这部分信息主要是为了便于 收信人了解写信人的身份，以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。 J.写信人所属公司和其他信息：这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、 传真号码、网址等。 4. 商务英语电子邮件写作的其他注意事项 和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有自己习惯格式以外 ，其最大的特点是它

31、通过 因特网这一媒介传送，其传送的速度比一般信函要快 ，正因为这一特点，才受到越来越多人 的青睐。然而，人们在享受这一快捷服务的同时 ，也应根据网络的特征注意以下几点 ： A. 了解收信人和抄送收信人的区别。一般 ，写信人不期望抄送收信人的回复或采取某种 行动。 B.选择一个职业化的邮箱地址。诸如 “ Sexy G,rCool Cat, Lady killer等过于随意，不利于 正式商务沟通。 C不要发送对方不需要的邮件(即垃圾邮件)，以免浪费对方的宝贵时间。 D.邮件若携带附件，应在邮件中加以说明。 传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量; 若附件容量较大，还应对其进行压缩，以便收信人减少下

32、载时间。 E. 写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。 写一般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至在寄信的路上还可以反悔，将信撕毁。然而， 电子邮件的传送速度惊人，一旦点击“ Send一切不该说的话已覆水难收。 F. 避免过度使用缩略语。诸如“P, Immed, IOW, RGDS, FYR, FTTjhks等属于网络聊天缩 略语或手机短信使用语言，不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为：“ Please ,其全拼写反而不妥。 若要加日期，可以放在邮件的底部，但写法要规范。 ,在英国指的是 2005年12月10日；而在美国是指 2005 Immediate

33、ly, In other words, Regards, For your reference, face to face, Thanks ” 当然,类似于 “ MrMrs.等缩略语早已成为正式的表达 G. 般邮件中都自动生成写信日期。 如“ 10/12005这一写法容易产生歧义 年10月12日。规范写法为： 10th December 2005 （英八 10 December 2005 （英） October 12th, 2005 （美八 October 12, 2005 （美） H.在点击“ Sen发送）”之前，应当仔细阅读邮件确保信息、语法及拼写正确。一封含有 语法错误的邮件会有损公司的

34、形象，也会令人费解；一封邮件若出现信息错误，轻则导致沟 通失败，重则带来经济损失。 电子邮件的普及往往让人忽视了其应有的规范和格式，以上写作原则、格式以及注意事 项的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、规范的英语电子邮 件不仅反映写信人的英语水平 ，更重要的是可以看出写信人的为人处世的态度和风格。 （二） BEC Van tage商务信函或电子邮件写作题型介绍 BEC VANTAGE!作第二部分要求考生写一篇篇幅为120-140字的商务信函或电子邮件。 要求考生根据所提供的短文，如书信、便函、传真、便条 等，起草一封书信或电子邮件。一 般只要求考生书写信件的正文部分。考

35、生要熟悉有关投诉、道歉、解释、询问等商务信写法， 写信时要注意信和邮件的格式，一般一个主题成一段。文章的字数最好按要求在120-140个 词之间，稍微多几个或少几个影响不大。考生写作时，务必充分理解题目要求，明白写作者 的身份，看懂所提供的信息。 （三）BEC Van tage商务信函或电子邮件写作技巧考生在答题时应注意以下几点： 1.仔细阅读考题提供的原始商务书信或其他形式的信息。 2在吃透原文的基础上充分利用原文的信息。 3.如考题中要求考生提供方案解决某一问题 定要仔细斟酌，切忌轻易提笔。 4.文章必须符合商务信函或邮件的一般格式。 5. 文章主题明确、结构清晰、用词恰当。 6. 不要遗

36、漏任何要点，也不要添油加醋、画蛇添足。 （四）BEC Van tage商务信函或电子邮件写作步骤考生可按以下步骤进行这部分写作 ,看清写作要求，然后充分利用试卷 ,写作部分应该没有 ，养成不打草稿的习惯。 1.看题构思：下笔之前，应先将所给的材料理解透彻 空白处进行构思（outline）,以便在答题纸上一气呵成。一般来说 时间打草稿，也不提倡打草稿。考生平时应勤练习 ,利用其中原句，转为己用，但不可全 ,稍稍超过或少几个词不会导致扣分。 2. 借鉴利用：在写作过程中可充分借鉴所给的材料 盘抄袭或出现误抄。考生不必过分追求字数精确 3. 校对修改：写完以后，考生还要通读全文，检查是否有语法错误、

37、拼写错误、标点符号 错误等。由于这部分是用铅笔答题 ，故修改较为方便。最后要强调的是考生应做到字迹 清楚、卷面整洁。 （五）考试范文 1.电子邮件 To:Ms. Jane Brow n Subject:Request ing In formatio n about New Premises Dear Ms. Brow n, In reference to your advertisement in the local newspaper, we would like to have more in formatio n about the above. Could you tell us wh

38、ich other firms are in the area, and which sizes of un its are available for rent? About the financial help mentioned, could you inform us who would qualify for it and how to apply. Ano ther point to clarify is the skilled-labor costs comp ared with other areas. Fin ally, we would be grateful if you

39、 could send us the in formati on p ack to our address. We look forward to heari ng from you soon. Yours sin cerely, Jenny Lee 2.信件 Dear Mrs.Geddi ngs, I am writi ng about a training course on health and safety which I atte nded 27 November. Whe n I sig ned up for this course, I chose your company as

40、 it came highly recomme nded and the courses seemed to he of a high sta ndard.l pro mised an exp erie need trainer but unfortun ately he was sick and the rep laceme nt was not as good as exp ected. Regarding the information packs these were only a pile of loose photocopies, which was not pro mised.

41、The class was suppo sed to be about 8 people but in mine there were about 15. Fin ally, I should make it clear that the class started 1 hour later, and the lunch that served was cold:Iume you can understand my disappointment. I would therefore be glad if you could in vestigate this matter. I look fo

42、rward to heari ng from you. Yours sin cerely, P eter Jacks on 三、写作第二部分应试技巧一简短商务报告 在探讨BEC Vantage简短商务报告写作之前，先来了解一下一般商务报告写作的技巧及 有关注意事项： ,常见的有：事件调查报告 (一)商务报告写作简介 1 .商务报告的常见类型 商务英语报告是以英语撰写的商务报告。按种类划分 (Investigative Reports)、意见调查报告(Survey Reports)、周报告(Weekly Reports )、月度报 告(Mon thly Reports )、进展报告(P rogr

43、ess Re ports )、市场调查报告(Market Research Reports)、可行性研究报告(Feasibility Reports)等。尽管这些报告都有自身的特点 ，但它们 都遵循商务英语报告总体写作原则。 2.商务英语报告写作的总体原则 在撰写商务英语报告时,应确保报告内容准确无误(Accurate)、简明扼要(Brief),结构清晰(Clear)，建议明确果断(6eeisive)，故简称ABCD原则。具体内容如下： .内容准确无误：报告的正确性不仅仅是指英语语法、 标点符号和拼写，更重要的是其内容要 叙述得正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词，也不能因其涉及

44、令人不愉 快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。 .内容简明扼要：报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长 而非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖 沓冗长的报告不仅写时费力 ，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免哆嗦 用尽可能少的文字，完整、清楚地表达需要表达的意思。 .结构清晰明了 ：用数字、符号标明段落、层次、要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。 .建议明确果断：多数报告都有结论和建议部分 ，这是报告的核心。撰写时，应确保报告的结 论和建议是经过充分论证而得出，而且应明确果断，切忌模棱两可。

45、 3. 商务英语报告的四步写作法 在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨应先回答以下几个问题 ：.报告 的目的：为什么写这份报告？ .报告的读者:谁是报告的读者？他(们)知道什么信息？他(们)需要什么信息？。 报告的素材：撰写这份报告需要收集哪些信息？到哪里收集这些信息？ .报告的结构：如何构思报告？如何做到报告结构清晰，便于读者阅读？是否需要自己设 计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？ 报告的写作期限：报告何时须上交？ 回答完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作： A. 收集信息(Collecting information):收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包

46、括面对 面沟通或、电话沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函(Memos )、电子邮件 (Emails)、问卷调查(Questionnaires)等方法向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司 ,对收集到的信息进行整理、分类 ,列成提纲。若需要摆放插图或图表 的相关材料(如产品目录、价格单等)也属于书面收集信息形式。 B. 谋篇布局(Planning the structure):确定报告写作的目的 删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列 也应在这一阶段确定其在报告中的位置。 ,各部分的具体内容在本文第四部分 C.撰写草稿(Writing the draft ):撰写报告的各个部

47、分 详细讲解。 D.校对编辑(P roofreadi ng and edit in g):校对编辑是报告写作的最后一个过程也是极其重要 的一个过程，很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查，检 查的具体内容包括两方面：一是语言，包括语法、拼写；标点符号、语言风格等；二是信息，包 括数据、图表、观点等。检查后，应对报告进行编辑，尽量做到报告便于读者阅读。 4. 商务英语报告的写作语气 一般而言，报告大多由下属写给上司，使用的语言比较正式。此外 ，报告的内容和篇幅也决 定了其写作语气比商务信函要正式得多。 在撰写商务英语报告的过程中，可以适当多使用- 些能提高语言正式度的英

48、语语法结构。具体而言如下 ?使用被动语态,女0:The e-Source message will be delivered to the target audienee multiple times through multiple avenues . ?使用复杂词汇 ,女0:The training program incorporates (includes) many visual aids . ?使用长句子 ,女0:The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outle

49、ts, but will be tailored to electr onic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette. ?使用名词短语，女0:The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge. ?使用非人物主语，如:Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted p ubli

50、cati ons will allow them to see for themselves the features of the State Compu ter Store. ?使用分词短语，女0:Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordanee with their agencys goals . ?使用动词不定式 ,女0:to streamline the internal approval proce

51、ss, we can e-mail our quote to our pu rchas ing age nt for budget app roval . .使用介词短语 ,女0 :With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog .提供段落的小标题； .使用列举符号罗列具体信息； .使用星号或下划线强调重点内容。 下面为一份非正式报告的两种形式，毋庸置疑，右边经过编辑后的版本结构清晰、层次 分明，内容清楚、一目了然，其格式不论是对写正式报告还是非正式报告都值得

52、借鉴. Propo sed Incen tive Scheme Mr. Joh n Smith, Office Man ager, has asked me to write this report on a propo sed incen tive scheme offering rewards,possibly financial, to members of staff for money-saving ideas or ways to imp rove work p ractices. A sample of workers was in dividually asked for th

53、eir opinions. The follow ing is the findin gs: most thought the incentive scheme was a good idea; most preferred financial rewards; some suggested time off in stead; a few thought this was a man ageme nt area. In gen eral most workers were in favor of an incentive scheme offering financial rewards. It is recommended that the scheme be in troduced. Richard Steward March 18,20- Report on a Propo sed Incen tive Scheme Terms of Refere nee: Mr. John Smith, Office Manager, has asked me to write this report on a proposed incentive scheme offeri ng rewards