公司人事档案管理办法

公司人事档案管理方法一、目的有效保密，以便妥善管理更有效的员工人事档案；此管理方法还特别开发，旨在保持人事文件的完整性，防止数据损坏，高效有序地利用文件数据。其次，文件管理内容1、员工入职记录：简历、员工入职登记表、应聘者登记表、面试记录及待遇批准事项审批、笔试、身份证复印件、学历学历学历学历学历学历学历学历学历证书复印件、离职证书、各种合同及合同。2、员工培训文件：培训通知、培训摘要报告或评估结果、培训批准表、员工培训合同、缺勤培训反馈表(证书来源)、员工培训统计。3，绩效管理文件：按月对与员工绩效评估相关的数据进行分类和整理。4、员工离职文件：员工离职包括解除员工和公司之间的劳动关系(退休)和死亡。三、文件相关规定1、基本管理1.1原则：分类标准、归档时间、排序顺序、明确的层次、清理规范。1.2在进入员工之前，人力资源部将验证人事文件的真实性和有效性，如果有虚假，将不进行聘用和罢免处理。1.3人事档案按入职时间保存，按在职者、退休者整理后立即在入职员工人事档案登记(见附件1)离职员工人事档案登记登记，将各种人事资料的名称和号码填写在文件前页，原则上永久保存。1.4如果学历变更、居民身份证号码变更、个人技术职务名称变更、婚姻状况变动等现任职员的基本信息发生变更，应立即向人力资源部提交相关资料副本，并当场检查原件。1.5动员聘用进入公司的职员，必须在办理手续之前转移文件。在报告新职位之前，所有转入或新建的文件都要登记。1.6员工的检查、评价、培训、奖惩形成资料要及时收集整理，保持文件的完整性，存档资料必须慎重鉴别，确保资料的真实性、文字清晰、手续完备。资料必须经审批和本人签名，盖章，签名后保存。1.7员工离职文件按月清点，单独保存，文件保存原则上3年后才能销毁(主管和核心人员将该员工退役8年)。1.8人力资源部档案管理员应注意文件管理环境是否干净整洁。1.9文件必须有分类编号，一名员工必须编号，以避免重复姓名的员工的文件相互交叉，并可以创建电子目录进行查看。2、文件搜索、贷款2.1文件分为机密和非机密，机密文件禁止阅览，只能在资料室阅览，不能对外借用。非机密等级文件需要业务检查、贷款，因此需要填写查、借阅人事档案单(附件iii)，经行政人力资源部经理批准后，方可阅览和借用。2.2任何机关一般不得在部门调查、贷款人事档案，下级职员调查、贷款上级职员的人事档案。2.3公司水平领导、高级人力资源部可以直接确认和借用职员人事档案。2.4贷款批准后，所有借用的人事文件将在3天内返还给人力资源部(特殊情况下可以延期)，贷款后未到期的人、返还损坏、个人复制人、丢失人按照公司文件管理相关规定处理。2.5人力资源部完成检查、贷款登记，登记到人事档案借阅登记本(附件iii)。3、文件确认、贷款注意事项3.1不能更改、环形、提取、替换、损坏文件材料。3.2不要擅自复制、拍摄文件内容。如果工作要在文件中取证，需要行政人力资源部经理的同意。3.3调查，借款人不得擅自泄露文件内容，违者根据情节严惩。4、销毁文件4.1未经公司的个人和部门同意，不得销毁员工文件数据。4.2部分文件到销毁期限时，人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记(附表5)，经行政人力资源部经理批准销毁。4.3经批准销毁的人事文件，人力资源部应登记并保管批准的公司员工人事档案销毁登记和即