物业管理文档：文书档案管理程序

1、荆州市盛智物业管理有限公司 行政部程序文件文件编号SZPM-01-000-A-EX-002版本号VER 1.0修订日期2003/10/8文书档案管理标准作业程序页次41.0 目的建立统一的公司文件管理制度，明确文件管理的原则和工作程序，发挥文件在公司 管理工作中的功效。2.0 适用范围适用于公司各单位，凡以公司或部门名义所形成的文件资料，都应遵循此规则。3.0 工作职责3.1行政部：负责对公司产生的三类文件的标准化、规范化进行统一的指导，并组织编写。负责全公司文件管理，同时行政部是公司文件的归口管理部门，所有公司文件（质量 管理体系文件、管理制度 A类文件、行政公文、外来文件）的分发皆归口其管

2、理 ，负责 文件的编号、定稿、复印、发放、回收以及原件的保管等工作。3.2各部门：根据本部门日常工作需要，负责制订本单位相关的工作文件和管理制度B类文件，完善本单位的文件体系。如需以公司名义发放的文件，交由行政部进行发文。3.3各部门文件管理岗位：负责本部门文件的收发、传阅管理 ，以及文件的登记、保管、 提供利用、存档工作。4.0 程序要点4.1文件编制、审核和批准权限文件编制、审核和批准权限表如下：序号 文件名称 编写部门 审核部门/人员 批准人员 是否受控1质量管理体系文件质量手册管理者代表组织管理者代表总经理是程序文件管理者代表组织管理者代表总经理是工作手册各相关部门管理者代表总经理是2

3、管理制度A类文件公司职能部门 制度涉及单位总经理是B类文件各部门（管理处）本单位本单位负责人否3行政公文业务部门主管领导总经理否4.2受控文件管理流程受控文件包括质量管理体系文件和 A类管理制度文件。受控文件管理流程图及主要责任 部门见附件4。4.2.1受控文件编制质量管理体系文件及 A类管理制度文件应有统一的内容格式，文件编制人员应按照管理 文件的格式内容要求进行文件的编写。4.2.2受控文件审批1）文件编制后，按照规定的审批权限，由受控文件编制部门填写受控文件审批单（见附 件7）送交相应人员审批。编制部门在审批单上需填写以下栏目：文件类别、文件名称、 编写日期、编写部门（个人）、发放范围等

4、，并且跟踪、修改。受控文件经批准人批准后 交行政部制发。2）受控文件的审核人员必须对文件的适用性负责。文件的批准人必须对文件的有效性 和接口性负责。3）受控文件的审查包括文件内容和形式的审查。文件内容的审核应注重在可操作性及 协调一致性，文件形式的审查包括文件格式、标识、发放范围等符合要求。4）受控文件涉及多个部门时，要请相关部门会签。会签主要是使相关部门明确本部门的 职责、与其他相关部门工作接口以及了解本部门的活动方式等。4.2.3受控文件分发归档1）文件经批准后，由行政部按照规范的受控文件格式和文件编号规则确定该文的文件 号,并予登记、排版、打印、校对后，交相关人员签发。文件应由文件批准人

5、确定文件开 始实施日期，并在文件上做出说明。2）受控文件的发放，由行政部填写受控文件发放控制单（见附件8）, 一般情况下由行政 部经理审核，文件批准人批准。然后加盖受控章后按发放范围分发。3）受控文件实行分级管理，公司行政部负责受控文件的发放、回收、保存和归档。各部门（管理处）指定专人负责文件的签收工作，并及时做好文件目录的修改。各部门（管 理处）文件管理责任人接收到公司文件后，应及时交部门负责人处理，部门负责人应进行 识别,确定进一步发放范围，以公司发放文件为母本，按照文件受控原则在本单位范围内 进行文件分发和回收等工作。对于涉及到重要岗位的相关文件应发放到班组（个人）。4）文件经审核批准后

6、，原版文件由行政部归档。5）已批准发放的受控文件的电子版要做好备份，分类存磁盘，并登记备查。4.2.4受控文件的评价1）收文单位在文件实施过程中如发现现问题等，应将有关信息及时反馈给编制部门，以 便及时修改更正。2）受控文件实施后，由管理者代表或文件批准人定期（每年一次）或适时地组织有关人 员对文件符合性、操作性进行评价，提出处理意见（如修改、改版等）。4.2.5受控文件的变更及回收1）文件的变更采取两种形式文件更改通知单和文件改版申请单。当只对文件进行少量修改或个别换页时，采用文件更改通知单。当文件经多次修改或大幅度修 改时应进行改版，需填写改版申请单。2）文件的变更和修改一般由原来编写、审

7、核和批准文件的部门和人员进行，特殊情况由原批准人指定另一合适的部门或人员来编审。被指定的部门或人员有权获得作为编审依据的有关背景材料，并充分了解文件的要求和意图。3）文件少量修改时由文件修改人员填写 文件更改通知（见附件9）,经原审批人员审 批后,交行政部发放。4）文件改版由文件修改部门填写 文件改版申请单（见附件10）,经批准后，交行政部 按文件发放流程进行发放。5）行政部按照文件分发的规定把批准修改的文件分发给各有关部门和人员。在发放新版文件时，同时将所有旧版文件收回，并做好记录（见附件11受控文件回收单），除归 档保存一份外，其余由行政部集中销毁处理。若保留旧版文件作为参考文件时 ，盖上

8、“过 期保留”标识，与有效文件分开存放，并在文件回收单上做好记录。6）作废文件回收时亦由行政部根据发文登记收回。426人员、部门变动时受控文件的处理1）公司文件发放针对各单位岗位，当个人发生岗位异动时，不得带走相关的受控文件。2） 部门撤销或合并时，由行政部发出工作联系单，回收相应的受控文件。3） 当新增部门或管理处时，由相应部门提出受控文件发放申请，经批准后由行政部增发 相应的受控文件。4.2.7受控文件的丢失处理受控文件资料丢失后，使用人填写文件资料丢失报告，说明原因，部门负责人签暑意见， 由行政部提出处理意见，经总经理批准后，可补发新的文件和资料。4.2.8管理制度B类文件管理流程各部门

9、（管理处）参照受控文件管理流程制定本部门管理制度文件管理流程。各部门（管理处）制定的所有管理制度B类文件应送一份公司行政部登记备案，并及时更新。4.3行政公文管理流程4.3.1发文1）以公司名义对内、对外行文的行政公文、信函统一由公司行政部起草，指定由其它部门拟稿的除外。2）草拟公文送审前尽量打印，并填写公文会稿表（见附件12）。3）公文送公司领导签发前，应由拟稿部门负责人核稿；公文如涉及到多个部门 ，要请相 关部门会稿。主办部门与会稿部门取得一致意见后行文。4）以公司名义对内行文的各类通知、办法、规定等公文，应请支部书记会稿。5）会稿和核稿时，起草部门负责跟踪和修改。公文核稿、会稿完毕后 ，

10、交由公司总经理 签发，总经理签发稿件为定稿。6）任何以公司名义盖公司印章的发文，必须由总经理或总经理授权人批准签发。7）发文稿签发后，由行政部根据规定的公文格式和公司制定的发文字号确定该公文的发文字号,并予登记后打印、校对、缮印、加盖公章。8）发文稿及公文会稿表由行政部归档。 已批准签发的公文电子版统一由行政部归档，并 做好备份,分类存磁盘，并登记备查。9）制文由行政部按规定负责发送。公文、信函的发送，由行政部填写发文登记表（见附 件13）, 一般情况下由行政部经理审核，总经理批准。然后按发放范围分发，并请收件人 签收。10）以传真件形式发送的公文，传真之后需加盖“已传真”章，原件仍按正常发文

11、渠道发 送。11）各管理处是公司的派出管理机构，对外代表公司，对因工作需要向大业主（客户）、总公司各单位、地方政府职能部门发函联系较重大问题的，由各部门（管理处）以工作联系单形式将对外联系内容书面送公司行政部，行政部以公司名义草拟相关函件，经总经理签批后，对外发送。4.3.2收文1）所有发往公司的外来文件和总公司内部单位向公司的来文，统一由公司行政部处理。公司任何部门（管理处）不论从哪种渠道收到来文，必须将原件交公司行政部处理，不得 私自处理。2）对于外来文件，公司行政部收到来文后，进行收文登记，送总经理批示处理意见；对于 总公司内部来文（含局域网来文），要求办理的，由行政部送总经理批示处理意见。3）对于总公司内部来文（含局域网来文），属各类管理文件、计划、办法、纪要等知照 性文件，需相关部门传阅的，由行政部提出初步传阅意见，编制传阅登记表（见附件14）