机关管理的原理与方法

;.;. .第一章绪论机关管理的原理与方法授课提纲一、什么是机关管理学1、定义：是以机关、机关管理工作为研究对象的一门学科。学、学科、科学。2、机关管理学学是一门新兴的应用学科。3、机关管理学学研究的任务探讨机关管理工作的规律，指导现实的机关管理工作。二、什么是机关1、什么是机关（ 1）机关的本意是机械上发动和控制全体的部分。机所以发，关所以闭。（ 2）定义：机关一词引申到社会中，泛指国家、政党、或团体为实现其组织职能而在一定范围内负责指挥和控制该组织活动的固定机构2、机关的功能机关发挥三种功能：发动功能；控制功能；代表功能。3、机关的广义与狭义狭义的机关是指各级组织为处理日常公务而设置的综合性办事机构。4、机关必备的三个要素（1） 按法定程序建立组织（2） 具有法定权威（3） 具有独立活动能力（教材）三、什么是机关管理1、什么是管理管理者为实现组织目标，对组织进行协调的活动。“协”机关是管理者，对其组织的管理，是社会管理，行政管理。管理的对象是社会组织。2、什么是机关管理机关管理是上级领导、上级机关以及本机关领导对机关以及机关工作活动的管理。管理的对象是机关和机关活动。机关职能管理与机关事务管理。（教材）定义p53、机关管理的功能他可以使机关内部的办公事务，后勤事务的功效得到充分的发挥，使这些事务的要素构及流通过程达到最佳状态。4、机关管理的任务通过对机关事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，委机关职能活动的高效展开创造条件。具体包括做好：文书、会务、档案、信息、机要、保密、安全、信访、财务、基建、环境、供应、房产、生活服务、礼仪接待、制度、工作程序管理、机关运转协调等等。5、机关管理的特性：事务性；综合性；技术性；繁杂性。四、机关管理机构及其职能1、机关管理体制（1） 统一领导、指导（2） 内部直接接领导、集中管理、分工负责2、机关管理机构的设置（1） 设置的原则（2） 设置方式：分理制与综理制3、管理机构的管理的职能与任务4、管理的主要方式5、管理的基本原则第二章机关管理机构 秘书与秘书部门一、什么是秘书、祕书部门1、秘书一词的古代含义2、秘书的现今含义（1）职务名称： （ 2）职业名称苏联卡捷琳娜， 机关秘书：定义：秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，作为职务名称指在领导者身边，为领导工作服务，辅助决策，承办文书、会务等日程工作和交办事项的人员，是领导的参谋和助手。是机关管理的主要主体。3、秘书的种类（1） 从组织形式上：机关公务秘书、私人秘书（2） 从工作性质上：行政秘书、文字秘书、机要秘书、生活秘书（3） 从行业上：行政秘书、法律秘书、医药秘书、教学秘书等（4） 从职务上：政务秘书、事务秘书 二、机关主要管理部门 秘书部门1、机关管理与秘书部门的关系2、秘书部门在机关中的重要位置机关组织六要素： （ 1）职能目标（2）权责体系（3）机构设置（ 4）人员构成（5） 运行程序（ 6）法制规范秘书部门是为机关领导服务的综合性办事机构，处在领导机关的中心位置，他不分管某个方面的工作，但是领导机关和机关主要领导开展工作实现领导职责的枢纽和协调控制中心。3、秘书部门机构设置与领导关系。秘书部门机构设置的原则（1）精简的原则（2）效能原则秘书机构设置秘书部门的领导关系4、秘书部门的职能与任务职能： “参与政务，管理事务” 参谋、办事、服务、协调任务：5、秘书部门管理工作的科学化第三章机关管理工作 秘书工作一、秘书工作的性质与作用1、秘书工作的性质辅助性、服务性、机密性2、秘书工作的特点政治性、综合性、事务性、文牍性、被动性3、秘书工作的作用二、秘书工作的规律和工作制度三、秘书工作的内容、指导思想与工作方针第四章机关管理人员的修养一、什么是修养1、含义：2、机关管理人员要有良好的修养”马不伏枥，不可以趋道；士不素养，不可以重国。” 3、怎样修养4、具备哪些修养（1） 马列主义修养（2） 职业道德修养（3） 礼节礼貌修养。仪表、举止、介绍、握手、乘车、宴会（4） 知识修养。秘书的知识结构是“t”型结构（5） 能力修养。基础能力、一般能力、特殊能力（ 6）人际关系修养。处理好同领导的关系；处理好同职能部门的关系；处理好同各种人员的关系第五章机关规章制度与工作程序管理一、机关工作程序概要（一）机关工作程序程序 是指事物运动过程中必须遵行的标准及前后相连的稳定的步骤系列。程，就是办事的标准。机关程序是指机关事务活动中适应工作需要，体现工作规律的稳定的标准和步骤序列。（二） 机关工作程序的构成要素：1、两个以上的工作步骤2、步骤间有时间顺序的规定性3、每个步骤的具体工作方法（为与不为的标准、具体操作的方式手段等）（三）工作程序的对象程序对象的条件：工作程序的对象内容：（四）工作程序特征二、工作程序的主要类型与功能（一）主要类型1、依照法定程序：强制性与选择性；2、依照效力范围：内部程序与外部程序；3、依照工作行为性质：立法性，执法性，司法性。4、依照其精细程度：一般程序，作业程序，动作程序。5、依照机关管理的内容：文件程序、档案程序、会议程序、信访程序、基建管理程序、物材采购供应程序、领导工作程序、生活服务程序。6、依照步骤运行的路线形式：串联型；并联型；复合型。（二）工作程序功能 提高效率，改善质量 三、机关工作程序设计（一）工作程序设计的基本要求1、明确具体对象、目标2、明确有关过程与环节3、确定工作步骤的内容、数量4、确定工作步骤间最佳次序5、确定每个步骤采用的方法、技术手段。6、以文字图标形式准确的表述，形成程序说明、 程序手册、 流程图、 决策表等文件。（二）工作程序设计的步骤1、明确目的任务，制定计划2、认真调查研究3、分析评价既有程序。这一程序的功能是什么？构成程序的工作步骤有无遗漏？每个步骤的任务由谁承担？为什么安排这个地点进行？为什么要在此时进行？每个步骤的方法是否复杂？4、规划新程序5、实验、评价、审批新程序方案6、正式确定新程序。（三）程序设计的基本要求1、合法：在法定职权范围内的程序；程序内容不得与相关规范抵触；不得侵害公民和其他机关权益。2、合理：遵循客观规律；符合公共道德；具有可操作性。3、适应：因地制宜；因时制宜；因事制宜。4、协调：5、简便：6、有效：四、工作程序的分析与改进（一）分析前的准备工作1、研读2、走访3、明确改进目标（二）分析改进的方法技巧1、发现问题2、观察分析3、寻求改进办法 五、工作程序的实施（一）实施的程序1、制定具体实施方案2、广泛宣传3、试行4、全面施行5、检查监督6、总结完善(二)实施的方法要点1、程序优化2、足够权威性3、扫清各种障碍4、创造实施的外部条件5、实施置于有效的监督之下6、适时的适时修订程序案例： 1、服务程序方面的潜力2、就得这么费事吗？五、机关规章制度（一）机关工作制度化的必然性1、制度化是机关工作秩序的保证2、制度化是科学分工与协作的基础（二）机关工作制度的特性1、约束的范围限于机关内部2、效力等级较为特殊3、更加系统精细4、主要的价值取向是秩序与工作效率（三）机关工作制度的类型1、基本制度：领导制度、组织制度2、作业制度：会议制度、文书工作制度、保密制度、请示制度、报告制度、协调和信息沟通制度、监督制度、审批制度、档案借阅制度等等。3、操作制度：电脑操作规程、机房使用制度4、根据制度名称，可分别使用规定、办法、规程、标准、章程等（四）机关工作制度的制定1、总体结构2、正文结构3、制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程序与方法、有关说明等。第六章机关会务工作管理一、会议（一）什么是会议（二）会议的作用(三)会议的种类（四）会议两面观。会议效率公式：会议成本=2abt+ 其他。会议最佳时间： 二、会务与会务工作（一）什么是会务工作（二）会务工作的要求（三）会务工作的内容与组织。三个阶段、六个环节： 三、会议文书工作（一）会议文书的主要内容（二）会议文书的撰写四、几种常见会议的组织程序1、行政办公会2、现场办公会3、职工代表大会4、展览会5、记者招待会6、庆典活动第七章机关文书档案工作管理一、文书与档案（一）文书（二）档案（三）文书与档案的性质、特点与作用（四）文书与档案的联系与区别二、文书工作与档案管理（一）文书工作与档案管理的含义（二）文书工作与档案管理的任务和内容（三）文书工作与档案管理的基本原则和要求三、文书工作与档案管理的组织机构与人员 四、现行国家行政机关公文种类与格式五、文书的处理（一）文书的处理程序（二）文书的整理与归档第八章机关协调管理 一、什么是协调二、协调的重要性三 协调工作的主要内容和重点1、关系协调（1） 党派关系的协调（2） 权力关系的协调（3） 利益关系的协调2、工作协调（ 1）会议协调（ 2）文件协调（ 3）突发发事件的协调3、协调的重点：内部关系的协调；领导关系的协调；上下关系的协调。第九章机关后勤事务与环境管理一、机关后勤事务的主要内容1、物材工作：固定资产；低值易耗品；消耗性材料。2、基本建设工作3、财务工作4、生活服务工作5、接待服务工作6、交通服务工作7、安全保卫工作8、环境美化工作二、机关后勤事务管理要则1、方便服务对象2、讲究成本效益3、加强法制建设，发挥法制手段作用三、后勤管理工作的主要方式1、建立精干的事务工作机构2、建立各种后勤管理制度。物材工作制度；财务工作制度； 生活服务工作制度：接待服务工作： 安全保卫环境美化四、加强对后勤事务活动过程的控制（一）控制原因。1、追求质量2、成本代价高（二）如何加强控制 五、机关工作环境管理（一）影响办公空间的因素与规划与管理1、影响的主要因素2、办公空间规划要求3、不同办公室的安置要点4、办公空间常用的规划方法5、辅助空间的规划（二）机关标识系统管理机关标识系统是指有各种标志和工作指南构成的引导和警示作用的特殊符号体系。标志 ：区域标识；线路标识；工作人员岗位职务标志；禁则标志。工作指南： 公开昭示机关机构设置情况；职责分工情况；办事流程；办事规则标准；政策界限；审批条件等。标识系统要求：充分；警醒；简明；准确；标准。（三）办公机具的选择与安置1、选择规则 ：适用；可靠；经济；通用；便于维护；性价比适当；色彩与环境相协调；不对话竟产生污染；尺寸统一一致。2、安置要点：摆放必要的设备用具；摆放位置与工作程序一致；安置有利于减少