报销及付款流程、维修费用支付流程等.doc

报销及付款流程日常报销内容： 司机出车路桥费（附报销单） 报销原则：为节约费用，江苏省内送货必须走国道；如遇特殊情况 需走高速由部门主管和经理批准，尽量减少高速。（主管）车队长及部门经理签批财务审核：1、所附送货单是否清晰，不得由出库单代替 2、金额是否正确 3、每周2、周5报销单据，单据有效期2周以内 符合要求，付款入账 不符合要求，退回至部门主管交通罚款可报销范围 超载、车队主管签批同意的闯禁区 （对于经常查超载地段，不得走高速，想办法绕开） 不可报销范围 超速、闯红灯等其他违章行为为使罚款有据可查，车队主管、部门经理应做好出车登记，如没有出车记录，罚款由车队主管、部门经理共同承担。租车等劳务费用支付规定：由公司相应部门与合作租赁方签订租车协议 财务部存档租赁协议、行车证复印件、车主身份 证复印件、个人工行卡、公司账号信息 租赁车辆每次留存库管签有“租赁车辆配送”及库管本人签名的送货单每月结算费用需附以上要求的送货单及费用计算明细 财务审核合格付款 不合格不予付款维修费用支付流程财务存档与维修公司签订的协议：维修工时价格及零配件价格明细作为协议附件，便于审核。报销单附件：1、司机和车队主管签字的送修单 2、维修明细单 大于500元以上的维修项目，需附部门经理签字的情况说明表更换500元以上的部件，需带回更换的部件，拍照留存符合要求，财务收到发票、支票或电汇给维修公司，不得支付现金油料购买及油卡管理购买： 车队主管填写油料购买申请表，部门经理签批 财务开具支票 车队主管购买油料后，凭发票机油卡分配清单报销销账管理： 司机填写好加油申请单的车牌号、公里数、加油金额 凭加油申请单领取油卡加油，一车一卡，一一对应，油卡由管理员集中管理油卡管理员（由数据管理员兼记）记录此次加油车辆公里数等信息每月5号前汇总公布上月每台车辆每公里耗油量加油申请单 车号： 公里数： 司机： 主管审批： 日期： 登记人： 办公用品采购由财务部门统一在淘宝网或批发市场采购各部门审领办公用品财务做好申领记录日常易耗品（如：笔等）需以旧换新耐用品（如：计算器等）1年更换一次，不得重复申领一次性水杯、卫生纸、面巾纸等日用品确定每月使用量 按量每月采购设备采购金额小于500元由部门主管、经理批准，大于500元另需财务主管批准财务人员在淘宝网进行价格对比，核准采购价格后，通知购买买回后，设备管理员进行设备入库登记，交财务存档固定资产登记备案制度财务人员对所有设备进行分类登记，每季度末进行固定资产盘点，盘点结果由各部门主管、经理签字确认存档。对于因管理不善造成的丢失、损坏固定资产由部门主管、经理及当事人承担相应责任。例：编号：办公设备 1xxxx 如：电脑、打印机、文件框、空调等 冷库设备 2xxxx 如：叉车、推车、消防器材等 车辆设备 3xxxx 如：随车工具等 机房设备 4xxxx 如：招待费用报销制度报销原则：为降低费用，公司部门经理、主管尽量减少对外招待及宴请1、 对于必要的对外招待需由经理同意签字方可报销2、 对于日常公司内部及对外的2-3人工作餐不再报销范围之内考勤制度添加内容1、 员工请假或休息必须有主管签批的休假申请单。如主管、经理监管不严遗漏休假申请单，部门主管和经理共同承担此员工休假的工资费用。2、 考勤记录每月打印各人签字、人事存档、迟到、早退等不按规定考勤按制度考核。3、 工资单每月各人在人事部签字。冷库操作安全守则1、 园区及冷库区域禁烟区域严禁吸烟，违者一次罚款20元。2、 操作手动或电动叉车保持慢速进出冷库、电梯。如因操作不当或速度过快，撞伤人员或撞坏设施将承担全部损失。3、 进出电梯，待电梯门打开后，先确认轿厢位置是否到位方可保持慢速进入。如在电梯内发生停用或故障，不要摇晃或试图开门，电梯轿厢有透气口，用电话呼叫，耐心等待救援。4、 库管每日下班锁闭库门前，必须进库巡查呼喊确认是否有人作业，填写好巡查表。报名确认无人后方可锁闭库门。如人在库内发现库门锁闭，要迅速电话求救，按下门左侧报警按钮，必要时拉开库门开锁拉环逃生。5、 冷库2楼承重不得大于400公斤/平方米，每托盘承重不得超过550公斤/个，电动叉车禁止进入电梯上2楼，库管及库工必须严格把关，杜绝超重发生。重量较大的货品尽量放置在立柜之间的连接