信贷档案管理办法讨论稿 - 副本.doc

*县农村信用合作联社信贷档案管理办法讨论稿第一章 总 则第一条 为实现我县农村信用社信贷业务档案的科学管理，做好信贷管理基础工作，促进信贷业务档案管理工作制度化，有效防范信贷风险，加强我县农村信用社的信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，根据中华人民共和国档案法、三个办法一个指引、省联社信贷管理制度及*县联社信贷管理办法，结合实际，特制定本办法。第二条 信贷业务档案是指各社在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据、声像等资料。主要由借款人的基本信息资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。第三条 信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各社（包括有贷款业务的分社）对信贷业务档案按照“集中统一”的原则进行规范化管理，须设置信贷档案室并明确专人管理。信贷档案管理员负责收集、整理、装订、立卷、归档、保管和日常维护等工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。并对信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。第四条 各社要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、责任明确、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整和安全。第五条 信贷业务档案涉及本社和客户的相关信息，档案管理人员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。第二章 信贷档案管理的职责 第六条 信贷管理部是信贷业务档案管理的职能部门，信用社信贷内勤为信贷业务档案管理员（无信贷内勤的须明确兼职信贷业务档案管理员），负责信贷业务档案的日常管理。 第七条 信贷管理部对各社的信贷业务档案管理工作负有指导、管理、检查、监督、考核的职能。 第八条 信用社分管信贷的副主任应定期检查信贷业务档案管理的有关情况；信贷管理部对各社信贷档案进行定期抽查和考核。 第九条 各社信贷人员负责收集所辖信贷业务主体从申请、使用、到期、结清全部过程的有关资料，并保证资料的真实性、有效性、规范性和完整性。其主要职责如下：(一)负责收集客户基本资料及与借款项目相关的资料，按档案形成的时间顺序和有关要求进行整理，并填写信贷资料目录，补充资料上交给信贷内勤时应同时在目录中编号填写。(二)负责及时收集客户相关信息，按要求撰写贷前调查报告、贷后检查报告、收集贷款通知单等资料，并送信贷内勤归档。(三)对客户基本情况有变动，应及时补充更新资料，移交给信贷内勤。(所有移交资料必须有移交手续)第十条 信贷业务档案管理员职责：(一)负责对信贷人员移交的信贷业务资料完整性、有效性进行检查，对不符合联社信贷业务档案资料收集要求的，退回信贷人员重新收集。(二)负责接受信贷人员移交集中管理的信贷业务档案资料，并根据信贷资料目录上的事项核对所有文件资料无误后，双方在移交清单上签字。(三)负责按信贷业务档案管理的要求对信贷业务档案资料进行分类、造册、装订、立卷、归档和保管。 (四) 负责信贷业务档案管理的合理利用及保密工作。第三章 信贷业务档案的基本内容第十一条 信贷业务档案分三个管理区域：立卷区、归档区、权证区。立卷区：存放执行中业务的档案资料。归档区：存放已经执行终了业务的档案资料。权证区：有价单据、其它权证类、保险单必须由主出纳存放于金库，但必须双人、双锁保管。第十二条 执行中业务的贷款档案资料包括客户基础类资料、信息类资料、合同类资料、担保类资料、调查（检查）类资料、不良资产类资料六大类： 第四章 信贷档案资料管理操作流程第十三条 收集。信贷档案资料收集分企业信贷档案和个人信贷档案，内容包括借款人基础类资料、保证人基础类资料、贷款合同类资料、调查类资料、信息类资料和不良资产类资料。信贷人员应根据贷款管理办法要求及时收集资料，对贷款发生后形成的检查报告、企业财务报表、贷后检查报告、贷款催收通知单等资料，应按月（季）及时撰写并收集。第十四条 整理。信贷档案资料立卷原则上使用A4纸；在整理时小于A4纸的抵（质）押品代保管凭证（收据）等应粘贴在A4纸上保存；凡企业与个人提供的复印件资料，需加盖“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。对“账销案存”的贷款，按户分笔抄列清册，独立建档保管。第十五条 装订。执行中的信贷业务档案资料应按照一定的次序进行装订。信贷档案管理员在整理客户资料时按信贷档案资料清单中的资料类别进行分类装订，在装订时填写档案（A4纸厚）封面，信贷档案资料清单置于立卷档案封面内第一页，即：厚纸封面+信贷资料清单+具体内容+厚纸封底。两边对齐，即下边与右边对齐。(一)对最高额抵押贷款合同，抵押人为借款人或第三人的，最高额抵押合同统一放置在担保类资料的第二部份抵押人提供资料中装订。 第十六条 补充与更新 。信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文件资料，信贷员应按月及时收集并移交信贷内勤归档。客户基础类应根据客户实际情况，作相应的补充与更新，1.对于每年都要年检的资料，信贷人员应根据年检的时间及时补充与更新年检后的复印件；2.对于企业变更情况，信贷人员要及时根据变更情况，及时掌握和收集有关资料，其相应的信贷档案资料也应作补充与更新。3.对于较短期间内连续发生的个人（农户）信贷业务 ，前一步业务已有相应的基本资料（如前笔业务已有借款人或法人代表身份证复印件等资料），后一笔业务可以不再提供，以避免不必要的重复。4.档案管理人员对信贷人员移交的信贷资料在信贷业务档案资料移交清单上做好登记手续。 第十七条 保管与销毁(一)保管1.各社每年应对信贷业务档案进行一次全面检查，日常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印。2.对本社发展具有重大保存价值或可作为示范项目的信贷档案应长期保存。对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。3.信贷业务档案保管期限是指信用项目结清后，该项目档案的保存时间。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保管情况，并作书面记录。(1)尚有信贷关系的信贷档案作永久保管；结清全部贷款的客户档案从客户与信用社(分社)最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期为三年。(2) 凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷业务、中小企业贷款档案从客户与信用社（分社）最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保存期限为十年；(3)向人民法院起诉后（未结清）的档案资料，包括：借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等必须全部归档，按年装订成册，作永久保管。(4)信贷内部档案为长期保管，保管期限为十五年；其中各类年终报告和年度汇总报表为永久保管。(5)信贷业务档案保管及核销清册为永久保管。(6)担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限管理。(二)销毁：信贷业务档案保存期满后，若认定存档资料可以销毁时，由信用社提出正式的过期档案销毁申请，须造册经联社信贷管理部及稽核审计部报联社分管领导批准后进行销毁。销毁之前，信用社档案管理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册，经审批后方可销毁。未经批准任何人不得擅自销毁授信档案，档案销毁后资料登记清册必须永久保存备查。经联社领导批准同意销毁后，信用社档案管理人员及有关人员和信用社班子成员监销，监销人员应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章 。第十八条 调阅与外借(一)调阅。各社均应建立信贷业务档案调阅登记制度，登记调阅人姓名、日期、内容等并由信用社主任签字同意。1信贷员查阅或调阅、归还信贷档案时，必须办理登记手续，在调阅登记本上签字后方可将档案调出，借阅时间一般不得超过一周。2查阅人和调阅人均不得将贷款档案材料涂改、伪造、遗失或毁损。信贷内勤对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动，可拒绝接受并及时报信用社主任。3信贷业务档案只限内部查阅，不得外借。当信贷业务依法提起诉讼或发生案件时，经信用社主任批准后方可供律师、政法等相关部门等查阅复印。(二)外借。信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，如遇特殊情况，须报联社领导批准，并填写信贷业务档案外借单。第五章 信贷档案管理人员的责任第十九条 在信贷业务档案管理中，经档案管理人员督促未收集、收集资料不全或未及时补充与更新信贷档案资料的，其责任由信贷人员负责；管理人员未发现或未督促的，造成信贷资料不全的，其责任由管理人员负责，并按照有关规定做出相应处罚。第二十条 对信贷业务档案管理工作中未按规定组织检查，发现问题隐患未及时报告、纠正，造成不良后果的，其责任分管信贷的副主任或社主任负责，并按照有关规定做出相应处罚。第二十一条 对与信贷档案台账发现未登、错登、漏登，以及台账余额与管理情况不一致的，其责任由信贷档案管理人员或信贷人员负责，并参照有关规定做出相应处罚。第二十二条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节