办公邮件使用礼仪规范

1、精选文库 办公邮件使用礼仪规范 电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式, 如何规范地使用邮件, 了解 邮件使用的礼仪,对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境,有着重要 的作用。 1. 决定邮件的目的和内容 6 发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。 1.1 邮件适用范围： 正式工作报告； 部门之间事务往来； 3) 通知； 4) 5) 知识推荐和信息传递； 没有见面交流条件的其他交流内容； 6) 难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。 1.2 不适用内容： 1) 要求立即回应的紧急事务； 2) 有不同观点的人需要参与讨论的内容； 3) 不方便使用邮件呈现的其他内容,如:动画、音频、视

2、频等。 2. 邮件写作 2.1 收件对象 理应对邮件予以回复 (1) 收件人/TO:要受理这封邮件所涉及的主要问题, 响应； 2) 抄送人/ CC :只是需要知道邮件所说明事情,没有义务予以响应,有建 议时可回复； （3）密送人/BCC:收信人不知道的收件对象。 2.1.1收件对象排列顺序 收信人的排列需遵循一定的顺序规则: （1）按部门排列； （2）按职等职级从高到低排列。 2.1.2注意事项 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。 2.2标题/主题 引起收件人的注意; 告知邮件的主要内容; (3) 让收件对象知其所以然。 2.2.1 注意事项 空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情

3、况下误发邮件，请追加 一封邮件表示歉意； （2）标题宜短不宜长; (3) 对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司 XXX的邮件”； 标题要能真实反映邮件的内容和重要性； (5) 一封邮件尽可能只针对一个主题; (6) 可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象 的注意; 不可出现错别字和语句不通顺的地方。 2.3称呼和问候 邮件开头要称呼收件人，开头结尾最好有问候语。 2.3.1 称呼 称呼是顶格第一行书写; 同级、下级用亲切的称呼，昵称等均可; 多人、群体用统称，如各位、大家、Dear All等均可； 上级用尊称（头衔、性别），如 X总、丫经理、Z女士等均可。 2.3

4、.2 问候语 (1) 开头问候语，换行空两格书写； 非常正式的邮件，可用问候语“您好！”、“大家好！ ”等。 2.4正文 （1）一般使用默认字体; （2）若收件对象不认识您，应先表明身份。可以是代表的企业名或您的姓 名，具体身份根据邮件的目的而采用； （3）正文应简明扼要，多用简单词汇和短句; （4）清晰列出观点或事项：1, 2, 3; （5）合理提示重要信息，可以是加粗或者标红色，但尽量保证页面简洁, 不影响查阅； （6）如有附件，应在正文中提示。如附件是特殊格式，应说明打开方式。 2.5结尾 （1）明确表明发件人的身份; 有些正式邮件（如信件、感谢函、邀请函）需落款：包括企业名（以 个人名

5、义发送时可省略）、发件人职位姓名（代表企业身份时可省略）、时间; （3）如无需落款，我司统一采用个人签名档。 2.6签名档 (1) 请使用市场部提供的统一版本; (2) 对内邮件需添加签名档； (3)对外邮件已有落款时，无需添加签名档，否则一律使用统一的签名档。 2.7 附件 (1)附件命名应能概括附件内容; (2) 附件数目不宜超过4个，超过4个应打包压缩; (3) 如附件过大，可压缩或转成 PDF格式，或发送稍小的图表或图片。 3. 邮件的发送 3.1 发送前的检查 检查主题栏是否书写，有无错别字，标题能否概括邮件内容; 收件人邮箱是否正确，收件人有无遗漏，收件人的顺序是否正确; (3) 检查正文，是否有错别字或语句不通顺; 检查是否附上正确的附件。 3.2 发送时间 较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送。 若必须发送，可致电提醒 收件人查收。 4.邮件的回复 (1) 回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题，请勿“ RE RE RE” 一大串; 回复邮件时，应删除附件，避免占用太多资源; 避免将同一个主题的讨论内容