修改版本员工办公物资配置标准(初稿)

1、办公物资配置标准管理规定（初稿）1. 总则1.1 目的规范办公物资的管理， 明确各岗位员工办公物资配置标准， 降低成本、 促进 资源的合理使用。1.2 适用范围本标准适用于商管总公司及各项目商管、百货公司。1.3 分类及定义1.3.1 分类 办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。1.3.2 定义 办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通 电的设备。指电脑、传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公 自动化设备。办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅 笔以及笔筒等配套用品。 办公用品按类别可分为管制品和消

2、耗品， 分类明细详见 附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如 u 盘、计算器、订书机、 剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙 发、文件柜等满足办公的家具。 （办公家具的管理详见办公用房管理规定 ）1.4 原则1.4.1 归口管理、分级控制1.4.2 统一采购、定期询价1.4.3 事前审批、台账管理1.4.4 费用分摊、勤俭节约2. 管理职责2.1 商管总公司行政人事部为商业系统办公物资的归口管理部门：2.1.1 负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订；2.1.2 组织办公物资供应商的统一选择

3、与管理，定期询价；2.1.3 负责常州地区项目商管及百货公司常规办公物资的统一采购、分发、 调拨及台账的管理， 负责参与异地项目办公物资供应商的考察、 选择和管理， 办 公物资的核价工作；2.1.4 负责审核各商管、百货公司每月采购计划合理性；2.1.5 定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。2.2 项目商管、百货公司行政人事部为各公司办公物资归口管理部门：2.2.1 负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；2.2.2 协同商管总公司行政人事部进行本公司办公物资供应商的考察、选择 与日常管理，定期询价，依据商管总公司拟定的价格标准进行采购 （异地公司）；2.2.3 推荐办公物资供应商，参与考

4、察、谈判与评估；2.2.4 负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修 与保养，并建立管理台账；2.2.5 按照费用分摊口径，协助做好本公司各部门的费用分摊工作。2.3 商管总公司行政人事部信息条线或项目商管、百货公司信息专员：2.3.1 负责办公设备的询价、比价； （总部信息）2.3.2 负责办公设备的台账管理、日常维修和保养（指电脑出现系统性故障 时）；（项目信息）2.3.3 参与每季度办公资产的盘点工作；2.4 商管总公司财务管理部或项目商管、百货公司财务部：2.4.1 参与办公物资年度供应商选定前的价格谈判；2.4.2 审核相关费用的支付（报销） ；2.4.3 固定资

5、产的编号、入帐及各项目办公设备调拨的账务处理；2.4.4 明确费用分摊口径，统计分摊相关费用；2.4.5 协助商管总公司行政人事部进行办公物资的盘点工作。3. 预算管理与计划的申报3.1 预算管理 办公物资采购的预算费用应列入各公司商业管理成本费用月度预算编制 表，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认 后初步纳入工作计划。3.2 计划申报3.2.1 办公设备的计划申报 当各项目商管、 百货公司有办公设备的采购需求时， 需填写办公设备采购 需求表，经项目行政人事经理确认后统一将需求报商管总公司行政人事部， 由 总公司行政人事部对照资产管理系统查验是否有库存可调拨， 再

6、决定是否进行采 购。3.2.2 办公用品的计划申报 各项目商管、百货公司行政人事部于每月末统计各部门次月办公用品需求， 并进行估算，填制部门次月 办公用品采购清单 随附办公用品月度盘点表 ， 经部门经理批准后作为次月采购计划，于每月底 28 日前上报至商管总公司行政 人事部。各项目商管、 百货公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时， 需向商 管总公司行政人事部提出申请， 严禁私自与供应商联系采购， 一经发现不予报销。3.2.3 办公家具的计划申报 各项目商管、百货公司有需求时， 提前上报需求计划至商管总公司行政人事 部审批后进行采购。4. 采购4.1 供应商的选择 原则上由商管总公司行政人

7、事部或异地项目商管、 百货公司行政人事部在年 度合作供应商处采购， 如有特殊需求而现有供应商无法提供的， 可另行选择供应 商并经行三方比价后采购。 此外，行政人事部门应定期询价， 原则上 1 季度内不 少于 1 次。4.2 采购的流程4.2.1 办公设备 /办公家具的采购流程 有采购需求时，由行政专员填写办公设备 /办公家具采购需求表 经项 目行政人事经理审核确认 商管总公司行政专员进行查验、调拨 - 商管总公司 行政人事部总经理审核确认 - 商管总公司 IT 进行询价、采购 - 供应商送货 - 项目行政人事专员验货入库 - 月底时商管总公司统一发起“采购报批单” - 转 发各项目后使用“非合

8、同付款”，进行关联费用报销（次月初完成） 。4.2.2 办公用品的采购流程 各项目商管、百货公司于每月 28 日前提报次月办公物资采购清单 - 商 管总公司行政人事部进行汇总、审核 - 供应商报价、备货 - 商管总公司行政 人事部统一发起“采购报批单”- 供应商送货（每月 5 日前完成）- 各项目商管、 百货公司验货入库 - 各项目使用“非合同付款”自行报销费用（次月初完成）。5. 办公物资的入库管理5.1 办公用品的入库 办公用品采购至公司后， 各项目行政专员应依据 办公物资采购清单 上所 列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、 清点，经验收合格后，方可入库。 行政专员要严格把关，有以下

9、情况时可拒绝验收或入库：（ 1）入库物品与办公物资采购清单上的采购物品不相符的；（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有 效期等。5.2 办公设备的入库各项目行政专员填写固定资产验收单 一使用人验收签字确认 -商管总公 司财务管理部进行固定资产编号 - 总公司行政人事部信息条线 /异地项目行政 人事部签字确认。新购办公设备的相关保修卡等由行政专员进行统一保管， 包括电脑、打印机、 移动硬盘等，并及时录入资产管理系统。5.3 办公家具的入库各项目行政专员填写固定资产验收单 使用人验收签字确认 - 总公司行 政人事部签字确认。6. 办公物资的领用管理 此处办公物资的领

10、用主要指办公用品的领用， 办公自动化设备申请后无需再 行领用手续。6.1.1 领用时间各部门应设置兼职内勤一名， 负责办公用品的领用， 于每周三至行政人事部 领用部门本周所需物资，（新入职员工于入职当日发放） ，其余时间不予办理文具 的领用手续。6.1.3 消耗品的领用 各级员工可在规定时间至各公司行政人事部行政专员处领用消耗品， 并填写 办公用品领用登记表 ，再次领用时需以旧换新。6.1.4 管制品的领用 管制品为部门共同使用品， 统一由部门内勤申领和保管， 员工有使用需要时 可至各部门内勤处进行领用，并及时归还。7. 办公物资台账管理及盘点7.1 办公设备 /办公家具的台账管理及盘点新采购

11、的办公设备 /办公家具， 各项目行政专员需进行物资信息台账登记。 每 月初 5 号前将更新的物资台账发至商管总公司行政人事部备案。 每季度商管总公 司行政人事部至各项目开展物资台账管理的检查、抽查事宜。7.2 办公用品的台账管理及盘点 各公司行政人事部行政专员负责每月办公用品的领用台账梳理。每月 31 日 前，盘点办公用品当月使用量、库存形成盘点表，项目商管、百货公司报行政人 事经理审阅， 同时报商管总公司行政人事部。 商管总公司行政人事部行政专员汇 总各公司盘点表报行政人事部总经理审阅。7. 办公物资的外借、归还及遗失7.1 办公物资的外借 因工作等原因需长期借用公用的办公自动化设备（如笔记

12、本电脑、投影仪、 数码相机等）需填写物品借用登记表 ，以记录物品的借用及使用归还情况， 并需要按物品借用登记表中在规定时间及时完好归还。7.2 办公物资的归还7.2.1 员工离职员工离职时，退还公司原所属部门的的管制品（如电脑、打印机、 U 盘、电 话机等），行政人事专员需按领用记录核对并办理移交手续，未完成移交的不予 办理离职手续，若出现遗失需进行赔偿。7.2.2 员工异动员工异动时，原则上不能带走原所属部门的办公物资， 如电脑、办公家具等，如需调拨，应填写固定资产转移单 ，再双方领导签字确认后执行。7.3 办公物资的遗失借出的物品或部门领用的管制品如出现遗失、 损坏等情况， 在事发时需要及

13、 时向行政人事部报告情况， 损坏的应及时归还行政人事部进行维修处理， 遗失的 且不能提供遗失时间及详细情况则当由借用人按借用物品的折旧价值赔偿， 折旧 价值以财务部数据为准。8. 办公物资的维修与更新员工在工作中要爱护办公设备， 能维修使用的用品原则上不进行新购与更换， 当发生故障时物品使用人或部门应及时向行政人事部信息条线报告设备出现的 问题，由信息条线负责办公设备的维护与保养， 若无法进行维修的， 由信息条线 通知厂家进行维修， 维修所产生的相关费用， 由各项目行政专员负责报销， 并将 每次维修问题进行记录。 同时，信息条线需定期对办公设备进行维护更新， 如公 用电脑需定期进行系统升级或重

14、装。9. 办公物资的报废管理当办公物资的性能发生改变， 不能正常使用且无法修复或维修成本高于其使 用价值时，可申请报废。由使用人发起申请，填写资产报废申请单 ，经部门 负责人签字后， 交信息条线审核， 在确认无法修复或维修成本过高后， 报商管总 公司审批，同意后方可实施报废。无回收利用价值或回收利用价值低于变卖收入的物资， 应考虑变卖处理； 无使用价值且无法进行变卖的物资，应适时清理，变卖后所得物资需交由财务管理部入帐10. 办公物资的库房管理办公物资的库房应按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做 到物品摆放整齐、库容干净整齐。平时需加强对仓库日常防火、防盗、防潮、防 漏、防虫工作

15、，注意清洁卫生，定期实施安全检查。11. 办公物资的配置标准11.1配置原则：按需申请、节能减支11.2办公设备的配置标准11.2.1电脑类设备的配置标准(1) MALL性质商业体部门配备情况参考类型基础配置备注总经理室1人/台联想笔记本电脑CPU : In tel GMA HD 内存：2G 硬盘：320G 显卡：集成显卡行政人事部1人/台清华同方 台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570招商部C级1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570D、E级2人/台运营部C级1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G

16、运营、楼层主管与专员编制出现单运营主管、专员2人/台楼层主管、专员1台/层客服主管1人/台显卡：HD6570数，可增加1台。客服中心2台3台总服务台2台企划部1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570其中负责美 陈设计的可 采用高配电 脑。物业部C、D级、文员1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570可设置公用电脑一台，保安班长等人员使用。环境监督员2人/台工程部C级1人/台清华同方台式电脑C级看图专业需求可按需 申请高配电 脑。可设置公 用电脑一台，维修领班等 人使用。D级、文员1人/台客户服务中心C、D级1人/

17、台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570办公区（文员）住宅大堂写字楼大堂住宅、与字楼大堂，每增设1个大堂， 增设1台电脑。2台1台1台财务部1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570仅总部及异地项目有财务部1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G仅总部及异地项目有财硬盘：500G显卡：HD6570务部(2)街区性质商业体部门配备情况参考类型基础配置备注总经理室1人/台联想笔记本电脑CPU : In tel GMA HD 内存：2G 硬盘：320G 显卡：集成显卡行政人事部1人/台清华同方台式电脑CPU : i

18、3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570招商部C级1人/台清华同方台式电脑D、E级2人/台运营部C级1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570客服中心、总 服务台按需 申购，固化电 脑配置台数。运营主管1人/台运营专员2人/台C、D级、内勤文员1人/台客服中心2台3台总服务台2台企划部1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570其中负责美 陈设计的可 采用高配电 脑。(3)百货性质商业体部门配备情况参考类型基础配置备注总经理室1人/台联想笔记本电脑CPU : In tel GMA HD 内存：2G 硬盘：320G

19、 显卡：集成显卡行政人事部1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570若有商管员2人治企划部1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570其中负责美 陈设计的可 采用高配电 脑。招商部C级1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570D、E级2人/台运营部C级1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：HD6570可设置公用电脑一台按楼层2台/人客服中心2台3台总服务台2台工程物业部C、D级1人/台清华同方台式电脑CPU : i3内存：4G硬盘：500G显卡：

20、HD6570可设置公用电脑一台11.2.2其他办公设备的配置标准序号物资名称4卄 参考品牌型号配置情况MALL性质商业体街区性质商业体百货性质商业体1打复一体机夏普2608N配置1台夏普 AR-2008D配置1台配置1台含扫描功能，根据办公场所环境设置，按需申购2针式打印机Epson LQ-680K系列财务部、运营部可按需申请3彩色打印机佳能ix7000企划部可按需申请1台4传真机HP1319办公区1台、写字楼/住宅办公区1台5投影仪富可视IN112MAII性质商业体可配置 2台街区性质商业体配置 1台6考勤机中控H10指纹机办公区1台、F级1台、联营1台7电话会议系统宝利通 SoundSta

21、tion2EX异地项目可申请配置 1台8碎纸机科密380配置1台9扫描仪明基8800商管总公司档案可配置彩色扫描仪10相机MAII性质商业体配不超过 3台街区性质商业体配置不超过2台11音响按需配置12保险箱73BL3C出纳室配置1台、客服中心（售卡）配置 1台13点钞机三木9450各收银台配置1台客户服务中心（售卡）配置 1台14塑封机得力3894按需配置15饮水机欣欣凯伦按办公区域设置进行配置16微波炉美的按需配置17=r. w 录曰电话先锋客服部有需要可申请配备19档案盒按需申购，常州地区总部统采购， 异地公司与档案馆使用同款采购注：按需配置物资、实需超出配置标准的物资，均须另行申请，审

22、批同意后再执 行采购。目前超出配置范围的部分将调拨回总部。因办公设备、办公用品及办公家具的采购，尤其是办公设备的采购价格受市 场环境、品牌型号更新换代等因素的影响。每半年度商管总公司行政人事部牵头， 对各类物资的采购价格进行评估。各项目商管、百货公司需购买超范围物资需求， 需提供三方报价后，经商管 总公司审批后执行采购行为。11.3办公用品的配置标准 办公用品的配置标准详见办公用品配置一览表 新员工入职文具配发标准：序号办公物资名称标准量1黑、红水笔各1支2自动铅笔1支3橡皮1块4笔筒1个5便利贴1本6双夹文件夹1个7四栏文件架1个8笔记本1本12. 附则6.1本规定由商管总公司行政人事部负责

23、解释、修订。6.2新项目开业筹建过程中，办公用品的批量采购纳入项目费用预算6.3本自发布之日起执行，办公用品管理规定同时废止。附件一：办公用品配置标准序号物资类别物资属性办公物资名称C级及 以上 员工D、E级员工特殊X-JU /亠 冈位员工说明1消耗品黑色水笔VV2消耗品蓝色水笔V3消耗品红色水笔V4消耗品四色圆珠笔V5消耗品固定台笔V前台或客服台6消耗品自动铅笔VV7消耗品铅笔V8办公用品消耗品自动笔铅芯V部门内勤9消耗品白板笔V有需要部门申请10消耗品记号笔V有需要部门申请11消耗品荧光笔V有需要部门申请12消耗品水彩笔V有需要部门申请13消耗品橡皮VV14消耗品修正带V部门内勤15消耗品修正液V部门内勤16消耗品便利贴VV17消耗品彩条N次贴V部门内勤18消耗品订书针VV部门内勤19消耗品回形针VV部门内勤20消耗品大头针VV部门内勤21消耗品固体胶水VV财务部每人1支22消耗品液体胶水V部门内勤23消耗品透明胶带V部门内勤24消耗品A4纸V部门内勤25消耗品A3纸V部门