第1章 办公自动化概论【专业教育】

1、第1章 办公自动化概论,教学安排 1、课堂教学与实训 在实训室进行理论知识与实践操作 2、课外实训 利用课余时间，调研相关企事业单位的办公自动化建设情况，根据自己学习所掌握的知识，提出相关建议和意见,2,学习幻灯,教学目的 通过本课程的教学，学生掌握办公自动化软硬件的基本知识、基本原理及典型应用；学会典型办公自动化软硬件的操作使用，加强基本技能训练，培养对现代办公信息处理工具基本的使用技能和信息技术综合应用能力。加强现代办公过程中信息与网络资源利用意识、计算机应用意识、信息安全意识，提高办公信息技术应用水平和工作效率，增强现代办公信息技术素质和的战斗力。 通过本课程的学习，学生可以提高办公操作

2、技能，并能熟练使用办公软件、办公设备、办公网络以及应用各种工具软件解决办公业务中的实际问题,3,学习幻灯,知识能力目标 能够熟练使用办公软件； 能够进行办公设备的使用和维护； 能够使用软件解决办公中遇到的实际问题； 能够完成办公自动化的综合应用； 掌握办公自动化的基本概念、职能； 了解办公自动化系统的软件和硬件组成； 了解办公自动化设备的原理； 了解办公常用工具软件的基础知识与功能； 了解掌握办公自动化综合应用的知识与功能,4,学习幻灯,5,学习幻灯,6,学习幻灯,课程学习要求: 认真听讲 积极参与课堂讨论 按时完成作业 培养团结协作精神及动手能力 提高服务意识,7,学习幻灯,纪律要求 1、迟

3、到一次从实训考核及平时作业成绩中扣5分 2、早退一次从实训考核及平时作业成绩中扣10分 3、旷课一次从实训考核及平时作业成绩中扣10分 4、旷课超过3次者不允许参加综合测试 5、实训时从事与课堂教学内容无关者处理如下： 第一次 警告（实训考核及平时作业分扣10分） 第二次 严重警告（实训考核及平时作业分扣10分） 第三次 实训考核及平时作业成绩为0分,8,学习幻灯,评测与考核 本课程采用平时情况与平时单元测试成绩相结合的方式进行考核。 平时出勤与上机抽查占总成绩的30%，根据每个教学单元或阶段设计的上机安排相应的测试占总成绩的30%，期末综合上机测试占总成绩的40,9,学习幻灯,本章目录,1.

4、1 办公自动化概述 1.2 办公信息系统内容简介 1.3 办公信息系统的安全与保密,10,学习幻灯,1.1 办公自动化概述,办公自动化实例教程,11,学习幻灯,美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授对办公自动化下的定义，“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术”。文中“量非常大而结构又不明确的那些业务”便是指通常的办公业务。通常的办公业务范围主要有书面和口头信息，以及这些信息的生成、处理、传递与管理。并涉及办公资源、办公时间的利用与安排,1办公自动化的含义,12,学习幻灯,1.1.1 办公自动化含

5、义与作用,1办公自动化的含义 我国专家在1985年召开的办公自动化规划讨论会上形成比较统一的定义是：办公自动化是利用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的办公活动物化于各种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成的服务于某种目的的人机信息处理系统,办公自动化实例教程,实现办公活动的高效率、高质量。 实现办公信息处理的大容量、高速度。 实现办公活动的智能化,2办公自动化的作用,13,学习幻灯,3.办公自动化内涵的变化 传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，对音频、视

6、频、图形、图像等多媒体信息难以进行有效的处理,现代办公自动化系统认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到整体目标实现的过程。现代办公自动化系统着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境,14,学习幻灯,1.1.2 办公自动化的技术层次,1事务处理型 2办公（信息）管理型 3. 办公决策型,办公自动化实例教程,15,学习幻灯,办公事务型,办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的基础性工作，包括文字处理、电子排版、电子表格处理，文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务

7、统计、报表处理、个人数据库等,办公（信息）管理型,管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能,办公决策型,决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统,16,学习幻灯,1.1.3 办公自动化的两种模式,1. 个人办公自动化 个人办公自动化指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容,办公自动化实例教程,2群体办公自动化 群体办公自动

8、化用来支持群体间的动态协同办公，一般是指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统,17,学习幻灯,1.1.4 办公自动化的发展历程,1办公自动化的起源 2办公自动化的发展现状 3办公自动化的发展趋势,办公自动化实例教程,办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公业务集成化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化,18,学习幻灯,1.1.5 办公自动化人员的技能要求,办公自动化实例教程,信息检索 文稿处理 表格绘制 数据处理 图表创建 幻灯片制作 文件共享 网络发布 办公设备应用,19,学习幻灯,1.2 办公信息系统内容简

9、介,办公自动化实例教程,20,学习幻灯,1.2.1 办公信息系统的含义,在2000年11月召开的办公自动化国际学业术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统（Office Information Systems，简称OIS），认为：OIS是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统,办公自动化实例教程,21,学习幻灯,1.2.2 办公信息系统的组成,1办公人员 2办公信息 3办公流程 4办公设备,办公自动化实例教程,22,学习幻灯,1.2.3 办公信息系统的类型,办公自动化实例

10、教程,政府型 事业型 企业型 经营型 专业型 案例型 控制型 事务型,23,学习幻灯,1.2.4 办公信息系统的功能,办公自动化实例教程,1办公信息系统的基本功能 从外在形式上看，办公信息系统的基本功能包括八个方面:公文管理 、会议管理 、部门事务处理 、个人办公管理 、领导日程管理 、文档资料管理 、人员权限管理 、业务信息管理 。 2办公信息系统的功能框架 3网络化办公环境下办公信息系统的集成功能 在网络办公环境下，一个完整的OIS应具有七个方面的集成化功能：建立内部通信平台 、建立信息发布平台 、工作流程自动化 、文档管理自动化 、辅助办公自动化 、业务信息集成、实现分布式办公,24,学

11、习幻灯,1.3 办公信息系统的安全与保密,办公自动化实例教程,25,学习幻灯,1.3.1 办公信息系统安全与保密的含义,在办公信息系统中，安全是指为防止有意或无意的破坏系统软硬件及信息资源行为的发生，避免企业遭受损失所采取的措施，包括硬件安全、软件安全、数据安全和运行安全；保密是指为防止有意窃取信息资源行为的发生，使企业免受损失而采取的措施,办公自动化实例教程,26,学习幻灯,1.3.2 办公信息系统安全与保密的影响因素,1人为因素 人为因素是指系统运行中由人的行为造成的不利因素。 2自然因素 自然因素是指自然界、环境等影响造成的对OIS的不利因素，如水灾、火灾、雷电、地震、电磁波等。这一类因

12、素的危害主要是针对系统设备、存储介质、通信线路等的。 3技术因素,办公自动化实例教程,物理方面 软件方面 数据方面,27,学习幻灯,1.3.3 办公信息系统安全与保密的制度管理,为确保办公信息系统的安全，在系统安全和保密控制方面应采取以下具体管理制度。 (1) 建立计算机管理和监察机构，制定系统安全目标和具体的管理制度。 (2) 对计算机系统的关键场所，如主机房、网络控制室、数据介质库房和终端室，应视不同情况进行安全保护，重要部位应安装电视监视设备，有的区域应设置报警系统。 (3) 计算机系统启用前进行安全性检查，重要部门的计算机在启用前要报请有关部门进行安全保密检查，如有否计算机病毒或逻辑炸

13、弹等非法程序侵入等。 (4) 执行主要任务的机构应该做到专机、专盘、专用；重要数据应定时、及时备份,办公自动化实例教程,28,学习幻灯,1.3.3 办公信息系统安全与保密的制度管理,5) 采用口令识别、分级授权、存取控制等成熟的安全技术。 (6) 进行安全审计，掌握非法用户访问或合法用户的非法操作，以便发现潜在的问题，及时制止非法活动或者对刚出现的问题采取补救措施。 (7) 禁止使用来历不明的磁盘，严禁玩游戏；慎重使用共享软件，尽量不从网上下载软件，来历不明的电子邮件不要随便查阅。 (8) 完整地制作系统软件和应用软件的备份，并结合系统的日常运行管理与系统维护，做好数据的备份及备份的保管工作。

14、 (9) 敏感数据尽可能以隔离方式存放，由专人保管,办公自动化实例教程,29,学习幻灯,1.3.4 办公信息系统安全与保密的技术方法,1用户认证技术 2安全监视技术 3“防火墙”技术 4终端识别技术 5安全加权技术 6反病毒技术 7数据加密技术 8数字签名技术 9用户的自我保护,办公自动化实例教程,30,学习幻灯,1.3.5 办公信息系统安全与保密的对策方案,为保证网络系统的安全，一般安全要求不太高的单位采用的办公信息系统安全措施主要有： （1）加强系统安全的制度建设，制定严格的信息系统安全和保密管理制度；对有关涉秘人员，要签订保密协议；对全部系统应用人员进行安全知识的宣传和培训；加强系统使用

15、人员的安全意识，培养他们数据备份、信息保护、安全防范的基本能力。 （2）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户权限进行控制和管理（例如对Windows系统设计开机密码，为应用程序设计用户权限和用户密码、对涉秘核心人员的,办公自动化实例教程,31,学习幻灯,1.3.5 办公信息系统安全与保密的对策方案,邮箱进行安全设置、对数据表格等重要文件设置密码等）。 （3）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒的防范。 （4）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备。 （5）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术,办公自动化实例教程,32,学习幻灯,假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公信息系统。试