会务基本知识

1、会务工作,会议，已经成为现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。 它是各级机关传达精神、布置工作、统一思想、研究问题的重要方式，也是开展工作的主要手段之一。 无论是办会者还是参会者，都有必要学习会务的基础知识。,会议、接待、参观、考察、礼仪、庆典、活动、宴请,一、会前准备工作,（一）制定方案,一切都从制定工作方案开始 方案的好坏将是会务工作取得成功的关键,开始设计方案之前，首先应该了解与会议活动有关的信息，掌握的信息越多、越具体，可以使你在设计方案时考虑得越周到、越细致，就能避免在会议活动中出现意外情况的机率大大减小。,（1）收集信息,会 议： 时间：不能与参会人员的其他活

2、动相冲突。 地点：根据会议的形式和参会人员的数量确定。 参会人员：确定参加会议活动的范围。 活 动： 路线：寻找一条最短的、最通畅的、最佳的行动路线。不走回头路。 确定相关人员：随行人员、迎候人员、讲解人员。 接待考察团队： 时间：客方出发时间、抵达时间、停留时间。 乘用工具：使用何种交通工具？是否需由我方安排？ 带队领导及随行人员：确定每一位客人的姓名、性别和职务。 住宿：是否住宿？由旅行团安排或由我方代为预订酒店？ 活动安排：客方的希望考察的内容。,有关信息应该包括以下内容：,在掌握了有关信息的基础上，可以着手拟定初步的工作方案并安排任务分工。 方案应具备的要素通常有如下内容： 时间、地点

3、、对象、规格、内容、日程、责任、经费,（2）拟定初步工作方案,方案名称：活动名称+工作方案（或会议方案、行程安排、日程安排、活动安排） 时间：某一个开始时间，持续时间或整个时间段 地点：单一活动可标明具体地点，复杂的日程可在日程中体现 对象：包括所有参与会议活动的人员名单（姓名、性别、职务） 规格：确定规格，确定我方的参与接待的人员及食宿安排 内容：包括接送、食宿、宴请、参观、娱乐、票务等方面 日程：以明确的时间段标明各个时段的具体安排 责任：包括内部和外部参与会务工作人员的分工 经费：对整个会议活动所需经费作出估算,与有关方面积极沟通，掌握进一步的信息，以不断完善方案。 模拟整个会议活动。包

4、括活动路线踩点，在头脑里把整个过程再设想一遍。,（3）进一步完善方案,（4）落实方案中的各项准备工作,印发通知 收集参会人员名单确保参会人员的姓名和职务级别的准确性。 准备会议材料讲话材料、主持词、议程、参会人员名单、签到表等。 布置会场,安排任务分工并检查落实,内部： 负责报到和发放会议材料的工作人员、会场服务人员、PPT操作人员、礼仪人员以及其他工作人员。,安排座次,中国文化中的排序文化，代表贫富贵贱、身份尊卑、职位大小、优劣与否。 科学安排座次是规范办会的要求，也是会务工作水平高低的一种具体体现 安排座次时既要符合会议主题、有利于开展工作，又要找到可靠的依据。,安排座次的工作流程：,第一

5、步 根据会议活动主题确定会场安排形式 第二步 确定参会人员在会场的座区 第三步 对参会人员进行座次排序,第一步 根据会议活动主题确定座次形式,报告式、座谈式、对座式、会见式等等,第二步 确定参会人员在会场的座区,根据参会人员的类别和数量确定采取何种形式？ 例：全委会、汇报会 如何确定上席？ 寻找先例、面门为上、前排为上、中间为上、以右为上、以远为上。,第三步 对参会人员进行座次排序,排序的依据,1.职务大小：不同级别的领导 正厅级、副厅级、正处级、副处级、正科级、副科级 2.部门顺序：编办的有关文件或电话本 市委办、市人大办、市政府办、市政协办 3.姓氏笔画： 中央政治局委员、区委委员等 4.

6、任职先后：同一级别的人员 区委常委，各单位同级别的领导,两个人如何排座次？,以右为尊 或 以右为上,1,2,现在是从人的背后看到的,可能出现的错误,1,2,3,现在是从人的背后看到的,正确：坐在我右手的位置的人，比我自己的级别要高。 错误：坐在我右手位置的人比我左手位置的人级别高。,多人站一行的情形,几种常见的会场形式,报告式一,会 标,主 席 台,报告式 二,会 标,主 席 台,发言席,座谈式,9,5,1,3,7,10,6,2,4,8,会 标,无论主席台的人数是单数还是双数，都从主席台的右侧开始排列。,7,5,3,1,2,4,6,9,10,8,16,14,12,11,13,15,17,椭圆形

7、的座谈式,椭圆形的会场实例,座谈式,8,10,9,6,4,2,1,3,5,7,9,10,8,11,12,11,13,会 标,汇 报 方,检 查 组,对座式,客 方,主 方,会 标,4,1,5,3,2,4,2,1,3,5,门,交流座谈会实例,会见式,门,会见式实例,宴会席次 一,门,宴会席次 二,1,1,2,9,6,4,3,2,10,5,7,8,1,第一主人,2,第二主人,门,二、会中服务,会议报到 检查会议材料 录音录相工作 茶水服务 确保按照议程或行程进行,可能出现的突发状况,1.超出时间控制：出发晚点、个别项目超时 2.参会人员变动：新增，减少参会人员 3.不可抗因素：天气变化，地质灾害 4.客方的新要求：增加或减少考察点 5.其他新情况,处理原则,保障最重要的 调整次要的 削减与主题关系不大的