x公司人事管理信息系统分析说明书

系统分析说明书目录1 绪论11.1选题的意义11.2本系统的特点与作用21.3本系统实现的目标32 系统的初步调查32.1系统的初步调查32.2可行性分析43 系统分析43.1 本系统详细调查43.2 业务流程分析53.3 数据流程图63.4 数据字典74 数据库概念结构设计（E-R图）135 参考资料136结语14 系统分析说明书 xxxx公司人事管理信息系统1 绪论1.1选题的意义企业人事管理系统是一个现代化的企业在竞争中立于不败之地的必要部分，它能够为查询人事信息提供充足的信息和快捷的查询手段。自20世纪50年代将计算机引入数据处理以来，历经管理信息系统发展的各个阶段。一方面是信息技术应用的迅猛发展，另一方面，许多管理信息系统在耗费了大量的人力、物力、财力之后夭折了，或者根本没有实现原定系统开发目标，或者根本没有实现原系统的开发目标，而把计算机用作了打字机。这是长期以来困惑人们的一大问题。现在人们日益深刻认识到，把信息技术应用与应用环境分离是办不到的。管理信息系统根本不仅是技术系统，而且是社会系统。管理信息系统是一门融管理科学、信息科学、系统科学、现代通信技术和电子计算机技术为一体的综合性边缘学科，它以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以及提高企业效率为目的一种集成化的人机系统。MIS系统涉及到多方面的内容，因此，人们称MIS学科是一个交叉综合性的学科。企业人事管理是一项琐碎，繁杂而又非常细致的工作，一般是不允许发生差错的，它直接影响着劳动者队工作的积极性，是提高劳动生产力，提高企业活力的基础，在以往手工进行的办公工作中，需反复的进行各种抄写，计算等工作，不仅花费大量的时间，而且往往会出错。计算机应用于企业的人事信息处理处理，不仅可以使企业各类人员以最少的劳动和最短的实践取得足够的、可靠的、准确的信息。而且可以使他们从简单的数据统计、收集、汇总等重复繁重的事务中解脱出来。时至今日，计算机正在令人难以置信的速度步入普通人的学习、工作和生活。在初见端倪的信息化社会里，不能有效使用计算机的单位和个人，无疑将在其个种活动中面临重重的障碍。计算机已经成为人们日常工作中处理数据的得力助手和工具，数据处理与科学计算、过程控制、辅助设计一起，并称为计算机四大应用。古往今来，信息都上一种资源，只是未得到应有的重视。事实上，对一个国家来说，信息决定其如何建设和治理；对一个人来说，信息是其决定如何发展才能适应社会需要的基本要求；对政府来说，各种必须的信息是其赖以生存和活动至关重要的条件；而对与任何工商贸企业来说，信息就是他们的生命线，没有大量的信息想要在市场环境下生存是不可能的。由此可见，信息是维持生产活动、经济活动和社会活动必不可少的基本资源，他是有价值，是构成客观世界的三大要素之一。同时也说明了一点，就是信息处理也非常的重要。一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。随着计算机技术的飞速发展，计算机在企业管理中应用的普及，利用计算机实现企业人事管理势在必行。企业人事信息管理系统是大中型企业单位不可缺少的工具,它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要,所以企业人事信息管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。而如今电脑已经深入到日常工作和生活的方方面面，比如文字处理、信息管理、辅助设计、图形图像处理、教育培训以及游戏娱乐等。所以利用计算机管理人事是以后企业最佳选择。企业人事管理是相对企业内部员工的管理。集人员、考勤、工资、员工培训、系统功能等于一体的大型管理系统。为企业在人事管理等方面提供极大的方便。不但有利于企业的统一性管理,而且还大在提高了企业的全体员工的工作效率和积极性。企业人事管理可以说是一项琐碎、繁杂而又必须十分细致的工作，是不能允许时常发生差错的。几十年前的那种手工操作已远远跟不上近代企业发展的步骤，时代的进步决定了企业的发展，而企业要发展必然完善的管理体系，所以说企业人事管理的自动化完全是时代进步的必然结果。合理的利用有助于企业发展的管理系统是企业改革的一种优越的体现。利用计算机对企业人事管理不仅保证了核算准确度，还成倍的提高了工作效率，而且便于查询。本软件界面美观、使用方便，是企业人事管理必不可缺的好帮手。1.2本系统的特点与作用人事管理系统内有多种元素，如：管理人员、管理机构、办公设备、规章制度、各业务环节，各种管理技术和方法等，都可以看作它的“元素”。各元素之间的联系是否有序，联系的方式和效果是否最优，直接影响着人事管理的水平。在不同条件下，起主导作用的元素是不相同的。人事管理系统化的一个重要目标，是围绕着责任制和考核制，逐步建立起完整配套的干部“进”、“管”、“出”制度。实现系统化，除了要解决制度问题外，还有一个掌握系统方法的问题，即学会应用系统工程和系统分析法，这对搞好人事管理现代化，具有重要的意义。本系统是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人事管理模式，通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自动服务以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它与企业现有的网络技术相联系，保证人事管理与日新月异的技术环境同步发展。一般来说，可以分四个部分来理解：1.管理人员角色和目标的改变传统的人事管理中，管理人员的巨大部分精力将耗费在繁琐的日常行政事务处理上，而作为企业管理层的参谋角色应该作的咨询和策略制定的工作相对缺乏。通过人事管理系统管理人员将可以将绝大部门精力放在为管理层提供咨询、建议上，而在行政事务上的工作可以由电子化系统完成，只需占用人事部门人员极少的精力时间。2.提供更好的服务人事管理系统可以迅速、有效收集各种信息，加强内部的信息沟通。各种用户可以直接从系统中获得自己所需的各种信息，并根据相关信息做出决策和相应的行动方案。3.降低成本人事管理系统通过减少人事管理工作的操作成本、降低员工流动率、减少通讯费用等达到降低企业运作成本的目的。4.革新管理理念人事管理系统的最终目的是达到革新企业的管理理念而不仅仅是改进管理方式，优化人事管理。先进技术应用于人事管理不仅仅是为了将现有的人事管理工作做得更好，更重要的是，做些对于企业来讲更有效率的事情，成为管理层的决策支持者，为决策提供信息和解决方案。人事管理系统的基本功能，目前尚无统一的说法。本系统主要从以下几个方面入手，开发人事管理系统：1. 对员工的基本信息进行管理2对人事档案信息管理 3对人员考勤管理 4对招聘事项管理5对员工薪资福利管理通过本系统可以高效能、大容量地收集、处理、存贮人事信息，大幅度地提高人事管理信息系统的工作质量和效率。及时掌握整个人事管理系统的全面情况，提供系统的准确的人事信息，促进人事工作的规范化及各项管理制度与指标体系的建立和健全，提高行政管理水平。1.3本系统实现的目标本系统要达到以下几个方面的目标1.支持企业高效率完成劳动人事管理的日常业务，包括新员工加入时人事档案的建立，老员工转出、辞职、退休，职工考勤管理，合同管理，薪资福利管理等；2.提高企业人事管理的效率、节约相关的管理成本，增强人事管理的安全性；3.满足企业管理层，人事业务操作层和全体员工的不同层次和不同方面的需要；4.为企业建设规范化、实时互动化的人事管理机制；5.对企业将来的整体信息化建设提供必要的支持。2 系统的初步调查2.1系统的初步调查2.1.1通过实地参观和学习，对单位人事的整体情况进行调研。了解人事的整体情况，对开发新系统的态度等。通过召开座谈会和个人访谈方法了解各个部门的主要职能及具体运作方式、过程等。进行初步调研的具体内容为：（1）员工的规模：大约有多少员工，有多少是稳定的，有多少是浮动的；（2）员工管理人员的数量；（3）这些人员的受教育程度；（4）客户编码方式；（5）有多少人要使用本系统；（6）员工的分类；（7）对开发新系统的态度；（8）开发新系统所需的时间（规定多长时间开发完成）等等一些具体而详细的内容。在对人事管理的手工管理模式和业务流程进行认真分析和研究的基础上，经过与人事部的相关人员的反复协商、论证，最后确定人事管理系统的逻辑模型。2.2.2人事系统功能调研企业人事的分布比较复杂，但有着完善的人事信息，对每一员工有详细的记录信息，功能上对系统的需求是全面的。因此对用户的需求可分为几个方面：一方面是人事管理人员可以通过计算机来管理各类员工，分类编号，调整员工数据，增加员工数量，适应人事管理的需求；二方面是相关部门的人员能通过计算机来查询和浏览系统中的员工，来确定自已需要查找的员工，为业务的更好开展做好准备；三方面是相关工作人员对员工数据的排序，也是说可以根据需要按照某一字段进行排序，从而找出具有共同性的员工，并可将这些查询和排序的结果进行打印操作；四方面是对人事数据的备份和恢复工作，这也是本系统的一个重要的功能，以防本系统在发生人为的损坏时能够及时恢复这些资料。这四个方面形成了企业人事管理的一个工作整体，采用计算机自动化信息处理，可方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作。2.2可行性分析开发任何一个基于计算机的系统，都会受到时间和资源上的限制。因此，对在接受任何一个项目开发任务之前，必须根据客户可能提供的时间和资源条件进行可行性分析，以减少项目开发风险，避免人力、物力和财力的浪费。可行性分析与风险分析在很多方面是相互关联的，项目风险越大，开发高质量的软件的可行性就越小。本系统的产生主要是方便于用户，所以针对用户需求，对本系统进行可行性分析显得尤为重要，下面就进行一下具体分析。1.经济上可行性:系统的开发，为人事部门的工作管理带来了一个质的飞跃，为此主要表现有以下几个方面:本系统的运行可以代替人工进行许多繁杂的劳动;可以节省许多资源;可以大大的提高单位的管理效率。本系统为一个小型的管理系统，所以在资金上消耗小，这就在很大程度上降低了经济上的成本。而且开发的经费也较低，故经济上是可行。2.技术上可行性:在技术上采取已经成型的B/S模式，为开发满足客户要求的系统提供了保障。使用ADO组件存取数据，方便操作。后台数据库使用MySQL数据库使得数据的稳定性得以保证。3.运行上可行性:本系统为一个小型管理系统，所耗费的资源小，普通的服务器就可以运行，对于硬件并没有什么要求，因此，本系统在运行上是可行的。可行性研究的目的是用最小的代价在尽可能的时间内确定问题是否能够解决。综上所述整个系统从经济、技术、运行上都是可行的。3 系统分析3.1 本系统详细调查企业管理系统的组织结构式企业管理过程各要素组成的有机整体，是企业管理过程与运行状况的直接体现，它的发展与完善是企业生产力不断发展的一个直接结果。因此，对人事管理系统来说，系统的详细调查也应该从组织结构开始。根据对XX公司详细的调查总结出其人事管理部门的组织结构图，图3-1： 人事部主管管理人事档案 招聘工作薪资福利管理公司员工考勤工作 员工基本信息管理 图3.1 XXXX公司人事管理部门结构图表3-1是XXXX公司人事管理部门各职责的详细工 表3.1 XXXX公司人事管理部门各职责的详细工作调查表部门简介职责编号01 02 0304 05 人事部是XXXX公司负责人力资源、职员信息管理的管理部门 职责名称员工信息管理管理人事档案招聘工作薪资福利管理员工考勤工作工作 各职责的主要工作内容管理和查询员工的相关信息，包括党派职务、离职登记、岗位变更等情况的处理。对员工档案信息进行录入及更改，其中包括员工的基本信息、工作经历、家庭关系、奖惩记录、培训经历等。并对人员的变动情况及时进行增加、删除或修改。向外发布招聘信息，管理和跟踪公司招聘新员工时的全过程记录公司员工的奖惩情况，工资发放情况和绩效考核管理和查询员工的工作出勤情况，并进行详细记录。 。3.2 业务流程分析 业务流程图(transaction flow diagram)是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。绘制流程图的目的是为了分析业务流程, 在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组, 产生新的更为合理的业务流程。通过除去不必要的、多余的业务环节;合并重复的环节; 增补缺少的必须的环节; 确定计算机系统要处理的环节等重要步骤, 在绘制流程图的过程中可以发现问题, 分析不足, 改进业务处理过程。 结合XXXX公司人事部门的详细调查结果，得出本系统的业务流程图，如图3.3所示： 图3.2 XXXX公司人事管理系统业务流程图3.3 数据流程图 数据流图简称 DFD，是对业务流程的进一步抽象与概括。抽象性表现在它完全舍去了具体的物质, 只剩下数据的流动、加工处理和存储; 概括性表现在它可以把各种不同业务处理过程联系起来,形成一个整体。数据流程图则主要是对信息流的描述。 结合XXXX公司业务流程分析，得出本系统的数据流程图如图3.3所示： 图3.3 XXXX公司人事管理系统数据流程图3.4 数据字典 数据流程图配合了数据字典后就形成了系统逻辑模型的完整和详细的描述。数据字典简称 DD，它的任务是对数据流图中出现的所有数据元素给出定义。它使数据流图上的数据流名字、加工名字和文件名字具有确定的解释。所有名字按词条给出定义。全体定义构成数据字典。本系统的数据字典如下： 1.数据项的数据字典：数据项 表3.2 数据字典（一） No：001_编号：hr01 名称：员工工号 别名：简述：每个员工的唯一编码连续值类型（C，N）：C长度：6值域：1-35与其他值的运算关系：备注：员工的工号是为了考虑分辨员工二设立的 数据项 表3.3 数据字典（二） No：002_编号：hr02 名称：部门编号 别名：简述：对全公司各部门规定的唯一编号连续值类型（C，N）：C长度：6值域：1-35与其他值的运算关系：备注：部门编号是为了考虑部门的扩充而设立的2.数据存储的数据字典数据存储 表3.4 数据字典（ 三） No：_003_编号：D1 名称： 员工信息档案 别名：简述：存储员工信息组成：员工工号+姓名+性别+年龄+出生日期+部门编号+民族+文化程度+毕业学校+婚姻状况+户口所在地+户口性质+身份证号码+聘任日期+转正时间+工作岗位+家庭地址+邮编+家庭电话+办公电话+手机+备注关键字：信息相关处理：记录长度：10记录数：20数据量： 数据存储 表3.5 数据字典（四 ） No：_004_编号： D2 名称： 考勤信息表 别名：简述：记录员工考勤信息组成：员工工号 +上班刷卡时间+下班刷卡时间+加班日期+加班开始时间+加班结束时间+加班时数+加班原因+请假日期+请假开始时间+请假结束时间+请假时数+请假原因+审批情况关键字：考勤相关处理：记录长度：10记录数：20数据量：数据存储 表3.6 数据字典（ 五） No：_005_编号： D3 名称：薪资福利表 别名：简述：记录员工工资发放情况、奖惩情况组成：员工工号+日期+月份+基本工资+所得税税率+个人所得税+工资类型+奖励类型+奖励原因+惩罚类型+惩罚原因关键字：薪资福利相关处理：记录长度：20记录数：30数据量： 3.数据流的数据字典： 数据流 表3.7 数据字典（六 ） No：_006_编号：F1 名称： 员工信息 别名：简述：员工的信息组成：员工工号+姓名+性别+年龄+出生日期+部门编号+民族+文化程度+毕业学校+婚姻状况+户口所在地+户口性质+身份证号码+聘任日期+转正时间+工作岗位+家庭地址+邮编+家庭电话+办公电话+手机+备注若为数据流来源：P1、P2去向：P2、D1峰值流量： 数据流 表 3.8 数据字典（七 ） No：007_编号： F2 名称： 考勤信息 别名：简述：员工考勤信息组成：员工工号 +上班刷卡时间+下班刷卡时间+加班日期+加班开始时间+加班结束时间+加班时数+加班原因+请假日期+请假开始时间+请假结束时间+请假时数+请假原因+审批情况若为数据流来源：P1、P3去向：P3、D2峰值流量：数据流 表3.9 数据字典（八 ） No：_008_编号：F3 名称： 应聘人员信息 别名：简述：应聘人员的信息组成：应聘人员姓名+性别+年龄+出生日期+部门编号+民族+文化程度+毕业学校+婚姻状况+户口所在地+户口性质+身份证号码+教育程度+英语水平+工作岗位+手机+备注若为数据流来源： P1去向： P5峰值流量：4.处理过程的数据字典处 理 表3.10 数据字典（九 ） No：_009 _编号： P1 名称： 信息处理 输入信息：员工登记信息、应聘人员信息、考勤信息、奖惩信息输出信息：员工信息、应聘人员信息、考勤信息、薪资福利信息 激发条件：简要说明：对各部门各实体发送来的信息整理分类执行频率：处 理 表3.11 数据字典（ 十） No：_010_编号： P2 名称： 员工基本信息管理 输入信息：员工信息数据存储：员工档案输出信息：员工信息 激发条件：简要说明：对员工信息进行处理包括增、删、改等操作执行频率：处 理 表3.12 数据字典（ 十一） No：_011_编号： P3 名称： 员工考勤信息管理 输入信息：考勤信息数据存储：考勤信息表输出信息：处理后的考勤信息 激发条件：简要说明：处理员工考勤信息执行频率：处 理 表3.13 数据字典（十二 ） No：_012_编号： P4 名称： 员工薪资福利管理 输入信息：薪资福利及奖惩信息数据存储：薪资福利表输出信息：员工薪资福利 激发条件：简要说明：处理员工的薪资福利信息执行频率：处 理 表3.14 数据字典（十三 ） No：_013_编号： P5 名称：员工招聘管理 输入信息：应聘人员信息数据存储：应聘人员信息表输出信息：拟录用人员信息 激发条件：简要说明：对面试人员情况分析执行频率：处 理 表3.15 数据字典 （十四） No：_014_编号： P6 名称： 审批招聘 输入信息：拟录用人员信息数据存储：输出信息：录用人员信息 激发条件：简要说明：确定录用人员执行频率：处 理 表 3.16 数据字典（十五 ） No：_015_编号： P7 名称： 查询人员信息 输入信息：员工工号数据存储：输出信息：员工信息 激发条件：简要说明：查询想要了解的员工的信息执行频率：处 理 表 3.17 数据字典（十六 ） No：_016_编号： P8 名称： 员工档案管理 输入信息：员工信息数据存储：员工档案输出信息：员工存储信息 激发条件：简要说明：存储整理员工的各种信息执行频率：5.外部实体数据字典外部实体 表 3.18 数据字典（十七） No： 017_编号： h1 名称： 员工 简述：公司的各层人员输入的数据流：公司内部信息输出的数据流：处理的各种事物和信息外部实体 表3.19 数据字典（十八 ） No：_018_编号： h