采购部内部工作流程0515

1、采购部内部工作要点为加强采购部内部管理，理顺工作思路，明确内部各岗位接口，使工作达到公司规定 的“目标清晰、责权明确、计划周详、实施快捷、考核公正”二十字管理方针的要求，根据 采购部工作职责明确：（一）材料设备验收流转要点；（二）材料设备数量台帐管理要点；（三） 材料设备资金台帐管理要点；（四）采购部工作纪律。一、材料设备验收流转要点1）进场计划的把控A）计划提供的要求：各总包单位在施工初期上报各种甲供材料设备计划，要求其统一格式，表格中材料设备的名称、规格型号及数量必须规范，进场时间需要经过工程项目部专业负责人审核无误后提交采购部，采购部据此进行采购。B）计划的沟通：各采购负责人将确认后的总

2、包方甲供材料设备计划根据各自所负责项目汇总成材料设备计划台帐，根据工程进度需要按照总包方上报经过监理公司、工程项目部专业负责人和预算组或预算部相关负责人审核后的分批进场计划通知供应商进货，每次进货各采购员及时相应录入微机，做到材料台帐与实际进场量时时相符。2）到货时间的把控：材料设备的到货必须符合合同约定的时间，针对进场计划的要求及材料设备到货特性一一一 次性到货或多次到货，各专项负责人要与工程项目部及时沟通安排进场时间计划，使各项甲 供材料进场时间与工程项目部要求时间相符，努力杜绝滞后现象。如有滞后，预先与工程项 目部沟通，根据施工需要予以调节，如影响到施工进度，根据合同相关条款和总包方索赔

3、文 件进行处罚。同时要求供应商将到货时间提一天以书面或口头的形式通知采购部主管采购员。3 ）进场验收的把控材料设备进场提前通知工程项目部、监理公司、总包单位，工程项目部安排总包单位提前安 排仓库存放并必须接收。材料设备到货必须由采购员、项目部专业工程师到场验收，详细检 验资料、质量状况，并与封样对比。质检合格、资料齐全，要求供应商、监理公司、总包单 位、工程项目部专业工程师及采购部必须在收货单签字，收货单必须详细注明到货材料 设备的名称、规格型号、单位、数量，并保证与合同相一致。根据相关规定，在验货时要求 供应商报验资料，资料包括加盖公章的 A9 表、合格证、检测报告等，具体资料和收货单数 量

4、根据项目的需求确定。二、材料设备数量台帐工作要点1) 收货单材料设备名称、规格型号的统一 为使材料台帐清晰准确、便于计量、便于结算， 收货单中材料设备的名称、规格、数量必 须清晰准确，名称及规格型号必须与合同明细相符。2) 材料设备周统计与数量电子台帐的统一 各采购员在进行正常的收验材料设备同时，必须做好材料设备电子版台帐。要求供应商每周 进行一次汇总，将收货单中材料设备以与合同相一致的材料设备的名称、规格型号、单 位和准确的数量汇总，各采购员对数量进行核对准确无误后各采购人员据此建立材料设备电 子台帐，并利用 excel 程序自动累加功能随时计算总量，仔细核对无误后报采购部资料员处 备案，每

5、周进行一次，以便工作中掌握数量、规格等信息。3) 材料设备数量总台帐的管理 资料员根据采购员每周汇总的材料设备电子版周报量建立统一的材料设备数量总台帐并录入 电脑，根据合同单价及时计算出到货材料设备的到货总量及造价状况， 与总包单位计划总量、 合同量进行数量对比，掌握材料设备欠缺量、超计划量，对于超出计划量10%的材料设备及时提出预警，提请工程项目部预算组、工程组以及预审部等相关部门关注此情况，并及时做 出超量原因分析，以便控制成本。每周汇总形式必须与材料设备数量总台帐格式统一，材料 设备名称、数量及规格统一。三、资金台帐的管理供应商依据合同相关条款每次结算时，要求供应商汇总此阶段的材料设备各

6、种规格数量的总 量，并依据合同价格计算出应付款额度，由主管采购员根据材料台帐和原始收货单，进行复核是否准确，根据合同条款是否应该支付，如应支付在已经核对正确的请款清单上签字认可 后交资料员复核，后交采购部经理审核后为供应商请款。资料员及时录入每次合同执行付款 记录以及补充协议额度相应的电子、帐本记录，做到准确无误。四、采购部工作纪律1. 采购部每一名员工必须建立内部和外部客户关系理念， 公司内部相关部门之间都是客户关 系，例如：工程建设应以工程项目部为主， 采购部、 预算部、开发设计部都是其服务部门 ， 如果采购部服务不好， 其完全可以选择能够控制成本、 保障供应和保障质量的其他材料公 司为其

7、服务。采购部按以采购计划执行采购时对每一项材料设备都及时向相关部门索取清 晰的边界条件如：规格数量、进场日期、选型定板、成本控制等等 。2. 采购部人员必须彻底摈除“我是甲方我最牛” 的思想，对任何人员都要做到彬彬有礼、 不卑不亢，工作思路要清晰，决不允许出现争吵现象，一经发现不论何种原因都记以不良 处罚。3. 采购部人员必须谨记公司的相关规章制度和 ISO9000 相关程序文件、工作文件规定，严 格按照流程工作，决不允许出现违反流程现象出现。4. 无论招标采购还是询价采购，主管材料员必须恪守原则，不允许向任何无关人员泄露，一 经查实立刻开除，对出现吃、拿、卡、要现象人员一经发现立刻开除，情节严重者提交司 法机关处罚。5. 对于出现违返流程规定、 不正确使用材料设备等不合格现象应该及时向 ISO 组反映，保存 好书面记录文件，以利于公司采取纠正与预防措施，实施持续改进。6. 采购部人员每天做好工作日记， 对于出现的问题根据工程状况提出整改意见， 并预见可能出现的问题，如材料设备质量不稳定、由