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文档简介

1、集团公司（最新）文档管理办法为进一步规范公司文件档案管理工作，提高文档管理水平，逐步实现公司文档管理工作的规范化、制度化、科学化，结合工作实际，特制定本办法。一、本办法所指的文件档案为：1.学校下发的相关文件、通知、公告等文档；2.公司形成的各种规章制度、报告、通知、纪要等文档；3.政策类文档及各部门搜集汇总的有保存价值的各类业务资料等文档。二、文件档案管理办法（一）立卷归档1.各类文档以签署或者下发日期按顺序进行分类、编号、统计、归档和管理。2.学校类文档：编号规则为学校首字母-部门首字母-文件签署年月份（六位）-顺序号。学校下发的原文件，直接根据类别进行编号登记归档，根据学校相关文件要求形

2、成的报告等文档需留存副本至公司类文件进行归档，电子版文档需转化成纸质性文档后进行编号登记归档。3.公司类文档：编号规则为公司首字母-所属类别首字母-签署年月份（六位）-顺序号（三位）。所属类别即指规章制度类、人事类、合同类、物资设备类、财务类等，纸质文档和电子文档根据编号规则同步进行编号登记归档。4.公司各部门文档：编号规则为公司部门首字母-签署年月份（六位）-顺序号（三位）。各部门需要移交的文档必须到办公室进行移交备案，移交的文档须保证完整、层次分明，文档移交时，须当面填写移交清单并签字认可后方完成交接手续。5.归档文件材料应完整齐全，质地优良，格式规范，文字清楚，手续完备且具有保存价值。（

3、二）文档管理1.办公室指定专人负责文档分类、编号、鉴定、立卷、归档、排架和保存管理，要以原始记录为依据，编制文档存放清单，以有效开展文档的查询、利用工作。2.文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保文档的安全。3.任何人不得擅自将存档文件对外公开，做好文档安全保密工作。4.未经公司授权，其他任何组织或者个人无权公布涉及公司秘密、涉及个人隐私的、规定限制利用的公司档案材料内容。（三）文档查阅1.公司职工查阅利用档案，须经主管领导批准，并说明查阅目的，办理查阅登记。公司档案原则上不外借，如必须借出，须经主管部门领导批准并及时归还。2.外单位查阅利用档案，应持单位介绍信、身份证、经公司总经理批准后查阅。3.凡需从档案中取证或办理公证，必须由办公室

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