表单工具如何梳理流程

1、表单工具如何梳理流程、规范管理企业信息化的目的和其他企业活动一样，都是为企业创造价 值。通俗地讲就是为企业降低成本，提高效益，做到“开源节 流”，并通过业务、流程的完善、规范，发现问题，解决问题， 这是企业信息化根本的出发点。在实施信息化伊始，企业基本上 都明确自己的信息化建设目标。但在信息化实施启动之后，类似 信息化成本庞大，信息化成果作用没有得到充分发挥等问题，致 使信息化建设不能达到预期效果。例如，很多公司就把信息化单 纯作为一个文件共享的平台，或者很多企业觉得所选的信息化系 统不能很好的满足企业业务需求，尤其是现在很多企业在对OA系统选型的时候，由于对 OA缺乏深入的理解，常常导致在选

2、型 之后才发觉OA对于业务上的支持没有当初设想的那么完善，从 而导致信息化实施风险加剧。为了降低信息化建设的实施风险，增加OA系统的灵活度、 可扩展性，进一步增强 OA的协同能力，金和在 C6协同办公平台上增加了独立的自定义表单模块，弥补了以往OA系统缺少支持业务需求的缺陷。如果表单工具本身没有一个适合的可扩展平台，将很难发挥 价值。在把表单工具整合到C6这一具有协同管理平台特征的系统上后，明显的产生了一个 1+12 的效果。在实际的应用中， C6的表单模块已经在很多企业的信息化建设上得到了充分的验 证。例如北京远东仪表在 C6协同办公平台上通过自定义制作了 617个表单用于实现企业中各分支机

3、构的业务需要，广东福耀玻 璃也通过自定义制作了 113个表单，大大推进了企业的信息化进 程，近期刚刚实施应用的山东格力电器销售有限公司，通过系统 中的自定义弥补了分销业务系统中的不足和缺陷。目前，很多信息化平台都提供自定义表单，但这仅仅是一个 弥补业务需求的手段和工具。如何通过系统中的自定义工具为客 户提供更加实际的解决方案？金和配合表单提供了一套完整的服 务解决体系。我们把表单结合成熟的管理理念，实现“僵化”、“优化”、“固化”的管理流程融入到从表单调研、开发、实施 的整个环节，真正的从客户需求角度为客户提供成熟的自定义解决方案。具体的实施方法如下。首先，在与客户充分交流的基础上，明确客户的

4、需求，需求 产生的背景，实际操作意义以及客户期望实现的大体功能细节， 具体实现标准，并严格按照现有使用方式，对实际工作进一步明 确、规范。以此为基础，形成需求调研报告，由客户和金和双方 确认，以保证双方对于需求理解的一致性和可操作性。最终进行 表单的具体设计，流程配置，使制定的使用办法能够“僵化”在 企业的实际业务工作中。在几千家企业的实施过程中，通过对不同行业，不同企业的 具体业务表单和流程设置进行定量和定性的分析后我们发现，在 企业内部，实际业务工作中的问题往往会通过一些员工的工作能 力在实际操作过程中进行化解，没有使问题真正的暴露出来，但 是，原本属于业务流程的问题，没有通过员工的具体操

5、作暴露出 来，不能使相关部门和领导了解到组织内部的现实问题，这是不 合理的。为了进一步优化或强化企业内部的具体业务工作，我们 会向客户建议对现有流程和表单无论是否需要“优化”，都先在企业内部先“僵化”、固定下来，把可能存在的问题暴露出来。对于有开发能力的客户，金和将安排实施工程师和技术支持 专员，配合客户解决在表单制作过程中遇到的问题，如果客户在 开发方面缺乏经验，金和将引导客户共同设计表单，包括编写系 统设计文档，创建表单以及指导客户编写简单易用的函数等，让 客户能通过实际的例子来理解表单工具的结构及功能。当表单制作完成后，金和还将指导客户如何将新建的表单和 C6协同办公中强大的工作流引擎相

6、结合，让表单真正能成为协 同办公中的一部分，把业务和管理结合起来。信息化系统上的协同办公和传统意义上的办公模式，无论是 在流转效率，还是在具体业务的处理上都有显著区别，在随后的 实际流转过程中，势必会出现这样那样的问题，这时，金和的实 施工程师会根据以往成功的实施案例，总结出表单成果直接为客 户提供需要对具体业务“优化”的改进方案和依据，帮助客户解 决实际工作中的种种问题。金和协同办公平台的自定义表单具备很强的“移植”功能，只要是C6协同办公平台中制作的表单，都是可以互相借鉴的， 这使得表单具有更强的交互性。金和会对每个客户的具体表单应 用方式进行总结，总结出行业的具体业务解决方案，从而制作出

7、 更适用于各行业特点的表单在金和的服务体系与客户之间进行交 流和分享，从而进一步“优化”在实际应用中的具体工作。通过“优化”，客户使用的将是更具指导意义的业务表单， 并以此来开展实际工作。通过制定或完善相应的规章制度、考核 机制使优化后的业务表单切实“固化”到企业内部的日常工作 中，从而实现“固化”的目的。特别利用表单进行“固化”，获 得的不仅仅是制度的约束和检查，更多的是能为业务工作顺利开 展提供保障。例如，某项工作只能由表单进行办理，不提供其它 途径，如果使用表单开展工作，那么需要做什么，表单必然限制 员工自由发挥，不会偏离管理上需要的结果，从而使得过程与结 果相统一。从企业信息化的目的出发，一个企业往往会有一个乃至多个 业务系统，各业务系统也都相互独立，领导无法同时监控到各业 务部门的具体工作情况，常规的 OA系统无法很好地整合企业的业务系统，这就导致企业内部的信息孤岛依旧存在，无法协作。作为协同办公软件中的表单则在一定程度上缓解了这一现象，由 于表单模块具有工作流支持的先天优势，比起业务系统中的表单 更具有管理监控的功能，从而成为关联各