公文管理办法

1、公文管理办法1. 目的为了使公司公文管理工作规范化,制度化 ,确保公司公文管理工作规范,准确 ,及时 ,安全 ,特制定本办法 .2. 适用范围本办法中公文是指公司正式印发的各类请示,报告 ,通知 ,通报 ,决定 ,函 ,会议纪要等文件 ,以及公司收到的由政府及其它机构正式印发的各类文件.公司公文实行统一管理 ,本办法适用于本公司上述各类公文的处理活动 . 传真文件与公函的处理依照 公司传 真 ,公函管理办法 .3. 职责总经理办公室负责公司公文的管理工作,负责公司发文的起草 ,初审 ,登记 ,缮印 ,校对 ,用印 ,流转 ,督办和归档工作 ,负责来文登记 ,传阅 ,督办 ,归档工作 .根据工作

2、职责权限和业务归口,相关业务负责人作为公司发文的审核人和签发人,负责公文的审核和批准 .接收公文的部门负责保管公文,并落实文件要求事项 .4. 发文管理4.1 公司印发公文的种类4.1.1 请示 请政府机构或公司董事会等公司治理机构指示和批准,用 请示 .4.1.2 报告 向政府机构或公司董事会等公司治理机构汇报工作,反映情况 ,用 报告 .4.1.3 指示 对公司各部门 ,人员布置工作 ,阐明工作活动的指导原则 ,用指示 .4.1.4 公告 向国内外宣布重大事件 , 用公告 .4.1.5 通知传达指示 ,要求公司各部门 ,人员办理或者需要知道的事项,批转或转发公文公文 ,用 通知 .4.1.

3、6 通报表扬 ,批评 ,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用通报 .4.1.7 决定 ,决议 对某些问题或者重大行动作出安排,用决定 .经过会议讨论通过 ,要求贯彻执行的事项 ,用决议 .4.1.8 函 与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用函 .4.1.9 会议纪要 传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用 会议纪要 .4.2 发文程序 发文包括拟稿 ,审稿 ,签发 ,缮印,校对,用印 ,分发等程序 .4.2.1 草拟4.2.1.1 公司发文由总经理办公室文秘专员草拟,重要公文由总经理办公室主任草拟.4.2.1.2 草拟公文应注意以下要求

4、 :要符合国家的方针 ,政策 ,法律 ,法令和有关规定 .如提出新的政策规定 ,应尽量与原来 的有关政策相衔接 ,并加以说明 .情况要确实 ,观点要明确 ,文字要精练 ,条理要清楚 ,层次要分明 ,标点符号要正确 ,篇幅 要力求简短 .引用的公文要写明发文机关 ,公文编号 ,标题和发文时间 . 草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸,文件字迹要清楚 , 文面应保持整洁 ,凡是文面凌乱不清的 ,要重新清稿 .数字的写法 . 正式文件中 ,除文件编号 ,统计表 ,计划表 ,序号 ,专用术语和百分比必须用 阿拉伯数字书写外 ,其他用汉字书写 .章节序数的写法 .一般应按下列顺序排列 :第一层为 :一

5、,第二层为 (一),第三层为 1, 第四为 (1).避免滥用简称 .年月日 ,人名 ,地名 ,文件名称 ,事物名称等 ,一般不要简称 .4.2.2 审核4.2.2.1 文稿送签以前 ,应由总经理办公室主任核稿,重要文件须经业务分管副总经理审核.4.2.2.2 审核的重点包括 :是否需要行文 ;是否符合国家的方针 ,政策 ,法律 ,法令 ;与本单 位发过的公文是否衔接 ;提出的要求和措施是否明确具体,切实可行 ; 处理程序是否完备 ,行文关系 ,公文格式是否符合规定 ;文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等.4.2.2.3 审核时如发现不妥之处 ,必须进行修改 ,属于重要的原则性的问题

6、,应退回承办 人修改 ,改动过大的 ,要重新抄正 .4.2.2.4 发文审核使用公司发文审批笺,承办人与审核人应在公司发文审批笺做好记录 .4.3 签发4.3.1 文稿审核后 ,由承办人连同公司发文审批笺,送业务分管副总经理签发 ,重要文件由总经理签发 .4.3.2 签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改 ,必须重新送签 .4.4 缮印 ,校对 ,用印和分发4.4.1 公文签发后 ,由文秘专员负责打印 ,盖章 ,装订 ,登记 ,分发 .总经理办公室主任负责 校对.4.4.2 打印文件要美观大方 ,符合公文格式 ,采用公司发文稿纸印刷 .装订要整齐牢固 , 不漏页 ,错页 ,粘页 .印章盖在年

7、 ,月,日的中上方 ,上沿不压正文 ,下沿略压年 ,月,日,如正 文末页无空档 ,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明 此页无正文 字样.4.4.3 公文校对以原稿为准 , 不得擅自改动原文 .4.4.4 公文用印时 ,应做好文号登记 .4.4.5 分发公文应按规定的分发范围分发到责任人,并做好收发登记 .4.5 保管和保密4.5.1 公文保密等级分为 :绝密,机密,秘密三种 ,其余为一般文件 .绝密 ,机密文件打印一 定要用专用磁盘 . 绝密文件只能印一份 ,由起草人送有阅文资格的人传阅;机密文件按审阅人数打印 ,阅完后由起草人收回归档 .秘密文件由阅文人妥善保管 .文件机密级数 , 由发文部门的主管领导根据文件内容确定 .4.5.2 有关人员 ,对公文中涉及国家 ,政府或本公司应保密的事项,必须严守机密 ,不准随便向他人泄露 .4.5.3 公文办理完毕后 ,要及时送交文秘专员整理立卷,个人不得私自保存 .5. 收文管理5.1 收文由总经理办公室统一负责,由文秘专员及时对收文归类,登记 ,然后根据文件的内容 ,分送有关领导阅示 .5.2 文秘专员根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理 . 收文传阅使用文件传阅笺 .领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失 .5.3 阅件人对送来的公文要及时阅示,阅完后要签名并注明日期 ,不得涂改 .急件的 ,当天批复