电子文件长期保存策略研究讲解

1、郑州航空工业管理学院毕业论文（设计） 2014 届档案学（建筑工程管理方向）专业 班级题 目 电子文件长期保存策略研究 姓 名 学号 指导教师 职称 二一 四 年 四 月 二十三 日目 录内 容 提 要- 1 -一、 研究背景和意义- 3 -1.1研究背景- 3 -1.2研究意义- 4 -二、 文献综述- 6 -2.1引言- 6 -2.2国内外的研究现状- 6 -2.2.1国外的研究现状- 6 -2.2.1国内的研究现状- 7 -2.3总结- 7 -2.4参考文献- 8 -三、 影响电子文件长期保存的因素- 8 -3.1载体- 9 -3.2网络的不安全性- 10 -3.3技术过时- 10 -3

2、.4电子文件的特性- 11 -3.4.1电子文件的可读性- 11 -3.4.2电子文件的易更改性- 11 -3.4.3电子文件对元数据的依赖性- 12 -四、 电子文件长期保存的策略- 13 -4.1技术的改进- 13 -4.1.1改善载体状况- 13 -4.1.2电子文件的更新- 14 -4.1.3电子文件的转换- 14 -4.1.4利用再生性技术- 15 -4.1.5电子文件的迁移- 16 -4.2管理的改善- 16 -4.2.1建立计算机技术档案馆- 16 -4.2.2对电子文件进行选择和鉴定- 17 -4.2.3确保电子文件的真实性、完整性和安全性- 17 -4.2.4电子文件的利用-

3、 18 -4.2.5构建电子文件长期保存标准规范体系- 19 -五、 结语- 19 -参考文献- 20 -内 容 提 要 随着现代信息技术的快速发展，电子文件在各种电子业务系统中海量生成、利用或者存储。作为社会的“记忆”、人类的核心战略资源，电子文件必须被长久保存，这一点已经成为世界各国同行的共识。如今，生活在信息时代的我们已不可能拒绝电子文件。所谓电子文件就是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。由于电子文件的阅读、处理所需要的设备与软件在不断地更新换代，许多电子文件不到10年便已无法被读取。而且记录文件

4、信息的方法，存贮格式及所使用的技术也在不停地变化，使得电子文件的使用寿命受到了一定限制，这不能不引起我们对电子文件保存这一问题的重视。本文针对影响电子文件长期保存的因素，提出了电子文件长期保存的策略。关 键 词电子文件；长期保存；策略Abstract With the rapid development of modern information technology, electronic document in the electronic business system, use or storage of massive generation.As societys memory, t

5、he human core strategic resources, electronic documents must be kept for a long time, it has become a consensus of the counterparts from other countries of the world. Now, living in the information age, we can no longer refuse to electronic documents. The so-called electronic file is generated in th

6、e digital equipment and environment, in digital form stored in the tape, disk, CD-ROM and other carriers,dependent on computers and other digital devices to read, processing, and transmission in a communications network file. Because of the need of electronic document reading, processing equipment a

7、nd software in the constantly upgrading, many electronic file in less than 10 years cannot be read. And document information method, storage format and the technology used is also constantly changing, so that the service life of the electronic files are limited, which can not but arouse us to save t

8、his problem of electronic documents attached. According to the influencing factors of long-term preservation of electronic documents, puts forward strategies for long-term preservation of electronic documents.Key wordElectronic file; Long term preservation; Strategy1、 研究背景和意义1.1研究背景 大家都知道，纸是我们过去文件的主

9、导介质，现行文件，从宏观上看也还是以纸为主导介质。电子文件和计算机是密不可分的，自1946年2月第一台电子计算机诞生至今，也不过50多年，计算机软硬件技术以空前的速度急剧发展着，产生了多次质的飞跃，特别是近十年来，呈直线上升，其发展速度快得惊人。综观这几年，随着计算机的科学计算、数据处理、实时控制、辅助设计、智能模拟、数字通信等功能日趋完善。 随着办公自动化程度越来越高，电子文件、电子邮件、电子出版物急剧增加，它们在现行文件、图书、情报的总量中所占的比例越来越大，当所占比例大到一定程度时，以纸为现行文件主导介质就会让位于电子文件形式为现行文件的主导介质。这是一种必然趋势，也是我们将要亲眼所见的

10、活生生事实。这种趋势是不以人的意志为转移的。我们只能正视它而不能回避它。为此，国际档案理事会于1997年将下属的电子文件委员会和现行文件委员会合并，成立电子文件及其它文件委员会。这一合并，意味着国际档案理事会领导们的思维模式发生根本转变。这就是从以纸为现行文件主导介质的思维模式切换到主导介质是电子形式的思维模式。 电子文件是人们在社会生活中使用电子计算机作为工具而产生的一类数字化形式的记录。它正实实在在地进入了我们的生活和工作之中，并正在改变着传统的档案管理方式与方法。电子文件信息能够快速传递并且不受时空的限制，可供多用户检索，从而实现了信息资源的高度共享。然而，就在人们享受着电子文件带来的种

11、种便利之时，也逐步领略到电子文件给档案管理带来的挑战。大规模电子文件信息存贮和存取的新技术在不断翻新。而电子文件长期保存的技术和方法却远远落后，因此，电子文件的长期保存引起了人们的高度重视。 随着计算机技术在各领域的广泛应用，越来越多的文件以数字的方式产生和存在，越来越多的传统载体形式的档案不断转化成数字形式。然而，由于存储介质损坏、存储技术过时、存储格式变换、读取设备老化、存储系统升级等原因，这些电子文件正在以不可逆转的方式逐渐亏损，变得空有形体而无内容，或有内容而无法读取。有效解决电子文件长期保存问题迫在眉睫。1.2研究意义 每一个时期产生的档案都是重要的社会记忆，信息时代产生的电子文件也

12、不例外，它们承载着属于整个社会的历史记录。 电子文件长期保存策略研究有利于电子文件的可持续发展。电子文件保存的研究常被列入到档案图书管理和保护的领域中，可持续发展的电子文件保存关系到过去、现在和将来历史文明能否永久保留下来的问题，是保存一国文化的迫切需要。 电子文件长期保存策略研究可以用相对科学的方法解决当前电子文件长期保存问题，同时也为电子文件的利用提供了更为长久的使用时间，关系到一个国家一个民族经济，科技实力，同时也有利于保护国家的文化。有利于加快实施电子文件国家管理战略。 电子文件长期保存策略研究可以明确电子文件管理责任。电子文件的长期保存并非仅是在电子文件完成现行使命后移交到档案馆，由

13、档案管理人员来考虑和解决问题，而是应该贯穿于电子文件从生成到进馆的生命周期中的每个过程。在这些流转过程中，每个处理电子文件的机关单位都有责任对电子文件的长期保存采取相应措施，也就是要形成电子文件管理责任制。具体来说，就是电子文件的每个处理环节都要有相应的责任人承担电子文件的在本阶段应该保持的特征。例如电子文件的形成者要保证电子文件生成格式的标准、元数据的完整、进行文件的加密等，以保证电子文件在生成这一阶段即考虑到未来长期保存的问题。 电子文件长期保存策略研究可以确定电子文件标准格式。信息技术的发展和不断的更新换代，导致了文件格式的日益多样化；不同的领域、不同的部门根据工作需要选用各种各样的编辑

14、软件，以致文件管理者不仅要面对庞大的信息量，还要面对令人眼花缭乱的文件格式。由于软件开发商在设计软件时，主要针对用户的使用需求，很少考虑到文件格式的长期保存能力，因此必须在繁多的文件格式中选取对系统依赖度低，具有广泛支持性的适合电子文件长期保存的标准格式，以利于电子文件的管理，也利于电子文件的长期保存。2、 文献综述2.1引言计算机技术在各领域中的应用,使得越来越多的文件、记录、信息以数字的方式产生和存在,传统文件也不断地转化成数字形式,以便管理和共享。这就要求我们以相应的技术方法对电子文件进行管理、保存和提供利用。然而,我们对电子文件管理和利用的研究还未成熟,其管理和利用的对象一一电子文件信

15、息就已经悄悄地消逝,它们由于媒体的损坏、媒体技术的过时、格式的变换、系统的升级等原因,以不可颠覆的方式渐渐亏损,变得空有形体而无内容,或有内容而无法读取。因此,如果说传统文件时代的文件保护常常被放在相对幕后的位置,那么电子文件的长期保存则被推到了数字技术矛盾的浪尖上。只有解决了长期保存问题,我们的管理和利用才有了稳定的、有价值的实体对象。2.2国内外的研究现状2.2.1国外的研究现状近年来，国外电子文件长期保存领域经历了从理论研究到标准制定，从个体实验到最佳实践的发展历程，研究内容不断深入，研究领域不断拓展，国际上越来越多的机构和人员参与其中，并且很多项目得到了政府的高度重视和大力支持。国外电

16、子文件长期保存的研究和应用已经取得很大进展。美国、英国、加拿大、澳大利亚等一些先进国家的研究一直引领这一领域的探索。总结来讲，国外高度重视国家层面战略规划，相关政府机构给予强大支持，系统开发与标准规范制定齐头并进，研究模式由各自为政转为多方合作，提供法律保障，建立完善的标准、规范体系等策略来保证和促进电子文件的长期保存。2.2.1国内的研究现状近年来，国内不少学者翻译介绍了大量国外重大电子文件长期保存项目的研究成果，在这个过程中也引进了很多新的概念和思想，这使我国电子文件长期保存研究积累了较为丰富的学术资源，但这还不足以解决目前我国电子文件长期保存的相关问题，我国的电子文件长期保存研究要做到在

17、立足本国实际的同时，合理应用国外先进成果和经验。我国的学者主张制定电子文件长期保存国家战略，从电子文件的特性方面入手，通过技术手段来保证电子文件的长期保存，如改善载体状况，再生性保存技术等。立足国情，建立可持续发展的生态环境，寻求科学的战略发展观。2.3总结以上国内外的研究经验为我们的课题研究提供了宝贵的经验。目前我国档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停 留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其创新的需求。国外先进国家的发展经验告诉我们，电子文件长期保存研究必须取得政府

18、部门及相关机构的有力支持，因为电子文件长期保存体系的建立需要有人才、资金、技术、管理体制、政策规范等支撑，而这些都依赖于科学系统的组织保障措施，以保证自上而下地建立电子文件长期保存体系，并确保该体系的正常运转。同时，应该把重心从理论转变为可操作的实践上来，充分考虑到我国的实际情况结合通过各部门的协作进行保存实践,寻求最佳保存模式和指南,并建立国际合作研究项目。2.4参考文献1孙瑾.国外电子文件长期保存:理论、实践与启示J.档案与建 设,2013,(2):18-22.DOI:10.3969/j.issn.1003-7098.2013.02.005.2谢永宪,刘杭,袁晓雪等.澳大利亚电子文件长期保

19、存策略及其启示*J.北京档案,2013,(5):36-38.3张美芳.基于可持续发展的电子文件长期保存的策略研究J.数字与缩微影像,2007,(4):25-28.DOI:10.3969/j.issn.1672-495X.2007.04.007.4徐义全.电子文件的特性与长期保存J.档案学研究,2000,(1):53-57.DOI:10.3969/j.issn.1002-1620.2000.01.014.5吴建西,张绍武.电子文件长期保存的问题及解决方案J.现代情报,2003,23(6):71-72,74.DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2003.06.034.6王志宇

20、,周婷.实现电子文件长期保存的微观与宏观措施J.浙江档案,2010,(12):27-29.DOI:10.3969/j.issn.1006-4176.2010.12.007.3、 影响电子文件长期保存的因素 电子文件的内容不仅仅包括一开始就以数字形式存在的电子文件，还包括由传统纸质文件、照片、录音录像材料转换而来的数字化文件。与传统纸质文件不同，电子文件是电子文件内容，电子文件内容所在载体和对电子文件进行显示、修改、删除的计算机软件、硬件平台技术条件的完整组合。对于任何电子文件，一旦使用技术和设备将具有长期保存价值的文件内容记录下来，就只有采用这种记录文件内容的技术和设备进行还原、输出，才能识别

21、它的内容。目前，影响电子文件长期保存的主要因素：3.1载体 电子文件是存贮在各种类型的物理载体上的。近年来，信息存贮载体已由纸质占统治地位发展到纸质、缩微胶片、磁带、磁盘、光盘等多种载体“和平共处”的阶段，而且新型载体还在不断涌现，其使用寿命也各不相同。纸张单位面积上存贮的信息量很小，而磁性介质和光学介质单位面积上存贮的信息量很大，如一张光盘(650M)可存贮35万页A4打印纸上的文字信息或1万多页压缩后的电子影像信息。可谓是海量存贮载体。但是，相比于传统载体，新型存贮载体的寿命却不如纸张，中性纸可以保存千年以上，而电子文件载体对存贮环境的要求较高且使用寿命较短，如磁带的有效寿命最多只有十几年

22、，而光盘生产厂家的承诺至多也没有超过三十年，时至今日采取光盘(或硬盘)这一存贮方式还没有经过时间的真正考验。另外，纸张的损坏非常容易被发现，电子文件存贮载体的损坏则不易察觉，需要由设备来检验。3.2网络的不安全性 对于一份纸质文件来说，通常只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种限制，因为电子文件的处理环境是计算机及网络技术，如果不特意采取措施，则可以做到在网络的任何终端上去读取存于网络某一设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，就象发布告一样。电子文件由于不受载体传递的限制，所以对其信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉。从而摆脱了

23、时间和空间的制约。随着网络化的发展，电子文件极为重要的网络安全问题已日益突出，可以说网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。 计算机网络并不安全，除人为失误、意外灾害外，计算机病毒、黑客攻击都有可能使某些电子文件在顷刻间就化为乌有。而且信息技术的高度发展使人们可以很容易地复制任何信息产品，从而导致了诸如计算机病毒泛滥、信息失真等一连串恶果。这样，保证电子文件的安全，就成为电子文件长期保存面临的新课题。3.3技术过时计算机硬件与软件技术的迅速更新，必然会导致电子文件存贮遭受技术过时的影响。一般几年后就可能被更新，而一些耐久性的电子文件载体也许可以保存几十年，若干年后很可能出现虽然有保存完好的光

24、盘，但是已找不到读取设备了。又由于数字存贮载体的格式、软件硬件往往都捆在一起，即使存贮载体完好，如果检索、传输或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将直接影响到电子文件的存取。一旦设备不能读、出这些电子文件，存贮载体自然就要淘汰。3.4电子文件的特性3.4.1电子文件的可读性在检索和阅读电子文件时人们必须依赖特定的硬件设备、操作系统和应用软件对电子文件内容加以转换，还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。这是一个较为复杂的过程。因为，电子文件往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容格式的编排上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后的转换与还原时，所采用的技术和方法上的

25、不同。不同的技术和方法使得电子文件在形成时所依赖的技术，到了其保存阶段往往已经读不出其相应的电子文件信息了。如果电子文件的可读性问题不能得到有效的解决，那么社会生产、生活的顺利进行，人类历史的完好延续将会受到很大的威胁。3.4.2电子文件的易更改性电子文件在起草过程中或做其它处理的突出优点就是增删改容易，改后又不留任何痕迹。造成电子文件易被增删改的原因，主要是由于计算机的内存贮器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存贮载体的可重写性决定的。另一个原因是计算机的存贮器，除磁带外，都具有随机读写功能，即载体中任何部位的信息都可以被直接定位读写。信息的写入不仅可以任意定位，直接写在指定位置，而且如果被增加的信

26、息多于留出的那段空间，还可自动将多出的部分写在其它地方，并用逻辑指针链接好，读取时不会发生混乱。电子文件易更改性，造成认定上的困难，也就是说如果没有采取专门的技术措施，就很难分辨出新、老文件的区别，从而给电子文件保管和长期保存带来纸质文件所没有的新问题。3.4.3电子文件对元数据的依赖性元数据是关于数据的数据。如电子文件上下文关系和结构的描述就是元数据。对于纸质文件来说，元数据往往是直接体现在其形态上。如印好的文件，纸上的据往往是直接体现在其形态上。如印好的文件，纸上的特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质文件由于在传递和处理过程中，离不开行政部门的实际往来和人工办理各种

27、手续，则体现行政背景的元数据也就自然地记录在文件上了。电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这些元数据，就可能给电子文件保管和长期保存带来问题。电子文件还有一些特性，如电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性，电子文件载体的非直读性，非实体归档的可能性，对标准化的依赖性等等，就不在这一一叙述了。电子文件的特性，从档案工作的角度考虑，从电子文件保管和长期保存考虑，它没有给我们带来什么好处，而是带来一大堆难题。4、 电子文件长期保存的策略4.1技术的改进4.1.1改善载体状况由于电子文件是承载于磁盘和光盘上的。因此，还在数字

28、世界初期人们将电子文件保存的关键归于载体的保存上。于是人们为电子文件保存创造了适宜的环境诸如环境温度应控制在1424之问，相对湿度控制在4560之间；存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求；载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的保存条件；远离强磁场和有害气体等等。另一方面，由于载体的腐坏与脆化会带来信息的丢失，即使保存条件再好，载体的使用寿命也是有限的。于是人们呼吁厂商提高产品(载体)质量，增强载体的耐久性、贮存能力及使用寿命，以便极大地减少电子文件信息的丢失及降低贮存费用。有研究表明磁光载体的使用期限为1030年。磁性载体磁粉不稳定，易变形，而感光载体又容易受温度、湿度激烈变动影响以

29、及尘埃颗粒污染的损害。因而人们十分看重一种新型的载体HDROM光盘这种高密度的只读光盘是CDROM光盘存贮能力的180倍，而价格只是它的一半。它采用离子束将电子文件信息写在不锈钢、铱等载体上。HDBOM不易受材料变质的影响，井能以人们可读形式描述解释数据。这种方法展现了在新存贮技术下保存载体的发展前景。不过增强载体的耐久性、贮存能力及使用寿命，这只能作为一定时期内的保存措施，而非永久的解决方案。4.1.2电子文件的更新日新月异的数字技术使电子文件的技术环境及存贮结构更加复杂。新设备、新的处理方法与软件以25年为一个周期更新换代，因而使得记录、存贮与检索电子文件的手段与产品迅速发生变更。又由于技

30、术更新太快。大量非标准的信息剧增，使得电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。在这种背景下，再增加电子文件载体的寿命已显得不太实际了。事实上技术淘汰要比电子文件载体的腐坏对电子文件长期保存具有更大的威胁。针对这一点人们便采用了“更新”技术，即通过复制将电子文件信息从一个载体拷到另一个载体上。更新技术改变了电子文件因载体问题无法读出的状况，从而使电子文件能够延续地保存下去。更新技术涉及到了许多问题，如法律、经济、文化、技术、社会道德等。因此要使更新能够顺利地进行，还有赖于多方面的合作和支持。4.1.3电子文件的转换如今，人们生活在一种纸张、缩微胶卷、录像制品、磁盘和光盘等多种媒体共存的环境里，这样

31、，就必然要面对格式转换的问题，即将电子文件信息从各种各样的格式上转换到更易管理的标准格式中。因此，人们需要迅速快捷、价格低廉、质量更好的转换技术。目前可采用以下三种方法来进行转换：一是在电子文件归档时，把电子文件转换成各种平台上都能适应的文本文件格式，以消除由于技术演变所带来的影响；二是目前许多效据库管理系统的制造商都在将自己的产品向通用型、开放型发展，这些产品可以在多种不同类型的硬件及操作系统平台上得到支持，因此，也可以将电子文件建立在这种通用的数据库平台上；三是采用或开发对应的转换软件，每当所应用的技术与所保存的电子文件在技术上的一致性发生变化时，就对所保存的电子文件进行相应的转换使其始终

32、保持同新技术的兼容性，从而保证电子文件逻辑上的一贯准确。在强调转换技术的同时，人们还建议使用一些标准格式，采用标准格式有利于电子文件格式的转换，有利于电子文件的保存和利用。4.1.4利用再生性技术这里所述的再生性保护，是指将技术过时的电子文件适时地转移到缩微品或纸上。转移到缩微品上可能更好一些，因为它存贮量大，便于保管。不再使用计算机软硬件技术读取。这种方法为长期保存电子文件信息提供方便并避免计算机软硬技术过时所带来的任何麻烦。缩微胶片的寿命，理论值500年，国际上已有100多年的实践经验，国内也有几十年的实践经验。这对我们来讲，可能是最希望采取的方法。但这种方法也存在一些现实问题：一是有些信

33、息无法转移到缩微胶片或纸上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是信息一旦转移到缩微胶片或纸上，也就失去数字记录的风格和魅力，如失去了数字化的传递与使用的灵活性。但在缩微摄影技术和设备大发展的今天，缩微品记录的模拟量信息，能很快地进入计算机网络系统，又恢复它原有的风格和魅力。4.1.5电子文件的迁移在今天硬件、软件高度变化的环境中对电子文件长期保存多数情况应采取“迁移”的方法。迁移能保留电子文件信息的完整性，保留客户对电子文件信息的检索能力、显示能力及其它利用能力。当然，把电子文件信息迁移到新技术上的费用是非常昂贵的，但对于利用率高、具有长期保存价值并符台长期标准的电子文件应当有理由实施数

34、据迁移技术。4.2管理的改善4.2.1建立计算机技术档案馆建立一个过时技术的计算机档案馆，收集技术过时的计算机软硬件，提供利用，读取那些现在已经过时的技术，在当时记录在存贮载体的信息，例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统。这种方法要求广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保护操作这些过时技术的某些技能。由于设备的老化，原生产厂家不再生产这些设备的备件，存贮载体在不断损坏等原因，使得代价十分昂贵，不是文件保管部门自己力所能及的可以采取的措施。而且即使采取这种措施，也很难永远维持下去。4.2.2对电子文件进行选择和鉴定目前，各种类型的电子文件在层出不穷地产生，我们要对浩如烟海的电子文件进

35、行保存是不可能也没有必要的。因为在众多的电子文件中，有不少属于“垃圾文件”、“伪文件”、“有害文件”等等，档案部门对此根本就没收藏的必要。而对于有价值的电子文件归档保存则是档案部门的历史责任。因此，对电子文件档案保存的第一步，就是要对电子文件进行选择，以决定这些电子文件是否有必要进行保存。 初步选择的电子文件还必须请有关专家进行鉴定，经过鉴定有长期保存价值的电子文件可转化为电子档案进行保存；对于保存价值尚不明确的则不需要进行全面的保存。电子文件处于频繁的变化之中，电子文件选择的难度首先在于怎样寻找适台于馆藏原则的电子文件。然后才是对符合用户需要的潜在资源进行选择和鉴定。这样，对电子文件应找出哪

36、些重要的电子文件正在产生，这些电子文件有无保存价值及由谁去保存。总之，对电子文件进行选择和鉴定，可避免电子文件长期保存中的盲目性和随意性，从而保证信息资源的合理开发与利用。4.2.3确保电子文件的真实性、完整性和安全性由于电子文件随时可以变换载体，或被不目痕迹地更改，所以为保证电子文件的真实性，必采取专门措施。如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理。还有的办公自动化网络中可自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施。为了使电子文件保存完整性，应当从电子文件形成起，就进行妥善保存；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传递，

37、在计算机网络上集中，并按档案管理的标准格式存储到可长期保存的脱机载体上；作为档案长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档。具有保密要求的电子文件，上同时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施，以确保电子文件的安全。4.2.4电子文件的利用电子文件长期保存的目的最终是为了利用，为了用户对电子文件的目前尤其是长期的检索需要。与传统文件不同的是，能长期保存电于文件并不等于能保证被保存的电子文件具有可存取性和可读性。被保存完好的电子文件若在当前设备中无法读出，实际上与该文件被损毁无异。所以要时时通过电子文件的利用来检验该文件长期保存是否有效。电子文件的利用除了把它拷贝后供用户阅读外，更重要的则是通过网络提供给用户存取。通过电于文件的利用，可以使保存单位从保存费用和保存价值的角度出发而把那些失去保存意义的电子文件淘汰，把有保存价值的电子文件继续保存下去。同时通过利用还可以及时发现保存工作和利用系统中存在的问题与不足，从而促使保存单位不断地调整和改进工作方法与技术措施。这样，保存与利用的相互促进，既能使电子文件最大限度地利用，又能使电子文件信息资源可靠、安全、有效地长期保