办公室公文写作技巧

1、办公室公文写作技巧,朱苑珲,公文介绍,公文的含义和特点 公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体，简称“文件”。 公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点。 公文的种类 命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等,公文介绍,公文的分类 根据发文对象可分为三类： 上行文：下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告、调查报告等。 下行文：上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、通知、指示、通报、批复等。 平行文：平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：函等,公文写作的一般要求,正确选用文种，格式规范； 标点准确反映全文

2、的主题； 观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了； 简明扼要，直书不曲； 表述紧凑严密； 用语端庄平实； 概念稳定； 用语要礼貌得体； 正确运用标点符号； 准确计算,公文写作中容易出现的问题,语言重复、罗嗦 经公司领导批准同意 2012年5月25日至5月31日，下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视此次事故，接报事故后，立即 工作人员24小时夜以继日轮班作业,公文写作中容易出现的问题,词序、语序不当 关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关单位发文，限期要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相

3、关单位发文，要求限期解决。 岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的市政工程。 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的市政工程,公文写作中容易出现的问题,词义混淆 “制定”与“制订” 词义：制定制作、定出，公文中习惯用在较大场合。如：党的十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：公司制订了防火、门卫等安全管理制度,公文写作中容易出现的问题,和”“与”“或” 词义：和表示两者都是，是并列的关系。 与表示两者对立，是平等的关系。 或表示两者其一，是选择的关系。 举例：集团公司举办的蓝球赛

4、经过两天激烈的角逐，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击,公文写作中容易出现的问题,词语搭配不当 A：借阅人必须履行档案借阅登记制度。 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不答意。 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度。 B：为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词。 修改：为杜绝管理出现漏洞或为杜绝此类情况的发生,公文写作中容易出现的问题,C：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。 修改：嫌疑人应为熟悉

5、当地环境的本地青年或案件应为熟悉当地环境的本地青年所为,公文写作中容易出现的问,语法错误 A：全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过公司法（修定案），并于2006年1月1日起施行。 修改：公司法（修定案）于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过，于2006年1月1日起施行。 B：我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志参加了这次会议。 修改：我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体表彰大会，董事长和公司其他领导同志参加了这次会议,公文写作中容易出现的问,逻辑混乱 A：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了关于的请示，在请

6、示中，王总提出了有关要求，请答复。 修改：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了关于的请示，在请示中，王总提出了有关意见，妥否，请批示。 B：总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。 C：孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，需在指定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅。如因特殊情况确需借阅的，需在指定时间内归还,公文写作中容易出现的问,D：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。 修改：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其次培训6

7、次。 E：集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的“八防”，发现问题及时补救。 修改：集中控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁，避免造成磁场干扰，定期检查室内的“八防”情况，尤其要加强防火工作，发现隐患及时消灭。 F：解聘李四同志主管职务，从2008年4月9日起执行。 修改：解除李四同志主管职务，执行时间为2008年4月9日,公文写作中容易出现的问,附件格式不当 1若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多个附件，应当逐个

8、列示，格式如下： 附件：1、关于办法； 2、关于通知； 3、关于方案,公文写作中容易出现的问,称谓问题 2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公司。 修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司等单位相关部门人员,公文写作解决方案,确立为别人而写的原则 把握：让自己明白很重要，但让读者明白更重要； 公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和,公文写作解决方案,公文写作“三步曲” 第一

9、步：开头。交待发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山，简短利落。 第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步：结尾。宜廖廖几笔、谨慎用字,公文写作解决方案,文中结构，层次分明不重复 段落之间分界清晰。一个段落重点叙述一个方面，提行后叙述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。 不重复原则：每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其他地方再讲,公文写作解决方案,注意逻辑、顺序 1表述要符合逻辑思想和一般人的思维习惯； 2采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法； 3注意相互依存关系,公文写作解决方案,

10、不犯语法错误 1主语、谓语、宾语要齐全； 2正确运用标点符号； 3不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来,公文写作解决方案,紧凑连贯 1能用一句话表达清楚的，绝不用两句话； 2尽量用一个主语把后面的语言串起来； 3语句、段落之间要有连贯性,公文写作解决方案,力求简洁 1一份公文只解决一个问题； 2“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”； 3在报告在请示中，不要向上级大讲方针政策； 4尽量用简短的句子,公文写作解决方案,准确明了 1标题要高度概括全文主旨； 2内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段阐述； 3直接表述事由或要求，不要转弯抹角； 4观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句,公文写作解

11、决方案,数字的运用： 公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字，如（二O一二年度总结报告）；公文最后的落款日期必须是大写数字（如二O一二年七月十四日）；正文中凡涉及日期、数字等一律用小写数字,常用公文写作要领,请示的写法 请示，适用于向上级请求请示、批准（上行文）。 请求的标准结构： 标题：事由文种（关于*的请求） 主体：（1）起因（2）事项（3）提出处理意见 结尾用“妥否，请批示,常用公文写作要领,请示应注意的事项： 1. 理由部份简明扼要； 2. 主要内容在正文中表述； 3. 要有倾向性意见，且有可操作性； 4. 一事一请求； 5. 送往政府部门的请求要注明联系人和联系电话； 6.

12、请求和报告有本质上的区别,常用公文写作要领,关于购置办公用品的请示 总公司秘书办： 为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司办公地点迁往安谷先煤厂。因新换办公地点，急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约21万元，建议由我公司自购。 以上妥否，请批示。 附：各种办公设备明细表。 公司办公室 2017年3月10日,常用公文写作要领,通报的写法 通报：适用于向下级部门传达信息(下行文) 通报常用的两种类型： 1. 表彰性通报； 2. 批评性通报,常用公文写作要领,通报的格式 标题：事由+文种 “关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报” 主送部门(财

13、务科、业务部) 正文：开头+主体+结尾 通报应具备的几个要素： 引言部分 事实部分 分析处理部分 号召要求部分,常用公文写作要领,引言部分，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。 例：关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报 物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下： 事实部份，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要容不得概括精练。 事情经过：2016年6月5日，物流公司驾驶员张某驾驶云G*车执行选煤运输任务时，约14：30分,常用公文写作要领,分析及处理部分，就是对事实进行分析，提出处理意见。 分析原因和处理决定：此事件反映出驾驶

14、员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄，根据公司安全管理制度、安全奖罚制度、事故报告管理制度等有关规定，决定给予张某批评通报，并给予2000元的处罚。 号召及要求部分，根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 提出要求：望各驾驶员引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安全管理制度，相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统计报告工作，如有隐瞒、心报、漏报情况，一经发现严肃处理,常用公文写作要领,会议纪要的写法 标题。主要反映会议的性质和范畴。 1会议名称+会议纪要（例行会议） 如：*公司月度总结会会议纪要 关于协调*公司开业庆典事宜的会议纪要,常用公文写作要领,导言。主要

15、用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主持人、记录人和主要内容等。 *公司月度总结会会议纪要 会议时间：2016年7月14日14：30分 会议地点：公司会议室 出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某 缺席人员：唐某（因公请假） 主持人：张某记录人：周某 主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排详细如下,常用公文写作要领,主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。 重点将会议所形容的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。 要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”等。 会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 会议纪要没有落款,个人几点心