力丰公司公文管理制度

公文管理制度一、公文管理的目的为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。二、公文的定义公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。三、公文的种类公文分为3类，即红头文件、内部通告、会议纪要，各公文格式具体见附件。（一）红头文件：主要用于印发公司制度、规定，重要工作计划、部门机构和人事异动等公司的重要文件。公司各部门不得印发红头文件。（二）内部通告：主要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。如公告、通知、通报、请示（申请）。（三）会议纪要：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。四、公文密级及保密规定公司公文的密级分为“普通”、“秘密”“机密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。普通密级公文不标注。（一）“秘密”“机密”是指公司的秘密，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。秘密公文泄露会使公司的利益遭受损害或不利于公司生产经营活动。（二）由公司综合事务部主管副总经理确定公文的密级。“秘密”公文保密期限为：五年，知悉范围为：为项目部副经理以上级别的领导；“机密”公文保密期限为：十年，知悉范围为：公司副总经理以上级别的公司领导。因工作需要知悉公司秘密、机密公文内容的，应当经过公司综合事务部主管副总经理批准。（二）秘密、机密公文阅后立即保存在文件柜内。不得复印和摘录；不得向知悉范围以外人员泄露秘密公文的内容；非工作需要不得私自携带秘密公文外出；违者依据泄密情节给予行政处罚，给公司造成重大损失的直至追究法律责任。（三）由公司综合事务部负责秘密、机密公文的保密管理工作，综合事务部的工作人员负有保密义务，严格遵守保密规定。六、公司发文处理程序（一）拟稿：按照各部门“谁主管，谁拟稿”的原则。涉及两个以上部门的，由主办部门牵头拟稿，有关部门协办；拟稿人为部门负责人的直接送综合事务部主任核稿签字；文件若须抄送，则在“抄送”栏中填明；文件若是“请示”，则填写“联系人姓名”、“电话”；文件若上报，则写明文件上报所需份数及单位、部门留存份数；用A4纸打印初稿，电子版备份。（二）核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送综合事务部审核，从公文格式、内容上把关，各部门公文经综合事务部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。（三）签发：公司总经理、副总经理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文。（四）编号：由综合事务部统一登记、编号、计算份数等。（五）打印：综合事务部打印首份文件后，由拟稿人校对，校对无误后，综合事务部完成打印工作。（六）盖章：由综合事务部办理有关盖章手续。（七）分送：公司采用递送、传真、邮寄、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司秘密文件还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。（八）存档：原稿与正文1份（原件）存档。七、公文用纸统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。八、公文行文格式要求（一）发文机关标示：由天津力丰合盈投资有限公司全称加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。（二）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，如：津力20121号。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级与保密期限之间用“”隔开。秘密5、机密10年。（三）文件标题：红色反线下空2行，用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（四）正文（含主送机关名称和落款）：用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（五）附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。（六）成文时间及印章：成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（七）主题词：“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照国务院公文主题词表的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。（八）抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（九）页码：用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。 九、公司收文处理程序（一)拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由综合事务部拆封；署名有关部门的，由有关部门拆封；由政府部门所发的文件，由综合事务部拆封。（二)登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由综合事务部登记、编号。 各部门收到的由部门登记、编号。（三)拟办：综合事务部根据公文内容、性质提出拟办意见。（四)呈阅、呈批：根据拟办意见，由综合事务部文秘人员呈送公司领导批示后，分送有关部门办理。（五)交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，跟踪督促催办。（六)办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然分类后存档。十、附则1、本制度自颁布之日起执行，由综合事务部负责解释和修改。2、附件：1、红头文件模板，2、内部通告模板，3、会议纪要模板，4、公文呈批表模板，5、收文处理单模板。二0一二年五月二十日附件：1、红头文件模板天津力丰合盈投资有限公司文件一号宋体加粗津力20XXXX号签发人：xxx标题标题用二号宋体加粗XX部门：主送某部门三号仿宋顶格 冒号用全角 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋特此通知 二0一X年X月X日成文日期三号仿宋 右空四个字的距离主题词三号黑体 主题词目小三号宋体主题词：XX XX 通知 抄 报：X总 抄 送：公司各部门 抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋 附件：2、内部通告模板通知黑体、二号正文宋体四号字抄送：天津力丰合盈投资有限公司 年 月 日（公章） 主题词、抄送、公司名称、日期用黑体四号字附件：3、会议纪要模板会议纪要 编号：JL-201X-XX 日期 记录人地点会议主持人会议主题会议参加人员决 定 事 项页数：附件：4、公文呈批表模板：天津力丰投资有限公司公文呈批表文 件 编 号份数