浅析项目运用组织管控流程体系时的优化综合管理手册汇编

1、浅析项目运用组织管控流程体系时的优化综合管理手册汇编工作经验交流【关键词】：组织管控流程体系优化自总部组织管控流程体系文件落地以来，项目在运用中不断总结及反馈， 现已适应并能熟练的运用。因为不同的项目始终存在区别，一个流程体系文件也无法事无巨细的阐明执行中的要点。所以如何针对项目自身优化流程，从易于执行的角度把项目确定的目标去执行到位，是项目始终需要探索的问题。为此，需要在项目层面上来优化组织流程管控体系，结合项目实际出台各类工作指引，明确工作流程中的工作责任和工作方法，规定过程操作的准则和提示， 以实现业务管理的规范化，确保业务运作的效率和准确性。一、优化管控流程体系文件的目的通过何种方法对

2、局部性的、孤立性的、单点性的各类流程进行优化，首先必须基于可运作的现实以及可改进的方向，考虑和现有业务的承接和延续性，因此优化必须在流程相关运作节点中形成有效的过渡。同时大量的实际操作是通过表单模板来落实的，所以通过解释表单模板，优化建立易于落实的工具也是十分必要的。为了建立有效的优化措施，项目进行了大量的学习和调研。（一）对标学习今年年初，项目公司启动了与同业对标的工作。通过对标实践，对照某大型房地产公司的工作规范、工作流程体系和相关制度文件，结合综合管理部目前实际工作开展情况，我们发现了行政部门日常工作指引类文件不足这一问题。关于对标的相关行政管理制度。其文件结构由手册及其支持文件的规定表

3、达了管理公司房地产业务运作的基本要求，根据表达的内容不同分为不同层次的文件，包括制度总论、业务管理手册、作业流程、工作指引、标准表单等。其手册制度流程均为流程图，极少文字说明，使人一目了然，并要求其项目公司根据流程手册制定自己的作业流程。其作业规范是支持业务管理手册的第二层次的文件，是对常规的，普遍性的、内容较固定的通用流程，结合项目公司实际制定的规范与程序。采用跨职能流程图加工作指引的方式进行编制，可以清晰地表达业务作业步骤、作业内容、顺序、责任以及特殊情况处理须知等，同时包括需要使用的工作指引和标准表单。其工作指引和标准表单为第三层次文件，为一般流程作业的支持性文件，对制度总论流程中的细则

4、活动起解释、指导、提示、补充和辅助决策作用，也包含一些直接支持业务管理手册的文件和表单，如下所示。业务管理手册作业流程工作指引标准表单（二）对比找差与公司实际情况对比后发现：对标公司的行政管理制度的第一和第二层次的工作规范性文件，基本等同于房地产公司组织管控流程体系的内容，所不同的在于其第三层次的作业流程部分，基本由各项目公司自行编制，充分结合项目实际情况，对常规性工作形成流程体系。而在我们日常实际工作中，项目公司层面上仍有许多工作并未能真正实现书面上的工作流程指引，仅仅依靠流程管控体系文件的精神有时无法解决一些实际上的工作问题。易于理解和可操作是管理制度文件应该达到的要求，而指引类文件可以通

5、过适宜的文件系统结构和表达方式助于优化、规范作业过程，明确工作中各个环节的工作责任和工作方法，以及相互间的配合关系。二、优化管控流程体系文件的方式通过对标学习，对现状问题的调研和总结，项目上认为需要优化后的程序的每一个环节都需要有一定的规范事项，提供清晰的流程，明确的分工。所以流程优化细节的框架内容必须包括支撑流程运作的业务组织的流程图、流程优化的目标和原则、具体职责分工、流程运作的整体框架、流程中相关术语和分类定义的解释等，明确优化的整体方向。（一）确定制作综合管理手册流程优化涉及方方面面的业务流程，为以能够快速进行结果运用为目的，尽快实践优化结果，项目从综合管理口突破，先后从行政、人力资源

6、、党群工作三个方向选取了接待标准流程、绩效管理标准流程、企业文化宣传标准流程等着手开始优化，作为形成综合管理手册体系的一部分。（二）流程优化编制说明在流程优化的过程中，经过多次对比和操作论证，选取“流程指引图+细节说明+表单”的方式来编制，呈现每一个管控流程的执行方法。此种方式相较单纯的“流程图+表单”模式，更加能细化每一项工作细节。而编制各类标准流程的最终目的也是为了能如“九段秘书”一样,使每一个个体可以根据管控体系文件和指引流程就做好此项工作。下面以采购流程标准为例，简要介绍流程的编制顺序。1、制作流程指引图流程指引图不但要清晰的刻画出工作中的每一个规定动作，还要区分出不同状况下的不同选择

7、走向，并用文字说明进行简明工作指引。首先需要分划出一项工作的不同阶段，然后在每个阶段内添加不同的工作动作节点，最后将这些节点以逻辑顺序串联起来，通过添加简要说明，形成标准的流程指引图。以上图为例，对于一个采购的流程，需要分为“确定类别”、“申请及制作方案”、“审核”、“实施采购”、“验收”、“入库及领用”这几个重要的动作节点。首先将几个节 点列出来，然后针对各个节点中的要素信息细分，形成不同的流程节点模块，如“确定类别”环节中，将采购的物品类别分为“文具类办公用品”、“设备类办公用品”和“家具类办公用品”三类。做完要素信息的细分，下一步将各个节点用箭头线连接起来，表明工作的顺序步骤，此时可以将

8、不同情况加以简要说明，以便区分不同步骤走向。继续以上图的“文具类办公用品”流程走向为例，其下分成并列的两项节点，说明可由综合管理部提出“采购计划”或需求部门提出“特殊申请”；然后再下一步出现不同选择， “超过 500 元”则进入“采购方案”环节，否则一路向下进入“审核”环节。以此类推， 将流程节点模块完全按照工作逻辑串联起来，就形成了流程图。最后，根据不同的工作内容，简要说明工作重点和关键项，形成工作指引，综合起来便形成工作流程指引图。2、制作细节说明天下难事必作于易，天下大事必作于细。如果说管理的一般法则是科学，那么对细节的管理就是艺术，企业处理细节的能力就形成企业管理的能力。所以仅仅有流程

9、是不够的，对于细节说明就是制作管理流程的创新点，它是以工作指引为基础，采取分层结构形式，针对每一项工作节点模块进行具体阐述。内容包括但不限于：流程说明、工作必备动作、名词解释、注意事项、易犯错提示、实例说明等。细节说明采取文字说明加配图的方式，致力于将每一个细节演变成为规范行动的一部分，前提是“找出规律”，构建一个有效的说明机制，将所有的细节都置于直接或间接的控制之中。3、添加表单在每个细节说明的最后，将添加该步骤涉及到的各类表单。部分表单还特别添加批注，以便使用人能够避免错误，快速上手。（三）形成手册编制完各项指引，做好各类指引的归类，最后根据细节说明的层次，共形成5 个层级，制作相应的目录，完成汇编工作，形成指导性的综合管理手册。三、管控流程体系文件的持续优化和应用管控流程体系文件是需要不断完善和优化的，在下一步的优化工作中，需要添加更多的业务流程进去，同时通过日常工作来不断测试现有流程，及时查漏补缺，并根据实际需求再整改和细化。只有不断的将出现的问题及解决方法、更好的工作思路等实际积累的经验和知识固化在流程里，并且可以随着流程的不断继续执行和优化，才能真正将优化形成的手册形成自己项目特色的“数据库”。如一个新进入公司的员工，他能够通过本汇编很快地熟悉公司业务流程和业务处理方法，并且可以通过流程固化形成的“数据库”不断充实自己及