公司会计档案管理办法

1、公司会计档案管理办法12020 年 4 月 19 日文档仅供参考会计档案管理规定（）第一章 总 则第一条 为了加强会计档案管理工作，确保会计档案的真实、完整、可用、安全，有效利用会计档案，根据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法会计档案管理办法（中华人民共和国财政部 国家档案局令第 79 号）等有关法律和行政法规，结合本公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法适用于总公司及各级分支机构（以下统称各级机构），应当依照本办法管理会计档案。第三条本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料 ,包括经

2、过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第二章 管理机构和职责第四条财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度，规范作业流程标准，有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量；省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和22020 年 4 月 19 日文档仅供参考安全性；总省财务共享服务中心、地市分公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作，负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。第五条 办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度，对会计档案管理各环节进行专业指导；负责会计档案的接收归档

3、、保管、统计、利用等工作，有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读；负责会计档案归档移交后的借阅管理，负责组织会计档案鉴定及销毁工作。第六条 系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求，组织进行需求的评审、确认，将审核经过的需求提交需求实现部门，并组织需求提出部门进行系统功能的验收。第七条 信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护；利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求；采取可靠的安全防护技术和措施，保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。第三章 归档和移交第八条

4、下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;32020 年 4 月 19 日文档仅供参考（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其它辅助性账簿;（三）财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告 ;（四）其它会计资料 ,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其它具有保存价值的会计资料。第九条 同时满足下列条件的 ,各级机构内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存 ,形成电子会计档案 :（一）形成的电子会计资料来源真实有效 ,由计算机等电子设备形成和传

5、输 ;（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料 ,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料 ,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序 ;（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案 ,符合电子档案的长期保管要求 ,并建立了电子会计档案与相关联的其它纸质会计档案的检索关系 ;（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意42020 年 4 月 19 日文档仅供参考外事故和人为破坏的影响;（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其它重要保存价值的会计档案。第

6、十条 满足本办法第九条规定条件,各级机构从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。第十一条财会部门能够仅以电子形式归档保存的会计档案包括：记账凭证、总账、日记账、明细账、固定资产卡片、月度半年度财务会计报表、保费电子发票、内部自制电子会计资料，以/ 季度 /及其它符合本办法第九条、第十条的会计资料。第十二条 将纸质会计资料扫描为电子影像件或其它电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。第十三条 财会部门按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，利用会

7、计档案管理系统编制会计档案保管清册。第十四条会计档案的分类方法：会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其它会计资料四类进行一级分类，具体档案可按照管理要求进一步细分类别，其中记账凭证明细分类应当与会计核算软件中分类标准保持一52020 年 4 月 19 日文档仅供参考致。第十五条会计档案的立卷要求：（一）记账凭证类：按核算单位、会计档案类别、所属会计期间（年月）和凭证明细类型立卷。财务共享服务中心可自行选择是否跨月、跨凭证明细类型立卷，但不得跨核算单位和年度立卷。不含纸质原始凭证的电子记账凭证，由会计档案管理系统自动立卷，单独编制档号。含纸质原始凭证的电子记账凭证随实体会计档案一同立卷，使用相同档号。纸质原始凭证需经过收集、交接、组卷、装盒、上架入库流程完成财务归档，逐笔建立电子记账凭证与对应原始凭证的关联关系。（二）会计账簿类、财务会计报告类、其它类：按核算单位、会计档案类别、年度和保管期限立卷。第十六条归档的会计档案应编制档号，作为档案的管理标识。档号设置规则：核算单位的全宗号（ HR 机构代码取前 4 位，省略后 4 位数字0） +档案类别（ KJ01=会计凭证、 KJ02=账簿、 KJ03=报告、 KJ04=其它） +年月（ 6