23、库存物资管理调研报告（内审部）

1、关于库存物资管理调研报告（本报告的内容已经向管理层汇报，问题也在解决之中）调研的部门：内审部参与调研的人员：洪茜主任、程小虎助理、杨小兵助理、赵天江、丁榕、傅晓红、柯梅调研时间、地点：2007.9月-10月、省公司与部分分公司调研主题：库存物资管理的现状及建议物资管理水平直接反映着公司基础管理的水平，公司领导对物资的管理工作尤为关注。在日常审计工作，我们也了解到公司在物资管理方面可能存在一些问题。为了了解公司物资管理的现状，查找物资管理中存在的问题，提出解决建议，规范公司物资管理，内审部自5月份开始准备调研方案，于9月底开始通过访谈、查询、重复验证、实地盘点等方法从省、市公司两个层面开展调研工

2、作。目前调研工作已经结束，现将调研情况报告如下：一、公司物资的管理现状公司已经制定了一系列的物资管理制度，但是制度存在着一定的设计缺陷，也并未得到有效的执行。公司目前已经建立了sox法案内控体系，并开展测试工作。sox内控体系对规范公司物资管理也起到了较大的作用。但是sox法案内控体系关于物资控制部分的设计主要是基于账内物资。而公司的管理现状是存在大量的账外物资（含备查簿管理不规范的物资），这些物资的管理，目前还是sox内控体系的盲点。在实物管理方面，省公司没有实行集中仓储管理，库存物资分散在各部门，占用了大量的人力资源、仓储资源，管理效率低、效果差。鉴于公司库存物资分散管理的现状，专业部门应

3、当监督检查库存物资管理办法的执行，必要时对其进行有效的指导。但是，从检查结果来看，库存物资的基础管理薄弱，相关部门并没有履行检查监督的职责。二、调研中发现需要解决的主要问题：通过本次调研工作，我们也发现了公司库存物资管理中存在很多问题，这些问题主要存在于以下三个方面：（一）、部门职责划分不合理，没有实行专业化管理、部门职责划分不合理根据安徽移动通信有限责任公司总部各部门职责与安徽移动通信有限责任公司存货库存管理细则（试行）的规定，网络部、计费业务部等部门既是物资的使用部门又是物资的实物管理部门。物资的使用与库存物资实物管理是两个不相容职责。如果没有正确的分离，将会增加差错发生的概率。多个部门具

4、有物资的实物管理职责，将使得这些部门均要配备相应的管理人员，不仅造成人力资源浪费，而且不能做到专业化、精细化管理。、专业部门没有及时监督、检查各仓库的物资管理、缺乏专业化管理的手段库存物资分散由各部门、科室管理，库存物资的管理职能并非是其部门的主要职责，大部分实物管理人员是兼职，由于人员经验、技能不足，不能实行专业化管理；而且mis外库存物资也没有采取信息化的管理手段。（二）、资源利用效率低、仓库资源使用效率低某仓库分别在2005年9月10日与2007年8月15日进行了盘点。我们对两次盘点之间的两年中142种备品备件的使用情况进行统计，发现：（1）循环领用（领新还旧）次数小于期初数量的达108

5、项，占总量的76.06%；（2）一次也没有领用的达80项，占总数量的56.34%。由于物资分管，省干、本地网的通用备件也不可调配使用。尽管有些备品备件两年中基本未用，但是这两年中数量还在增加。造成资源浪费严重。、物资信息没有共享，可调配利用物资闲置目前，公司各仓库的信息、管理处于割裂状态，省市、部门、科室间物资都不能调配使用。而经咨询物资采购部，部分闲置物资是可以调配使用的。、仓库分散，利用率低公司主要仓库如下（不含促销品仓库）：序号仓库位置估计面积存放的物资备注1铜陵路400平方米废旧天线等无架2南门仓库1000平方米废旧物资行吊、无架3卫岗仓库约50平方米mis外备品备件有架4西园枢纽楼约

6、50平方米mis外备品备件有架5西园枢纽楼约50平方米mis外备品备件有架6双岗(北门)490平方米mis内物资有架7五里墩100平方米废旧物资有架部分仓库仅仅堆放少量的废旧物资。调研中拍摄的部分仓库利用情况的照片如下：仓库占用了公司大量的资源，确没有被充分的利用。每个仓库也要配备专职或兼职管理员，浪费了大量的人力资源。、仓库分散，影响管理人员的工作效率网络部的仓库分别位于北门（双岗）、卫岗、南门、铜陵路、西园办公楼等地点。其中北门（双岗）、卫岗、南门、铜陵路四个仓库由同一名仓库管理员管理。领用备品备件时，仓库管理员由西园出发，从北门仓库（mis内）领出，再赶到卫岗仓库，由领用人员从卫岗仓库领

7、出，一次领用，仓库管理员耗费在路上的时间超过1.5小时。每次领用备品备件，仓库管理员需要1-2名工人协助搬运相应的物资。（三）基础管理薄弱、缺乏出入库手续，错弊责任无法追究大部分mis外物资管理中均未建立正确出入库手续，造成责任不清，无法追究责任。、未建立规范的备查簿，增加错弊的概率很多部门的仓库没有建立备查簿，以盘点表等不合规文件代替备查簿，还有些仓库对台账的登记没有严格规范，造成不适当的人员登记台账，影响不相容职责的分离，还有些仓库在更换新旧台账时，没有保证新旧台账数据的一致性。、仓库管理不专业，效率低、资产安全受到威胁调研中发现以下问题：（）很多仓库均没有按照sox控制点的要求安装技防设

8、备。双岗仓库由于漏雨，明显感觉湿度大，不适宜存放电子板卡。（）大部分仓库均未建立进出仓库登记制度，某科仓库则是能进入该仓库的人员人手一把钥匙。（）部分仓库物资摆放凌乱，不同物资混杂摆放，同一种型号的物资摆放在不同的货位，有物资被其他物资堆压情况，查找某种物资非常困难。如果根据账簿记录来核对某种实物是否账实相符，将不得对所有物资都盘点一遍。、废旧物资报废处理不及时某部门替换下来很多资产，应当办理报废手续，但是多数没有办理报废手续，堆积在库房。查询公司账簿，只有少量处置废旧电缆、固定资产的记录。且变卖、处理工作均由生产部门进行。、某部存在来源不清物资，可能存在差错在某部仓库盘点中发现了传输设备“华

9、为optix 2500”，仓库管理人员也无法回忆起该设备入库的情况。optix 2500光传输系统设备是多业务传送平台(mstp)设备，实现对atm/以太网业务的接入、处理、传送和调度。该部极少使用该设备。如果该设备并非为该部使用，则设备来历不清，可能是工程采购剩余或者设备搬运混乱导致。这些都证明了公司此类物资管理存在一定问题，资产控制措施不严密，安全受到威胁。、某分公司部分领用的工程物资实物没有发出或直发现场的物资被退回到仓库中，造成仓库台账与mis账不一致。三、对于解决问题的建议和措施（一）调整部门职责，由采购部集中管理库存物资物资采购部集中管理库存物资，可以保证物资的使用与仓库管理职能分

10、离，而且，便于集中优势资源，实现信息共享，提高物资的利用效率。（二）整合仓储资源，进行专业化管理对仓储资源的整合包括人力资源的整合与仓库等资源的整合。整合人力资源，可以保证物资管理更为专业化，提高物资管理水平。仓库资源的整合可以提高仓库的利用效率，改变“大仓库小利用的局面”减少浪费。（三）建立全省统一的库存物资管理模式作为one cm战略的基本要求，集团公司相同或相类似的业务应当采取相同或相类似的管理模式。同样，对于安徽公司来说，物资管理应当采取全省统一的模式，以降低管理成本，也便于管理的规范化、统一化。（四）利用信息化手段进行物资管理信息化手段可以充分的进行信息共享，实现效用的“倍增效应”，提高公司物资的利用效率。而且信息化的精确管理也可以满足精细化的需要，对信息的查询、更新都可以是实时的。（五）物资采购部应当加强物资管理的指导、监督物资采购部加强物资管理的指导、监督，特别是对分公司的监督、指导，可以促进统一的物资管理模式在全省的统一推行，防止管理不善和违规动作。（六）省公司