推荐部门级文档管理系统需求规格

1、卷 号卷内编号密 级需 求规 格 说 明 书项目名称： 部门级文档管理系统 项目编号： 编写人员： 编写日期: 审批人员: 审批日期: 历史修改记录版本号修改人/日期摘要审定人/日期v.01.前言41.文档目的41.2.范围说明41.2.1.产品标识12.2.产品概述4.23.术语定义41.2.4.参考资料42.项目概述42.1.产品描述52系统功能5.3.客户特点24.假定和约束63.业务流程64详细需求641功能需求64.1.文档管理()641.2.文档入库(.1).电子文档入库(1.1).14.纸质文档入库（1.2)4.5.文档版本更新（1.2)841.文档出库(1.)841.7.文档其

2、它管理(1.4）9.1.修改文档属性(1.4)94.1.9.删除文档（.4.)9.10.文档查询和定位（2）0.111.组织和员工管理(3)104.1.添加组织（3.1)104.1.13.删除组织(3.2）14.1.14.修改组织(3.)11.1.5.为组织引入员工(3.4)12.1.16.添加员工(3.)12.1.删除员工(3.6)14.1.修改员工信息(37)13.9.移出员工(3.8)134.1.0.权限管理(4)144.121.管理员授权(4.)44.1.2.用户授权(4.2)1.1.2.身份验证(43)154.124.模板定义(5)14.1.25.添加模板(51)14.1.26.删除

3、模板（52）1641.27数据备份(6）16.12.手动备份(6.1)174.1.9.自动备份(6.)4130.数据导出(.3)1.131.日志记录查看(7)1.32.用户退出系统（8)184.性能需求195数据描述91原始数据描述5.1.1.输入数据19.12.输出数据95.数据流程图196.界面要求2361.报表格式236.2图形要求36.3.输入输出要求237.接口要求24运行环境需求24网络和硬件设备248.1.1.网络4.1.2硬件设备82.软件环境24821操作系统平台8.其它支撑软件59.其它专门需求2591.安装和操作29.2.安全保密259.维护服务2附录1 业务流程图图例2

4、附录 数据流程图例21. 前言企业中各部门都有大量的电子或纸质的文档材料需要保存和处理，目前大多采用手工的管理方式，这种方式是低效、混乱和浪费人力的,随着国家信息化的推广,文档处理必然走向电子化。因此公司决定开发部门级文档处理系统，在本公司内部使用,并可能在适当的时机向外部发售。1.1. 文档目的编写本文档的目的是明确用户需求，在最终用户和开发者之间达成对软件产品要求的共用理解,作为项目开发的目标,为软件概要设计提供指导，并作为软件测试的依据。本文档的读者是最终用户代表、高级项目经理、项目经理、项目组成员、测试组成员、质量保证组成员。1.2. 范围说明1.2.1. 产品标识部门级文档管理系统。

5、1.2.2. 产品概述该产品用于部门级的电子和纸质文档的管理。1.2.3. 术语定义序号术语或缩写定义1.组织按某种标准划分出的不同级别的团体，如技术科2.系统管理员对全部组织和用户进行管理的人员，至少一个。3.超级用户对所有文档拥有所有管理权限的特殊用户。4.普通用户除超级用户外的其它用户，其文档管理权限是受限的。5.文档版本在不同时期产生的，内容不同但名称相同的文档,称为文档的不同版本。6.组织树真实模拟企业管理架构,每一个组织都有上级组织,最高级组织的上级组织为空。1.2.4. 参考资料用户需求调查报告2. 项目概述2.1. 产品描述(可采用把本产品与其他产品相对比的方法、分部说明的方法

6、及其他方法进行阐述，内容包括:功能、接口、所使用的硬件、外围设备和环境等。)本产品对纸质文档提供查询和出入库管理；对电子文档提供添加、修改、删除功能和版本控制,并对电子文档加密存放;提供添加、修改、删除组织和用户，以及设定、更改用户权限的功能；提供模板管理、日志管理和数据备份等功能。本产品可用于小型局域网中,客户端可运行于nows95及以上版本,服务器端可运行于indowsnt4.0及以上版本。2.2. 系统功能编号功能名称功能描述1.文档管理文档出入库、版本更新和其它管理1.1.文档入库对文档的入库操作进行管理1.1.1.电子文档入库将客户端文档加密后备份到服务器端1.1.2.纸质文档入库对

7、入库的文档做记录1.2.文档版本更新更新某一版本的文档，版本号不变。1.3.文档出库将电子文档下载到客户端并解密1.4.文档其它管理修改文档属性、删除文档1.4.1.修改文档属性修改文档的名称、版本号等1.4.2.删除文档将服务器上的文档删除2.文档查询和定位查询文档的信息和存放位置3.组织和员工管理对组织和员工的增、删、改操作3.1.添加组织向系统添加一个组织3.2.删除组织从系统中删除一个组织3.3.修改组织修改组织的相关信息3.4.为组织引入员工将组织外员工划入当前组织3.5.添加员工向组织中添加员工3.6.删除员工从系统中删除员工3.7.修改员工信息修改员工的相关信息3.8.移出员工解

8、除某一员工与所属组织的关系4.权限管理对管理员和用户的权限进行管理4.1.管理员授权授权某员工行使系统管理员权限4.2.用户授权对某一用户授予对文档操作的权限4.3.身份验证服务器对用户身份进行验证5.模板定义 用户自定义文档管理需要的属性5.1.添加模板向系统中添加用户自定义的模板5.2.删除模板从系统中删除已存在的模板6.数据备份备份服务器端的数据文件和数据库6.1.手动备份手动方式进行数据备份6.2.自动备份按指定的时间间隔自动备份6.3.数据导出导出数据库数据为文本文件7.日志记录查看按用户定义的条件对日志进行检索8.用户退出系统在用户退出系统时做相应的操作2.3. 客户特点本产品针对

9、使用局域网办公，有较多文档需要处理的企业。由于文档有不同密级，应重点关注电子文档的加密处理和用户权限管理验证。2.4. 假定和约束未完成本产品的开发遵循cmm2标准，开发成本应限于万元以内，应于6月21日之前开发完成。本产品应在winow20平台下，使用v6.0进行开发,数据传输应使用tcpp协议。在本产品的开发过程中，应严格注意安全保密工作,避免资料外泄。3. 业务流程无4. 详细需求4.1. 功能需求4.1.1. 文档管理（1)功能描述：用户选择文档出入库、版本更新或其它管理功能后,调用相关模块进行处理，若用户选择返回，则返回主界面。操作规程描述:从主界面点击“文档管理”,显示文档管理界面

10、;用户可在“文档入库”、“文档出库”、“文档版本更新”、“文档其它管理”功能中选择,点击进入相应界面,点击“返回”回到主界面。处理过程描述若用户点击“返回”，退出当前模块;若用户点击其它按钮则调用相关的功能模块。性能需求4.1.2. 文档入库(1.1)功能描述:按用户选择执行电子文档和纸质文档的入库操作，或返回文档管理界面。操作规程描述:用户在“文档管理”界面中点击“文档入库”进入此界面；用户可在“电子文档入库”和“纸质文档入库”功能中选择,点击进入相应界面,点击“返回”回到文档管理界面。处理过程描述若用户点击“返回”,返回调用模块;若用户点击其它按钮则调用相关的功能模块。性能需求4.1.3.

11、 电子文档入库(.1)功能描述:用户将某一文档或某一文件夹下的所有文档加密后备份至服务器磁盘,服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述:用户在“文档入库”界面中点击“电子文档入库”进入此界面。第一步，选择备份文档。点击“浏览”按钮，选择路径,提供“包含子目录”(heckbx)，“全部文件”、“选择部分文件”(raibutton)选择，用户选择“选择部分文件”时,显示“包含文件”、“不包含文件”列表框,初始状态该路径下的所有文件列入“不包含文件”列表框,通过拖动或点击“”(添加)和“”(删除）按钮选择或不选择文件。要求“包含文件”列表框为空时，“”按钮变灰；“不包含文件”列表框为空时，“”按钮变

12、灰。第二步,选择入库模式。1、选择入库方式，包括“手动入库”（选择完成后立即入库)、“上线自动入库”（用户登录后即开始执行入库操作）、“内容更新自动入库”（文档内容被修改时执行入库操作）、“定时自动入库”(选择在某一用户预先定义好的时间执行入库操作)。、在入库方式为“定时自动入库”时,“选择入库周期”组框显示，包括“每天”、“每周”、“每月”三种周期（adio button)，选择某一周期时，显示相关选择时间的编辑框。第三步,填写文档入库信息,包括“入库标识”，“入库备注”。第四步，提交入库作业,完成,返回“文档入库”界面处理过程描述按用户选择将文档加入列表或从列表中删除，保存列表。若用户选择

13、“手动入库”，立即执行入库操作将列表中的文档加密后备份到磁盘服务器,服务器更新数据库，并写日志;若用户选择“上线自动入库”,记录状态，下次用户登陆后执行入库操作;若用户选择“内容更新入库”，客户端单独启动一个线程,每隔一段时间扫描入库文档，检查其修改时间，若比数据库中的时间新，即执行入库操作；若用户选择“定时自动入库”，则依据用户选中的时间和间隔执行入库操作。返回“文档入库”界面。性能需求4.1.4. 纸质文档入库（1.2)功能描述：用户将纸质文档的属性信息输入系统,服务器将信息写入数据库中，并更新日志。操作规程描述：用户输入文档的属性信息,提交,选择“继续”输入下一个文档的属性,选择“完成”

14、返回文档入库界面。处理过程描述按预定义的模板生成表单,接受用户输入，服务器将输入信息写入数据库，并写日志。若用户点击“继续”,重复以上步骤；若用户点击“返回”，返回“文档入库”界面。性能需求4.1.5. 文档版本更新(1)功能描述：更新某一版本的文档的内容，版本号不变。服务器写日志。操作规程描述：用户在“文档管理”界面点击“文档版本更新”进入此界面。用户选择服务器上的某一版本的文档，点击“更新文档”按钮,弹出“选择源文档”对话框,在此选择源文件。此源文件不一定与服务器中的文件同名,但类型须一致,选择源文件后,立即执行文档入库操作。处理过程描述对用户选中的文档执行入库操作，服务器生成一个临时文件

15、存放。若文档成功上传至服务器，将此临时文件覆盖服务器上须更新的文档；若在文档上传的过程中出现异常，服务器返回错误信息,文档更新失败,删除临时文件。服务器写日志。返回“文档管理”界面。性能需求4.1.6. 文档出库(1.3)功能描述:将某一文档的某一版本从服务器下载至客户端,服务器写日志。操作规程描述：用户在“文档管理”界面点击“文档出库”进入此界面。文档用户选择服务器上文档(单选或多选），点击“下载文档”按钮，弹出“选择路径”对话框,选择路径后，立即执行文档出库操作。处理过程描述将用户选中的文档下载到客户端,服务器写日志。客户端将文档解密后存放到用户指定的路径下。返回“文档管理”界面。性能需求

16、4.1.7. 文档其它管理(1)功能描述：根据用户选择调用相应模块或返回“文档管理”界面操作规程描述:用户在“文档管理”界面点击“文档其它管理”进入此界面。若用户点击“修改文档属性”或“删除文档”,则进入相关界面;若用户点击返回,则返回文档管理界面。处理过程描述若用户点击“修改文档属性”,调用“修改文档属性”功能模块；若用户点击“删除文档”,调用“删除文档”功能模块;若用户点击“返回”，返回文档管理界面。性能需求4.1.8. 修改文档属性(1.)功能描述：对服务器上某一文档的属性，如:版本、文件名等进行修改。服务器更新数据库,并写日志。操作规程描述:用户在“文档其它管理”界面点击“修改文档属性

17、”进入此界面。用户选择服务器上的某一文档,点击“修改文档属性”按钮，弹出“修改*文档的属性”对话框,其中列出该文档的相关属性，用户在此编辑、修改，完成后点击“确定”。用户点击“返回”回到“文档其它管理”界面。处理过程描述当用户点击“修改文档属性”时，验证用户选择有且只有一个文档。根据用户选择读取服务器记录，生成对话框。用户确定后将相关信息提交服务器，服务器更新数据库,写日志。若用户返回“文档其它管理”界面。性能需求4.1.9. 删除文档(.42)功能描述:将服务器上的某一文档删除,包括删除数据库记录及服务器上的文件。服务器更新数据库,并写日志。操作规程描述:用户在“文档其它管理”界面点击“删除

18、文档”进入此界面。用户选择服务器上的文档（单选或多选），点击“删除”按钮，弹出警告对话框，提示用户文档将彻底被删除,无法恢复，用户可点击“确定”确认或“取消”取消操作。用户点击“返回”回到“文档其它管理”界面。处理过程描述记录用户选定的文档,生成警告对话框;若用户点击“确定”，删除数据库记录及服务器上对应的文件,服务器写日志；若用户点击“取消”,不做任何操作。若用户点击“返回”，返回“文档其它管理”界面。性能需求4.1.10. 文档查询和定位(2)功能描述：对服务器上的被允许查询的文档进行检索和查询。操作规程描述:用户在主界面中点击“文档查询和定位”，显示“文档查询和定位”界面。可点击“返回”

19、回到主界面;或输入文档名称、文档大小，所有者、入库时间、版本信息等条件，点击“查询”按钮,返回查询结果（包括电子文档和纸质文档）,点击“返回”回到主界面。处理过程描述根据模板生成查询表单，接受用户输入;若用户点击“查询”,则根据用户输入信息检索数据库,返回符合条件的记录； 若用户点击“返回”,则返回“文档其它管理界面”。性能需求4.1.11. 组织和员工管理(3)功能描述：根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面操作规程描述:从主界面点击“组织和员工管理”进入此界面;界面左侧以树形结构管理组织，根节点是公司名称。右侧显示被选中的组织的所有员工。若选中一节点则显示弹出菜单，可在菜单

20、中选择相应操作;若点击“返回”,返回到系统管理主界面;处理过程描述若点击“返回”，退出当前模块返回到主界面;右键单击节点时判断节点状态以设置菜单项状态，弹出右键菜单；若点击弹出菜单中的某一可用项,调用相关的功能模块；性能需求4.1.12. 添加组织（.）功能描述:添加一个组织（部门）。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述:在“组织及员工管理”界面中右击组织树某一节点，在弹出菜单中点击“添加组织”，弹出“添加组织”对话框。输入组织信息（组织编号系统自动产生）,如组织名称（不能为空）、上级组织编号、组织负责人(选择一名员工)、联系电话、部门职责、备注等,点击确定或取消。处理过程描述接受用户输入

21、的信息并验证。若用户点击“确定”，添加组织，返回结果，若添加成功，刷新左侧树结构,服务器更新数据库,并写日志;若用户点击“取消”，不做任何操作。关闭对话框。性能需求4.1.13. 删除组织(32)功能描述：删除一个组织（部门），并解除与其下所有员工的关系。服务器更新数据库,并写日志。操作规程描述：在“组织及员工管理”界面中右击组织树的叶子节点，在弹出菜单中点击“删除组织”。若组织下有员工,弹出提示对话框，提示该组织下有用户，若删除组织将解除与这些用户的关系，；若该组织下没有员工，弹出警告对话框,提示用户该组织将被删除，可选择“确定”或“取消”。注意:非叶子节点不允许删除，用户右击非叶子节点,“

22、删除组织”菜单不可用。处理过程描述若点击确定，检查节点状态；若组织下有员工,先将该组织下的员工的组织编号置空，再删除该组织。若组织下没有员工,删除组织，刷新组织树；服务器更新数据库，并写日志;若点击取消，不做任何操作。关闭对话框。性能需求4.1.14. 修改组织(3.3）功能描述：修改一个组织(部门)的相关信息,如名称，上级组织，组织负责人等。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述：在“组织及员工管理”界面中右击组织树的某节点，在弹出菜单中点击“修改组织”,弹出修改“修改*组织”对话框，用户编辑、修改后可点击“确定”或“取消”。处理过程描述若点击确定,服务器更新数据库，并写日志，客户端刷新组

23、织树;若点击取消,不做任何操作。关闭对话框。性能需求4.1.15. 为组织引入员工(3.4）功能描述：将属于另一组织或者不属于任何组织的员工划分到某一组织。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述：在“组织及员工管理”界面中右击组织树的某一节点,在弹出菜单中点击“引入员工”,弹出“为*引入员工”对话框,列表框中按员工姓名排序列出所有不属于该组织的员工，用户选择(单选或多选）后点“确定”按钮,将所选员工划分到该组织下,或点击“取消”。处理过程描述弹出列表框，显示所有不属于该组织的员工。若用户点击“确定”，将被选中的员工从原组织中删除,加入到当前组织中,服务器更新数据库，并写日志;若用户点击取消，

24、不做任何操作。关闭对话框。性能需求4.1.16. 添加员工（3.5)功能描述:为某个组织添加一个新的员工。服务器更新数据库，并写日志操作规程描述:在 “组织及员工管理”界面中右击组织树的某一节点，在弹出菜单中点击“添加员工”，弹出“为*添加员工”对话框,输入新员工的相关信息(员工姓名、性别、年龄、职务、联系电话、入司时间、备注等)后点“确定”按钮,添加新员工到该组织下，该用户的权限为默认权限。或点击“取消”。处理过程描述弹出“为*添加员工”对话框,根据模板生成表单，接受用户输入。若用户点击“确定”,服务器更新数据库,并写日志；若用户点击取消，不做任何操作。关闭对话框。性能需求4.1.17. 删

25、除员工(36)功能描述：删除一个员工，并删除该员工的所有文档。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述：在“组织及员工管理”界面中点击组织树的某一组织，右侧显示该组织的所有员工,选择某一员工,按el键，或者右击该员工,在弹出菜单中选择“删除”,确定后首先将该用户的文档全部转为超级用户所有,再删除该用户。若用户下没有文档,弹出警告对话框,提示用户将被删除，确定后，删除该用户。处理过程描述根据节点状态弹出不同的警告对话框:若该用户下有文档,弹出警告对话框，提示该用户下有文档;若点击确定，更改文档属性，将所有者改为超级用户,删除用户记录，服务器更新数据库，并写日志；若点击取消，不做任何操作；关闭对话

26、框。若该用户下没有文档,弹出警告对话框,提示该用户将被删除;若点击确定,删除用户记录,服务器更新数据库，并写日志;若点击取消,不做任何操作;关闭对话框。性能需求4.1.18. 修改员工信息(.7)功能描述:修改员工的相关信息,如员工姓名,联系电话，登陆名，密码等。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述：在“组织及员工管理”界面中点击组织树的某一组织,右侧显示该组织的所有员工,双击某员工，或者右击某员工,在弹出菜单中选择“修改”菜单,弹出“修改*员工信息”对话框，修改该员工的信息(如名称、联系电话,登陆名，密码等,不允许在此修改用户所属的组织）。用户确定后,修改用户信息。服务器更新数据库，并写

27、日志。处理过程描述根据模板生成对话框中的表单,接受用户输入；若点击确定,修改员工记录，服务器更新数据库，并写日志；若点击取消，不做任何操作；关闭对话框。性能需求4.1.19. 移出员工(3.8)功能描述:解除某一员工与其所属组织的关系。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述:在“组织及员工管理”界面中点击组织树的某一组织,右侧显示该组织的所有员工,右击该员工，在弹出菜单中选择“移出”菜单,弹出警告对话框,提示将解除该员工与组织的关系。用户确定后，解除该员工与组织的关系,或选择取消。处理过程描述弹出警告对话框，提示将解除该员工与组织的关系。若点击确定，服务器更新数据库,并写日志。若点击取消,不

28、做任何操作；关闭对话框。性能需求4.1.20. 权限管理(4)功能描述：根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面操作规程描述:从主界面点击“权限管理”进入此界面；用户可选择“管理员授权”、“用户授权”、“身份验证”。可点击“返回”回到主界面。处理过程描述若点击“返回”回到主界面；若点击其它按钮调用相应的功能模块。性能需求4.1.21. 管理员授权(.)功能描述:系统管理员对某一员工授权，让其行使管理员的权限。服务器更新数据库，并写日志。操作规程描述：管理员在“权限管理”界面点击“管理员授权”进入此界面,左侧列出所有员工，右侧列出所有管理员,选择某一员工,点击“授权为管理员”按钮,

29、该员工将被设为系统管理员,选择一个管理员，点击“取消授权”，该管理员将成为普通员工。点击“返回”时回到“权限管理”界面。处理过程描述显示“管理员授权界面”。选择“授权为管理员”时，更改选中员工的权限为系统管理员权限，服务器更新数据库,并写日志。选择“取消授权”时,更改选中系统管理员的权限为员工权限,服务器更新数据库，并写日志。选择“返回”时，返回“权限管理”界面。性能需求4.1.22. 用户授权(42）功能描述：对某一用户授予对文档操作的权限,如查、删、下载的权限。服务器将相关信息写入数据库,并写日志。操作规程描述：管理员在“权限管理”界面点击“用户授权”进入此界面，左侧列出所有用户,点击某一

30、用户，右侧列表框列出该用户的所有权限，在此，管理员可以通过勾选或取消勾选复选框来添加和删除其权限。可点击“返回”回到“权限管理”界面处理过程描述点击左侧用户时更新右侧权限列表。返回时服务器更新数据库,并写日志。性能需求4.1.23. 身份验证(3)功能描述:用户在客户端输入用户名和密码,上传至服务器，服务器完成身份验证后，将相关信息传回客户端，客户端对用户显示相应界面。服务器将用户登录信息写入日志。操作规程描述:用户在客户端输入用户名和密码,若登陆成功则根据用户权限显示主界面（不同极限显示不同可用菜单)。处理过程描述身份验证在服务器端完成，客户端完成后续工作。包括:1、验证客户机是否服务器所在

31、域的客户机,若不是,服务器将拒绝连接；2、验证用户的登录名和密码,若登陆名或密码不正确，返回错误信息给客户端；3、正确登陆后返回该用户的权限,客户端根据返回的权限决定向用户展示相关的界面（表现为只显示部分菜单项，及某些操作不能执行)。性能需求4.1.24. 模板定义(5）对该功能及其子功能理解有无错误，请重点审查功能描述:根据用户选择调用相应的模块,当用户选择返回时回到主界面。操作规程描述：从主界面点击“模板定义”进入此界面;用户可选择“添加模板”、“删除模板”。可点击“返回”回到主界面。处理过程描述显示模板定义界面。根据用户选择调用相应模块。若用户选择“返回”回到主界面。性能需求4.1.25. 添加模板(5.1)功能描述：向系统中添加可自定义的描述文档和员