商务应酬管理细则.docx

管理规范MANAGEMENT STANDARD责任部门：综合管理部适用范围： 商务应酬管理细则编码（code)）版次：原编码：正文页数（TEXT PAGES）4附录页数：9部门姓名 签名 日期 批准编写Drafted by职务（Duty）：总经理姓名（Name）：校核Checked by法律审查Legal Review签名（Signature）规范Reviewed by审核Reviewed by日期（Date）下次升版时间（Next Review Date）分发（Distribution）:各部门原件存（Filing）：综合管理部 版次页会 审 单部门姓名签名日期审查审查审查审查审查审查审查文 件 修 改 跟 踪 页版次作者文 件 修 改 原 因日期修改页1首次颁布实施2010-06-302根据关于启动制度流程文件适应性调整工作的通知（广核服内-2013-464号）要求，对文件进行适应性调整。2014-04-303根据核服集团公务应酬管理办法，结合实际工作情况，对相应内容进行修订，并更名为商务应酬管理细则。2015-02-15目 录1.0 目的42.0 适用范围43.0 定义错误！未定义书签。4.0 角色与职责错误！未定义书签。5.0 规定错误！未定义书签。6.0 生效、解释错误！未定义书签。7.0 附件错误！未定义书签。1.0目的为进一步明确商务应酬活动中餐饮、住宿、交通、纪念品赠送等管理程序，根据中机四建商务应酬管理办法，制定本细则。2.0适用范围本细则适用于中机四建（深圳）电力工程有限公司（以下简称“中机四建”）3.0定义商务应酬是指企业开展企业生产经营活动与外部单位之间进行业务洽谈、工作交流、视察、参观访问等过程中的来宾接待、外部公关交际等活动。4.0职责 4.1总经理部审批本细则 4.2综合管理部 4.2.1制定本细则 4.2.2根据总公司商务应酬管理办法和商务应酬管理细则，制定商务应酬活动中餐饮、住宿、交通、纪念品的费用标准。4.2.3办理协议单位授权签单事项。4.3计划财务部审核各部门业务招待费年度预算及预算变更申请，对各部门业务招待费使用情况进行监控并定期反馈。4.4各部门4.4.1编制本部门业务招待费预算，根据实际情况提出业务招待费预算变更申请。4.4.2办理本部门签单挂账款项的结算及业务招待费报销手续。5.0规定5.1管理原则5.1.1费用控制原则。商务应酬活动中产生的餐饮、住宿、交通、纪念品等费用，列入业务招待费科目，各部门在审批的年度预算计划内开支业务招待费，原则不对各部门年度招待费预算进行调整。5.1.2对口接待原则。商务应酬按业务性质由相应的成本中心具体落实，对口接待。5.1.3事前审批原则。各部门开展商务应酬活动应按授权管理的相关要求进行事前审批，5.1.4勤俭节约原则。商务应酬、接待以热情周到、礼貌待客为宜，必须厉行节约，严格控制费用开支，杜绝奢侈浪费。5.2管理要求5.2.1商务应酬活动应根据年度预算情况、结合地方消费水平科学、适当安排，相关活动安排应优先考虑内部的餐饮、住宿场所及会议室等资源，不得安排接待对象到高档娱乐、休闲、健身、保健等经营场所的业务招待活动。5.2.2商务应酬活动应科学安排并严格控制外出的时间、内容、路线、频率、人员数量，禁止以各种名义和方式变相旅游，禁止违反规定到风景名胜区举办会议和活动。5.2.3国内商务应酬活动一般情况下不得跨地区迎送，不铺设地毯，不张贴悬挂横幅，严格控制陪同人数，陪同人数不得超过来宾人数。5.2.4会场一般不摆放鲜花，不铺设红地毯，不挂条幅或横幅，尽量使用电子屏幕。5.2.5接待宴请应以实际参与人数为依据安排菜品和酒水，不得安排高档菜肴、酒水，不得安排香烟。5.3费用核算归属5.3.1各部门开展的商务应酬费用，在本部门预算范围内开支。中机四建总经理部相关的商务应酬活动，成本中心为综合管理部。5.3.2各部门邀请总经理部成员参与商务应酬的费用，原则上由邀请单位承担。5.3.3属于两个及两个以上部门共同发生的商务应酬费用，可按合理比例进行分摊或由相关部门协调承担。5.3.4中机四建总经理部的商务应酬费用由综合管理部负责人审批。5.4管理程序5.4.1费用标准商务应酬活动费用按商务应酬参照标准（附件1）执行。各单位开展商务应酬活动，应严格遵守相关费用标准，超出标准的费用一律不予报销。5.4.2预算管理5.4.2.1在年度预算工作开展前，各部门根据商务应酬参照标准、预算编制要求以及业务的预计开展情况，编制本单位业务招待费年度预算。5.4.2.2由计划财务部对各部门年度业务招待费预算进行审核，汇总并报总经理部审批。5.4.2.3原则上，各部门年度业务招待费预算不与变更，却因预算基础发生重大变化需对年度招待费预算进行调整的，在年度预算中期提出并按程序进行审批。5.4.3接待管理商务应酬中的来宾接待按照接待管理程序（附件5）执行，由主办方单位事前填写接待计划审批表，按要求进行审批。5.4.4餐饮管理5.4.4.1公司活动期间只安排一次宴请，其余餐饮均按工作餐标准核算。来宾接待应严格控制陪餐人数，原则上不得超过来宾人数。5.4.4.2申请单位应事前填写用餐申请表（附件2），详细列明宾客人数、陪同人数、用餐事由等，由部门负责人审批。5.4.4住宿管理5.4.5.1各部门工作人员及参与活动的人员因商务应酬活动需安排住宿的，按差旅费管理的相关规定执行。5.4.5.2商务应酬活动中需安排入住的，由申请单位事前填写住宿申请表（附件3），部门负责人审批。5.4.6交通管理5.4.6.1商务应酬活动中需安排来宾车辆服务的，应优先使用公司自有资源，其次考虑从内部交通服务单位租用车辆。5.4.6.2商务应酬活动中工作人员及参与活动的人员需使用车辆的，按照行政用车配备和使用管理规范相关要求执行。5.4.7纪念品管理5.4.7.1商务应酬活动中，纪念品应符合相关法律法规要求，以宣传企业形象、展示企业文化为主要内容，不得赠送现金、有价证券、支付凭证和商业预付卡以及贵重金属和其他贵重物品。5.4.7.2企业负责人在开展商务应酬活动时，赠送纪念品还应遵守关于合理确定并严格规范中央企业负责人履职待遇、业务支出的意见的通知要求。5.4.7.3商务应酬活动中赠送的纪念品，其费用列入相应成本中心业务招待费科目。5.4.7.4公司可根据宣传和企业文化建设工作的需要统一制作或订购以宣传企业形象、展示企业文化为主要内容的纪念品，由综合管理部统一管理，各部门在开展商务应酬活动时领用，成本费用列入相应部门年度业务招待费预算范围。5.4.7.5原则上纪念品单价不得超过1000元5.4.7.6领用、采购纪念品需进行事前填写纪念品申请表（附件4）。各部门领用、采购纪念品单价在1000元以内且总价小于5000元的，由该部门负责人审批；领用采购纪念品单价超过1000元（含1000元）和/或总价超过5000元（含5000元）的，由该部门负责人审核、总经理部领导审批。6.0生效、解释 6.1生效 本细则自发布之日起生效。 6.2解释本细则由中机四建综合管理部负责编写、修订和解释。7.0附件1. 商务应酬参考标准 2.用餐申请表 3.住宿申请表 4.纪念品申请表 5接待管理程序附件1商务应酬参照标准一、食宿行标准类别标准（元/人）地点备注 用餐 工作餐早餐中餐晚餐荷苑餐厅或南苑餐厅4-810-2010-20 宴请50-150、150-300（不含酒水）基地内或基地外1.适用于政府相关部门、业务单位的接待。2.50-150元/人适用于普通工作层面，部门负责人参加的业务接待，150-300元/人适用于中机四建总经理部领导、公司总经理部领导参加的业务接待。 住宿内部员工原则上安排在大亚湾基地出差房。外部来宾原则上优先安排在专家村、白鹭轩或长湾核电学院，如资源不能满足需要时，可安排在基地外，标准按照150-300元/人/天 交通内部员工原则上搭乘公共交通工具，如遇特殊情况，按照车辆及驾驶员管理规定执行外部来宾根据需要安排接待用车。注意事项：1.前来大亚湾基地参加学习、培训、会议的外基地员工以领取餐券或其他形式用餐后，不得再报销出差补助的伙食费部分。 2.宴请时，原则上选择标准下限，当参加宴请的人员数量较少时可考虑选择标准上限。 3.为控制业务接待费用支出，工作餐不提倡陪餐，宴请时接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；接待对象在10人以上的，陪餐人数不得超过接待对象人数的三分之一。4.接待所用酒水原则上使用红酒及饮料，不得使用香烟和高档酒水，遇特殊情况需使用白酒必须经过批准方可使用。5.超出上述标准，需报总经理部审批。 附件2用餐申请表申请部门经办人来宾单位宾客人数陪同人数用餐日期用餐地点类 型宴请 工作餐 用餐事由：预计费用费用项目参照标准预计支出用餐酒水其他合计审批意见申请部门负责人分管领导总经理附件3住宿申请表 编号申请部门入住地点起止日期住宿人数住房要求事 由住宿人员信息姓名所属部门（单位）审批意见经办人部门负责人备注附件4纪念品申请表申请日期：编号：申请部门经办人类 型采购 口 领用 口赠送对象赠送事由赠送种类及数量部门负责人总经理部附件5接待管理程序1目的 为加强来宾接待管理，使接待工作程序化、规范化，提高接待工作的效率、水平和质量，更好地为公司经营和发展服务，制定本程序。2适用类型本程序适用于外部来宾与公司之间业务洽谈、工作交流、视察、参观访问等活动中的接待管理。3. 规定 3.1接待分类公司接待工作，根据来宾的重要性分为A类、B类、C类和D类接待共四类。特殊情况下，可根据业务性质及具体工作的需要对接待类分别进行适当调整，但需在接待计划中注明，并经相关负责人批准。 3.1.1根据来宾重要性，分类标准为：A类接待1）需配合的集团公司A类接待：包括党和国家领导人的视察活动、外国领导人来访、总公司上级主管部委的副部级以上领导检查指导工作、总公司业务涉及的省、自治区、直辖市正部级领导检查工作。2）中央及国务院相关部委副局级及以上领导，或相当于这一级别领导的访问活动； 3）总公司总经理部领导出席的各类重大活动、检查指导工作等。B类接待1）需配合的总公司B接待：包括除上级主管部委外，其他部（省）级、副部（省）级领导的来访活动、总公司上级主管部委司局领导检查指导工作、总公司业务涉及的省、自治区、直辖市、地级市的副省（部）领导来访、中央企业、国家银行、重点高校等主要领导来访、港澳主要官员来访、中央主要媒体的采访活动、国内外专家、国际知名人士来访、外国政府部长级官员、重要国际组织领导人、重要外国企业负责人、国外重要媒体采访等。2）中央及国务院相关部委主要部门处级及以上领导，或相当于这一级别领导的访问活动； 3）总公司各部门总经理及总公司各成员公司总经理部成员参加的相关活动；4）因业务工作需要邀请的重要客户、大型企事业单位主要领导的来访活动；5）对本公司发展有重要作用的其他各类接待活动C类接待 1）层次较高的专业人士和团体采访； 2）国家机关、企事业单位、社会团体业务交流。D类接待国家机关、企事业单位、社会团体等一般性的到访或参观大亚湾核电基地。3.2接待方案策划3.2.1.1主办部门提出初步策划方案，经主办部门联系领导审批；3.2.1.2接待任务明确后，主办部门应及时通知其他相关部门。3.2.1.3主办部门应了解来宾来访目的、关注焦点、历史信息等，围绕开展业务工作的需要，对接待活动进行全面策划。3.2.1.4总经理部办公室协助做好相关资源调动和后勤保障工作。3.2.2 D类接待由各部门自行策划接待计划，并组织实施。3.2.3接待计划的制定和审批3.2.3.1 A/B/C类接待，由主办单位编制接待计划审批表，经部门负责人审核后，报主办部门联系领导审批。3.2.3.2 D类接待，由主办部门编制接待计划审批表，部门负责人审批。3.2.3.3一般情况下，应至少提前1天签发接待计划。主办部门应跟踪接待信息变化情况并及时向相关单位反馈。3.2.3.4 对总经理部主持的接待活动，总经理部办公室应指定专人跟踪落实。3.3安排公司领导出席接待活动的原则3.3.1 A/B/C类接待：由主办部门提出出席接待活动领导的意见报主办部门联系领导批准。3.3.2 D类接待，原则上不需要总经理部成员出席。3.3.3 主办部门应负责及时向出席接待活动的总经理部成员传达有关信息，并及时与总经理部办公室协调领导的其他工作安排，避免时间冲突。3.4汇报会/座谈会3.4.1 若接待工作中安排业务汇报或座谈会，相关汇报材料应经过主办部门联系领导审定。3.4.2会议中使用的会谈材料一般采用集团公司或核服集团制作的标准介绍材料宣传片（VCD）或幻灯片（PPT）。3.5参观核电基地安排来宾参观大亚湾核电基地的，应协调利用好内部接待资源。3.6餐饮及住宿接待中如需安排餐饮及住宿，应在接待计划审批表中注明，按商务应酬参照标准标准执行。3.7纪念品接待中如需向来宾赠送纪念品，应在接待计划审批表中注明，按商务应酬管理细则执行。3.8摄影/摄像A、B、C类及重要接待可安排专业人员摄影和录像，其他接待由主办部门自行安排摄影。接待任务完成后，接待人员应及时将主要来宾照片分送来宾。3.9接待信息管理接待活动如需进行信息报送的，应按信息报送相关要求将相关材料反馈给党群综合部。3.10 接待礼仪参加接待的人员应着装整洁