办公室5S培训教材.ppt

1、1,办公室5S培训,2,培训内容,文件管理 5S是什么 如何做好5S,3,第一部分,文件管理,4,文件管理,文件,信息及其承载媒体,媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合,一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation,某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求,5,文件管理,记录,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据,通常记录不需要控制版本,6,文件管理,文件分类,重要度,保存期限,来

2、源,版本,缓急,7,文件管理,管理技巧,分门别类,程序化,规范,专业化,专人负责,索引,专门化,8,文件管理,签字,以旧换新,文件收发,可追溯性,认可,盖章生效,连贯性,有效性,授权,9,第二部分,5S是什么,10,5S是什么,区分要物与不要物，将不要物处理掉,将要物规范放置，使寻找时间为零,使工作环境变得无灰尘、干净整洁,保持前3个S，制度化，规范化,形成习惯，提高整体素质,11,演 变,5S是什么,12,5S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈 每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善,5S是什么,5S不是知识，也不是技术，而是应该做的事情,13,企业形象,5S是什么,14,可

3、以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率,5S是什么,15,第三部分,如何做好 5S,16,整理,含义,将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品,目的,腾出空间 防止误用,17,5S 差,5S 好,现场检查,18,要领,马上要用的,暂时不用的,长期不用的,要区分对待,19,要领,将需要的物品的数量降到最低程度,例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间,20,要领,对可有可无的物品，应坚决处理掉， 决不手软,21,要领,为何会有这么多废品,分析,检查,改善,22,问

4、题 点 在 哪 里,提问,1、图片中存在什么问题,3、会产生什么样的影响,4、我们应该怎样做,2、为什么会产生这样的问题,23,整顿,含义,将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。即寻找时间为零,目的,工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序,24,确定物品放置场所,25,物品分类摆放,26,进行标识,27,定 位、标 识 方法,连接线标识,影绘表示（形迹管理,28,问题点,怎么办,29,问题点,怎么办,30,如何整顿你的文件柜,提问,31,管理责任者 管理此架责任者姓名,架子表示标签 表示架子种类的标签,柜子内表示标签 用此标签表示下段 的内容,文件柜如何整顿,32,要

5、领,彻底整理， 只留下需要的物品,33,合理利用空间，100%定位放置,要领,根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法,34,要领,利用各种颜色、数据等进行标识,35,问 题 点 在 哪 里,36,问 题 点 在 哪 里,37,清扫,含义,经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉,目的,保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗,38,如何清扫,看不见的地方，也要彻底打扫干净。 经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽,39,彻底清扫,电源插座,电脑侧面,主机座,40,要领,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行,41,清 扫 责 任 分 区,A1 区(张,B1区(赵,C1区(王

6、,C2区(沈,C3区 (李,A2区(胡,E1区(贾,D1区(霍,要领,42,清洁,含义,将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化,目的,成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成,43,整洁的办公桌,如何保持,44,连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动,要领,45,花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度,要领,46,要领,每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,47,素养,含义,对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯,目的,让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神,48,问 候、礼 貌 语,您好! 早上好! 下午好! 大家好,语言,49,着装,50,

7、离位时,要点： 1. 2. 3. 4,51,持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作,要领,52,要主动整理、整顿传真,传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息,53,打印前，我们应该做什么,确认打印机是否正常工作。 小故障请按照提示排除。 无法解决时，请及时与管理员联系。 确认打印纸。 及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 发现纸张快用完时，请及时领取,54,

8、如何维持,整理,整顿,清扫,办 公 室 中,小组讨论,55,办公室5S活动,早上5S,1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来,56,办公室5S活动,下班前5S,1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上,57,文 件 的 5S,整理,把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁,整顿,清扫,清洁,素养,将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找,防潮、防尘、防虫 定期修补维护,专人管理、责任分明 文件管理制度、程序,使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料,58,小测试,整理是把_物品与_