文件记录管理

1、文件管理,Document Manage,什么是文件,文件,Document,信息及其承载媒体,示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准,注,1,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准,样品，或它们的组合,注,2,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为,Documentation,注,3,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范,如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,提问：我们公司都有哪些是文件,为什么要控制文件,因为文件表达了确定的信息，能使人们沟,通意图、统一行动,文件有可,作用，为,什么要控,通过使用文件，也就是利用文件上的

2、信息,制文件,可以使大家知道怎么做，还可以把文件作为培,训的材料，达到步调一致。此外，文件也能为,活动提供证据或依据,控制文件的目的也就是能让使用文件的,人能够得到适宜的、有效的,信息,TMS,文件如何控制,文件发布前得到,批准,以确保文件是,充分与适宜的,必要时对文件进行,评审与更新,并,再次批准,确保文件的更改和现行修订状态得到,识别,确保在使用处可获得,适用,文件的有关版本,确保文件保持清晰、易于识别,确保外来文件得到识别，并控制其分发,防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文,件时，对这些文件进行适当的,标示,提问：看看身边是否有未受控的文件,什么是记录,记录,Record,

3、是文件的一种,阐明所取得的结果或提供所完成活动的,证据的文件,公司文件和记录管理的程序文件,TM2-007,文件、资料管理程序,提问：看看我们身边都有哪些记录,TMS,文件包括哪些,TMS,方针、目标和指标,手册,TMS,要求形成文件的程序,组织为确保其过程的有效策划、运行和控,制所需的文件,标准要求的文件、记录,讲解：一阶、二阶、三阶、四阶文件是什么,体系文件的架构,12,篇,提供方向,40,篇,手册,指导,关系,程,序,由谁、何时、何种情况,怎么做,4000,多份,作业指导书,支持,关系,相关表单,具体如何做,说明你曾做过,公司文件都有哪些,内部文件,内部有关全面管理体系文件如全面管理体系

4、手册,程序、作业指导书等,外来文件,指客户在订购合约或供货商所提供的图面、规,格书与检验规范及自公司外所取得的各类文件，以及,视需要保存官方发布的环境、职业健康安全法律法规,及其它要求、函文等,公司文件等级区分,A,级：影响公司重大权益之技术性资料（机密,例如：体系手册、体系程序手册、工程规范,TSN,技术资料等,B,级：对公司技术能力累积有帮助之资料,例如：设备操作、保养、安装手册等,C,级：一般普通资料,公司文件管理要求,A,级资料禁止影印、禁止携出,禁止将旧版、作废等文件私自销毁，须缴回文管,中心由文管专责人员销毁,TMS,要求形成文件的程,序,文件须由专责人员妥为保管，不得任意乱涂乱画

5、,背面再生纸使用须标明清楚，例如：在背面画,以利区分,记录填写规范,各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确,记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性,记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入,正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正,液,各单位主管应指派专人作,TMS,记录之保存、管理,建立管理登记表,记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失,或资料模糊不清,存放方式应便于取阅,记录填写规范,各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确,记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性,记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入,正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正,液,各单位主管应指派专人

6、作,TMS,记录之保存、管理,建立管理登记表,记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失,或资料模糊不清,存放方式应便于取阅,文件编号规则,TMS,管理手册,TM1-XXX,流水号,TMS,管理程序,TM2-XXX,TMS,作业指导书,TXXX,大分类,XX,中分类,XXX,流水,号,中央幕僚,TSN,编号原则,TS(S,代表,STAFF,CRT,厂,TSN,编号原则,TC(C,代表,CRT,厂,TV,厂,TSN,编号原则,TV(V,代表,TV,厂,GPM,厂,TSN,编号原则,TG(G,代表,GPM,厂,玻加中心,TSN,编号原则,TH(H,代表：玻加中心,参照,TS05-02-001,TS

7、N,编号系统规定,一、二阶文件作业流程,负责单位,制订者,制订者,制订单位主管,品质保证部,人资,CRT,厂长,GPM,厂长,管理者代表,最高管理者,技管,资料中心,资料中心,流程,文件编号,依编号原则,制订、修订、废止,NG,核对,OK,审核,OK,审核,NG,核准,OK,确认,发,行,NG,NG,NG,OK,复印、分发,制订,修订,修订,废止,旧版回收,记录,管制,销,毁,三阶文件作业流程,负责单位,制订者,制订者,制订单位主管,相关单位（非制订单位,品质保证部,管理者代表,技管,资料中心,资料中心,流程,文件编号,依编号原则,制订、修订、废止,NG,核对,OK,NG,会签,OK,NG,审核,NG,核准,OK,NG,确认,发,行,OK,复印、分发,修订,废止,旧版回收,制订,修订,记录,管制,销,毁,四阶文件作业流程,负责单位,各单位,各单位,单位直接主管,单位主管,文管中心,单位责任人,流程,表单