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采购管理制度,上海知是网络科技有限公司,目录,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第一条制定目的：规范公司采购的计划制定、预算编制流程，配合公司预算制度的推行；规范采购方式，制定询价、议价流程，从而达成降低成本之宗旨；规范采购作业流程，确保采购工作顺畅；规范采购品质管理，避免物品、服务采购发生品质问题；规范采购交货期限管理，保障采购物品、服务及时交付；规范采购付款方式，确保用款安全。,第一章总则,第二条适用范围公司采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目：公用事业如电话及电信服务的购买及租用；办公设施(包括各种办公家具、电脑及周边设备，如打印机、扫描仪、调制解调器等，网络设备如交换机、路由器等，以及在上述设备上运行的系统软件、应用软件)的购买及租用；房屋、仓库、车辆的购买及租用；市场活动代理、会务代理服务；宣传资料、学术资料等文稿、图片服务；礼品定制；保险。第三条权责单位行政处负责规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。,第一章总则,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第四条采购计划的作用编制采购计划有下列作用：预估物品使用数量、交期、防止断供。避免库存过多、资金积压、空间浪费。配合公司市场、销售计划之达成。配合公司资金运用、周转。指导采购工作。,第二章采购计划与预算,第五条采购计划编制(一)采购计划各部门拟定本部门各种物品、服务等之年度需求计划，填写部门物品、服务需求计划表(见附件PCHS-01)。行政处汇总各部门之年度需求计划，编制公司年度采购计划，填写公司物品、服务采购计划表(见附件PCHS-02)。(二)采购计划编制注意事项采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：公司年度物品、服务等需求的必要性。市场计划之可行性和可预见问题。物品标准成本之影响。保障需求与降低库存之平衡。采购价格和市场供需之可能变化。,第二章采购计划与预算,第六条采购预算编制规定采购预算分为物品、服务需求预算与物品、服务采购预算。本年底预计库存中之可用物品应计入次年度之物品需求预算，但不列入物品采购预算；次年度预计库存不列入物品需求预算，但应列入物品采购预算。同类物品不必细分(如不同规格之U盘)而以总用量预算。物品采购预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。采购预算应以付款季度为编列依据。采购预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。,第二章采购计划与预算,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第一节采购方式规定,第七条采购方式确定依据采购承办部门根据下列因素确定最有利之采购方式：物品、服务使用状况。物品、服务需求数量。物品、服务需求频率。市场供需状况。价格。,第三章采购方式及流程,第一节采购方式规定,第八条采购方式公司物品、服务采购方式一般有下列几种：集中计划采购公司通用性物品及服务，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。合约采购经常使用之物品及服务，采购承办部门应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物品供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。(如：数据情报)一般采购除之外的物品或服务。,第三章采购方式及流程,第三章采购方式及流程,第九条请购的提出物品、服务申请部门依需要状况、库存数量、请购前置期(见请购前置期限表(附件PCHS-03)等要求，开立采购项目申请表(附件PCHS-04,其中：采购项目申请表A适用于非固定资产及计算机软件类，采购项目申请表B适用于固定资产及计算机软件类)。采购项目申请表中应在“采购明细”一栏注明物品或服务的具体要求(比如物品的名称、型号、规格、数量、等级等；服务的内容、级别、项目明细等)，依请购核准权限送呈相关人员审批。采购项目申请表原件送交采购承办部门，自存复印件。交期相同的同一类物品，或内容相同的同一类服务，请购部门应填具在同一份项目申请表中。不满足请购前置期要求的请购视为紧急请购。紧急请购时，请购部门应于备注栏注明，并加盖“紧急”章。,第二节请购规定,第三章采购方式及流程,第十条请购核准权限请购核准权限根据请购的种类和金额的不同而设定。(见请购核准权限表(附件PCHS-05)。紧急请购，由总经理核准。预算外请购，由总经理核准。第十一条请购的撤消已开具采购项目申请表，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式逐级呈原核准人，并转采购承办部门，必要时应先口头知会采购承办部门。请购部门回收采购项目申请表，并加盖“撤消”章。采购承办部门接获通知后，立即停止一切采购动作。未能及时停止采购时，采购承办部门应通知原请购部门并协商善后工作。,第二节请购规定,第十二条询价一般情况下，采购承办部门应选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况及地区会务代理服务，不受条所限。凡属合约采购项目，采购承办部门依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。凡属可作成本分析之采购项目，采购承办部门应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。选择询价或采购的对象，一般情况下，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。询价后，应确认各家供应商报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。,第三章采购方式及流程,第三节询价、议价,第十三条议价询价后，选择两家以上供应商进行交互议价。议价时应注意品质、交期、服务兼顾。第十四条询价、议价注意事项以下状况采购承办部门应加强与供应商议价：市场价格下跌或有下跌趋势时。采购频率明显增加时。本次采购数量大于前次时。有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。根据公司策略需要降低采购成本时。其他有利条件时。,第三章采购方式及流程,第三节询价、议价,第十五条其他注意事项专业物品或服务项目，采购承办部门应会同申请部门共同询价与议价。供应商提供报价之物品规格与请购规格不同或属代用品时，采购承办部门应送请购部门确认后方可议价。所采购物品或服务项目由多项可单独报价之子项时，应分别进行单项和总和询价，并填写比价项目明细表(见附件PCHS-06)。非比价项目一并填入比价项目明细表，但不参与比价。,第三章采购方式及流程,第三节询价、议价,第十六条呈核及核准采购人员询价、议价完成后，于采购确认表(见附件PCHS-07)上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。根据询价、议价结果及议价有效期限拟订供应商与交付期限，依采购核准权限逐级呈核。,第三章采购方式及流程,第四节采购审批及执行,第十七条订购作业对于物品类采购，由采购承办部门根据经核准之采购项目申请表及采购确认表，拟订购单(见附件PCHS-08)或订购合同或要求供应商提供供货单或销售合同，走合同审批流程(参见合同管理制度)。对于服务类采购，由请购部门根据经核准之采购项目申请表及采购确认表，拟订购合同或要求供应商提供销售合同，走合同审批流程(参见合同管理制度)。订购物品或服务之项目应与采购确认表及比价项目明细表中所请购物品或服务之项目一致。如因任何原因需要调整项目内容或者调整项目单价，而且所调整项目的单价上涨超过10%，需重新填报采购确认表及比价项目明细表，走询价、比价、议价审批流程。如所需调整不改变请购物品或服务之项目，只是相同项目下数量上的增减，在不影响单价的前提下，采购承办部门获取请购部门书面确认后，可以继续走后续流程。采购人员应控制采购交期，及时向供应商跟催交付进度。,第三章采购方式及流程,第四节采购审批及执行,第十八条采购承办(一)以下采购由公司行政处集中承办：公司总部、办事处公用事业如电话及电信服务的购买及租用；公司总部、办事处办公设施的购买及租用；公司总部、办事处办公房屋、仓库、车辆的购买及租用；公司资产安全保险；全国性市场活动代理服务，国际、国内会务代理服务；宣传资料、学术资料等文稿、图片服务；公司礼品定制。(二)以下采购由各申请部门自主承办：联络处公用事业如电话及电信服务的购买及租用；联络处办公用品、办公设施的购买及租用；联络处办公房屋、仓库的租用；地区性市场活动代理服务，地区会务代理服务。(三)公司员工劳动保险的购买由人事处承办。,第三章采购方式及流程,第四节采购审批及执行,第十九条验收与付款依相关检验与入库规定(见库房管理制度)进行验收工作。依财务管理规定(见资金管理制度)，办理供应商付款工作。,第三章采购方式及流程,第四节采购审批及执行,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第二十条报价依据请购部门提供物品、服务之规格、品级要求，作为采购承办部门成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。非标准物品或服务之请购，一般由供应商先提供样品或服务项目明细，供请购部门确认可用后，方予报价。,第四章供应商及价格审核规定,第二十一条供应商确认及价格审核采购承办部门一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。供应商根据请购部门对物品或服务的规格要求，于规定期限内提交报价单。采购承办人拟订供应商及价格，以采购确认表呈申请部门负责人确认。采购承办人递交经申请部门确认的采购确认表，报采购部门负责人审核。采购部门负责人认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，必要时可亲自与供应商议价。,第四章供应商及价格审核规定,第二十二条价格调查采购承办部门必须经常收集市场供应信息资料，作为降低成本之依据。公司各有关单位，均有义务协助提供价格信息，以利采购承办部门比价参考。在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。,第四章供应商及价格审核规定,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第二十三条物品、服务订购前，应在订购单或订购合同内予以下明确规定：订购物品、服务之规格、等级、技术要求等。各种检验规范、标准或适用规格。所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第二十四条合格供应商之选择物品、服务采购，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。提供的样品经本公司确认合格。类似物品、服务以往采购之良好记录。同行业中之信誉良好者。,第五章采购品质管理规定,第二十五条物品品质保证协定物品类采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，公司可根据需要要求供应商承诺下列品质保证：厂商品质管理体系需符合必要之品质保证系统(如ISO9000体系等)。所提供之产品，通过必要之产品认证(如UL、TUV、CCEE等等)。供应商应随货送交其出货品质检验合格记录。保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。,第五章采购品质管理规定,第二十六条物品进货验收规定供应商提供之物品，必须经过本公司采购承办、请购、仓库等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：确认订购单核对供应商之交货单与本公司之订购单或订购合同。确认供应商对有两家以上供应商之物品，应确认物品来源有无错误或混乱。确认送到日期用以确定厂商是否如期交货。确认物品的名称与规格避免交货错误之发生。清点数量确认交货数量与进货验收单及数量是否一致。,第五章采购品质管理规定,品质检验品管部门依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。(索赔通知书格式见附件PCHS-09损失索赔通知书)退还不合格品对检验不合格之物品，退还供应商，由此造成的损失，向供应商进行索赔。物品标识对检验合格物品，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性(如供应商名称、物品规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便。详见库房管理制度)。,第五章采购品质管理规定,第二十七条服务验收规定供应商提供之服务，必须经过本公司使用部门、采购承办部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：确认订购单(合同)核对供应商提供服务内容与本公司之订购合同是否一致。确认服务项目的内容与级别避免服务内容偷梁换柱。清点数量确认服务数量与订购合同规定之数量是否一致。差额处理根据点收、检验结果，对服务实际发生数量和订购数量的差额进行多补少退。降级处理对降级提供的服务项目，应由供应商按级别降低费用收取标准，由此造成的损失，如由供应商原因所致，应向供应商进行索赔。,第五章采购品质管理规定,第二十八条品质纠纷处理有关采购物品发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况，或服务等级降低、项目减少、内容改变、交期延迟等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：(一)处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购合同上详细说明，其中涉及物品交货时间、检验标准、包装方式等，以及服务内容、级别、时间等，原则上以本公司之要求为依据。,第五章采购品质管理规定,(二)物品退货与索赔现货供应之退货，要求供应商更换合格之物品。订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。下列请况以实际造成本公司之损失向供应商索赔：双方事前没有明确违约责任时；由供应商原因造成之交货延迟；破损短少情形，由供应商补足合格物品，若由此造成本公司之损失；因供应商原因导致物品在使用中发现不良，造成本公司之损失；其他原因导致本公司之损失。,第五章采购品质管理规定,(三)服务的终止与索赔对于发生品质问题而尚未结束的服务，采购承办部门可以根据公司情况通知供应商停止服务，待其改善后，使其改善情况决定是否继续履行，由其造成公司之损失应依据合约办理扣款或索赔。对于发生品质问题但已经结束的服务，采购部可以根据公司情况和服务结果，要求供应商退款，由其造成公司之损失应依据合约进行索赔。,第五章采购品质管理规定,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第二十九条可能导致采购交期延迟的因素(一)供应商责任因供应商责任导致交期延迟的状况：接单量超过供应商的产能。供应商技术、管理能力不足。供应商对时间估计错误。供应商之生产材料出现货源危机。供应商品质管理不当。供应商经营者的顾客服务理念不佳。不可抗力原因。其他因供应商责任所致之情形。,案例,第六章交期管理规定,(二)采购承办部门责任因采购承办部门责任导致交期延误的状况：供应商选定错误。价格决定不合理或勉强。进度掌握与督促不力。经验不足。下单量超过供应商之产能。中途更换供应商所致。付款条件过于严苛或未能及时付款。缺乏交期管理意识。其他因采购原因所致的情形。,案例,第六章交期管理规定,(三)其他部门责任因采购以外部门导致交期延误的状况：请购前置时间不足。采购计划变更。设计变更或标准调整。请购错误。其他因本公司人员原因所致的情形。,案例,第六章交期管理规定,第三十条确保交期要点(一)事前规划制订合理的时间安排表采购承办部门将请购申请、采购下单、厂商生产、运输及进货验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。确定交货日期及数量预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。了解厂商生产设备利用率可以合理分配订单，保证数量、交期、品质的一致性。请供应商提供厂商生产进度计划及交货计划尽早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采取对策。准备替代来源采购人员应尽量多联系其他物品提供来源，以确保应急。,案例,第六章交期管理规定,(二)事中执行了解供应商生产效率及进度状况必要时，向供应商施加压力，以获取更多之关照，适时考虑向替代供应商下单之必要性。交期及数量变更的及时联络与通知以确保维护供应商的利益，配合本公司之需求。尽量避免规格变更如果出现规格要求的变更，应立即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题。加强交货前的稽催工作编制物品订购跟催表(见附件PCHS-10),及时提醒供应商准时交货。,案例,第六章交期管理规定,(三)事后考核对供应商进行考核评鉴依供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。对交期延迟的原因进行分析并研拟对策确保重复问题不再发生。检讨是否更换供应商依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。,案例,第六章交期管理规定,采购计划与预算,总则,附则,采购订约方式与付款方式,供应商及价格审核规定,采购方式及流程,交期管理规定,采购品质管理规定,目录,第三十一条采购订约方式采购订约方式一般有下列三种：电话通知方式小宗交易，可采用电话通知下单。订单确认方式公司出具订购单或由供应商出具售货单，双方确认。合约签订方式由公司主导采购合同或供应商主导销售合同，双方签订。,第七章采购订约方式与付款方式,第三十二条采购合同意义采购合同较口头或订单方式有下列效用：可确定买卖双方应尽义务。作为解决合约纠纷之依据。作为法律诉讼之书面证据。可根据实际情况订立不同之条款，以保护双方权益。,第七章采购订约方式与付款方式,第三十三条订购单