企业档案管理讲座提纲

企业档案管理讲座提纲第一讲档案工作概述一、 什么是档案 在我们的日常生活中，对档案一词并不陌生，我们上学、工作、生活都离不开档案。但到底什么是档案，恐怕是有很多人说不上来的。大部分人都只知道人事档案、学籍档案等。其实，人事档案、学籍档案只是档案大家族中的一小部分，而且是很小的一部分。那么，档案到底是什么？他有什么特点呢？这就要从档案的定义来讲。（一）关于档案的定义和特点：关于档案的定义：目前有很多种，学术界还在争议，我们暂且不去深究。我们今天讲的档案定义，以档案法中的定义为准。这是国家从法律的角度，对实践中的档案的概括。档案法规定：本法所称档案，是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从这个定义中我们可以看出，档案的内涵是人类在社会活动中直接形成的原始的历史记录，其外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。关于档案的特点：其特点主要表现在以下三个方面：1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。一方面要形成档案。如，口说无凭，立字为证。言而无文，行之不远；另一方面要利用原来的档案。档案是桥梁档案是纽带。档案是伴随社会实践自然而生的，是最为原始的历史记录。2、档案是文件有条件转化来的。档案与文件是处于不同阶段的同一事物。二者有联系，又有明显的区别。其联系是文件是档案的前身是筛选、形成档案的基础；其区别是文件转化为档案是有条件的，并不是所有的文件都能转化为档案。文件的总量大于档案，档案是文件的精华。文件转化为档案的条件是：（1）办理完毕的文件；（2）对今后的工作和研究有查考利用价值；（3）按照一定规律保存起来的。3、档案来源广泛、内容丰富、形式多样。（二）档案的种类对档案科学的分类，是实行科学管理的基础。分类有严格意义上的逻辑分类，也有依据约定俗成的分类。由于人们认识问题的不同，依据的标准不同，对档案分类的结果也不同。如，依据产生和使用领域不同，可以将档案分为公务档案和私人档案；依据形成时间不同，可以将档案分为建国前档案，建国后档案等。但在目前，档案界有一个约定俗成的分类标准。就是以档案内容为标准，同时考虑较为明显的不同的产生、使用领域，将档案分为文书档案、科技档案、专门档案和电子、声像档案、实物档案等五类。1、 文书档案。 也称党政档案、行政档案，是有机关、团体、企事业单位在领导和行政管理活动中形成的文件转化而来的档案材料。2、 科技档案。 其全称为科学技术档案，有的也称技术档案，是由生产技术应用于管理、基本建设、科学技术研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。3、 专门档案。 有的也称业务档案，是指在某项专门业务工作中形成的档案材料。4、 电子、声像档案。 是指在工作、管理活动中形成的以光电形式存贮在特殊载体的历史记录。 5、实物档案。是指在工作、管理活动中形成的具有一定保存价值的实物。（三）、档案的作用与性质1、档案的作用。 人们为什么要保存档案，要精心呵护档案，是因为档案在人们的生活中有用性。这种有用性主要表现在以下五个方面：（1）、机关工作查考的依据；（2）、生产建设的资料；（3）、科学研究的基础和条件；（4）、政治斗争的必要手段；(5)、宣传教育的生动素材。2、档案作用的性质。档案的作用有很多，但从其实质上来看，档案有这些作用的本质是由以下两方面决定的。 （1）、档案是历史的真实凭证；档案之所以具有凭证性，是有其自身的形成规律和特点决定的。首先，从其产生过程看，他是在社会活动中直接形成的，而非后人编造的，是客观的历史记录，具有最可靠的凭证性。其次，从其本身的物质形态看，它保留了真切的历史痕迹。 （2）、档案是第一手的参考材料。档案相对于图书、报刊资料来说，其记录的知识更直接、更原始，所以，称其为第一手资料。（四）、档案作用的规律目前，档案学者将档案作用的规律归纳为以下几个方面：1、 档案的作用总是由局部到整体，由当前到长远。2、 随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至消失。3、 随着时间的推移，档案的作用会有他的实际价值向科学价值、文化价值转变。4、 档案价值的发挥受一定条件的制约。包括：社会环境、社会档案意识、管理水平、技术条件等。二、什么是档案工作档案工作有广义和狭义之分。广义的档案工作是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作等。狭义的档案工作是指具体的档案业务工作，也就是我们通常说的档案工作。是指档案室、档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，开发利用档案信息，为社会各项事业服务的工作。（一） 档案事业的构成1、 机关档案室工作。机关档案室是个泛称。我国从中央到地方的党政机关、企事业单位都建立有档案室。1983年印发的机关档案工作条例指出：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护及管理是真实面貌的一项重要工作。机关档案工作条例规定机关档案室的工作任务是：第一、对本单位文书部门和业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；第二、负责管理本单位的全部档案，积极提供利用，为本单位各项工作服务，并为党和国家积累史料。第三、负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。档案法及其实施办法对机关档案工作规定：第一、贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作规章制度；第二、知道本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；第三、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交。根据机关档案室管理档案内容和形式的不同，可以分为如下几类：文书档案室、科技档案室、声像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、档案信息中心等。2、 档案馆工作档案馆是党和国家的科学文化事业机构，使用就保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。近几年来，随着国家和科学技术的发展，档案馆的功能也在不断地完善。2000年提出了“两基地一中心”，2004年提出了“两基地两中心”，近两年又提出了“五位一体”建设。档案法实施办法规定档案馆承担下列任务：第一是收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；第二是对保存的档案严格按照规定整理和保管；第三是采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资料提供服务。我国的档案馆目前分为三大类：即综合性档案馆（如，中央档案馆、第一历史档案馆、第二历史档案馆、各省市县档案馆）、专门性档案馆（如，照片档案馆、电影档案馆）、部门性档案馆（如，外交部档案馆、交通部档案馆，企业档案馆）。档案馆与机关档案室的联系和区别：一是性质不同。档案室是一个机关内部工作的组成部分，而档案馆则是整个国家、地区、或系统、专业的科学文化事业机构。二是所管理档案的范围不同。档案室是保管本单位的全部档案，档案馆则是保管本系统、本地区、本专业的档案。三是保管档案的期限不同。档案室是保管本单位形成的档案，按有关规定，到一定的期限，应向有关的档案馆移交或销毁。档案馆则是党和国家永久保管档案的基地。四是档案利用的范围不同。档案室一般不对外提供利用。档案馆则是对全社会提供利用。3、 档案行政管理工作档案行政管理工作是以党和国家各项建设事业的长远和现实需要为目标，以档案法律法规为准绳，对全国以及地方档案工作进行统筹、规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。全国档案行政管理的最高机关是国家档案局，国家档案局是党和国务院的直属机构。各省市县的档案局是当地档案的行政管理部门，接受所在地人大的法律监督，接受所在地政府法制部门的业务指导，履行本行政区域内档案事业的行政管理职能，具有执法主体资格。4、 档案教育工作档案教育工作是社会教育机构和档案部门对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培养的过程和活动。目前的教育工作主要分院校教育和在职教育两个方面。5、 档案科学研究工作档案科学研究工作是探索档案工作的真相、性质、规律的过程和活动。包括：档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究、和科学研究管理等。6、 档案宣传工作档案宣传工作是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓动和吸引人们积极参与档案保护和利用工作的过程和活动。7、 档案外事工作档案外事工作是国家档案事务中的重要组成部分，是发展档案事业的外部条件。（二）档案业务工作的内容按照我国档案工作的习惯，档案业务工作的基本内容可概括为六个方面，即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，简称“六个环节”1、档案的收集。 就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在机关和个人手中或散失在其他地方的档案，分别集中到各机关档案室或各级档案馆，实行集中统一管理，就是档案的收集。2、档案的整理。收集起来的档案文件来源广泛，说量很大，内容复杂，为改变这种状况，将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程，就是档案的整理。3、档案的鉴定。随着时间的推移和社会的发展，档案数量日益增多，而有的已经失去保管价值，为节省管理成本和管理负担，方便管理和利用，就要对其进行鉴别，挑选、去粗取精，这就是档案的鉴定。4、档案的保管。 由于自然和社会的原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至遭到突变性的破坏。这就需要人们采取一定的措施，尽可能地延长档案的寿命，妥善进行管理，这就是档案的保管。5、档案的统计。为科学的整理、鉴定、保管、利用档案，管理者就要做到心中有数，就要了解档案保管的一些基本情况，就需要对档案进行数量的登记、统计和分析研究，这就是档案的统计。6、档案的利用。保管档案的目的，就是为了发挥其作用。为此，档案部门在做好大量的基础工作的同时，还要通过各种方式和手段提供档案和有关资料为各项工作服务，这种直接满足社会各方面档案利用需要的工作，就是档案的利用。以上讲了档案工作的“六个环节”，现在，有的将其中的某些工作单列出来，叫做“八个环节”、“十个环节”也都有一定的道理。（一） 档案工作的性质中共中央、国务院在1985年明确指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”。这一论断深刻地阐述了档案工作的性质和意义。我们可以从这一论断中看出，档案工作是一项管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。1、 档案工作是一项管理性工作。从以上讲的档案工作的内容来看，档案工作实际上就是档案管理工作，这是其一。其二是就一个地区或一个机关的档案工作来说，他即使整个国家档案的一个组成部分，又是一个单位某项具体管理工作的一个环节。2、 档案工作是一项服务性工作。档案工作相对于其他工作来说，属于服务性工作，它通过管理和提供利用档案资料为各项工作服务，以实现其工作目的是其他工作的条件和基础。3、 档案工作是一项政治性工作。档案工作的政治性主要表现在三个方面：（1）为一定的政治服务；（2）是一项机要工作；（3）是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。4、 档案工作是一项科学性工作。档案工作的科学性主要表现在三个方面：（1）是科学研究的先决条件；（2）本身具有科学性。5、 档案工作是一项文化性工作。档案工作的文化性主要由档案工作的管理对象档案所决定的。（二） 档案工作的基本原则档案法第五条作了规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。它的基本含义包括三个方面：1、 实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。其内容有三点，（1）国家全部档案由各级档案机构分别保存；（2）全国档案工作由各级档案行政管理机构同意、分级、分专业负责监督和指导；（3）实行党政档案和党政档案工作的统一领导。2、 维护档案完整与安全，市档案工作的基本要求。维护档案完整一是数量上，二是质量上；维护档案的安全一是从物质上，二是从政治上。完整与安全是互有联系的统一要求。只有完整才能安全，只有安全才能完整。3、 便于社会各方面的利用市档案工作的根本。这个问题，市档案工作的除法定和最终目的。一切档案业务工作的开展，一切档案工作制度的建立，一切档案工作机构的设立，都要服从服务于这个总目标。便于社会各方面利用，是检验档案工作的主要标准。利用分现实和今后长久利用。三、我国档案工作历史的简要回顾（一）档案的起源与演变1、 远古时代档案的萌芽。远古时期的“结绳记事”、“刻契”，依据有档案的萌芽。周易注记载：古者无文字，结绳为约，事大，大结其绳，事小，小结其绳。易系辞记载：上古结绳而治，后世圣人易之以书契。2、 我国现存最古老的档案甲骨档案。清光绪二十五年（1899）在安阳小屯村出土的甲骨卜辞，就是我国最古老的具有文字记录功能的档案。也证明在3500多年前，我国就有了档案和档案工作。甲骨档案的出土被誉为我国近代史料的四大发现之一。3、 档案制成材料的演变。在古代，档案制成材料随时代的发展也在不断的演变，主要有甲骨、青铜器、石料、竹木、丝织品等，至魏晋南北朝，纸张开始应用于记录书写材料。4、 档案的词源。我国档案工作开展的上溯时间比较早，但“档案”一词出现的时间则比较晚。现在说的甲骨档案、金石档案、石刻档案、简牍档案等，都是后人根据其载体形式的不同来命名的。在古代，则不叫这些名字。从史料上看，在纸张出现以前，文书、档案常被称作册、典、中、简册、简牍和典籍。纸张出现以后，称作文案、案牍、文牍、文书和簿册等。据学者考证，我国单干一词出现在清朝。在清太宗皇帝实录崇德三年（1638）正月甲午记载终究有三处出现“档案”一词。康熙四十六年杨宾的柳边纪略记载：边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也。存贮年久者曰档案，曰档子。现在对档案一词的科学含义，既是对原始档案意义的深化、发展，有保留了他原来的形象。（二） 我国封建社会档案工作的历史贡献。（1） 最高统治者高度重视，档案工作由中枢机构直接管辖；（2）把档案的收集工作当做长治久安的大事；（3）中央档案库是皇家的重要建筑；（4）以严酷的法律保护档案和档案工作；（5）档案管理讲究章法；（6）档案利用备受重视。（三） 中国共产党领导下的档案工作蓬勃发展1、 在战争年代高度重视档案工作。1932年在上海秘密建立中央文库，1933年春，由瞿秋白起草、经周恩来审阅的文件处置办法对档案文件的收集、整理和保管等作出了详细的规定，而且提出了文件如可能，当然最理想的是每种二份，一份存阅，一份入库。中央文库在解放后将104包档案完好地由上海市委转交党中央。毛泽东主席在长征途中也带着一对装有档案文件的竹箱子。2、 建国初期的档案事业卓有成效。建国初期，档案事业面临的基本任务就是要把分散的不同意的档案工作建设成为国家规模的集中统一管理的社会主义档案事业，更好地为党和国家的各项事业服务。其主要成就有：（1）完成了对旧政权档案的接收和保管；（2）中央和地方党政机关相继建立起了机关档案工作；（3）1954年建立了国家档案管理机构国家档案局，直属国务院；各地也相继建立档案管理机构并开展了工作；（4）建立和完善了各种档案管理制度。如1959年由中央发布的关于统一管理党政档案工作的通知，标志着制度统一、规范有序的全国档案事业逐步形成。（5）从1956年起，中央和地方各省档案馆开始建设，1958年，全国第一个县级档案馆就在我们的襄城县建成。（6）科技档案事业开始起步；（7）党和国家领导人高度重视档案工作；（8）档案专业教育开始起步。1952年在人民大学设立档案专修班。（9）借鉴苏联档案管理理论，档案学理论成为独立学科。3、 改革开放以来，档案工作不断开创新局面。（1）迅速完成了全国档案工作的恢复整顿；（2）把档案工作的重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设上来；（3）把开放历史档案工作提到重要议事日程，实施开放历史档案；（4）1987年档案法颁布；（5）各类档案工作制度、业务标准颁布施行；（6）各项档案工作的服务领域在不断地扩展；（7）档案资源建设得到加强，信息化、数字化开始起步。四、当前我国档案工作的发展趋势（一）档案信息化建设任重道远。电子计算机和网络技术的广泛应用，为传统的档案工作带来了新的问题，如何加快推进档案工作的信息化建设是当前档案部门的一项紧迫任务。（二）信息资源共建与共享已成趋势。首先是档案部门之间的联合；其次是档案部门与图书、博物和情报部门的联合；再次是档案部门与信息和网络技术部门的联合。（三） 利用与管理工作模式不断创新。（四） 档案鉴定工作日益突出。（五） 应对全球化趋势问题问题提上议事日程。（六） 档案工作与全面落实科学发展观、构建和谐社会的关系更加紧密。1、 档案工作不健全的社会是不和谐的社会。2、 新的资源观下档案和档案工作的价值备受重视。3、 休闲文化带动档案文化需求的攀升。4、 共和国年轮的增长也是档案工作增值。第二讲民营企业档案管理概述一、民营企业为什么要建立健全档案工作企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考，也是企业的宝贵财富。良好的档案管理，有助于民营企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于民营企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于民营企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。二、民营企业建档有哪些基本要求要做到五个“有”，即：1、有领导分管；2、有档案管理人员；3、有档案管理制度；4、有保存档案的场地；5、装具并配备相应的设施；6、有各种门类和载体的档案材料保存。三、民营企业建档工作如何起步首先要增强档案意识和依法治档观念，重视档案管理，将档案工作纳入企业领导的议事日程；其次，建立档案管理制度，纳入企业各项管理规章，使档案工作与企业各项工作同步进行；第三，为保证档案的安全和有序管理，配备必要的档案保管设施、设备，有专门的保管场地。四、档案行政管理部门和综合档案馆可以为民企档案工作提供哪些服务(1)提供档案业务技术咨询、现场指导； (2)组织档案知识技能培训；(3)提供档案法规、政策、规范性文件等业务技术标准的文本及档案业务信息；(4)组织档案业务交流；(5)综合档案馆为暂不具备档案保管条件的民企提供档案寄存服务。五、民营企业档案管理的现状与存在问题 目前我国正处于经济体制改革的转轨期，民营企业档案工作的发展很不平衡。其表现：一是由于各企业发展水平不同、规模不同，大部分民营企业档案管理水平参差不齐。民营企业中属国有或集体转制而成的，大都沿袭了原有的档案管理模式，例如实行档案综合管理；由民间资本生成的民营企业中有一定规模者，档案工作正走上正轨；大量小型民营企业的档案工作还不是很理想，据2004年上半年对某省的统计，全省年销售收入500万元以上的企业建立档案工作的为50%；对1074家规模以上民营企业抽样调查，已建档者占81.2%，建有档案管理制度者占72.8%。二是由于各企业信息化水平不同，企业档案管理手段相差悬殊。少数信息化水平较高的企业已实行档案信息化、信息一体化管理，大量中小企业尚处于“抽屉式”手工管理阶段。随着民营企业的发展，一方面民营企业逐步体会到了档案工作的重要性，正处于由自发建档到自觉建档或完善档案管理的过渡阶段；另一方面是档案行政管理部门、工商联部门从服务企业的角度大力推动民营企业档案工作。当前存在的主要问题：一是部分民营企业对档案工作的规律认识不足，对档案管理模式的了解不够；二是有的档案行政管理部门对传统国有企业档案管理模式的不足之处认识不够，力图用传统国有企业档案管理模式来规范民营企业的档案工作。在这一背景下，为使民营企业档案工作少走弯路，选择适合本企业档案管理的模式就尤显重要。六、民营企业档案管理人员的职责民营企业档案管理人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和业务能力。具体职责是：(1)认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，建立健全本企业的档案工作制度；(2)负责做好本企业各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；(3)负责指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；(4)监督、指导本企业所属机构的档案工作；(5)严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全；(6)根据企业的实际需要，利用档案资料编写实用的参考资料。七、兼职档案管理人员的工作职责兼职档案管理人员工作职责是：（1）认真贯彻执行档案法及档案工作方针、政策，严格执行本企业制定的档案工作各项规章制度；(2)负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；(3)负责各类档案材料移交前的保管工作；(4)对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；(5)根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。八、民营企业的办公室主任在档案管理中的职责与作用主要职责是：(1)贯彻落实档案法及档案工作方针、政策，建立、健全各项档案管理制度；(2)指导、督促档案部门的工作，主持编制本企业档案工作长远规划及年度工作计划，并负责组织实施；(3)组织档案工作人员认真学习掌握档案管理专业知识，学习档案管理工作先进经验，督促和指导综合档案室加强基础建设。主要作用：(1)与上级沟通协调，争取企业对档案工作的重视，及时解决档案管理工作所需的人、财、物的问题，确保档案工作正常运转；(2)与各部门沟通协调，协助档案人员及时顺利地完成档案的收集工作。九、民营企业档案管理可采取哪些形式档案法规定，档案管理的基本原则是集中统一管理，即一个单位的档案工作实行统一领导，统一制度，统一人员，集中统一管理各种门类和载体的档案。根据档案法规定，结合民营企业实际，民营企业档案管理可采取集中式、网点式和寄存式等不同形式。所谓集中式管理，是指将本企业各类档案实体集中统一保管；所谓网点式管理，是指将档案实体按类别分散保管在有关部门，各类档案的目录集中统一保管在综合档案室；所谓寄存式管理，是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。在选择档案管理模式时，档案管理思想要与企业需求相适应。1、档案管理规模要与企业需求相适应。在市场经济体制下，企业出于经济效益考虑，档案人员多为兼职人员。历史证明：传统企业档案管理范围太大，相当一部分档案的保存时间过长，鉴于档案价值的阶段性，企业档案中真正有用的信息却不多。资源建设应放在企业有效需求上，按“关键的少数与次要的多数”原则，永久保存档案的数量以控制在档案总量的20%左右为宜。要正确理解集中统一管理的精神实质，认真研究集中统一管理的范围与对象，不能为追求形式而过多过久地保存档案。2、档案管理重心应与企业经营形态相适应。民营企业涉及的行业十分广泛，按经营形态粗略划分大体有商务型、生产加工型、研发型、服务型等，经营形态不同产生文件的种类与构成也不同。民营企业档案管理重心除有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外，应根据企业经营形态而有所侧重。例如，生产加工型企业重点要做好产品、销售档案的管理，研发型企业重点要做好知识产权、科研项目档案的管理，服务型企业重点要做好客户档案的管理，外向型企业为开拓市场、应对反倾销诉讼重点要做好产品成本、市场信息档案的管理。3、档案管理观念应与企业竞争相适应。国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒、反倾销等将是多数外向型民营企业面临的问题，档案部门的职责不仅要管好档案，还应树立“大档案”观，加强对企业外部相关信息的搜寻与保存。例如，为应对反倾销，所需材料是立案前3年的档案资料，主要包括每批产品出口数量、出口价格，产品当地销售价格，运输方式、距离、费用、保险费、折扣或佣金，签定的合同，银行信用证及有关单证、发运港口，企业状况，产品生产要求及其数量、成本、原材料采购、销售定价、利润等方面的权限与政府关系等。十、档案与资料有何区别档案与资料虽然都是民营企业从事各项活动不可缺少的信息资源，但两者的形成渠道和文献价值有所不同。民营企业档案是在民营企业活动中直接形成的，是民营企业各项职能活动的真实记录，具有法律凭证作用和历史查考作用，而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接搜集得来的，只具有参考作用。十一、民营企业档案工作制度的基本内容主要包括档案管理办法、文件材料立卷(整理)归档制度、文件材料归档范围与保管期限表、档案利用、保密制度、底图保管、更改及复制制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、企业档案人员岗位责任制等。十二、如何做好民营企业文件材料的积累工作文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。民营企业文件的积累是避免文件散失、损坏、维护其安全、完整的必要手段。通常情况下，民营企业文件的积累有三种方式：(1)职能部门积累。指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作，并由专人负责保管。比如，党政管理文件一般由企业办公室负责积累；生产经营文件一般由生产经营管理部门积累；科技文件一般由科技部门积累；(2)档案部门积累。指由档案部门(或办公室)对民营企业文件实行统一积累和保管；(3)个人积累。指由科技、生产、管理人员个人将自己在科技、生产、管理活动中形成的文件材料自行积累。由于民营企业文件的积累是伴随各项民营企业活动的结束而自然开展的一项工作，通常由各职能部门完成。要做好文件材料的积累工作，应采取以下措施：(1)文件积累工作纳入各项职能工作的程序中；(2)文件积累工作纳入民营企业的计划管理中；(3)文件积累工作纳入有关部门和人员的岗位责任制；(4)为文件积累工作提供必要的物质条件，以保证质量。十三、归档制度的内容构成民营企业文件材料归档制度是企业各部门开展归档工作的基本依据，主要包括各类文件材料的归档范围、时间、要求、份数和手续等。十四、民营企业务类文件材料归档范围的划分划分民营企业文件材料的归档范围，就是确定一个企业内哪些材料应该归档，哪些材料不应该归档。凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。主要有以下几方面内容：(1)反映民营企业历史变迁和发展过程的文件材料，包括企业发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、企业变迁发展记录等；(2)民营企业在党支部、工青妇团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料，包括党支部年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件，民营经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结、人事任免、职工名册等；(3)民营企业在经营活动方面形成的文件材料，包括计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务、市场信息预测中形成的文件材料，在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面；(4)民营企业在生产技术管理、产品开发、科学技术研究方面所产生的文件材料，包括生产管理、生产计划及实施记录、安全操作规程、事故报告、质量管理、质检报告、标准管理、卫生达标、环境保护等；产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、说明书及底图等；新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、技术转让、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文或著作等；(5)民营企业在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成的文件材料，包括各种财务账册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育、技术培训的文件、教材等；(6)民营企业在各项工作活动中形成的照片、录音、录像，获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。十五、归档时间的确定归档时间是指办理民营企业文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一，具体可按以下方法进行：(1)按年度归档，对一般管理类文件通常按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续；(2)按活动结束时间归档，通常在一项科技、生产活动结束后归档，对一些重大专项活动中形成的管理类文件也常采用这种方法；(3)按工作阶段归档，对于形成周期过长，程序明显的企业文件，主要是科技文件，比如跨年度、需几年或几十年完成的产品、科研或工程项目，因文件数量庞大，通常可按各项活动的工作阶段将其接收归档；(4)随时归档，对于一些机密性较强的文件，如人事、调查研究或从外单位收集来的文件等，为避免丢失和泄密，通常采取随时归档的方法。十六、归档材料的质量要求主要有以下几方面要求：(1)归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；(2)归档的文件材料必须是原件(定稿)，特别重要的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档；(3)归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；(4)归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。总体来讲，归档的案卷质量要符合国家标准科学技术管理案卷构成的一般要求和文书档案案卷格式的要求；(5)电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转人档案库，脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。十七、归档手续的办理企业归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。十八、归档文件材料的齐全完整要保证应从制度上对归档要求予以明确，并注意以下具体环节：(1)产品试制定型、科研成果鉴定，基建、技改项目竣工验收，引进设备开箱验收等活动，必须有专(兼)职档案员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收；(2)工作人员外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时送交本部门立卷；(3)员工人事档案归为人事部门收集保管，但必须按档案管理规范进行保管；(4)企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。十九、民营企业档案主要有哪些门类民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特种载体类等。其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称为管理类档案；产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类统称为科技档案；会计类、职工档案类统称为专门档案。另外，根据企业需要，还可建立销售(客户)类档案。二十、现阶段民营企业在建档范围上应有哪些拓展应着重抓好新领域的建档工作，主要是：(1)安全生产档案。主要包括安全生产责任制、安全生产规章制度、职业安全卫生设施审查记录、安全生产检查记录、事故隐患整改记录、安全生产宣教记录、事故处理记录、设施设备台帐；(2)计划生育档案。主要包括育龄人员名册、常规检查记录、节育措施和奖惩；(3)质量监督档案。主要内容有产品设计、可行性研究、产品测试、专家鉴定等材料；(4)企业信用档案。具体内容见41题；(5)工会档案。指的是在维护工人合法权益如工伤理赔假、工资、福利等活动中形成的材料；(6)党建档案。党组织在日常的工作中形成的党员教育、协助企业工作、发展党员、党员培训、召开会议、表彰处分党员、工作计划、总结等材料。二十一、运用工业企业档案分类试行规则对民营企业档案进行分类企业形成的各种门类和载体的档案是一个整体，各企业可参照国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发 199420号)和有关部门档案分类、编号的规定，编制审定企业档案分类、编号办法，作为企业档案的分类，整理、组卷和排架管理依据。另外，企业可根据自身行业、企业规模和档案数量适当合并和增设门类，例如企业信用档案类。二十二、文书档案的整理与编目文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：(1)分类。分类方法有多种，常用的是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所记录的主题内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用年度问题分类法来分类是比较符合实际需要的；具体的分类方法，可参照国家档案局工业企业档案分类试行规则并结合本企业的具体情况来进行。(2)组卷(即组成案卷)。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检查调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检查各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；(3)卷内文件材料排列(按文件形成的时间先后或重要程序排列)；(4)根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；(5)编制卷内目录(样式附后)和备考表；卷 内 目 录顺序号文 号责任制文 件 题 名日 期页 号备 注(6)按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；(7)拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容要概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；(8)案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；(9)编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：(1)对归档文件逐件装订固定；(2)对归档文件以“件”为单位进行年度保管期限分类(不确定保管期限的，只按年度问题分类即可)；(3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；(4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”(样式附后)，并填写有关栏目的内容；(5)编制归档文件目录(样式附后)；(6)将归档文件按连续件号顺序装盒。档 号 章全宗号类别号期 限年 度机 构件 号归 档 文 件 目 录件 号责任者文 号文 件 题 名日 期页 数备 注二十三、科技档案的整理与编目科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。(1)分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中在一起，便于成套地提供利用。按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。(2)编目 科技档案目录(样式与归档文件目录相同)，是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录，是科技档案登记总帐，是按照科技档案归档时间的顺序，以案卷为对象进行登记，也称流水账。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号(项目代号)、案卷号。如设备档案中有档号为S1211的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。(3)拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。(4)装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。 二十四、会计档案的整理与编目会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告(会计报表等)和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：(1)会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；(2)会计账簿：总账、明细账、日记账(银行日记账、现金日记账)、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿(公积金、养老金明细账)；(3)财务报告：月报、季报、年报(包括附表及文字说明)、其他财务报告；(4)其他：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册(此项也可放在全宗卷内)。会计部门将当年度的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账簿、报告等几种主要形式进行分类。通常采用：（1)年度形式保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、账簿再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；(2)形式保管期限年度分类方法，即把报表、账簿、凭证分开，再按年度时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录(样式附后)工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。会 计 档 案 目 录顺序号类 别卷（册、袋）标题起 止 时 间保管 期限卷内 张数备 考自19 年 月 至19 年 月 二十五、照片档案的整理与编目照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录(样式附后)使位置固定下来。近年来，随着数码技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的有保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始搜索所有文件和文件夹”按扭，输入相关内容，就能快速检索到此照片。照 片 档 案 卷 内 目 录顺序号照 片 题 名 拍摄时间照片所在页号底片所在 卷号页号底片号备注二十六、磁性载体档案的整理与编目磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代问题进行分类，录音带、录像带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒 (盘、张)的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录(样式附后)，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明磁性载体档案案卷目录序 号题 名形 成 时 间录 制 长 度备 注二十七、电子文件的特点随着电子计算