会议接待范文

1、会议接待范文 工作总结 会议接待篇一会议接待岗位职责 会议接待岗位职责 1. 根据会议接待预定单，做好会场布置工作；2. 上岗应统一着装，佩戴工牌，做好会议接待服务工作；3. 仪表清洁，举止端庄，保持微笑服务，使用礼貌用语；4. 会前，根据客户要求，做好会前桌椅、灯光、空调、音响和会议用品等设施及各项服务的准备工作；平时，注意会议室开窗通风；5. 会中，应随时满足宾客的服务需求，原则上每15分钟添加一次茶水；接待员要对会议全过程进行陪同，随时提供服务，中途不得离开会场；6. 会议结束时，及时收拾清理茶具，整理桌椅，关闭照明、空调、音响等设施。检查是否有客人遗留下来的物品，如有应及时联系相关人员

2、；7. 负责各会议室之间的工作协调配合；8. 组织保洁员做好每日会场清扫保洁工作，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施并及时发现问题；9. 负责做好每月会议室物资的盘存及统计工作，采取积极有效的方法，设法降低各类物资、能源的耗损；10. 熟悉会场内各类设施设备的使用维护的基本常识；11. 完成上级安排的其他工作：卫生巡查。巡查范围：停车场、大堂、办公室、楼道、客房、电梯间、餐厅、后厨。岗位监督。监督岗位：保洁员、保安、前台收银员、客房服务员、万能工、餐厅服务员、厨师。对以上岗位人员的违纪、违规现象有制止并开具罚单的权利；对表现优秀的人员有开具奖励单的权利；12. 积极安排客户食宿问题，最大

3、程度的使客户满意；13. 接待会议劳务费提取方案：每场会议劳务费20元；如果客人投诉，对接待员不满意，则取消当场劳务费；若接待员懒散、怠工、不务正业、工作态度不端正、不能履行职责，则处以取消劳务费、停发奖金提成、停发工资等直至开除。香河汉格菲尔酒店管理有限公司年8月15日会议接待篇二大型会议接待方案 大型会议接待方案 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。方案一：一、会前1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议

4、场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4、确定方案，签订合同，预付定金。会议接待.二、会中1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增

5、加景点等确认。7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。三、会后 1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。方案二：一、会前准备工作1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4、大型会议要编组并提出小组召

6、集人、讨论地点。5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适宜花卉。7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。二、会务组织与服务工作 1、会务

7、人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。3、落实主席台领导、发言人是否到齐。4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6、做好会议纪录，写好会议简报。会议接待.7、组织照相。8、为与会人员预订车、船、机票等。三、会议善后工作1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。会议接待.2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。4、做好会议报道工作。会议接待篇

8、三会议接待行程单模板 座谈会议日程安排 座 谈 时 间： 年 月 日（星期 ）座 谈 地 点：有限公司莅临领导：接待人员： 会议接待篇四办公室会议接待程序 会议接待程序 一、总则为进一步加强会议接待工作的管理，根据我局实际情况，制定本规定。二、会议场所的使用和管理（一）会议室的安排使用由办公室负责；（二）各部门使用会议室，应至少提前半天向办公室提出申请，填写会议室使用申请表，若遇特殊情况来不及填写申请单，须电话请示，明确会议具体时间、会议类型、参会人数；（三）办公室根据会议室的使用情况及拟召开会议的重要性、类型、人数等，按各部门预约顺序安排会议地点；（四）使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施

9、，保持会议室清洁。三、会议接待分类类：贵宾接待。指局领导的重要客人、重要客户、外宾及考察团队或政府部门的接待；类：业务接待。指各部室和招商客户的接待；c类：普通接待。指一般来客的接待。四、会议接待方式和规格局设三个会议接待处：大会议室用于贵宾接待，小会议室、会客室用于业务接待和普通接待。（一）贵宾接待：接待人员迎接来客于大会议室入座，局领导陪同接待，会议准备会议列席人员的席位牌，冷饮、热茶、矿泉水、水果、热毛巾，笔、纸、激光笔要摆放整齐，成一条直线，笔头方向放臵一致，每人放4张纸。激光笔准备2-4支，放在领导和汇报人员的左上方。若属国外客人，则席位牌对应客人的一面打上英文名，另一面打上中文名；

10、（二）业务接待：招商人员迎接客户于会议室或会客室洽谈，接待人员陪同并服务，会议准备热茶、矿泉水、热毛巾、激光笔，如需准备列席人的席位牌，由各部室提前通知办公室统一打印； （三）普通接待：各部门接待并服务，办公室配合，会议准备热茶、矿泉水。 五、会议接待规则（一）接待一般程序1、各部室接到会议通知应及时告知办公室来访宾客的情况，包括来客单位、领导姓名、随行人员及人数、和来访意图等，由办公室确定接待标准；2、办公室根据来客情况提前做好接待室和会议室的准备工作，做好茶水、水果、相关资料等相应服务性工作，对于开会时所需的各种音响、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查

11、；3、开会时的加水间隔时间为15分钟，加水一般以茶杯8分满为标准；4、会议结束后，宾客离开会议室，则及时清理现场和清洗茶杯、烟缸，使之恢复清洁，为下次接待做准备。（二）接待礼仪要点1、当宾客来访时，应热情迎接，主动引领客人到接待室或会议室交谈，在引领的路途中，接待人员要走在客人左前方数步远的位臵，忌把背影留给客人；2、着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现我局的良好形象；3、接待服务时要保持会场的安静，在会议室走动要放轻脚步，有必要交谈时应该尽量简短、轻声，加水时茶杯要轻拿、轻放。（三）接待用品准备1.通用备品：热茶、矿泉水、热毛巾、激光笔、便笺

12、及铅笔等；2.特殊备品：夏季冷饮、高档茶叶、水果等；3.备品采购：如有特殊需求，办公室统一办理采购；（四）环境标准1.物品摆放整齐，且表面无灰尘；2.地面干净无脏物，空气流通清新；3.室温适度，灯光合适，投影调好；4.备品齐全。会议接待篇五会议组织及公务接待 一、 重要会议组织 （一）概述学院、部门组织（主办、承办、协办）的重要会议需履行报告程序；需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请，学校办公室统一安排；并请提供会议有关背景材料、会议议程，初拟讲话稿。大型会议环节众多，涉及到方方面面，不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注，不能有丝毫懈怠心

13、理，密切关注场上需求和情况变化，迅速作出反应，解决问题。对上主席台的领导同志能否出席会议，在开会之前务必逐一落实。如临时有变，应及时调整桌签，防止主席台出现桌签差错或领导空缺，谨防错别字出现。（二）流程重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段，细化量化20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。1、会前筹备（1） 拟订会议方案会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚

14、持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。（2） 起草、下发会议通知会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，是参会人员反馈信息的前提条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二十准确，防止重发、错发、漏发。（3） 落实与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进

15、行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人员名单，并及时向有关领导报告。（4） 协调出席领导根据会议性质拟请领导出席的，应报请办公室领导同意后，逐一通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送， 确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒。 （5） 预定会议室会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。（6） 编辑会议须知与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与

16、会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、注意事项等。（7） 制作会议证件有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。会议接待.（8） 布置主席台主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。（9） 检查音响和灯光根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。确定法定会议播放国歌、国际歌，要提前进行演练并做好备份，确保万无

17、一失。检查会场内是否有损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影仪演示时需及时调节灯光。（10）编制座区图，摆放桌签根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。（11）组织调度会议用车大型会议活动，要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。同时做好交通疏导，大型会议由于到会车辆较多，要安排保卫处等相关部门在会场附近进行交通疏导，必要时进行校内交通管制。（12）安排新闻报道需要新闻报道的会议，要提前联系学校宣传部及有关新闻媒体，并做好媒体接待工作。（13）电力保障会前与后勤等部门沟通联系，安排保

18、电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需要安排专人值班，以便应对突发情况。2、会中服务 （14）组织会议报到 会议报到时与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。（15）与音响师对接准备一套会议材料，包括会议的主持词给音响师一份，以方便其把握议程安排与音响的调配。（16）会议值班会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络通畅。值班人员要时时将会议议程进行对比。掌握会议进程。（17）

19、会场服务提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。（18）维持会场秩序会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门外安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。3、会后总结（19）送站清场会议结束后，根据客人的行程安排及时调度车辆，组织送站，特别是重要客人要做好一对一服务。（20）总结归档会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报

20、、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册。有些会议还要做好录音、录像资料的收集和整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。分析总结会务工作中的经验和教训，注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。（三）流程图 三、 公务接待管理 （一）概述高等院校的接待工作，是指对来校出席会议、考察调研、学_交流、检查指导等公务活动领导或专家的接待和服务。接待工作是加强学校对外交流的重要途径，是展式学校发展成果和亮点的重要窗口，是办公室必不可少的重要的日常事务工作。它有利于学校改善外部环境，扩大对外影响，获取各种信息，是一种无形的公关工作。随着学校各项事业的迅速发展，办学水平

21、提升，社会影响扩大，学校与中央部委、省市政府的联系日益频繁，做好接待工作对争取各级领导的重视、关心和支持非常重要。做好学校接待工作一般应掌握以下七原则：1热情周到文明礼貌、热情周到是接待工作的首要原则。接待工作繁琐复杂，环环相扣，细节体现水平，细节决定形象。任何接待都要做到热情有礼，细致周到。2对口对等根据来访目的和要求，安排相应的学校领导、部门（单位）负责人参加接待。上级领导或社会高层来访，一般由学校党委书记或校长接待，分管校领导和相关职能部门、学院负责人陪同。兄弟院校的领导来访，一般由学校对口领导接待。3讲求实效制定接待计划做到张弛有度，接待内容安排尽量紧凑，如无特殊情况，应按照原定计划完

22、成接待任务，既不要随意删减原定的项目，也不浪费自己的时间，更要注意节约学校领导的时间。4俭省节约要厉行节约、精打细算、勤俭务实，不搞形式主义，不摆阔气、讲排场，反对各种形式的铺张浪费。要量力而行，既要考虑经费使用的必要性，也要考虑经费使用的可行性，合理使用接待经费，必要的不能省，能节约的不铺张。5灵活应变接待工作往往复杂多变，不可能也不需要将所有可能的情况都制定成预备方案，这就要求接待人员在应对变化时能及时作出准确的判断和合理的安排。在领导遇到尴尬场合时，接待人员要及时作出反应，维护领导形象。6保密原则在迎来送往的过程中，接待人员要注意自己言谈举止的分寸，必要的时候还要礼貌的回绝对方的提问，既

23、要做到热情友好、文明礼貌，又要严守纪律、机密，接待外宾时，更不能泄露任何国家机密。会议接待.7确保安全会议接待篇六会议接待合同范本 会议接待合同 甲方：乙方：爱尚花园酒店管理公司（蜀山名城大酒店）甲乙双方就会议接待签订如下合同，以兹双方遵守执行：一、甲方定于举办年 4 月 8 日 至 10 月 日在 蜀山名城大酒店 举办 会议、由乙方承办，负责与酒店签定协议并结算、协调住房、餐饮、会务接待、考察等事宜。二、预计会议人数： 人。三、预订会议： 标 房 元/间/天（含早）留房50 间；乙方必须要求酒店保证会议期间的热水、电、空调等全天开放，保证甲方代表入住酒店期间内的人身安全和财产安全。由于甲方的

24、参会代表来自全国各地，为避免纠纷，乙方应要求酒店撤除客房内收费物品、酒水及关闭长途电话。 乙方免费为甲方提供led接待欢迎语。四、餐 标：桌 餐： 元/人、天（早 元/人，中 元，晚_ 元）按桌结算；自助餐： 元/人、天（注：参会代表 人以上为自助餐）其它要求： 无 ，乙方应按所定标准保证甲方代表吃饱、吃好五、会议室： 会议室， 容纳 人： （课桌/圆桌） 元/天（含投影仪。音响。茶水等会场服务）用 600 天会议室。六、多媒体租用：七、资料：由 方负责， 元/份 份。八、礼品：由乙方推荐，甲方决定； _元/份。九、媒体：由甲方邀请； _元/位。十、vip接待：由甲方提出接待方案，乙方执行。十一、票务：由乙方安排报到同时办理。十二、其它约定十三、费用支付方式：1、乙方按甲方要求代收代表会务费，会议结束后一次结清。2、甲方在会议