word实用技巧大全

WORD实用技巧大全插入其它语种的特殊符号用WORD进行文字处理时，往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。1插入符号法单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性。2利用软键盘功能法WINDOWS内置的中文输入法提供了13种软键盘。它们是PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。我们可以根据需要，进行不同的选择。操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符号。3利用英文字体设置在英文字体WINGDINGS和WEBWINGS下，数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。另外，以此类推，利用上述几种方法，还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。方法是在“三维文字”的“设置”中，输入上述的英文字母、数字和字符，字体选择为WINGDINGS或WEBDINGS，则出现与之对应的符号或特殊图案，如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理，屏幕保护程序图案会更加美观大方，更加多样化。快速输入大写中文数字在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。将姓名按姓氏笔划排序在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被WORD排列的井井有条了。在WORD中插入当前的日期和时间用户可以随时使用快捷键在WORD文档中插入当前的日期或时间。方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下ALTSHIFTD组合键即可插入日期，而按下ALTSHIFTT可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。锁定插入的日期和时间在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户并需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下CTRLF11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法，就是按下CTRLSHIFTF9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。利用合并字符功能设置上下标用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10、1021，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装OFFICE时没有安装公式编辑器该怎么办呢在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。使用以上的数字序号以前在WORD中输入10以带圈序号非常困难，现在WORDXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的字按钮，在“文字T”栏输入“11”，“圈号Q”栏中选“”，点“确定”即可完成。使用格式刷重复复制格式格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“ESC”键即可关闭格式刷。利用拖放的方式复制网页在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开WORD程序，进行“粘贴”。其实还有更加简便的方法，就是使用WINDOWS最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到WORD窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下CTRLSHIFTSPACE组合键即可。让光标在段落间快速移动在编辑WORD文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用WORD提供的一个快捷键只需按住CTRL键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。快速显示文字格式在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。执行“帮助”菜单上的“这是什么”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下SHIFTF1组合键，然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字格式的显示，可以按下ESC键取消。在WORD中用另类方法复制文本选定需要复制的文字，按下SHIFTF2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。去除自动添加的超级链接WORD有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或EMAIL地址后，WORD会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢有三种方法1即时方法，在WORD将网址或EMAIL自动转换为超级链接域后，按下CTRLZ组合键，即可取消该自动转换。2长期方法，执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“INTERNET及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或EMAIL地址时，WORD就不会自动将其转换为超级链接了。3取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住CTRL键的同时单击该超级链接，然后按下CTRLSHIFTF9组合键即可。快速插入一对大括号将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下CTRLF9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。在WORD2002中选择多个文档区域用户在WORD2002中可以像在WINDOWS窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样，就是按住“CTRL”然后使用鼠标进行选择即可。禁用智能标记虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太烦人了。那就将它们取消了事，方法很简单，仍然打开对话框，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了。WORD字体随身携带在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机WORD文档，如果采用的是WINDOWS系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TRUETYPE字体”，这样就可以把创建此文档所用的TRUETYPE字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。注意如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；你想嵌入的字体只能是TRUETYPE字体；这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。为WORD文本加注解如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现先选中需要注释的文本，用“插入批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接选中要加注释的文本，用“插入超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或WEB页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORDXP中需要按住CTRL键），则可直接打开注释文本所在的文件。WORD字体随身携带在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机WORD文档，如果采用的是WINDOWS系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TRUETYPE字体”，这样就可以把创建此文档所用的TRUETYPE字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。注意如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；你想嵌入的字体只能是TRUETYPE字体；这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。为WORD文本加注解如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现先选中需要注释的文本，用“插入批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接选中要加注释的文本，用“插入超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或WEB页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORDXP中需要按住CTRL键），则可直接打开注释文本所在的文件。快速输入特定的短语我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。选将特定的短语（如“中华人民共和国建筑法”、“建设工程质量管理条例”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORDXP中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。特殊符号的输入在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“”为例，看看如何输入特殊符号软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“”所在的字母键即可；自动更正法。用“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“MH”，在“替换为”框中输入“”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“MH”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“”，如果你确实需要输入字母“MH”（不会这么巧吧），你可以先输入“MHA”及后面的文字，再将“A”删除即可；自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工造词”对话框，在“词语”框中输入“”，在“外码”框中输入“MH”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可你在该输入法中输入“MH”时即可输入“”；用“插入符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“”，双击它即可输入。使用通配符进行模糊替换如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现用“编辑替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用通配符”选项；在“查找内容”框中填入“”后（号代表任意字符，号代表1个字符），点击“替换为”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定；按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。WORD文档与RTF文档的互换问题WORD允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件，只需选择“另存为”命令，在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。RTF是RICHTEXTFORMAT的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。RTF文件格式是由MICROSOFT创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。例如，用户可以利用RTF格式将文档在WORD与老版本的WORD、PAGEMAKER以及其它几种流行的软件（包括WORDFORTHEMAC）之间传送。如何将WORD文档转换成为幻灯片我们经常需要制作内容相同的WORD文档和POWERPOINT文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到WORD的文档转换功能。其实，OFFICE本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将WORD文档转换成POWERPOINT文档时，启动POWERPOINT，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的WORD文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。使用WORD字体隐藏功能制作模板在WORD的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印出来呢为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法水木清华隐藏文字的方法选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式字体效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢方法如下单击“工具选项视图非打印字符”，选中“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了在没有安装WORD的计算机上查看文档有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装WORD的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装OFFICE，采用以下方法。在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为WEB页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式