商务礼仪之十办公室礼仪

演讲、工作总结、研究报告、演讲、行动、材料、经验和计划商务礼仪10办公室礼仪史永奇亚洲职业行政秘书协会前任主席。目前，他是美国国际东西方大学领导与管理学院EMBA助理教授，中国教育交流与促进协会顾问。繁忙的工作使人们没有时间去注意办公室里的礼仪，但是如果你仔细观察，许多企业会把企业制定的规章制度张贴在公告牌上，这些规章制度就是这个企业所遵循的办公室礼仪。一些企业已经将它们固定下来，并通过行政命令加以限制，而另一些企业则通过温和的劝说来鼓励员工遵守它们。办公室礼仪的范围实际上并不小。每一个电话、接待、会议、网络、公务、公共关系、交流等等都有各种礼仪。现在让我们详细介绍一些需要注意的日常办公礼仪。打招呼办公室里的“问候”因人而异，但是亲切的问候和赞美是工作中不可缺少的礼貌用语。一些服务公司大力提倡问候语言，要求员工利用早上开会的时间练习各种问候的语气和语调，希望他们在不断的学习中形成礼貌的好习惯。问候是人际交往中最基本的问候之一。就像你在家起床时应该问候长辈一样，你也应该在工作场所的任何时候展示你良好的人际关系。恰当的问候不是一种听起来不自然或做作的语言，而是一种友好的互动和关心。问候也是一种起始语言。在讨论各种话题时，更频繁地使用问候语可以帮助双方快速解决分歧，进入正确的话题。赞美不容易形成。大多数成功的领导者都会巧妙地利用表扬来激励员工。其效果甚至比给予金钱鼓励更有价值。要练习赞美，一个人必须首先仔细观察对方的行为，找出对方可以赞美的地方，然后用简单而深刻的语言来激励别人。问候语可以分为上至下、下至上和平行问候语。以上面的问候语为例。由于不同的气氛，这种问候在不同的办公室有所不同。有些单位非常严肃，从上到下的问候大多是官方文章。一些企业像朋友一样互相问候，使得无法区分谁是主管，谁是下属。显然，问候没有一定的语言模式，但却是办公室礼仪中最好的开始和人际润滑剂。员工沟通员工沟通是一个大学问题。通过听公司员工的谈话，人们可以了解公司的企业文化。一个好的主管应该能够倾听优雅的话语，不要让下属紧张，让他们畅所欲言。通常，在谈话之前，主管可以邀请对方坐下来消除对方的紧张和疑虑。在对话中，在开头使用“我”这个词，而不是指责性的“你”。尊重下属的感受，多听少说，这样对方才能充分表达自己的意见。此外，领导者自己应该言行一致，认真做事，公正无私，为自己树立榜样。只有这样，人们才能受到尊重。作为下属，你应该在工作中表现自己。你在演讲中不应该傲慢和居高临下。你不应该被奉承和看不起。虽然每天见面的同事不必太客气，但最起码的礼貌还是不可或缺的。应该保留常用的敬语，如“对不起”、“请原谅”、“麻烦你”、“借个火”、“我先走”和“下次见”。语言是礼貌的重要组成部分。即使在彼此非常熟悉的同事之间，也不能太客气或太随便。太多的礼物会让对方不敢接近你。如果你太随便，你会给人一种你没受过教育、没有尊严的印象。访客接待在来访者到达之前，公司应该为接待做好充分的准备。接待活动需要精心准备和精心策划。详情请参考以下几点：首先，确定接待规格：谁将接待、陪同和接待贵宾。第二，制定接待计划：除了接待指定三、了解来访情况：包括客人的目的和要求、会见和来访的意愿、来访路线和交通工具、到达和离开时间、客人的生活和饮食习惯及禁忌等。4.做好接待准备：包括迎接和送别贵宾、安排会议地点、参观项目、安排翻译、住宿和交通等。在官方接待中，接待规格也是极其重要的。没有事先的了解，往往会有严重的缺陷。错误的接待标准会让对方受宠若惊，否则会很不舒服。根据来访者的身份，一般接待规范可分为以下三种类型：高标准接待：主要陪同人员的接待高于客人。例如，当上级官员派员工去了解情况并传达意见时，他们需要高标准的接待。低标准接待：指主要陪同低于客人位置的接待。例如，如果一个高级官员或部门负责人想访问基层单位，这将成为一个低标准的接待。对等接待：主要陪同人员和客人处于相同位置的接待。新来的人是客人，视客人为自己的荣誉。不管他们是否有商业关系，他们都应该礼貌地对待对方。从客人到达公司前台的那一刻起，直到他们完全离开，他们必须遵守礼节，让客人有宾至如归的感觉。电话礼貌电话上的礼貌也是办公室里不可或缺的礼节之一。许多商务联系人经常因为一个电话而心情不好或沟通不畅。因此，电话礼貌必须作为所有员工的一项基本培训计划，得到充分推广和实施，以便客户从第一次接听电话起就对您的公司感到非常满意。这种训练依赖于长期锻炼，不可能一蹴而就。微笑的脸产生微笑的声音，这是可以训练和管理的。绝大多数人不训练自己的声音，而是用本能的自然语调说话。这是一个很大的错误。必须创建电话语音。我们可以仔细观察我们对着镜子说话的方式，并记录下我们听到的声音。当我们说话时，我们可以发现严重的缺点并改正它们。因为电话只听到声音，所以没人在那里。因此，用简单的KISS理论保持简单和简短。使用简单明了的词语，避免使用过于专业的名词或行话，这将使对方很难快速理解。即使在不可避免的情况下，也请使用更多的普通名词，并给出简单的解释，这样可以节省彼此宝贵的时间，避免误解。介绍礼仪介绍也是办公室里经常发生的事情。它分为初步介绍和相互介绍。所介绍的知识非常广泛，并不像普通人想象的那么简单：它只是交换姓名和职称。当客人来的时候，如果有必要介绍主人和客人，中间人应该记得先把客人介绍给主人，然后把主人介绍给客人。如果有一个以上的客人，他们应该介绍的优先顺序。因此，中间人在介绍之前必须真正了解双方的关系，同时了解对方最需要知道的东西，以免因为简短的解释而误解对方的身份和地位。如果你对要介绍的人的真实身份有疑问，你应该首先向有关的一方征求指示或建议，看看对方需要介绍什么身份。在自我介绍时，很多人经常会犯“我是吴总经理”的错误。事实上，标题是写给对方的，而不是他自己的。你可以说，“我叫吴”或“我是这家公司的总经理”。否则，人们会嘲笑商店的礼仪，吹嘘自己。受到适度的教育顾客投诉也是办公室遇到的常见问题。因此，如何有效地处理各种投诉也是当今各行各业的难题。处理顾客投诉必须掌握方法。不管他们受到什么样的指责或批评，他们都应该受到谦虚的教育和真诚的对待。即使最严厉的指责也是一样的。和顾客争论是绝对不可能的。起初，接到投诉的人说他很抱歉，但在听到对方的投诉后，他仍然说他很抱歉。不管谁对谁错，如果这给顾客带来了方便或不快，他们需要道歉。无论顾客抱怨什么样的问题，他都应该认为投诉是向自己解释误解的好机会。负责处理客户投诉的人员必须训练有素，能够及时平息对方的情绪，先解决情绪再解决问题。我会冷静地给出一个简短而恰当的解释，并感谢对方给我解释的机会。拜访客户拜访是指去对方的办公室讨论公务。有些人喜欢随意拜访别人，这是对要拜访的对象的不速之客。这是非常不礼貌的。如果你在没有事先约定的情况下匆匆拜访，对方会很匆忙，会很尴尬。如果另一方碰巧在开会或不在城里，它会遭到拒绝，而且会弄巧成拙。拜访客户不仅要提前确认，还要提前确认。即使行程已经确定，也需要在出发前再次确认，以提醒对方提前做好准备。在拜访之前，你应该提前计划好你的行程和时间，以确定彼此可以交谈的时间，并且不要占用太长的时间。同时，注意准时到达，不要迟到。休假办公室职员不可避免地会因为一些个人事故而需要临时休假，但是如果没有合适的人来接替这些工作，休假将会给公司带来很大的麻烦。因此，休假应该提前计划好，这样工作就不会因为你的休假而无法继续。有些人情绪不稳定，总是以心情不好为借口请假。这不仅是不礼貌的表现，也违反了公司的常识。员工在工作中的情绪必须由他们自己来处理，情绪问题不应该消失。假期也是如此。虽然假期是个人权利，但个人假期肯定会影响公司的整体工作。因此，即使你休假，你也应该提前做好准备并通知你的主管。这是对你的工作负责任的态度。服装法规注意你的外表是适当的办公室礼节。外表不同于外表。前者指的是衣服上的穿戴，而后者指的是清洁和脸上的穿戴。对于服装，一些企业将按照统一的规定穿制服。如果没有规定，自己着装的员工应该遵循办公室正式开放的原则，注意着装。虽然对穿什么没有特别的规定，但女人穿太暴露的衣服是不礼貌的。西方礼仪认为，女人必须在三点钟时保持肩膀、膝盖和脚趾在办公室。虽然东方人没有这样的规定，但他们在办公室里通常穿得太随便，这将使人们认为你不够专业，同时显得不够庄重。尽管男士的衣服不一定要穿西装或正装，但这些衣服会显示出你对事物的感觉以及你对周围环境的尊重程度。因此，男装也必须符合一定的规格。例如，袜子的颜色必须和裤子的颜色相配，夹克必须系在裤子里面。你必须穿长袖衣服、鞋子、鞋带等。许多公司除了明确规定服装禁忌外，还有个人卫生要求。例如，男人必须留短发，刮胡子，没有长指甲，没有体臭，保持个人卫生。女人必须化淡妆，不要染指甲，不要染头发，卷长发，不要带太多配饰，不要在人前脱下外套。上班迟到早退所谓迟到，在礼节上，是指在规定的时间前后十分钟内，如果没有超过十分钟就不是真正的迟到。当然，礼仪不应该作为办公室的基础，办公室应该严格按照规定的时间工作。通常，迟到的人会找到很多理由来解释。最常见的原因是个人事故，如交通堵塞、警铃不响、儿童生病、身体不适等。最终，最终的原因是不要提前离开。迟到是一种习惯，一种借口，而不是一个可以理解的理由。这至于在你迟到的时候找个人来打卡，这就更不合适了。企业已经建立了许多方法来防止签到和打卡，例如惩罚或使用除了签到之外的方法，其最终目的只是防止员工迟到和早退。事实上，迟到早退的原因不一定是懒惰。大部分原因是工作本身让人感到无聊，工作时间表不合适，或者家里真的有事发生。一个人的迟到不仅会耽误工作，还会影响他人的工作。例如，由于一个人缺席，会议无法顺利进行，浪费了每个人的时间。一些人在会议中悄悄地溜走了。不通知就提前离开也是非常不礼貌的。道德准则还有一些经常被忽略的办公室细节，这也是进退的礼节。例如，在进入或离开接待室或主管办公室之前，必须敲门。手机是会议室或办公室里的私人物品，不应该被用来笑或打扰其他同事的工作情绪等。其中，有些东西是礼貌的，有些是行为准则。这些准则可以统称为道德准则。伦理