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文档简介
1、集团公司(最新)文档管理办法为进一步规范公司文件档案管理工作,提高文档管理水平,逐步实现公司文档管理工作的规范化、制度化、科学化,结合工作实际,特制定本办法。一、本办法所指的文件档案为:1.学校下发的相关文件、通知、公告等文档;2.公司形成的各种规章制度、报告、通知、纪要等文档;3.政策类文档及各部门搜集汇总的有保存价值的各类业务资料等文档。二、文件档案管理办法(一)立卷归档1.各类文档以签署或者下发日期按顺序进行分类、编号、统计、归档和管理。2.学校类文档:编号规则为学校首字母-部门首字母-文件签署年月份(六位)-顺序号。学校下发的原文件,直接根据类别进行编号登记归档,根据学校相关文件要求形
2、成的报告等文档需留存副本至公司类文件进行归档,电子版文档需转化成纸质性文档后进行编号登记归档。3.公司类文档:编号规则为公司首字母-所属类别首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。所属类别即指规章制度类、人事类、合同类、物资设备类、财务类等,纸质文档和电子文档根据编号规则同步进行编号登记归档。4.公司各部门文档:编号规则为公司部门首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。各部门需要移交的文档必须到办公室进行移交备案,移交的文档须保证完整、层次分明,文档移交时,须当面填写移交清单并签字认可后方完成交接手续。5.归档文件材料应完整齐全,质地优良,格式规范,文字清楚,手续完备且具有保存价值。(
3、二)文档管理1.办公室指定专人负责文档分类、编号、鉴定、立卷、归档、排架和保存管理,要以原始记录为依据,编制文档存放清单,以有效开展文档的查询、利用工作。2.文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保文档的安全。3.任何人不得擅自将存档文件对外公开,做好文档安全保密工作。4.未经公司授权,其他任何组织或者个人无权公布涉及公司秘密、涉及个人隐私的、规定限制利用的公司档案材料内容。(三)文档查阅1.公司职工查阅利用档案,须经主管领导批准,并说明查阅目的,办理查阅登记。公司档案原则上不外借,如必须借出,须经主管部门领导批准并及时归还。2.外单位查阅利用档案,应持单位介绍信、身份证、经公司总经理批准后查阅。3.凡需从档案中取证或办理公证,必须由办公室
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