XX公司会议管理制度

1、公司会议管理制度为建立有效的工作沟通机制，使组织内部横向纵向联络通常，并避免会而不议，议而不决，决而无终的低效率情形，特制定本制度。一、适用范围本公司及其关联公司之例行工作会议二、会议类别及定义1总经理办公会议总经理办公会议是依据总经理工作细则规定，总经理履行经营管理职责而召开的会议。总经理办公会议分为定期会议和临时会议。 2生产经营会议生产经营会议是业务系统部门主管就重点业务工作动态进行报告，对工作交办、执行及结果追踪并对跨部门需要协调之工作事宜进行讨论而举行的业务系统定期例行会议。3部门周会部门周会是各部门内部就工作交办执行及结果追踪改善而举行的定期例行会议。4专案协调/研讨会专案协调/研

2、讨会是针对重大的项目专案执行过程中出现的重大问题之解决而举行的专门会议。 三、会议召开程序 （一）总经理办公会议召开程序1召开时间定期总经理办公会议每月召开一次，于每月末周由总经办具体确定会议时间并提前通知相关参会人员。临时总经理办公会议视需要适时举行。2召集主持及参加人员总经理办公会议由总经办负责召集，总经理或总经理授权之管理层主管 主持，各分管副总，财务负责人必须参加，并视会议需要指定相关人员参加。3会议程序总经理办公会议召开的具体程序依据总经理工作细则第六章共经理办公会议具体的规定执行。 （二）生产经营会议召开程序1召开时间生产经营会议于每二周举行一次。具体召开时间由总经办根据情况确定并

3、提前通知相关参会人员。2召集主持及参加人员生产经营会议由总经办负责召集，常务副总主持，由业务系统各部门主管参加，并视会议需要指定其他相关人员参加。3会议程序(1)会议通知：总经办应提前两天发出会议通知，确定会议召开具体时间会议议题 参会人员名单及会议资料准备要求。各参会人员应认真准备会议资料，并按通知时限提前两天将会议资料电子档案提交总经办进行汇总。(2)例行报告：各参会人员依次报告本部门本周重点业务项目目标达成及进程状况，分析总结工作异常原因和改善对策。并对跨部门需协作的工作提出请求。(3)专题报告：专项重点工作的执行部门应就专项工作的进度状况作出专题报告。(4)主持询问：会议主持可对报告内

4、容进行询问或作出点评，报告人应如实回答会议主持的会议询问。(5)议题讨论：例行报告结束后，会议主持应就当期会议议题逐一说明，并主导各参会主管发表讨论意见，会议主席应对各参会主管的意见进行总结，形成共识。(6)临时动议：议题讨论结束后，会议主持应询问参会主管有无临时动议，若有则由会议主持对提议人的提议进行决定是否即时讨论还是另行讨论。若无临时动议则宣布会议结束。(7)会议记录：总经办应指定专人对各报告人的重点内容，会议主持的指示性点评以及会议的决议进行记录，并整理后形成格式性的会议记录表，交由会议主持核准后下发至参会人员。(8)决议下达对会议的决议事项，由总经办制作成公司正式文件经审批后即时下达

5、各部门交付执行，并在下次会议中逐项追踪执行结果。(9)会议追踪：总经办应针对经核准的会议记录中所记载的需追踪事项进行追踪，确保工作的及时完成。（三）部门周会召开程序1召开时间部门周会于每周五由部门主管安排举行。2召集主持及参加人员部门周会由部门主管召集并主持，部门内全体人员参加3会议程序(1) 例行报告：各参会人员依次报告本人本周负责的重点工作进展状况，遇到的工作困难，分析总结目标未达成原因和改善对策。(2) 主管询问：部门主管可对报告内容进行询问或作出点评，对报告人遇到的工作困难应提供指导性的解决意见。(3) 工作交办：例行报告结束后，部门主管应对本周部门工作进行总结，对下周工作任务进行交办

6、和分配。(4) 会议记录：部门应指定专人对各报告人的重点内容，部门主管的指示性点评，交办和分 配的工作任务以及会议的决议进行记录，并整理后形成格式性的会议记录表， 交由部门主管核准后发至参会人员，并报总经办备案。(5) 会议追踪：部门主管应对会议记录中所记载的需追踪事项进行追踪，确保工作的及时完成。（四）专案协调/研讨会召开程序1召开时间由专案项目负责人视项目进行情况之需要择时举行2召集主持及参加人员专案协调会由专案项目负责人负责召集和主持，由专案项目负责人确定需要参会的人员。3会议程序(1)会议通知：专案承办部门应提前两天发出会议通知，确定会议召开具体时间会议议题参会人员名单及会议资料准备要

7、求。各参会人员应认真准备会议资料，并按通知时限提前两天将会议资料电子档案提交专案承办部门汇总。(2)专案背景说明：专案负责人应对专案项目背景，进展状况，召开专案协调会的原因和需讨论的问题逐一向参会人员予以介绍说明。(3)专题讨论：专案背景说明后，专案负责人应主导各参会主管就专题事项发表讨论意见，并对各参会主管的意见进行总结，形成共识性的决议。(4)会议记录：专案负责人应指定专人对会议的重点内容，会议的决议进行记录，并整理后形成格式性的会议记录表，交由专案负责人核准后下发至参会人员，并报总经办备案。(5)会议追踪：总经办应针对经核准的会议记录中所记载的需追踪事项进行追踪，确保工作的及时完成。四、会议质量及效率控制1会议时间控制：为提高会议效率，会议主持人应严格控制会议时间，原则上总经理办公会议时间不超过 3 小时，业务管理会议不超过 2 小时，部门周会不超过 1 小时。2会议质量控制：为保证会议质量，各报告人应紧紧围绕会议议题进行报告和发言，讲重