常用公文写作教程ppt课件

常用公文写作教程 主讲人 孙敏 涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流 公文是党政机关 社会团体 企事业单位等合法组织 办理各种公务时 使用的具有特定效力和规范格式的应用文书 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布法规和规章 实施管理 规范行为 融洽工作 记载和传递公务信息等的重要工具 公文的涵义 公文的特点 权威性 时效性 规范性 模式性 法定性 法定的作者 法定的职权范围和规定程序 强制阅读 强制办理或强制复文等执行效力 内容符合法律法规政策 格式 行文程序规范 公文的体裁必须遵循规范的模式 时代性 及时性 效用时间的有限性 公文应遵循的原则 符合国家的法律法规 方针政策及有关规定 制定规章制度要切实可行 具有可操作性 正确使用法定的计量单位和数字单位 界定清楚 不得模棱两可 前后一致 不得相互冲突 观点明确 条理清晰 文字简炼 用词用句准确 规范 划定密级或确定密级 由拟稿单位负责 涉及军品名称的 用代号表示 不划密级 以普件行文 划密和确定密级要准确 适度 2000年8月24日由国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 1996年5月3日由中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 1999年12月27日由国家技术监督局发布的 国家行政机关公文格式 公文写作的主要依据 行政公文 13种 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 党的公文 14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 注 党政机关一般不联合行文 公文的种类 公司常用的行政公文种类 通知 决定 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 通报 公告 通告 其他应用文种 计划 总结 简报 讲话稿 怎样写好公文 文字的基本素养充分占有材料简练 概括的表达能力通过对材料信息的归纳思考作出提纲素养 功底 技能 练习 写好公文的前提 逻辑思维 这件事为什么要做 是因为存在什么样的问题才要做 怎么样做才能达到目的 有效果 这种思维习惯养成后 分析问题 解决问题的能力肯定能够增强 涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流 涵义 适用于批转下级机关 转发上级机关和不相隶属机关的公文 或发布党内法规 传达上级机关的批示 或传达要求下级机关办理和需要有关单位周知 执行的事项以及任免人员 一 通知 标题 通常有三种形式 1 发文机关名称 事由 文种如 浙江轩昊服饰有限公司 关于加强5s现场管理 的通知 2 事由 文种如 关于加强5s现场管理 的通知 3 文种 通知 通知的结构与写法 通知的特点 1 功能的多样性注意 低于命令 决议 决定 指示等文体2 运用的广泛性注意 部分通知 如晓谕事项的通知 也可以发往不相隶属机关 3 一定的指导性注意 作为平行文发布的时候 可以没有指导性或只有微弱的指导性 4 较强的时效性 正文 通知缘由 通知事项 结尾 1 通知缘由 通常是单独一个自然段 有的以形势 背景 情况入题 有的直接说明通知的根据 原因和目的 如 为了 根据 经研究 现决定 特作如下通知 2 通知事项 正文的主体部分 或下达批示 布置任务 作出要求 或告知情况 写法通常采用条例式 分条列项写出 通知事项的写作必须内容明确 具体 条理清楚 3 结束语 通常提出希望 号召或具体执行要求 如主体部分已意尽言止 则不必专门写结束语 落款 写出发文机关名称和发文时间 例作展示 关于重申加强工作纪律的通知公司员工 为了加强公司员工作风建设 严肃工作纪律 现对相关要求重申如下 一 出勤管理要求1 员工调休有计划的安排 必须至少提前一天在OA上提出申请 事后调休均视为无效 2 特殊情况无法提前申请的 特殊情况只包括因生病 交通事故 自然灾害等 因个人原因 如堵车 堵在电梯里等 未能准时到岗的其他原因均不在特殊情况的范畴内 调休未能提前申请的需在OA上填写 特殊情况调休申请表 详细写明原因并提供相关证明 经体系总监 行政部审批同意后方可调休 3 鉴于员工迟到严重的现象 公司重申不论任何级别员工一个月迟到一次 由行政部经理约谈 迟到两次 由人力行政总监约谈并对其直接上级通报批评一次 一个月迟到三次以上直接上级记小过一次 间接上级通报批评一次 4 总监级及以上员工出差 外出必须事先填写相关申请单到行政部备案 无申请单或事后申请一律无效 二 晨会管理要求1 总监级及以下员工必须每日按时参加晨会 因特殊情况不能参加需经体系总监审批同意方可 2 行政部每日对各楼层的晨会参加情况进行检查 并对未参加晨会人员进行登记 当日未能提供总监级以上领导同意的申请 行政部按照50元 次进行负激励 特此通知浙江轩昊服饰有限公司二 一二年二月二十二日 1 适用范围报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问或提出建议 是一种陈述性的上行公文 二 报告 报告的种类 专题报告 调查报告 用于向上级机关汇报 反映某一项工作 某一事件 某个特殊情况或专门事项 内容比较专一 集中 一事一项 通过对典型的问题 情况 事件的深入调查 经过分析 综合 从而揭示出其本质或客观规律的书面报告 综合报告 用于向上级汇报 反映本单位一段时间内全面工作或几个方面工作情况 包含内容广泛 具有很强的综合性 由首部 正文和落款三个部分组成 1 首部 包括标题和主送机关 标题 常见有两种形式 一种由事由和文种组成 一种由发文机关 事由和文种组成 主送机关 顶格写上受文单位全称 2 正文 报告缘由 报告事项 报告结语报告缘由 简单说明报告原因 目的和意义 报告事项 这是报告的主干部分 一是工作情况及问题 二是进一步开展工作的意见 报告结语 通常以呈请语 特此报告 以上报告 请审阅 作结 3 落款 署发文机关名称和成文日期 报告的结构和写法 例作展示 各部门 9月26日下午行政部及信息部对写字楼5S进行了全面检查主要存在以下共性问题 1 办公桌上较零乱 主要有塑料袋 包包 饮料瓶 衣架 衣服 零食等杂物 主要集中在休闲设计中心 商品企划中心 2 办公室地面杂物较多 零星物品 面料 衣服和装修材料等 集中在女人设计中心 休闲设计中心 商品企划中心 空间规划部 技术部 3 墙壁 文件柜张贴纸张 主要集中在品牌零售部 市场推广部 在这次检查过程中相对比较好的部门是总经办和绩效薪酬部 此次检查不作评比 只公布部分照片 请各部门查看附件并尽快做出整改 下次检查将在十月中旬进行 届时会把各部门所得分数进行评比 对有问题的部门需在规定的时间内上交整改计划 否则将作拒不整改处理 希望各级主管对5S工作重视起来 来共同创造一个良好的工作环境 行政部二 一一年九月二十九日 9月26日5S稽核检查情况报告 适用于向上级机关请求指示 批准 种类 请求指示的请示 为请求上级给予明确处理某一问题的政策 办法而写出的请示 请求批准的请示 用于工作中遇到本机关职权范围以外的事情发生 不能自行解决办理 请求批转的请示 职能部门对具有全局性或普遍性问题提出解决办法 意见 但按行文规则不能直接向某些单位行文要求办理 只能用此类请示报经上级机关批准后 成为上级机关指挥性批转文件 下达给有关单位 三 请示 请示的行文一般包括标题 正文和落款 标题 一般由发文机关 事由 公文种类三部分组成 文种请示之后切忌加写 报告 二字 如 学校关于创办 校园文学 报的请示 正文 请示理由 请示事项 请示结语 请示理由 说明为什么要请示 提出请求的原因 背景或依据等 请示事项 是请求上级机关指示或同意 批准的具体内容 要写的直接 明白 具体 不可含糊其辞 摸棱两可 请示结语 一般以实践中形成的规范化结语作结 落款 党的机关的请示在落款处署发文机关名称和日期 行政机关的请示如非联合行文 则不署发文机关 只标成文日期 请示的结构和写法 1 所请示的主要问题必须在标题中明确反映出来 文中要写明请示的问题 并说明理由 提出解决问题的意见或办法 最好有两个方案 以供领导决策时参考 字数一般不超过一千字 2 主旨单一 集中 一文一事 3 应逐级行文 一般不越级请示 4 不多头请示 只主送一个上级机关 需同时报送其他机关的 应当用抄送形式 否则可能会得到两个不同的结果 无法执行 且不送领导者个人 5 请示与报告绝不能混用 不得用 报告 或其他文种的公文请示问题 请示的注意事项 关于开展 活动的请示xx领导 近一段时间来 为了 拟在我司开展 具体请示如下 一 二 三 当否 请批复 如无不妥 请批转各部门执行 浙江轩昊服饰有限公司 年 月 日 例文展示 涵义 计划是党政机关 社会团体 企事业单位对未来一定时期的工作预先作出安排时 使用的公用事务文书 作用 贯彻党和国家的路线 方针 政策及上级指示 领导和指导工作 使决策具体化 建立正常的工作秩序 提高工作效率 检查工作 总结经验 四 计划 时间长短之分 而且有范围大小之别比较长远 宏大的为 规划 比较切近 具体的为 安排 比较繁杂 全面的为 方案 比较简明 概括的为 要点 比较深入 细致的为 计划 比较粗略 雏形的为 设想 内容的范围都是 做什么 怎么做 和 做到何种程度 计划的区别 明确的目的性 这是计划的灵魂 科学的预见性 执行的约束性 实施的可调性 计划的特点 一般采取文字表述式 表格式 表述表格结合式三种 1 文字表述式 如部门年度计划 标题 正文 落款 标题 通常由单位名称 时限 计划内容 文种组成 正文 一般由前言 主体 结语组成 前言 是全文的导语 写明任务依据 提出总的要求 主体 由计划的目标 措施 步骤 三要素 组成 但不同的计划对这些要素有不同的侧重与取舍 结语 简明扼要的发出号召并提出希望 或描述计划实施后的前景 落款 在正文后面写明制文单位或制文日期 计划的写法 2 表格式 如季度生产计划 项目具体 内容简单的计划可采用表格形式 它的特点是主要用表格的形式反映 3 表述表格式综合计划或重大的专题计划 大多涉及面广 内容丰富 往往采用文字表述与表格结合式写法 正文部分的前言 主体 结语主要采用文字表述 而相关的计划指标 工作进度 完成时限等则用表格列出 无论何种形式计划 其计划事项必须具体 要有量化指标 具体的时间节点 明确的责任单位 特别是基层单位的计划 必须细化 具体 计划必须体现系统性 下级机关要根据上级计划来制定 如 公司计划 系统中心计划 各部门计划 员工个人计划 轩昊年度工作计划 各系统中心年度工作计划 各部门行动计划 注意事项 涵义 总结是党政机关 社会团体 企事业单位对前一段工作进行回顾 评价和分析研究 找出成绩与问题 经验与教训 以指导今后工作的公用事务文书 作用 明确得失 提高水平 加强管理 指导工作 互通情况 彼此借鉴 五 总结 客观性与回顾性相结合 科学性与理论性相结合 叙述性与议论性相结合 总结的特点 由标题 正文 落款三部分组成标题 公文式 这种标题一般用于工作总结 由单位名称 事由 时间 文种四要素组成 如 浙江轩昊服饰有限公司2012年销售工作总结 新闻式 这种标题常用于专题总结 可分为单标题和复式标题两种形式 单标题 如 培训部开展海贝大讲堂活动回顾 复式标题 如 做自己立他人 轩昊服饰有限公司开展 双学 活动总结 总结的写法 正文正文包括前言和主体两部分 前言 即总结的开头 要紧扣中心 开宗明义 常用的方式有 概述式 概括介绍基本情况 工作的背景 时间 地点 条件等 结论式 先明确提出总结的结论 然后再引出下文 提示式 对工作的主要内容作提示性 概括性介绍 提问式 先设问提出问题 点明总结的重点 以引起人们的关注 对比式 开头对有关情况进行比较 展示成绩 表明优势 引出下文 主体 是总结的核心部分 主要包括以下内容 基本情况概述 成绩与经验 这是总结的主要内容 问题与教训 今后设想和努力方向 总结正文部分一般有如下几种常用的结构形式分部式 按 情况 成绩 经验 问题 意见 或者 主旨 做法 效果 体会 的顺序 分成几个大部分依次来写 阶段式 分阶段进行总结 条文并列式 把总结的内容按性质进行分类 逐条逐项排列总结 贯通式 紧紧围绕主旨 总结事态发展的全过程 前后贯通总结 总分式 先总述工作情况 然后再分若干工作逐项总结 落款 包括署名和日期 总结是在工作结束后对计划完成情况的鉴定 所以任何形式的总结都要依照计划进行 总结条理要清楚 尽量用数据说话 如一味的用文字阐述 就缺乏说服力 要写出个性 分清主次 切忌肤浅 注意事项 1 概念和适用范围 1 概念 记载 传达会议情况和议定事项 要求与会单位共同遵守 执行 用 会议纪要 2 适用范围 会议纪要适用于记载 传送会议主要情况 精神和议定事项 会议纪要是较为重要会议的产物 是会议重要成果的反映 有沟通情况 统一认识 布置工作的记载凭证作用 六 会议纪要 2 会议纪要的格式会议纪要的结构 标题 正文 落款标题 一由会议名称和文种两项构成 如 全国农村工作会议纪要 二是召开会议的机关加内容加纪要 如 省经贸委关于企业扭亏会议纪要 正文 一 会议概况 主要包括会议时间 地点 名称 主持人 与会人员 基本议程 二 会议的精神和议定事项 常务会 办公会 日常工作例会的纪要 一般包括会议内容 议定事项 有的还可概述议定事项的意义 工作会议 专业会议和座谈会的纪要 往往还要写出经验 做法 今后工作的意见 措施和要求 落款 包括署名和时间两项内容 3 会议纪要的写法 1 集中概述法 这种写法是把会议的基本情况 讨论研究的主要问题 与会人员的认识 议定的有关事项用概括叙述的方法 进行整体的阐述和说明 这种写法多用于召开小型会议 而且讨论的问题比较集中单一 意见比较统一 容易贯彻操作 写的篇幅相对短小 如果会议的议题较多 可分条列述 2 分项叙述法 即把会议的主要内容分成几个大的问题 然后另上标号或小标题 分项来写 这种纪要一般用于需要基层全面领会 深入贯彻的会议 3 发言提要法 这种写法是把会上具有典型性 代表性的发言加以整理 提炼出内容要点和精神实质 然后按照发言顺序或不同内容 分别加以阐述说明 这种写法能比较如实地反映与会人员的意见 4 会议纪要的特点1 内容的纪实性 会议纪要如实地反映会议内容 它不能离开会议实际搞再创作 不能搞人为的拔高 深化和填平补齐 否则 就会失去其内容的客观真实性 违反纪实的要求 2 表达的要点性 会议纪要是依据会议情况综合而成的 撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理 提炼和概括 重点应放在介绍会议成果 而不是叙述会议的过程 切忌记流水帐 3 称谓的特殊性 会议纪要一般采用第三人称写法 由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向 常以 会议 作为表述主体 会议认为 会议指出 会议决定 会议要求 会议号召 等就是称谓特殊性的表现 5 会议纪要与会议记录的区别会议纪要有别于会议记录 二者的主要区别是 第一 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 第二 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 6 会议纪要写作具体要求和注意事项力求精炼 不能记流程帐 不是时间 地点 参加人员 每人所讲的内容都一一写下来 甚至天气情况等都写 重点是写经过讨论 最后形成的决定 达成的一致意见 否则等于会议记录 要把个人观点上升公司意志 不能简单地写徐总要求什么 张总又要求什么 应该写成 会议经讨论决定了有关事项 现纪要如下 如 会议听取 会议强调 会议指出 会议要求 会议号召 等 纪要的时效性强 必须在会后24小时之内形成正式文件 一般性会议或只涉及5个 含5个 以下部门参加的 由此所形成的会议纪要 用白头文形式下发 例作展示 1 概念和适用范围 1 概念 工作情况的简要报道 2 适用范围 是机关 社会团体和企业事业单位用于向上级迅速及时报告工作情况 反映存在的问题 向下级推广经验 指导工作 向平行单位互通情况 交流信息和工具 七 简报 1 分类 根据其反映的内容 可以分为情况简报和会议简报 1 情况简报 动态性简报 经验性简报 批示性简报2 会议简报 2 特点 真实 新颖 简洁 快速 简报的分类和特点 结构 报头 正文 报尾三部分组成 1 报头 主要包括简报名称 期数 编发单位和印发时期等项 2 正文 标题 一是直述式 二是比拟法 三是提问法 四是双标题法 主文 导语 主体 结尾 报尾 简报的最后一页下方 用两条平行横线相夹 写清报 送 发单位名称 有的还写明上级机关领导人职务及姓名 横线下面注明共印份数 圆括号括入 简报的结构和写法 报头 报核 报核 报尾 八 决定 概念 党政机关 社会群体或企事业单位对重要事项或重大行动作出安排 使用决定文种 决定在加强领导 统一行动 提高效率上起着重大作用 它是一种重要的带有指挥性和约束性的公文 写作格式 标题发文机关 主要内容 文种 决定是会议通过或批准的 采用全标题 并在标题下写明通过日期 经什么会议通过或批准 用圆括弧括入 正文 开头 主体 结尾3部分 1 开头写发布决定的背景 根据 目的和意义 2 主体写决定事项3 结果一般写 现予公布 特此决定 写作要求 1 做好调查研究2 做到观点鲜明3 语言鲜明 概念 党政机关 社会群体或企事业单位对重要事项或重大行动作出安排 使用决定文种 决定在加强领导 统一行动 提高效率上起着重大作用 它是一种重要的带有指挥性和约束性的公文 写作格式 标题发文机关 主要内容 文种 决定是会议通过或批准的 采用全标题 并在标题下写明通过日期 经什么会议通过或批准 用圆括弧括入 正文 开头 主体 结尾3部分 1 开头写发布决定的背景 根据 目的和意义 2 主体写决定事项3 结果一般写 现予公布 特此决定 关于谭家峰同志的处理决定各部门员工 行政部西门值班保安谭家峰于2011年4月9日下午 上班期间擅离工作岗位 到超市玩老虎机 该同志玩于职守 行为恶劣 给公司的管理带来不良影响 根据公司相关规定 对当事人谭家峰处以200元乐捐处分 严重警告一次 后续如发现类似违规事件立即作开除处理 希望全体职工能引以为戒 自觉遵守公司的相关制度 坚持良好的职业道德和严谨的工作作风 特此通报行政部二 一一年四月十一日 例文展示 九 批复 概念 批复是指上级机关签复下级机关请示事项时所使用的一种带有指示性 答复性的下行公文 有时也称复文 特点 1 有明确的针对性 是上级机关批答下级机关的请求事项 往往是针对某一具体公文的具体问题作出的批复 一般不涉及其他问题 2 具有法定的权威性和执行性 3 从形式看 篇幅比较短小 语言简练 写作格式 标题 发文机关 主要内容 文种 不同的是 批复往往在标题主要内容中明确表示请求事件的意见和态度 而一般公文标题的主要内容部分一般只点明文件指向的中心事件或问题 多数不明确表示态度和意见 主送机关 一般只有一个 那就是发出请示的下级机关正文 由批复依据 批复事项 执行要求3部分组成写作要求 1 态度明朗 语气肯定 当行则行 当止则止 决不可含糊其辞 模棱两可 似是而非 2 内容具体 措辞准确 文字简洁 表述清楚 针对性强 十 意见 概念 意见是指上级机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题 提出原则性的要求和具体的处理方法 适用范围 意见既可用于上行文 类似请示 范围没有请示广泛 只限于对重要问题提出见解和处理方法 又可用于下行文 类似于指示 指示只提出原则和要求 具有方向性 而意见提出具体的处理方法 具有可操作性 既有报请性又有指挥性 1 对重要事项提出指导性的见解2 对一个阶段的工作提出原则性要求3 对带有全局性的问题提出处理方法和政策性措施特点 实施性 指导性 针对性 明确性 可操作性 标题 1 发文机关 事由 文种2 事由 文种主送机关 主送机关已标注在意见文件夹中 不再标注主送机关 如直接下发的意见 要标注主送机关 开头 写发布意见的背景 根据 目的 意义等 但不能面面俱到 最后以 现提出以下意见 特制订本实施意见 等过渡性语句 主体 要把对重要问题的见解或处理办法一一写明 小标题 结尾 篇幅较长意见通常以提出号召 希望 督查要求为结尾 落款 直发性意见 一般在文后署名和标注成文日期 转发性意见 通常不在问候落款 而将发文机关名置于标题之下 写作格式 十一 函 涵义 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 结构与写法 公函包括标题 主送机关 正文 发文机关 日期 函告的事项 结语等 标题一般由发文机关 事由 文种或者事由 文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 正文一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 十二 通报 概念 通报是指党政机关和社会团体把工作情况 经验教训 典型事例以及具有典范 指导 教育 警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种 特点 1 典型性2 普发性和限制性3 教育性和指导性作用 1 互通情况 沟通信息 使有关单位或组织了解工作进程 安排好自己的工作2 学习先进的典型经验 指导和推进工作3 吸取他人教训 警惕类似问题发生 标题1 发文机关 事由 文种2 事由 文种 关于纠正省政府机关建房分房中不正之风的情况通报 3 通报主送单位 一般通报都有主送单位 少数普发性通报可以不写主送单位正文 一般由引言 事实 分析及处理 号召或要求4部分组成结尾写发文单位和日期 如果发文单位在标题前已加上去 可只写日期 写作格式 通报是 表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 时使用的文种 通报的类型有四种 1 用于表扬好人好事的 称 表彰性通报 2 用于批评错误的 称 批评性通报 3 用于传达情况的 称 情况性通报 4 用于传达上级指示精神的 称 指导性通报 通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件 只有选这样的材料进行通报 才能起到教育大家 鼓舞一片 警戒八方的作用 关于采荷嘉业作息时间调查情况的通报各部门员工 行政部于2011年9月6日 9月9日就采荷嘉业写字楼上班员工的作息时间进行了民意调查 现将调查结果通报如下 一 本次调查通过OA网络调查和书面署名调查两种方式相结合的办法举行 共发票254张 实际收回有效票数为180份 占70 86 二 调查分三个选项 A 8 00 11 30 12 30 17 00B 8 30 12 00 13 00 17 30C 9 00 12 00 13 00 18 00180人投票 其中50人选A 占26 26人选B 占14 113人选C 占60 以上为本次调查的结果 行政部会在7个工作日内上报公司领导审批 下一次调查将于6个月后开展 特此通报行政部二 一一年九月十日 例文展示 十三 公告 概念 公告是上至国家最高权力机关 行政机关向国内外宣布重要事项或法定事项 下至各级机关部门 人民团体 企事业单位向有关方面或人民群众宣布重要事项的知照性公文 公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机关 具有较强的权威性 有些还具有强制性 公告的受文者十分广泛而笼统 行文关系不十分明确 原则上可以成为下行公文 特点 1 发文机关级别较高2 发布内容特别重要3 发布内容公开4 发布范围广泛 发布范围和告知的对象广泛 标题 1 发文机关 文种 全国人民代表大会公告 2 公告 将发文机关置于正文之后3 事由 文种正文 内容单一 篇幅不长 一般采取一段式写法 由公告的依据和公告事项两部分组成 首先写公告事项的依据 其次写公告事项的内容 最后以 现予公告 特此公告 等惯用语结尾 签署 在正文之下的横宽1 2处 写上发布公告机关的全名 若以个人名义发布 在姓名前要写上职务 日期 签署下面排齐写上年月日并带上发布公告的特点编号 公告标题下往往单独编出顺序如 第一号 第二号 写作要求 1 文字严谨 语气庄重 2 宣布的必须是重大事件 不能将通告的内容用公告的形式发布 3 公告的文风 一般是客观叙述 少加议论 写作格式 通告是指社会各有关方面用来公布应当遵守或周知事项时使用的一种公文文中 概念 特点 1 法规性2 政策性3 广泛性4 使用的普遍性 十四 通告 写作格式 标题 1 发布单位 内容 文体 内容 文体2 有的通告只有发布单位 不体现内容3 通告落款标题有发布单位 无落款标题无发布单位 落款注明发布单位发布通告的时间写在标题之后 内容之前 也可以写在落款后面正文正文一般包括通告的缘由 通告事项 执行要求等内容 1 通告的撰稿者 要有政策概念 以政策衡量通告事项 确保其不与现行政策抵触 不搞不符合法律程序的 土政策 2 通告可以用来处理带有一定专业性的公务 术语方面要尽量选择大多数人熟悉的行业术语 同时也要求撰稿者有一定的专业知识 3 通告的内容一定要突出 给人以深刻的印象 通告要求一定要具体 关键之处务必准确无疑 这样才能使受文者明白其要领 4 通告一般可以张贴 见报 也可以以文件形式下达 写作要求 关于严禁员工参与赌博活动的通告全体员工 近期 公司员工出现聚众赌博的现象 参与人当中有管理人员也有普通员工 参与赌博的数额较大 既触犯了国家法律也损害了员工的个人利益 根据 中华人民共和国刑法 中华人民共和国治安管理处罚法 等法律法规的规定 现就有关事项通告如下 一 赌博或为赌博提供条件都属违法行为 必须严厉禁止 本通告所称赌博是指约定以财物作赌注比输赢的行为 本通告所称为赌博提供条件是指为赌博提供场所 财物 工具或直接为赌博活动提供服务 二 严禁公司员工组织或参与利用麻将 纸牌 摇骰子 电子游戏机 棋牌等形式进行赌博的违法犯罪活动 三 严禁公司员工为赌博提供条件 公司所属场所 含办公室 会议室 会所 宿舍等属公司经营或管理的场所 宾馆 棋牌馆 饭店 商店等服务性单位和公共娱乐场所应当守法经营 不得为赌博提供条件 四 同事之间在上下班时间参与赌博者 不论参赌金额多少 行政级别多高 一经发现 属于严重违反公司制度行为 一律按公司 激励管理制度 5 2 4条规定 给予开除 或者留用察看一年 一次乐捐3000元的负激励 公司保留使用开除或者留用察看其中一项的权利 选择开除的 解除劳动合同 不给予任何经济补偿 并酌情移送司法部门 追求民事或刑事责任 特此通告浙江轩昊服饰有限公司二 一二年三月十九日 例文展示 十五 报告 报告是向上级机关报告工作 反映情况 提出建议和答复询问的公文 一般事后 事中行文 不要求上级批复 行文较长 报告和总结 调查报告的写法大同小异 常见单位部门的总结同时用于会议 成为报告 涵义 报告的结构与写法 标题 一般是 事由 报告 主送机关 与请示相同 正文 种类繁多 正文内容有差异 结尾 一般用 特此报告 以上报告如无不妥 请批转各地执行 等习惯用语 有的不写 如有附件 与请求相同写法 最后写发文机关或个人 盖章 写发文时间 报告的分类1 一是综合性报告正文 或称总结性报告 政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告 1 情况简述 工作时间 地点 背景 条件或各项工作的开展情况 这种开头称为概述式 此外还有结论式 议论判断 说明式 用 为了 等 百字上下 2 成绩做法 这是主体 可以简要叙述一下工作过程 成绩常常通过数字 比较 事实来表现 安排形式有条陈式 小标题式 阶段式和贯通式 3 经验教训 要有观点 看法和规律 又要有具体的典型事例以及理论分析 常常占五分之一篇幅 4 今后计划 往往写成今后的工作计划 常常占三分之一篇幅 各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告 报告的分类2 二是专题性报告正文 着重汇报某项工作或某个问题 特点是专项 特殊 一事一报 1 概述情况 讲清工作开展情况 或问题发生的原委 事项的起因和经过 2 说明理由 做法和反映 或取得的成绩和经验 或分析存在的问题及原因 或说明工作做法 或写出群众反映 3 提出意见 写基本看法 解决问题的建议和办法 报告要用事实说话 以叙述为主 叙议结合 例文展示 关于 的报告xx领导 根据 现将主要情况报告如下 一 二 以上意见如无不妥 请批转各部门执行 公司xx部门 年 月 日 十六 制度 要求成员共同遵守的规章或准则 一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则 就是在人类社会当中人们行为的准则 也指在一定历史条件下形成的法令 礼俗等规范或一定的规格 是社会的博弈规则 或更严格地说 是人类设计的制约人们相互行为的约束条件 人们依靠制度来衡量自己的行为 制度包括 约定俗成的道德观念 法律 法规等 制度的结构由标题 正文 发布或落款组成 制度的内涵和范围 按制定部门分 有国家制定的制度 企业制定的制度 个人制定的制度 按时间长短分 有长期性的制度 临时性的制度 按内容性质分 有行政工作制度 生产管理制度 学习制度等 生产岗位责任制和工作岗位责任制是专有性制度 是责 权 利在一个岗位上的有机结合体 它可以使一个工人或干部明确自己的责任 义务 权利 增强责任感 也便于衡量和检查劳动和工作成果 制度的分类 主要包括 劳动合同管理 工资管理 社会保险福利待遇 工时休假 职工奖惩 以及其他劳动管理规定 用人单位制定规章制度 要严格执行国家法律 法规的规定 保障劳动者的劳动权利 督促劳动者履行劳动义务 制定规章制度应当体现权利与义务一致 奖励与惩罚结合 不得违反法律 法规的规定 企业人力资源相关规章制度 可根据实际情况 或繁 或简 内容较繁的制度 分总则 分则 附则 每一部分均可按内容的多少分列若干章或若干条 总则可用概述或条文的形式来表明订立这种制度的目的 要求 原则和实用范围 分则 是正文的主要部分 应分条具体地写明其有关内容及项目 附则 说明制订权 修订权或解释权 以及适用对象和生效日期等 内容比较简单的制度 正文可以采用前言加主体的方式写 前言说明制订这一项制度的目的 意义 然后分条写出具体内容 有些制度不必写前言 结语 只写若干条规定性文字即可 制度的正文 写制度要明确制订的权限 不能越权随意制订制度 任何单位所订立的制度内容不能同国家的制度 法律 政策和上级的有关规定相抵触 有的制度还需报上级或主管部门核准备案 写制度语言要严谨 周密 条文要具体 切实 简明 制度的制定 涵义与种类格式与写作管理与传递心得与交流 是公文权威性和严肃性在形式上的体现 是公文效用的重要保证 一 公文方面要素 国家行政机关公文处理办法 中的公文格式一般由 发文机关 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 主题词 抄送机关 印制版记等要素 公文格式 二 公文的文面格式及制作要求公文标题居中排一行或数行 公文标题用2号宋体 正文用3号仿宋 一般每页22行 每行28个字 用A4纸打印 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 第三层为 第四层为 成文时间用汉字 零 可写为 右空4个字 印章上不压正文 下压日期 骑年盖月 所谓骑年就是盖章的时候 要盖在年份的上面 章子有1 3是在年份下面 就好像骑上去了一样 而同时 章子要把月份整个盖住 这就是盖月 主要是为了防止篡改公文日期 公文格式 眉首 主体 版记1 眉首部分 1 公文份号 版心左上角第1行 7位数字 如0000012 2 秘密等级和保密期限 版心右上角第1行 如 秘密 一年 3 紧急程度 标注于秘密下方 特急 急件 4 发文机关名称 如 浙江轩昊服饰有限公司 5 发文字号 如轩昊 2012 1号 6 签发人 供上行文使用 发文字号右侧空两个字标注 二 主体部分1 公文标题 2 题注 标题之下 居中书写 如 XX年X月X日会议通过 3 主送机关 4 正文 5 附件 6 发文机关署名 7 成文日期 大写 不用阿拉伯数字