文件存档流程管理

1、文件存档流程管理为了更好促进公司发展，文件得到更好的管理和处理，有利于管理和快速 查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有 序的存档。一、公司文件来往的审核，该文件审核是否存档。二、公司文件分二大类“一级文件和二级文件”；“一级文件”是机密文件，公司单独存档管理，没有总经理批文任何人不得查看或复印；“二级文件”是部门存档文件，二级文件原件或复印件，部门必须统一管理存档。三、对存档文件分部门。四、对存档文件审核，是否达到存档要求，文件是否需要二级存档，文件审核要求如下:1.2.3.总经办文件存档要求；客户资料、合同、公司重大决策资料、公司年度目标计划书、 公司机密文件

2、、属于一级存档。合同、公司重大决策资料、年度目标计划书可以二 级存档。财务部文件存档要求 工程合同、借款合同、 知，为二级存档。工程部文件存档要求；财务账簿、凭证、其它相关原始资料一级存档，购销合同、 以及其它合同一级存档并且做二级存档，财务发出的内部通;工程技术文件和资料、商务文件、所有的工程承包合同、物4.5.6.资质量证明文件、属于一级存档，并且要做二级存档。市场部文件存档要求；客户供气合同、采购合同、 件、是一级存档并且做二级存档。申购单、订货单、 客服部文件存档要求；开户申请表、通气记录单、 于一级存档，并且做电子版存档，建立开户数据库。 录表、属于二级存档。综合办文件存档要求；制度

3、文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变 更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。员工住 宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、 请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。外协合同、供应商气价调价确认 供应商报价单列为二级存档。供气合同、客户资料、该文件属 派工单、回访记录表、来访记五、文件必须分类存档，按照文件的内容和类型分别存档。六、各部门编码字母如下;1.总经办字母编码为“ZJ”2.财务部字母编码为“CW ”3.工程部字母编码为“GC”4.市场部字母编码为“SC”5.客服部字母编码为“KF ”6.综合办字

4、母编码为“ZH ”七、部门文件编码分类如下：公司通用编码字母；客户资料“ K ”合同“ H ”、文件“ W ”、公司资料“ D.0 ”、账簿“ Z ”、凭证“ P” 客户供气合同“ A”、企业供气合同“ B”。名称统一码文件名称统一文件码文件名称统一文件码客户资料K原始文件WY居民供气合同A合同H购销合同HGX采购合同HCG文件W工程勘察GKC外协合同HWX公司资料D借款合同HJK气价文件WQJ账簿Z技术文件WJS调价文件WTJ凭证P工程资料DGC开户申请表KSQ居民供气合同A商务文件WSW通气记录单KTQ企业供气合同B工程检测GJC供气合同B工程合同G物资质量证明文件WZL客户资料K公司重大

5、事件记录WJL制度文件WZD固定资产资料DZC员工档案DYG公司变更文件WBG资料移交表DYJ工程设计GSJ工程施工GSG工程安装GAZ1.2.3.总经办文件编码；客户资料“ 财务部文件编码；财务账簿“ 工程合同“ HGC”、借款合同 工程部文件编码；技术文件“4.5.6.合同“ HCB ”、物资质量证明文件“ 市场部文件编码； 应商气价文件“ 客服部文件编码； 客户资料“ K ”。 综合办文件编码；K”、合同“ H ”、公司文件“ W”、公司资料“ G”。Z”、凭证“ P”、原始文件“ 丫 ”、购销合同“ HGX ”、 “ HJK ”WJS”、工程资料“ GGC”、商务文件“ WSW”、承包

6、WZL ”。客户供气合同“A”、采购合同“ HCG ”、外协合同“ HWX ”、供WQJ ”、调价文件“ WTJ ”。开户申请表“KSQ”、通气记录单“ KTQ ”、企业供气合同“ B”、制度文件“GZC ”、公司变更文件“ WZD ”、公司重大事件记录“ WJL”、固定资产资料 WBG ”、员工档案“ GYG ”、资料移交表“ GYJ ”。类型编码和日期方可存档，字母编码是部门的第一个大“总经办文件”，字母是，“ ZJ”方可。类别字母编码要按照，文件类 ，字母是，“ K ”方可。数字编码2011年3月份，第一份文件存档， ，已经是第 58份文件，就写八、文件存档时必须填写部门编码、写字母为主

7、；例如：型或内容的第一个大写字母为主；例如：“客户资料”是，年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码；例如：编码就是“ ZJ-K-201103001 ”如果是6月份文件 “ZJ-K-201106058 ”以此类推。九、标志；“合1. 为了更好的方便查找文件，档案柜必须编号统一，统一用公司字母编码，例如；同”那档案柜第一个编码就是H01，第二个就是H02以此类推。2. 每个档案柜里的档案盒必须编号；从 01-02以此类推，往下编号，摆放必须统一。十、档案存放级别以及存档规定和期限；1. 档案和文件必须经部门审核，该文件是否一级存档，标准按照第四大条审核。2. 部门存档和公司存档必须要统一按照规定和流

8、程存档。3. 存档方式方法，必须按照公司存档制度规定存档。4. 存档文件必须部门审核规定存档期限，存档期限必须按照文件的类型指定存档期限。5. 存档期限必须填写在文件的左上角，例如下；保存期限：长期保存文件编码：SC-A-201106088居民供气合同签订日期：2011-06-21、文件存档交接和规定；公司文件管理、部门文件管理，必须要定人和定责任。定人；人员有各部门安排， 指定人员管理。定责任；公司任何人交档案存档，子目录记载。文字登记，必须要记录；存档期限、经手人签名。电子目录，必须记录；文件编码、部门名称、文件名称、类型、文件份数、文件页 数、存档日期、存档人姓名、存档柜号、档案盒号和备注。如12图1.2.3.4.责任要求必须按照公司档案制度规定执行。不管公司存档还是部门存档，必须做到存档文字登记和电文件编码、存档部门、 文件类型、存档日期、存档人签名、十二、文档存档时必须建立电子目录分类建立，以便于查找。如下图;文件编码部门名称类型份数页数日期存档人柜号档案盒号备注ZJ-K-201103001总经办客