组织会议的流程及细节精选文档

1、我们毕业啦,其,实,是,答,辩,的,标,题,地,方,组织会议的流程和细节,主,讲,人,时,间,1,8/5/2020,一、会议确认,二、会议准备,三、会议期间,四、会议后期,CONTANTS,2,8/5/2020,一、会议确认,3,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,会议名称要用确切,规范文字表达,会议名称应与,会议的主题,类型相符,公司例会名称,确保每次能统,一规范,会议名称要求能概括并能显示会议的内容,性质、参加对象、组织单位、时间、

2、届次,地点或地区、范围、规模等。如,有限公,司,2015,年第四次临时股东会,公司,2015,年,一季度工作会议,1,会议名称,4,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,考虑会议资料能否,按时准备,会议开始时间,是否恰当（不,能太早或太晚,考虑领导及其,他参会人员工,作安排,确定大致时间，根据议程内容确定会议的会期,2,会议时间,5,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here t

3、o add your,text. Click here to add,your text,考虑参会人员是,否方便到达,考虑交通、时间,成本,考虑该地是否便,利，各方条件是,否支持会议的召,开,3,会议地点,6,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,4,会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室,1,U,型桌形摆设,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物,以做装饰。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言,7,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click he

4、re to add your,text. Click here to add,your text,4,会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室,2,圆形或椭圆形,适合人数较少、档次较高的会议，距离较近，容易产生,近距离的交流感。（董事会,8,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,4,会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室,3,回字型,此种类型的摆桌常用于学术研讨会类的会议，前方设置主持人,的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不

5、同位置的参会者发言；此,种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求,9,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,4,会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室,4,剧院式,最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的,空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来,记笔记,10,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,te

6、xt. Click here to add,your text,4,会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室,5,课桌式,此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的,灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数,11,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,4,会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室,6,鱼骨型,将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，此类会议摆台较适合研讨和,小组讨论结合的会议内容

7、，增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持的发言,12,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,与会议召集人确定会,议议程，确定每项议,程的时间、主讲人,需要准备的会议材料,等,5,参会人员,6,会议,议程,必要时候征询参加部门,的意见（时间、内容,等,具体内容,注意事项,确定参会人员类别,及具体人员名单,考虑新员工和新晋级人,员,13,8/5/2020,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here t

8、o add your,text. Click here to add,your text,0,2,会议室大小和数量是,否满足要求,7,确定酒店：根据会议的,规模、档次、预算、具体,要求等选择地点,14,8/5/2020,二、会议准备,15,8/5/2020,会,议,准,备,会,议,确,认,会,议,期,间,会,议,后,期,Click here to add your,text. Click here to add,your text,整理各项花费，制定,预算表，报领导审批,根据需要提前借款,预算表,xlsx,根据人员具体情况制,定会务组工作分工表,会务分工,xlsx,通知应包含会议时间,地点、参

9、会人员、会,议内容、会议要求,会务安排、会议议程,等,会议通知,docx,会议议程,xlsx,1,会议预算,2,明确人员分,工,3,撰写会议通,知,16,8/5/2020,会,议,准,备,会,议,确,认,会,议,期,间,会,议,后,期,4,会议回执收集,5,房间确定,6,机票、车票,车辆安排,确定与会人数、姓名、性别、职务、联,络方式，住宿、乘车要求，制作签到表,通讯录,签到表,xlsx,制定住宿表，确定房型及数量后，告知,酒店,多预留几间、确认房间是否需要,摆放茶歇、放置欢迎辞。,住宿表,xlsx,制定交通安排表，根据参会人员需求,订好车票，安排合适车辆接送,乘车,表,xlsx,17,8/5

10、/2020,会,议,准,备,会,议,确,认,会,议,期,间,会,议,后,期,确定就餐形式、地点,快餐：确定标准及人数,筛选口碑较好的商家,酒店外餐厅：餐馆预订,提前到现场踩点、点菜,酒水准备,酒店内餐厅：自助餐或,桌餐，确定桌数、餐标,菜单,酒店准备：告知标准和,要求并确认,会务组准备：提前购买,一般选择便于清洗,方便拿取、垃圾易于回,收、吃起来方便等,收集会议电子版资料,确定会议用电脑，将所,有需要展示的资料储存,到一个文件夹中。将会,议议程、签到表、住宿,表、乘车表、会务分工,需用文件等会议材料打,印，装入文件袋,18,8/5/2020,会,议,准,备,会,议,确,认,会,议,期,间,会,

11、议,后,期,10,会议所需物资准备,准备好笔、本、文件袋、文件夹、草稿纸、白板笔、激光笔、录音笔,剪刀、胶带、投影仪、电脑等,11,会议室物资准备,投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、发言席话筒,音响,LED,屏幕、绿植等。（需酒店准备的提前对接好，自己准备的及,时安排。,12,会场布置,桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂（内容一般为会议名称、会议的主题,欢迎语等）；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位,13,会议音乐准备,会前、会中、会议结束播放音乐。（会前音乐激昂，会中舒缓、活泼,会后轻松愉悦。可根据会议类型具体定音乐风格。,14,摄影安排,根据需要，自备相机拍摄或请专业机构拍摄。（是否

12、安排合影，合影,位置、座次提前确定。,15,会议礼品预订,若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。（礼品选择考,虑参会人员群体、意义、适用性。,16,会后活动安排,活动地点、人数、联系活动场所，预订车辆,17,工作对接单,将所有需要酒店配合准备的事项整理成清单，与酒店方沟通对接好,确保会议前各事项准备到位,酒店对接单,xlsx,19,8/5/2020,三、会议期间,20,8/5/2020,会,议,期,间,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,后,期,1,人员报到,确定报到地点，安排人员接待，发放会议相关资料,2,叫早服务,若需叫早服务，提前告知酒店时间,3,检查会场设备、会,场摆放情

13、况,检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪,会议资料、文具、桌签是否摆放整齐；桌椅、横幅悬挂、欢迎,牌、指引牌、座位牌是否按要求摆放；茶水、礼品是否到位,至少提前,1,小时到场,4,会议地点指引,指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽量到前排就坐,至少半小时到会场门口引导。,5,会议签到,会场入口处放置签到台、签到表，依次签到。（至少半小时到,会场门口指引签到，未到人员打电话确认,21,8/5/2020,会,议,期,间,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,后,期,22,8/5/2020,会,议,期,间,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,后,期,10,会议记录,录音笔录音

14、，人员现场记录。（能记录的尽量记录。,11,麦克风传递,若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人,12,会议主持人沟通,若议程临时有变、需要特别提醒的，及时告知主持人,13,清洁整理会场,恢复会场卫生、设备设施整理、是否有物品遗漏,14,用餐,做好就餐地点指引，若需要餐桌可提前放置桌牌,15,会后活动安排,联系车辆到位，组织人员上车，前往活动地点，活动中根,据人员需求做好各项服务。活动结束后召集人员上车，确,保安全送达酒店,16,退房、费用结算,提前告知退房时间，会期结束后，与酒店结算各类费用,开具发票,23,8/5/2020,四、会议后期,24,8/5/2020,会,议,后,期,会,议,确,认,会,议,准,备,会,议,期,间,1,宣传资料准备及发布：及时撰写通讯稿