办公室QC减少特殊文本复印消耗课件

1、减少特殊文本复印消耗,1,一、概,述,?,办公室现有工作人员,5,人，其中,1,名主管，,2,名文秘专责，,1,名文书，,1,名跟班人员。负责复,印工作的为文书，但其还兼任办公室部分财务,工作、后勤服务工作，在其外出办理事务时，,其他人员必须担起复印工作，一般文本按常规,操作即可应付，但遇到如身份证、户口簿、证,件等特殊文本时，没有文书的操作经验，常常,要尝试多次才能达到需要的效果，既增加办公,耗材，又影响了工作效率，还对其他工作的开,展带来一些不利影响。,?,为此，我们小组力求通过此次活动解决特,殊文本快捷复印的问题。,2,二、小组简介,?,（一）,QC,小组概况：,小组名称,“四好”服务,

2、QC,小组,成立时间,2010.03,课题类型,现场型,组长,XX,注册号,LD2010-07,注册时间,2010,年,3,月,活动时间,2010,年,3,月,-10,月,出勤率,100%,课题名称,减少特殊文本复印消耗,3,二、小组简介,?,（二）小组成员分工：,序号,姓,名,性别,年龄,文化程度,组内分工,1,XXX,男,39,岁,大专,调查分析,对策实施,2,XXX,女,31,岁,大专,组织策划,对策实施,资料整理,3,XXX,女,50,岁,初中,调查分析,对策实施,4,XXX,女,32,岁,大专,对策实施,4,三、选题理由,特殊文本复印理想,现,状,选择课题,人人能胜任,?,为了兼顾美

3、观、便于携带,和节约用纸，需要将一些特,殊文本印在一页,A4,纸上，,受原件尺寸的制约，只有经,验丰富的文书能在少浪费办,公耗材的情况下胜任。,减少特殊文本复印消耗,一定成功！,5,四、现状调查,?,耗材（忽略复印机运行磨损及碳粉消耗）、,耗时统计,?,（一）以复印身份证正反面，办公室文秘,专责操作为例：,6,四、现状调查,?,是纸的方向不对？换！,7,四、现状调查,?,如此反复，错、错、错！？！,?,如果每一种可能都尝试，身份证两面，纸两面，,至少需要,16,次（,2,的,4,次方）才有一次是正确的，那么,浪费的就是,15,张,A4,纸，按尝试一次用时,1.5,分钟计，忽,略间隔的思考时间，

4、,16,次耗时,24,分钟。（事实上，很,多人坚持不到,16,次就放弃了，等到复印室的工作责任,人返回才得到想要的复印件；有的人尝试了不到,10,次,就侥幸成功了，但浪费也是不可避免的。）,8,四、现状调查,?,再看户口簿的复印。一般我们需要的是户,主页和其中任意一页，如果不假思索，最便捷,的就是复印成两页。,9,四、现状调查,?,如果按需求页不作思考且没有复印经验，,一次次尝试，又将重复复印身份证的浪费现象。,?,1.,我们希望复印室的文书,永远没有特殊情况，随时在岗！,?,不可能！,?,2.,我们必须改变这种状况，,解决非专业人员复印特殊文本的,浪费问题。,?,Ye,！,10,五、设定目标

5、,?,单件特殊文本复印,A4,型纸张浪费数由,15,张降低至,2,张，复印耗时由,24,分钟降低至,4.5,分,钟。,15,24,2,4.5,0,5,10,15,20,25,现状,目标,浪费纸（张）,耗时（分钟）,11,六、可行性分析,?,（一）特殊文本的复印并不复杂，只要,找到正确的方法就能轻松完成。,?,（二）办公室有从事复印工作经验丰富,的员工一名，可以将她的经验变成大家共,享的成果。,?,（三）小组成员勤于思考，有创新和解,决问题的能力。,12,七、原因分析,?,目标确认后，小组成员从人、机、法、,环四个方面分析造成特殊文本复印消耗的,原因如下图：,13,七、原因分析,特,殊,文,本,

6、复,印,消,耗,人员,设备,方法,环境,责任心不强,操作不熟练,未确定责任人员,操作人员经验不足,老化，经常出错,不适合复印特殊文本,操作不当,不会使用复印机,未定期维修,只能复印标准,A4,、,A3,型文本,未经培训,说明书保密,室温过高或者过低,卫生条件差,复印机工作出错,复印机工作面不洁,14,八、要因确认,序,号,末端原因,调查分析,结论,责任人,1,未确定责任人员,复印室有专门的工作人员,非要因,XXX,2,操作人员经验不足,当负责复印工作的人员外出,时，其他办公室人员对特殊,文本复印的操作不熟练,要因,XXX,3,复印机未定期维修,按规定定期维修,非要因,XXX,4,只能复印标准,

7、A4,、,A3,型文本,能复印面积小于复印机面板,的各种纸型的文本,非要因,XXX,5,人员未经培训,办公室人员的业务培训之一,就是办公设备的使用,非要因,XXX,6,复印机说明书保密,复印工作负责人掌握相关操,作技能,非要因,XXX,7,复印机工作出错,冬季室温过低时偶尔出现卡,纸现象,非要因,XXX,8,复印机工作面不洁,每天清洁工作面,非要因,XXX,15,八、要因确认,?,通过对末端原因逐条分析，我们确定导致,特殊文本复印消耗的主要原因为：,操作人员经验不足,16,九、制定对策,?,经过分析，小组成员认为，要解决操作人员经验不,足的问题，可以有加强培训、增加复印专人、制作简易,操作模型

8、三种方法，详见下表：,要因,目标,对策,分,析,结,论,责任人,操作,人员,经验,不足,减少,特殊,文本,复印,消耗,加强培训,常规复印操作培训一次,即可掌握，但特殊文本,的复印需多次操作后方,能熟练掌握，实施起来,有一定难度,不可取,XXX,增加复印,专人,办公室人员编制不允许,不可取,XXX,制作简易,操作模型,按使用说明和模型指示,操作，不需培训，人人,可以应用,可取,XXX,17,十、对策实施,?,由,XXX,梳理经常遇到需复印的特殊文本有：身份,证、银行卡、户口簿、证书类、票据等。其中票据类,若为装订本不可拆散只能单页复印者，证件、证书类,原件大于,A4,型纸,1/2,只能单页复印者

9、不需纳入模型制作,范围。,?,小组根据不同类型的特殊文本，以身,份证为原型制作了卡型证件类复印模型；以,能最大限度利用,A4,型纸的专业技术职务资,格证书为原型制作了证书类复印模型，此模,型同时可复印小于专业技术职务资格证书的,任意证书；制作了户口簿专用复印模型，此,模型同时可用于横向小型证书的复印。,18,十、对策实施,?,制作时我们尝试了稍厚一些的卡纸，但,受厚度影响复印时有黑影，复印效果不理想；,到广告公司咨询过制作成硬质材料的模型，,但成本相对高。故选择了自制，虽然封面纸,有容易损坏的缺点，但仍可使用很长时间，,且坏了重新制作也很方便。,19,十、对策实施,20,十一、效果检查,?,复

10、印身份证：,21,十一、效果检查,?,复印户口簿：,22,十一、效果检查,?,复印资格证：,23,十一、效果检查,?,我们随机请了,6,位员工在没有进行培训的情况下，,对照特殊文本复印使用说明和模型复印了相应的证件，,将用纸及用时情况作了记录，详见下表：,姓名,证件类型,用纸,（张）,用时,（分钟）,浪费纸,（纸）,平均浪费,纸（张）,平均用时,（分钟）,XXX,资格证,1,1.167,0,0.33,1.36,XXX,资格证,1,1.25,0,XXX,身份证,2,2.1,1,XXX,身份证,1,0.67,0,XXX,户口簿,2,2,1,XXX,户口簿,1,1,0,24,目标值对比,15,24,

11、2,4.5,0.33,1.36,0,5,10,15,20,25,活动前,目标值,活动后,浪费纸（张）,耗时（分钟）,25,十二、效益分析,?,一、活动花费资金：,?,封面纸,5,张（其中,2,张在制作过程中调整费弃），市,场价每张,0.5,元，共,2.5,元；试应用（含效果检查用纸）,14,张,A4,型纸，市场价每张,0.1,元，共,1.4,元。活动共花费,3.9,元。,?,二、活动每年节约资金,?,每复印一件特殊文本可节约至少,14,页纸（按抽样试,印最大用纸量,2,张计），每页纸,0.1,元，共节约,1.4,元。,?,从平日复印特殊文本的需求看，按平均每月复印,40,件计（年末时较多，其他时候不太均匀，估取经验值），,每月可节约,56,元，每年节约,672,元。,?,活动取得的经济效益虽然微忽其微，但特殊文本复,印问题的解决节约了大量的工作时间，提高了工作效率。,26,十三、总结及下一步打算