单据管理流程

1、单据管理流程为明细各部门职责，保障作为业务处理依据的单据能有序及时流动， 特制定此单据管理流程！采购业务送货到工厂1、常规供应商送货到工厂，保安通知仓管签收，签收单一式四联， 仓管负责整理。2、非正常时间收货，保安负责签收，供应商在记录本上登记厂家、 物料等详细信息，移交时仓管补签确认。3、快递送料由仓管进行签收、核查，对签收单进行复印，确保联数。4、财务、采购每天三次收单，并在仓管记录本上进行单号登记，签 名确认。5、财务凭借签收送货单及时进行帐务处理，阶段性与采购、仓管确 认信息。送货到加工厂1、供应商直接送货加工厂，由加工厂进行签收收货，需有驻厂仓管 签字方可结帐。2、公司驻厂仓管负责与

2、加工厂协调，整理归属公司的送货单据，及 时回传到财务。3、财务对单据进行录入、核对，不详信息与采购、物控确认。 电子料送货到工厂1、仓管依据电子料到料通知单检查电子料到料情况， 按实收数制单， 详细记录货物编码、订单等信息。2、财务每天按时进行收单，系统录入，检查核对。电子料直接送货到加工厂1、电子料直接送货加工厂，由驻厂仓管进行签收、发放，依据特殊 物料单进行制单。2、驻厂仓管整理单据，传送到公司财务进行核查、录入，财务分单 到电子料仓。3、财务依据电子料整体信息与采购进行核对。供应商退货1、公司 IQC 与售后每周去加工厂清理退料，将状态处理清晰，核对 数量。2、仓管员根据加工厂退货单清点

3、实物，分状态办理入库手续，将退 货单传送财务。3、制单员依据退货单进行系统制生产退货单，由仓管确认，传送至采购、IQC、仓管。4、对于结构/包装物料IQC及时通知对应供应商进行确认，电子料售后进行返厂 /报废处理。5、对于供应商确认来料不良信息，仓库通知制单员详细信息制五联 单。6、仓管负责当天回单，一式四联，传送至、采购、IQC财务、仓管注意事项 1、对于缺乏单据，由直接接触人员进行复印，确保相关部门人手一 份。2、对于不符合规定送货单据，采购与供应商协商进行更改，屡次沟 通不更改者罚款。3、对于打印单据，制单员依据紧急程度排序，记账员可协助进行单 据信息录入。4、各环节对自己经手的单据负责

4、， 保留与下一环节交接的签字信息， 以便查询。5、工程师直接工厂领用物料 / 工具/手板，需第一时间返单财务。6、任何异常信息需要经手人及时反映给责任人。生产业务正常生产1、物控依据销售、采购状况进行制定生产计划。2、制单员依据物控指令根据完善的 BOMI进行系统制套料单/补发料 单，完善代工厂、机型、颜色等信息。3、物控审核生产发料单，对重点物料的特征与数量进行审核确认。4、仓管依据审核后的单据备料、发放，检查相关信息。5、司机需要负责物料与单据的工厂与加工厂的传送，保障驻厂仓管 收到收全单据。单据与实收物料如出现差异第一时间反映给物控处6、驻厂仓管每天清理单据， 将当天整理好的单据由司机传

5、送至财务， 司机在物料清单上签字确认。7、加工厂返单由司机传送到财务记账员， 记账员依单审核系统数据， 当天内分单给物控。返工流程1、成品返工由售后鉴定，品控出具返工申请单，由财务销售会计， 物控主管，生产主管，品控主管，财务主管批准，特殊情况下后四者 中三者签字即可生效。2、制单员制成品返工出库单一式五联，成品仓留存，其余随货同行， 加工厂签字后返物控、财务。3、返工物料由生产申请、物控批准后制单员制单，归总到返工单号 中。4、成品仓记账员跟踪物控返工进度与状态，直至返工完毕。5、返工入库以特定返工标贴标明，成品仓记账员与物控核对每日入 库数与明细。6、其余单据流程按生产单据流程进行管理。注

6、意事项1、生产单据的流转下一个环节需对方签名确认，以此确认单据的责 任人，环节断裂可由最后一个签名环节后一环节承担责任。2、对于未发放的单据，一周内清理一次，依据各环节的签署和系统 内审核状况确认，最终未审核单据只允许停留在仓库。3、对于物料更改 / 临时替代信息，物控、仓管发现后及时反馈，制单 员进行单据以及系统信息更改，确保信息的准确有效。4、对于仓库出库物料，两天内需驻厂仓管返单回公司，驻厂仓管请 假可交由生产主管 / 助理负责，公司工厂由生产主管负责单据跟踪。客供业务1、供应商送客供物料，由仓管进行签单收料，单据分类整理由财务、 采购收单。2、采购通知物控进行客供物料生产安排。3、制单

7、员依据物控指令进行制单，物控审核。4、仓管备料，司机发料到加工厂。5、一般情况下单据需当天由司机返回，记账员收集、分单和帐务处 理。注意事项1、仓管可依据经验对客供物料到料状况对物控提供对应信息。2、制单员应了解客供料生产流程，避免制单错误。其他1、单据丢失一份（按照流转签名）五次以内每次对责任人罚款十元， 司机丢失罚款五十元， 五次以上按照五次为阶梯加倍， 延期一天罚款 十元。如果责任人改善情况良好，一个月以内无单据丢失现象，可补 发罚款。规则是保障业务运行依据， 以便形成良好的工作习惯与责任 心。2、如出现特殊状况，如停电、系统故障等，制单员可手工制单，特 殊情况排除后系统内补单。3、其他

8、未尽业务，按照相近业务流程进行操作，可咨询财务、物控。4、以上业务由行政监督执行， 任何事宜可第一时间向责任部门反映， 得不到解决可向行政部门投诉，由其协调解决。物料单据操作规范（生产类）单据作为公司业务进行的凭据，通过计划、执行、监控、核算、分析 等环环相扣的流转进行信息流与业务流的传递，单据信息的相关性、 准确性与及时性决定了公司的运营效率与质量， 因此，规范单据的各 环节操作！一、单据格式 从格式上单据分为顶端辅助信息段、表体物料段与底端经手人信息 段！1、顶端辅助信息分为单据日期、审核日期、出 / 入库类别、部门、仓 库、生产批号、出库单号、备注八项信息栏，其中审核日期、出库单 号自动

9、生成，其他信息除生产批号、 备注为手工填写外则为手工选择！2、表体物料段为物料编码、 名称、打单数量、发料/ 收货数量与单价、 金额栏，全部为手工输入或系统内bom引入，打单数量为计划数，以 经手人实际发货为依据。3、底端经手人信息段为打单、 审核、发料（收货）、领用（入库单无） 四栏，除打单系统自动生成外其他则为经手人手签。二、单据类型 按不同的信息主体单据可分为不同的类型，如按部门、按类别、按仓 库等区分，按数据的正负可分为蓝单（正数）红单（负数） ，信息越 完全所产生的信息误差越小，相应准确度就越高！1、部门分为公司内部部门和外部部门，外部部门则为组件加工厂与 生产代工厂和部分有生产业务

10、往来的供应商， 制单时根据申请人的部 门以及业务类别进行选择。2、出库类别按现有的业务分为生产出库、试产出库、销售出库、返 工出库、赠送出库、物料编码变更出库、售后维修出库、签样出库、 初始数据变更出库与其他出库十种类型； 入库分为采购入库 （单独规 范处理）、生产退料入库、赠品入库、物料编码入库、售后维修入库、 （单）机头入库、包装入库（机头包装） 、成品机入库（组装包装一 体）、返工入库、初始数据变更入库与其他入库十一种类型， ；不同出 库类型对应不同的业务，按照不同的核算科目进行核算与考核；3、仓库按物料的种类、状态进行大类区分与小类明细的区别，主要 分为电子料、结构料、包装料、贵重包装

11、料、半成品、成品仓，按状 态分为良品与不良品并再次细分为来料不良和生产不良！三、制单规范制单原则上将所有信息全部选择、填充！1、备注栏为信息的辅助信息提供，如套料出库则需写成品颜色与数 量，销售出库需写商家名称等！ 2、生产批号作为生产套料管理的核心信息需要进行维护，同一生产 任务单不同批次的发放按照固定生产任务单号进行统一管理以核算 产线留存； 其他出库按照流水号进行编制， 以出库内容所写字母与年 月和流水号进行顺延，如销售出库为 XS0609001销售出库为 WX060900；1 可通过流水号的连续性来进行系统业务的判断与管理！3、出 / 入库单号系统内按照仓库的类别进行自行编制生成！4、

12、套料出库单可通过配比出库引用 bom来按照不同的仓库进行汇总 生成，其余信息需要进行填充！5、 生产不良等各种退料、编码调整出入库、返工出入库等以同一出/ 入库单（分红蓝单）处理，需对应生产批号或者其他对应的流水号信 息！四、单据流转 公司的单据原则上全部为系统制单，避免或者杜绝手工制单！1、制单由物控按照各部门的需求申请与公司的物料状况统一进行系 统制单！2、单据的审核由物控主管进行，物控进行单据登记与跟踪，确保单 据回收的及时性！3、仓库按照单据信息进行备料发放并填实发数，实发数严禁大于应 发数！4、领料人签收后单据结束流转，由仓管员汇总到记账员进行系统内 审核记帐！5、单据修改信息必须由经手人签名确认，制单员