物资采购及合同管理办法

物资采购及合同管理办法第一章 总则第一条. 为规范公司采购行为，维护公司利益，保证生产顺利进行，依据公司实际及市场惯例，制定本办法。第二条. 公司所有对外采购适用本规定。一、采购，是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。二、货物，是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。三、服务，是指除货物以外的其它采购对象。 第三条. 公司所有采购由供应科负责实施，其它单位不得对外采购。采购应当严格按照批准的计划实施，杜绝无计划审批采购。第四条. 矿成立采购评审组，负责采购的评估审核，提出意见，报公司领导审批。评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。经营副矿长任组长，供应科长任副组长。第五条. 采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规，遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。第二章 采购计划 第六条. 采购计划形成一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按物资计划管理办法相关规定提出形成。 二、设备及新建和改扩建工程项目的采购计划由材料科按物资计划管理办法相关规定提出形成。三、外委修理加工制作，由使用单位提出，经矿审批程序批准后形成。四、服务类合同由相关部门提出，经矿审批程序批准后形成。第七条. 采购计划所列物资，必须写明名称、规格、型号、数量等标识。设备应注明技术参数及要求附件。服务合同应注明服务内容、价格等。第八条. 采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、应急计划，对上述计划的要求，详见公司物资计划管理办法的规定。第三章 采购方式第九条. 供应科采购采用以下方式： 1.邀请招标；2.询价采购；3.单一长协采购；4市场现金采购。第十条. 邀请招标，是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。它适用于大型设备，大宗物资。第十一条. 询价采购，是指向三家以上供应商发出询价单，供应商报价的采购。它适用于一般设备材料。第十二条. 单一长协采购，是指向单一供应商进行的长期供货采购。它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件，如燃油、水泥等。第十三条. 市场现金采购，是指1000元以下小金额的急需品，在市场直接用现金采购。第四章 采购程序第十四条. 供应科接到采购计划后，根据采购的物资类型选择采购方式，发出邀约。对收到的标书、报价单进行整理汇总。第十五条. 采购评审组对报价进行评审，也可约供应商进行谈判议价，商讨供货条件。本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则，提出书面评估意见，推荐供应商，上报后按有关规定审批。第十六条. 供应科依据批准后的审批单，起草采购合同。采购合同需按标准合同文本条款，明确双方的权益，不得有缺失和侵权条款。合同应编号，以便于管理。第十七条. 采购合同形成后，报经营矿长审核。对重大采购合同，必要时要向律师咨询，然后由公司授权的人员签字盖章生效。第五章 合同管理第十八条. 供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理，包括督促验货、退货索赔、结算等事务。第十九条. 供应科应督促供应商按时交货。物资到矿后由供应科出具验收通知单，由材料科牵头组织验货，供应科应派人参加。验货细则按有关规定执行。验收通知单一式两份，供应科留存一份。第二十条. 若验货时发现不符合质量技术要求，经研究决定需退货时，由供应科办理相关事宜。第二十一条. 物资验收合格，按合同需支付货款时，供应科凭合同、验收单，出具付款通知书，送财务科按付款程序支付货款。第二十二条. 若物资在使用过程中发现质量问题，依合同条款需进行索赔时由供应科负责索赔事宜第二十三条. 合同资料的管理。从采购的发起到采购执行终结的所有资料，包括采购计划、询价单、报价单、评审单、评审报告、采购审批单、合同、技术附件、验收通知单等全部文字资料，由供应科收集、整理、装订、存档。每份合同的各项资料必须齐全不得有缺失。第二十四条. 供应科设专职的合同管理岗位，负责合同管理的具体事务。第六章 监督与奖罚第二十五条. 矿领导、公司监事有关科室单位对采购行为都有监督的责任。如发现有违反采购规定的行为，可向矿领导公司监事进行举报，接到举报后应进行了解调查处理。第二十六条. 对以下人员应予以奖励。一、降低采购成本贡献突出的采购人员；二、举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员。第二十七条. 对违反本规定，弄虚作假、收受回扣、在谈判中泄密的人员根据情节轻重，给通报至解除合同的处分。给公司直接造成经济损失的，要依法赔偿。构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章 附则第二十八条. 本规定要结合市场条件和公司发展的实际，不断完善健全。第二十九条. 本规定实施后，之前的相关规定废止，其它制度与本规定相抵触的，按本规定执行。第三十条. 本规定由供应科解释。物资计划管理制度第一章 总则第一条. 为了保证公司各单位正常的生产经营，在保障供应的基础上合理控制库存，降低资金占用，提高采购效率，降低采购成本，增强物资采购计划性，结合公司的实际情况制定本办法。第二条. 物资采购计划，是指公司各单位对生产经营过程中所需的材料配件工具设备等及新建、改扩建工程所需的甲供材料、甲供设备等实施采购之前的正式申请。第三条. 物资采购计划是采购行为实施的唯一依据，其管理过程包括：采购计划的发起、受理、审核、汇总、批准等移交采购部门前的一切活动。 第四条. 物资采购计划由使用单位、设备科、材料科共同负责，采购计划的最终形成由材料科负责。经审批后提交供应科实施采购。第二章 采购计划管理方式 第五条. 物资采购计划按费用来源分为：生产费用计划和专项投资费用计划；按类别分为：设备计划、配件计划、材料计划、办公用具用品计划；按时间分为：季/年度计划、月度计划、应急计划。 第六条. 物资采购计划管理实行以季/年计划为主、月度计划为辅、应急计划补充的原则，并向主要物资签订长期战略协议的方向过渡和发展，逐步实现寄存库存为主、自有库存为辅的目标。 第七条. 提报时间。次年度采购计划，使用单位必须在当年十月底前提报；次季度采购计划必须在本季度末20天前提报;次月度采购计划，使用单位必须于当月15日前提报，由材料科进行汇总平衡， 在当月22日前形成下月度采购计划即物资采购单，经审批后送供应科。 第八条. 提报要求。使用单位应按物资分类进行提报。设备类、配件类、材料类必须分别提报；配件类物资必须按设备类型分别提报；材料类必须按金属和非金属类分别提报。材料科形成的采购计划也是同样。 第九条. 物资采购计划的发起必须使用公司统一的物资使用计划申请单，应急采购计划使用应急物资计划申请单，严格按申请单项目逐项填写，不得缺项。设备类应附详细的技术附件电子版或书面资料。 第十条. 各使用单位提出的采购物资，允许指定或推荐厂家品牌。需做出书面说明，设备需经设备科审核，报分管矿长批准，并对此指定或推荐承担责任。第十一条. 计划审批。一、 生产费用采购的设备、材料、配件等由使用单位负责人，分管副矿长审批。设备需经设备科审核。二、 新建、改扩建所需的甲方供应材料、设备，由使用单位或工程负责人、分管副矿长审批。设备需经设备科审核。三、 办公具用品类由综合办负责人、分管副矿长审批。 四、 材料科提起的采购计划由矿长审批。 第十二条. 使用单位对所提报和确认后的采购计划准确性、合理性、完整性承担责任。对生产用采购物资在到货后的仓储时间不得超过6个月（年度计划所到物资除外）；对新建、改扩建工程甲供物资必须在工程完工后基本用完，如发生超储积压的，按本办法追究责任。第三章 生产费用采购计划的管理 第十三条. 生产费用采购计划订货数量的主要依据和参考因素包括：现库存量、现在途量、历史消耗量、采购周期、厂家生产周期等因素。 第十四条. 为控制库存量、降低资金占用、防止积压超储，各使用单位一个年度内报出的使用计划及应急计划申请单的总额不得突破当年度核定的材料配件费用总额。若超过不予审批，而产生的后果由使用单位负责人承担，追究相关人员责任。 第十五条. 年度采购计划一、对大宗材料，常用易耗件及大中修设备所需材料列入计划。二、对消耗有规律、使用量比较大的物资尽可能列入年度采购计划范围。三、使用单位应在规定时间内提出下年度采购计划，经与材料科研究审核后，确定采购计划报批。四、年度计划采购的物资，尽量采用长协方式、寄售方式进行。第十六条. 季度采购计划一、季度采购计划列入物资外的其它物资一般要列入季度计划内，综采搬家采购计划应列入。二、季度采购计划作为使用单位在一个季度内控制材料配件消耗的一种方法，为月度采购计划提供基本依据。材料科汇总后报供应科，供应科据此计划对采购工作作出安排。三、季度采购计划的另一个作用为“市场调查”。对提报的新型物资，供应科进行询价，完成询价后，将报价文件报送使用单位，供参考确定是否需要采购。四、外委修理加工制造，应列入季度计划。使用单位提出，经设备科审核，报副矿长批准，报供应科实施。 第十七条. 月度物资采购计划一、使用单位依据季度采购计划。结合生产情况编制下月度的采购计划，经审批后报材料科。二、使用单位在使用计划申请单中可对季度计划进行修改，撤消品种或增减数量，也可增加季度采购计划中未列的物品。三、材料科经汇总，审核平衡后，形成月度采购计划报矿长审批，送供应科实施采购。第十八条. 应急采购计划一、使用单位在生产经营过程中。如发生现场急需而库存无货，或因计划不周需增补计划的，可发起应急采购计划。二、特殊急用物资计划由单位提出，主管副矿长审核，矿长审批，报材料科登记，送供应科实施采购。三、因计划不周造成的应急计划，使用单位提出，主管副矿长审批。第四章 投资性采购计划的管理 第十九条. 投资性采购计划是指公司批准下达的维简、固定资产、安全费用、科技项目等新建或改扩建投资性项目需购的设备、材料、备件。此类采购计划分为自建项目采购计划、外包工程甲供物资采购计划两种。 第二十条. 自建项目由实施单位编制采购计划，填写工程物资计划申请单，设备经设备科审核，报分管矿长审批、送材料科。编制采购计划时，应依工程项目施工阶段期限编制，避免供应不及时或超前过长占用资金等不合理现象。 第二十一条. 外包项目的甲供材料、设备，由项目管理者依合同规定，编制采购计划，填写甲供物资计划申请单，由分管副矿长审批报材料科。设备需经设备科审核。 第二十二条. 材料科对照库存情况，编制工程项目采购单，报矿长审批，送供应科实施采购。 第二十三条. 外包甲供物资采购计划量必须按实际需要编制，不得形成超购积压。第五章 采购计划的取消和修改 第二十四条. 使用单位对已提交的采购计划困现场需要发生变化，可进行修改或取消。采购物品的变更或数量的增加需经分管副矿长审批；数量减少或取消不需审批。 第二十五条. 取消和修改应及时进行，不得延误，需写出书面报告，报材料科。材料科若已形成采购计划单报供应科，应及时通知供应科，供应科应采取措施终止采购。第六章 物资编码 第二十六条. 物资编码是对全部物资进行统一编码，便于物资管理。物资编码按一般编码规则进行。 第二十七条. 物资编码由材料科负责，编码的修改增加、撤消由材料科实施。 第二十八条. 物资编码使用于物资管理的全过程。物资使用计划申请单、应急物资计划申请单、物资采购单、领料单等都要填写编码。第七章 奖励与处罚第二十九条. 公司参与物资计划管理人员都应严格执行本规定，承担相应的责任。 第三十条. 公司对以下情形给予奖励： 一、严格履行职责成绩显著的人员； 二、年末库存材料比年初下降10时； 三、挽回重大经济损失的人员。 第三十一条. 未能严格执行本规定，出现下列情节的给予经济扣罚。 一、未能按规定时间提报物资使用计划申请单的，每推迟一天，扣罚使用单位负责人200元； 二、因计划不周需增补计划，形成应急采购的，每月只允许一次。超过两次以上的，每发生一次，扣罚该单位直接责任人员和单位负责人200