供应链管理实训二

1、供应链实训任务二：采购管理普通业务一、准备工作引入实训一完成后输出备份的001（腾飞贸易公司）帐套备份 ，进入企业应用平台的时间为2014-02-28（操作员为学生自己的名字1帐套主管，月末在总账中审核记账凭证人员为w01李刚）二、实训 （一）标准采购业务1、2014年02月3日，根据销售部门预测情况，本月预计销售情况良好，申请向联想集团采购30台联想电脑，报价5000元，需求日期为本月5日。2、2014年02月3日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格为5000元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月5日。3、2014年02月4日，收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX，无税单价50

2、00元，价税合计元。4、2014年02月5日，收到联想集团发来的货物，采购部门进行签收。5、2014年02月5日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入联想电脑仓。6、2014年02月5日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认。7、2014年02月日，财务部门开具转账支票一张，金额为元，支票号为ZZ1011，用于支付向联想集团采购的本次货款。8、2014年02月日，财务部门生成本次采购业务相应凭证。（二）现付业务1、2014年02月4日，根据销售部门的需求，采购部门向戴尔公司提出采购需求，需要采购20台戴尔戴尔，报价4500元。2、2014年02月

3、4日，戴尔集团同意请购要求，但认为价格较低，经双方协商，同意价格为4800元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月7日。3、2014年02月7日，收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号DE，无税单价4800元，价税合计元，采购部门进行签收，同时向戴尔集团支付转账支票一张，金额为元，支付号为ZZ1012。4、2014年02月7日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入戴尔电脑仓。5、2014年02月8日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，同时生成本次采购业务相应凭证。（三）采购费用业务1、2014年02月5日，申请向联想集团追加

4、采购01台联想电脑，报价5000元。2、2014年02月5日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格为5000元，联想集团提出由于数量过少，运费由我方承担，我方要求到货日期为本月7日，双方签订正式合同。3、2014年02月7日，收到联想集团发来的货物，同时收到两张发票，其中采购专用发票一张，发票号LX，采购发票无税单价5000元，价税合计58500元；运费发票一张,发票号LX，运费金额100元，不能抵扣进项税，采购部门进行签收，同时办理入库手续，入联想电脑仓。4、2014年02月8日，采购部门将两张发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，并生成本

5、次采购业务相应凭证。（四）盈余短缺业务1、2014年02月9日，向戴尔集团追加采购10台联想电脑，报价4800元，戴尔集团同意，并于当日收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号LX，采购发票无税单价4800元，价税合计56160元，采购部门进行签收。2、2014年02月9日，商品入戴尔电脑仓，在办理入库手续时，发现有两台电脑损坏，经查，是我方采购部门装卸货物时造成。8台电脑正常入库，另外两台报领导同意后，一台电脑作为合理损耗处理，一台电脑由采购部门赔偿，赔偿金额按电脑采购含税价计算，计5616元（4800+816）。3、2014年02月28日，采购部门将发票交给财务部门，财务部

6、门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，当日生成本次采购业务相应凭证。（五）付款1、2014年02月28日，用转账支票支付联想集团上次追加电脑的货款和运费共计58600元，支票号：ZZ1013。2、2014年02月28日，用转账支票支付戴尔集团上月和本月未支付的货款，共计元（56160+），支票号ZZ1014。3、核销往来账并生成付款凭证。（六）查询结算单 （七）查询凭证 过程指导（一）标准采购业务需要录入采购请购单、采购订单。采购订单可以直接输入，也可以根据请购单自动生成。这里采用“拷贝采购请购单”的方式直接生成“采购订单”；采购到货单拷贝“采购订单”，生成“采购到货单”

7、；采购入库单需要在库存管理系统中录入，在库存管理系统中参照采购入库单生成。操作步骤如下：1、填写请购单（1）以操作员02（总账会计，也是所有日常操作会计工作人员，注意权限的设置和修改，帐套主管也可以进行此操作）登录企业应用平台。在本学习情境中，所有的日常操作都以学生自己的名字1（帐套主管）操作完成，登录日期都为2014-02-28日，在以后的操作中，如果打开企业应用平台，不再书写此操作内容。（2）打开“请购单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【请购】-【请购单】菜单，打开请购单录入窗口（3）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（4）录入单据。

8、修改日期2014-02-3，在表体中录入存货编码001，数量30，本币单价5000，需求日期2014-02-05，选择供应商“联想”。（5）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（6）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（7）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【提示】 业务类型有普通采购与受托代销，分别对应普通业务和受托代销业务。 供应商在请购单中是选填内容，如果在当前表单中填写，将自动带入下一流程，但无法带入部门和业务人员。 请购单保存后，需要审核，否则，在下一流程中，将无法找到此单据。 对于不需要的请购单，可以通过工具栏上的“关闭”功能进行关闭，已关

9、闭的请购单在采购订单中无法参照。 可以通过以前的请购单生成现在的请购单（生单），生单功能只能在新增或修改状态（编辑状态）使用。 请购单流程是可选操作。【注意事项】 可以通过单据的签名查看当前单据的状态（是否审核）。 单据可以弃审（取消审核），但是单据一旦进入下一流程，将无法弃审。 在以后的操作过程中，每做完一个单据，都应该关闭一个窗口，养成一个好习惯。2、生成采购订单（1）打开“采购订单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】菜单，打开采购订单录入窗口 （2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（3）参照生成单据。修改日期

10、2014-02-3，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“请购单”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击选择请购单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将请购单的内容填写到当前订单中，重新选择供应商“联想”，自动填写部门与业务员。（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【提示】 采购订单既可以直接录入，也可以通过生单方式参照生成，生成后的单据可以修改。 选择供应商后，将自动填写部门和业务员，有利于到货单的生单。 “生单”功能在U872版本中与U861有变化，U

11、861通过鼠标右键选择，而U872是通过工具栏选择。 “生单”过程中的过滤条件不填写时，默认包含所有单据。 在请购单中如果没有填写供应商，那么在采购订单中，需要补填供应商（必填项）。 无论请购单是否填写供应商，生单后，会自动清除部门与业务员，因此，建议生单后，重新选择一次供应商，将部门与业务员填写完整（BUG）。 与采购订单相关的选项是“必有订单”选项，如果选中，流程必须经过订单环节。【事项】 单据头的“订单日期”必须小于等于单据体的“计划到货日期”，否则，会有错误提示。 如果生单时无法找到需要的请购单，说明上一步的操作出现问题，可能是没有审核，或者是请购单已关闭。3、生成采购发票（1）打开“

12、采购专用发票”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购专用发票】菜单，打开采购发票录入窗口 （2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（3）参照生成单据。修改日期2014-02-8，录入发票号LX，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购订单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击选择采购订单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将采购订单的内容填写到当前发票中。（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（5）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【 提示】 当发票先到货后到时，参照订单生成发

13、票，当货先到票后到时，参照入库单生成发票。 参照后，可以修改参照后的结果，说明其功能具有扩展性，意味着可以实现一对一、一对多、多对一、多对多的功能，在以后的单据中，如果没有特别说明，参照后都可以修改。 采购发票录入完成后，在界面上没有审核功能。 当必有订单时，发票只能参照，不能录入。4、生成到货单（1）打开“到货单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购到货】-【到货单】菜单，打开到货单录入窗口 （2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（3）参照生成单据。修改日期2014-02-5，选择供应商“联想”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“

14、采购订单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击选择采购订单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将采购订单的内容填写到当前到货单中。（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【 提示】 部门在到货单中为必填项，而在采购订单与采购发票中为选填项。 如果在生单后没有部门，可以重新选择供应商，自动填写部门与业务员。 采购订单生单后，表示该订单已执行，将不再参与其他到货单的生单。 在U861版本中，到货单无审核功能。 当必有订单时，到货单只能参照，不能录入。【注意

15、事项】 在生单时，如果无法找到采购订单，可能订单已生成了到货单，或者订单没有审核。5、生成入库单（1）打开“采购入库单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】菜单，打开入库单录入窗口， （2）参照生成单据。单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购到货单（蓝字）”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击选择到货单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将到货单的内容填写到当前入库单中，修改日期2014-02-8，选择仓库“联想电脑仓”。（3）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（4）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前

16、表单。（5）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮 【 提示】 生单的依据有订单、到货单，有蓝字模式和红字模式，还有批量模式；批量入库时可以在选择时直接指定仓库和日期。 生单时不能进入增加状态，这一点与到货单和发票的模式不一样，生单后，表单自动进入增加状态。 审核后商品自动计入库存的现存量，注意查看现存量审核前数量为010，审核后，数量变为130。【注意事项】如果数据已进入到货状态，那么依据订单生单时将看不到该单据，只能依据到货单生单。6、采购结算采购结算分为自动结算与手工结算，主要完成信息流与物流的勾兑工作与采购成本的分摊工作，当物流与信息流的数据一致时，只需要采用自动结算即可，当有其他情况发生时

17、，需要通过手工结算处理。此题可以通过自动结算完成。自动结算的方法自行练习，自动结算时无法体会结算原理，为了方便以后的学习，此处采用手工结算处理。（1）打开采购“手工结算”功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【手工结算】菜单，打开采购手工结算窗口 （2）进入选单状态。单击工具栏上的“选单”按钮， （3）查找发票和入库单。单击工具栏上的“过滤”按钮，在条件窗口直接按“确定”按钮，自动列出发票和入库单。（4）选择发票和入库单。双击选择同一笔业务的发票和入库单，然后单击工具栏上的“确定”按钮，返回到手工结算窗口 （5）结算。单击工具栏上的“结算”按钮，完成结算。（6）关闭界

18、面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【 提示】 选单时过滤有三种模式：入库单选单过滤，发票选单过滤，入库单与发票同时过滤。 在选择发票和入库单时，可以选择一个方向的单据，然后通过工具栏上的“匹配”功能自动选择另一方向的单据。 取消结算的方法是在【结算单列表】中过滤找到结算单后，双击打开结算单，再通过工具栏上的“删除”按钮删除结算单。7、记账（1）打开采购“正常单据记账”功能。双击【业务工作】-【供应链】-【存货核算】-【业务结算】-【正常单据记账】菜单，打开过滤条件选择窗口。（2）查找记账单据。在过滤条件中直接单击“过滤”按钮，显示未记账单据一览表。（3）记账。双击选择单据，单击工具栏上的“

19、记账”按钮，开始自动记账，记账完成后，提示记账成功，单击“确定”按钮后，被记账单据消失。（4）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【 提示】 取消记账可以通过【恢复记账】功能实现。 在选项中有“单据审核后才能记账”选项。 试一试，可否先记账，后采购结算。8、审核发票通过【应付款管理】-【应付单据处理】-【应付单据审核】功能对发票进行审核。9、填制付款单通过【应付款管理】-【付款单据处理】-【付款单据录入】功能支付货款，并审核付款单。01、核销往来账通过【应付款管理】-【核销处理】-【手工核销】功能核销往来账。11、生成采购凭证通过【应付款管理】-【制单处理】功能依据采购发票生成采购凭证

20、。12、生成付款凭证通过【应付款管理】-【制单处理】功能依据付款单生成付款凭证。13、生成入库凭证（1）打开存货核算“生成凭证”功能。双击【业务工作】-【供应链】-【存货核算】-【财务核算】-【生成凭证】菜单，打开“生成凭证”窗口。（2）打开查询窗口。单击工具栏上的“选择”按钮，打开“查询条件”窗口 （3）设置查询条件。设置选择“（01）采购入库单（报销记账）”，单击“确定”按钮，打开“未生成凭证单据一览表”窗口 （4）选择单据。单击“选择”栏，选择需要生成凭证的原始单据，单击工具栏上的“确定”按钮，系统切换到“生成凭证”列表窗口（5）生成凭证。修改凭证类别为“转”字，单击工具栏上的“生成”按

21、钮，自动生成一张转账凭证，修改凭证日期2014-02-06， （6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，依次关闭打开的窗口。【提示】 存货中对采购业务生成凭证的依据是入库单，销售业务的依据是“销售发票”而不是出库单。 存货模块中生成的凭证只能在存货模块中通过【凭证列表】功能进行删除，无法在总账中删除。 生成凭证前，一定要保证当月货到票也到的业务都已完成结算。 生成凭证界面中的科目根据存货科目与对方科目的定义自动生成，可以修改，如果科目为空，说明定义存在问题。【注意事项】 如果在生成凭证时无法找到单据，很有可能是你没有记账，查看单据是否记账的方法有两种，一是可以到取消记账中查看是否记账，另一种是通

22、过【采购入库单列表】查询入库单，看是否有记账人签名。（二）现付业务现付单据只能通过“应付款项系统”命令实现审核。现付发票通过“应付款系统”实现凭证生成。需要填写请购单，根据请购单生成采购订单，再由采购订单生成到货单，采购发票拷贝采购订单生成，执行采购结算并支付款项的操作。操作步骤如下：1、填写请购单。根据资料直接手填写请购单。2、生成采购订单。生成订单后，注意要修改单价为4800元。3、生成到货单。依据采购订单生成到货单。4、生成采购发票并现付。依据订单生成发票，同时进行现付处理。（1）生成采购发票并保存。（2）现付。单击工具栏上的“现付”按钮，打开采购现付窗口，选择结算方式“转账支票”，录入

23、原币金额“”，票据号“ZZ1012”，单击“确定”按钮，返回到发票界面 （3）关闭发票窗口。5、生成入库单。依据到货单生成入库单。6、采购结算。可以对入库单和发票进行自动结算或手工结算。7、记账。对入库单进行正常单据记账。8、审核发票。在应付模块对发票进行审核，在条件中需要选择“包含已现结发票”。9、生成采购凭证（现付凭证）。在应付模块生成凭证。由于等额支付，科目不再是应付账款，而是银行存款01、生成入库凭证。在存货模块生成入库凭证。【提示】 现付可以取消。 此题只能生成两张凭证，思考一下，为什么。 如果不是等额支付，生成的凭证会不相同，操作步骤也可能有所变化。【事项】 在审核发票时，在过滤条

24、件中需要选择“包含已现结发票”，否则，无法找到发票。 生成采购凭证时，需要选择“现结制单”。（三）采购费用业务采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为蓝字和红字发票；按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票，录入采购入库单、采购发票、运费发票并进行手工结算。操作步骤如下：1、填写请购单。2、生成采购订单。3、生成到货单。4、生成入库单。5、生成采购发票。6、填写运费发票。在【运费发票】功能中录入数据。将运费当作是一种存货，填写方法与正常发票填写方法相同。因为不能抵扣进项税，需要将税率改为0。7、采购结算并分摊运费。选

25、择发票时需要选择采购发票和运费发票，运费发票会显示在在结算界面的下方，先单击分摊，然后再结算，其他操作方法与标准流程相同。8、记账。9、审核发票。01、生成采购凭证。生成采购和运费两张凭证。11、生成入库凭证。【提示】 采购结算只能进行手工结算，如果进行自动结算，运费将无法计入成本。 采购结算后，存货的单价会发生变化，同时会修改入库单的单价，可以查看结算单和入库单进行验证。 费用的分摊有按数量和按金额两种方法，当只有一种存货时，两种方法计算结果相同。 结算完成后，查询结算单，并查看结算单价，已由5000变为5001，同时，查询入库单的单价，其单价已由5000变为5001，说明结算时，会根据结算

26、单回写入库单的单价。 由于此业务没有付款，所以无需填写付款单，无需核销。（四）盈余短缺业务当采购入库数量与发票数量不一致时，就是盈余短缺。采购入库数量小于发票数量属于损耗，可以根据损耗原因在采购手工结算时在相应栏内输入损耗数量，可进行采购结算；采购入库数量大于发票数量应视为赠品，不计算金额，降低入库存货的采购成本。如果入库数量+合理损耗+非合理损耗等项目不等于发票数量，则系统提示不能结算。操作思路是生成采购入库单，按照采购订单生成采购发票，并执行手工采购结算。操作步骤如下：1、填写请购单。2、生成采购订单。3、生成到货单。4、生成采购发票。5、生成并修改入库单。生成入库单后，将入库数量由10修

27、改为8。6、采购结算并分摊合理损耗。（1）选择发票和入库单。在手工结算界面，按标准流程操作方法选择发票和入库单。（2）录入损耗。录入合理损耗数量“1”，非合理损耗数量“1”，非合理损耗金额“4800”，选择非合理损耗类型“装卸责任”，进项税转出金额“816”（已自动填写）。（3）结算。其他操作方法与标准流程相同。7、正常单据记账。8、审核发票。9、生成采购凭证。01、生成入库凭证。11、关闭到货单。在填写到货单界面，通过查找或翻页（最后一张），找到9日到货的单据，单击工具栏上的“关闭”按钮，关闭当前到货单。【提示】 采购结算只能进行手工结算，因数量不一致，无法完成自动结算。 结算单和入库单的单价都由4800变为5400。 由于只入库了8台，还有2台没有入