文档排版指导手册

1、密级：保密 文档编排指导手册过程编号文件状态草稿 正式发布 正在修改当前版本v1.0拟 制谭美玉日期2010-07-19审 核日期批 准日期发布日期年 月 日修订历史记录a - 增加 m - 修订 d - 删除变更版本号版本日期变更类型修改者说明v0.12010-07-19a谭美玉初稿目录1概述42编排规则42.1索引42.2标题42.3正文52.3.1段落52.3.2句子52.3.3表格和图像52.3.4标点符号62.4页眉和页脚62.5版本历史72.6封面72.7其他73备注8文档编排指导手册1 概述此文档主要为了提高文档编排质量，统一文档格式。可作为qa和文档编写者的参考。本文档适用于所

2、见即所得的排版工具，如word、openoffice、wps等。本文部分规则不适用于tex编排，tex编排中的字体、段落格式等不遵循本文所述规则，但必须使用本文提供的tex模板，详见附录一。2 编排规则2.1 索引索引是把文档等资料中的项目或内容摘记下来，每条下标注出处页码，按一定的次序排列，供人查阅的资料。对于文档中的索引，遵循以下几条规则：1. 过程类手册（不含验收指南）、描述类手册（不含版本说明书）英文版本必须要有索引；2. 索引项可以由名称（著作名、公司或组织名称、人名、地名等）、技术术语和主题组成；3. 排版时，索引的中文字体属性为宋体、12pt（小四）、全角字符，英文、数字字体属性

3、为times new roman、12pt、半角字符；4. 索引最多三层；5. 一级索引加粗显示，二三级索引不加粗，二级索引比一级索引缩进2个字符，三级索引比二级索引缩进2个字符；6. 索引页面的标题中文字体属性为宋体、15pt（小三）、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、15pt、加粗、半角字符，段落属性为居中。2.2 标题标题是标明段落、文档等内容的简短语句。对于文档中的标题，遵循以下规则：1. 高一级标题下不应只有一个次级标题，同时避免孤立的章节和标题存在；2. 标题要避免孤立编号，正文不要有孤立二、三标题，孤立的block label样式；3. 文档中最

4、多出现4级标题，14级标题中不带标点符号，不对缩略语解释；4. 项目列表（item list）是最小编号单位，项目列表下面不可以嵌套子标题；5. 标题前若是正文需要空一行，这一空行的样式为正文。在遇换页的特殊情况下，若标题前的空行为页面第一行，空行需删除；6. 一级标题的中文字体属性为黑体、常规字体、16pt（三号）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、16pt、半角字符。段落属性为无缩进，两端对齐，1.2倍行间距。编号属性为编号位置左对齐0厘米，文字位置0.75厘米，级别链接到标题1，编号之后空格；7. 二级标题的中文字体属性为黑体、常规字体、15pt（小三）、全角

5、字符，英文、数字字体属性为times new roman、15pt、半角字符。段落属性为无缩进，两端对齐，1.2倍行间距。编号属性为编号位置左对齐0厘米，文字位置1厘米，级别链接到标题2，编号之后空格，在级别1后重新开始编号；8. 三级标题的中文字体属性为黑体、常规字体、14pt（四号）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、14pt、半角字符。段落属性为无缩进，两端对齐，1.2倍行间距。编号属性为编号位置左对齐0厘米，文字位置1.25厘米，级别链接到标题3，编号之后空格，在级别2后重新开始编号；9. 四级标题的中文字体属性为黑体、常规字体、12pt（小四）、全角字符，

6、英文、数字字体属性为times new roman、12pt、半角字符。段落属性为无缩进，两端对齐，1.2倍行间距。编号属性为编号位置左对齐0厘米，文字位置1.25厘米，级别链接到标题4，编号之后空格，在级别3后重新开始编号；10. 项目列表（item list）的中文、符号字体属性为宋体、12pt（小四）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、12pt、半角字符，段落属性为左缩进8.5mm，悬挂缩进7.41mm，两端对齐，1.2倍行间距。11. 附录及其子节的标题不需要编号。2.3 正文2.3.1 段落段落是根据文档内容划分成的部分。对于文档中的段落，遵循以下规则：1

7、. 段落的中心句子放在段首，对全段内容进行概述。后面陈述的句子作为说明、展开、论据陈述等为核心句服务；2. 段落的句子语气要使用陈述和肯定语气，避免使用感叹语气或其他语气；3. 对于技术描述类主题，应考虑先图表，后句子的原则，不要单一的使用段落来陈述主题；4. 段落的中文、符号字体属性为宋体、10.5pt（五号）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、10.5pt、半角字符，段落属性为段首缩进2个字符，两端对齐，1.2倍行间距。2.3.2 句子句子是用词和词组构成的、能够表达完整的意思的语言单位。对于文档中的句子，遵循以下规则：1. 句子要使用简单句和并列句，避免使用复

8、合句；2. 步骤描述时，操作结果要和动作分开描述；3. 句子中不能出现图形和表格，可以引用表格和图形的题注；4. 正文中第一次出现的缩略语，必须进行解释；5. 中文的产品手册在注意、说明下面空一行。空行的样式为正文样式；6. 注意、说明中不能包含表格和图形；7. 重要的提醒文字可加粗显示，但不得改变字体大小和字体种类。2.3.3 表格和图像2.3.3.1 表格对于文档中的表格遵循以下规则：1. 需要突出的内容中文：黑体，10.5pt（五号），全角字符。字母与数字：times new roman，粗体，10.5pt，半角字符；2. 表格一行中的单元要求不跨页；3. 每个表格上、下都要空一行，这一

9、空行的样式为正文。在遇换页的特殊情况下，若表格后的空行为页面第一行，空行需删除；4. 表格的题注在紧接表格的上方，中文文档格式为“表 编号 名称”，英文文档格式为“table 编号 名称”。编号为数字，从1开始，全文表格统一编号，中文字体属性为宋体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、小五、半角字符。段落属性为居中；5. 表格中的中文、符号字体属性为宋体、10.5pt（五号）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、10.5pt、半角字符；6. 表格的题注必须通过引用的题注实现；7. 表格题注的引用必须使用交叉引用；8. 表格不能超过排版的

10、版芯。2.3.3.2 图像对于文档中的图像遵循以下规则：1. 禁止使用第三方的商标、图标、图形；2. 所有visio绘制的组网图一律另存为*.wmf格式，才能在word中插入；3. 图中的文本：中文宋体，小五，全角字符；字母与数字times new roman，10.5pt，半角字符；4. 需要突出的内容中文：黑体，10.5pt（五号），全角字符。字母与数字：times new roman，粗体，10.5pt，半角字符；5. 图形的上、下方是正文样式的话，图形上、下都要空一行。在遇到换页的特殊情况下，若图形后的空行为页面第一行，空行需删除；6. 图形的题注紧接图形的下方，中文文档格式为“图 编

11、号 名称”，英文文档格式为“figure 编号 名称”。编号为数字，从1开始，全文图形统一编号，中文字体属性为宋体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、小五、半角字符。段落属性为居中；7. 图形的题注必须通过引用的题注实现；8. 图形题注的引用必须使用交叉引用；9. 图形不能超过排版的版芯。2.3.4 标点符号文档中的标点符号遵循以下规则：1. 如果是中文文档，使用中文的标点符号，不论句子的结束文字是英文或是中文；如果是英文文档，使用英文标点符号；2. 标点符号无论中英文下均为半角字符；3. 一字线常用于汉语名词之间：压力温度曲线、化学物理反应；4. 半字线常用

12、于汉字和数字（字母）之间：铀235、惠普5000；5. 一些外来的词汇中常用短划线：e-mail、cd-rom、itu-t、8-bit；6. 浪纹符用于表示数量的范围：13；7. 长横常用于地名之间：北京天津。2.4 页眉和页脚文档中的页眉页脚遵循以下规则：1. 页眉中的中文字体属性为宋体、10.5pt（五号）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、10.5pt、半角字符；2. 页眉的段落格式为两端对齐；3. 页眉左端公司的商标高0.58cm，宽1.72cm，右端为该文档的标题；4. 页眉距边界1.5cm，页脚距边界0.9cm；5. 页脚的中文字体属性为宋体、9pt、全

13、角字符，英文、数字字体属性为times new roman、9pt、半角字符；6. 页脚的段落格式为居中；7. 页脚的中文文档格式是：第一行是文档版权约定，第二行是公司地址，第三行是公司网址和“该页页号”/“总页数”；8. 封面的页眉格式是：保密级别：高（低）；9. 封面无页脚。2.5 版本历史文档中的版本历史遵循以下规则：1. 最初文档编写者写完文档后即为v1.0版本；2. 每修改一次，修改者必须填写版本历史信息，每填写一次，版本号即加1，必须在备注里注明修改的位置、原因、时间；3. 版本历史页面的标题中文字体属性为宋体、15pt（小三）、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为times ne

14、w roman、15pt、加粗、半角字符，段落属性为居中；4. 版本历史表格中的中文、符号字体属性为宋体、10.5pt（五号）、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、10.5pt、半角字符。2.6 封面文档的封面遵循以下规则：1. 文档的标题中文字体属性为宋体、18pt（小二）、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为times new roman、18pt、加粗、半角字符，段落属性为居中；2. 包含新威的logo，段落属性为居中；3. 包含该文档总页数信息，中文文档格式为：共“总页数”页。英文文档格式为：“总页数” pages。“总页数”必须通过域numpages实现；4. 文档在正式发行以后，相关责任人必须填写封面的表格；5. 封面格式以文档的模板为准，不得更改；6. 文档的标题名在20个字以内。2.7 其他文档中的其他内容遵循以下规则：1. 日期的格式必须为：年.月.日，并且年不能简写；2. 公式等专有格式的内容，如果不是大量的出现，以图